單位文件流轉(zhuǎn)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范單位文件流轉(zhuǎn)程序，提高文件處理效率，確保文件的準確性和安全性，促進單位各項工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部各類文件的流轉(zhuǎn)，包括但不限于通知、報告、請示、批復、會議紀要等。（三）基本原則1.及時高效原則文件流轉(zhuǎn)應遵循及時、高效的原則，確保文件在規(guī)定時間內(nèi)得到處理和反饋，避免延誤工作。2.準確規(guī)范原則文件的起草、審核、簽發(fā)、傳遞、存檔等環(huán)節(jié)應嚴格按照規(guī)定的格式和流程進行，確保文件內(nèi)容準確、規(guī)范。3.安全保密原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強文件流轉(zhuǎn)過程中的安全保密措施，防止文件泄露、丟失或損壞。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件包括單位發(fā)布的各類通知、決定、規(guī)定、辦法等，用于指導和規(guī)范單位的行政管理工作。2.業(yè)務文件涉及單位各項業(yè)務工作的文件，如工作計劃、方案、報告、合同等。3.人事文件有關(guān)單位人事管理的文件，如招聘、培訓、考核、任免等。4.財務文件與單位財務工作相關(guān)的文件，如預算、決算、報銷、審計等。5.其他文件不屬于以上分類的其他文件，如會議紀要、領(lǐng)導批示等。（二）文件編號1.文件編號由發(fā)文部門代碼、年份、序號組成。2.發(fā)文部門代碼由單位統(tǒng)一規(guī)定，用兩位數(shù)字表示。3.年份用四位數(shù)字表示，如“20XX”。4.序號用三位數(shù)字表示，從“001”開始依次編號。5.示例：行政部2023年第005號文件編號為“XZ0052023”。三、文件起草（一）起草要求1.文件起草應主題明確、內(nèi)容完整、邏輯清晰、語言準確、格式規(guī)范。2.涉及多個部門的文件，應由主辦部門牽頭起草，并征求相關(guān)部門意見。3.文件起草人應認真收集和整理相關(guān)資料，確保文件內(nèi)容的真實性和可靠性。（二）格式規(guī)范1.文件標題應簡潔明了，準確概括文件的主要內(nèi)容。2.正文應層次分明，段落清晰，一般采用宋體小四號字，行距為1.5倍。3.如有附件，應在正文后注明附件名稱和序號，并按照順序附上附件。4.文件落款應注明發(fā)文部門名稱和發(fā)文日期。四、文件審核（一）審核流程1.文件起草完成后，應提交至本部門負責人進行初審。2.初審通過后，文件流轉(zhuǎn)至審核部門進行審核。審核部門應根據(jù)文件內(nèi)容和職責分工，對文件進行全面審核，并提出審核意見。3.需要會簽的文件，應按照會簽流程送相關(guān)部門會簽。會簽部門應在規(guī)定時間內(nèi)反饋會簽意見。4.審核通過的文件，由審核部門負責人簽字確認；審核不通過的文件，應返回起草部門修改，修改后重新提交審核。（二）審核內(nèi)容1.文件內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)、政策要求和單位的規(guī)章制度。2.文件的主題是否明確，內(nèi)容是否完整、準確，邏輯是否清晰。3.文件的格式是否規(guī)范，語言是否通順、簡潔。4.文件涉及的事項是否經(jīng)過充分調(diào)研和論證，措施是否可行。5.文件的會簽意見是否得到妥善處理。五、文件簽發(fā)（一）簽發(fā)權(quán)限1.單位行政文件、重要業(yè)務文件等，由單位主要領(lǐng)導簽發(fā)。2.部門文件由部門負責人簽發(fā)。3.涉及多個部門的文件，由相關(guān)部門會簽后，由單位分管領(lǐng)導簽發(fā)。（二）簽發(fā)流程1.文件審核通過后，起草人應將文件提交至簽發(fā)人進行簽發(fā)。2.簽發(fā)人應認真審閱文件內(nèi)容，確認無誤后在文件上簽字。3.對于緊急文件，簽發(fā)人應特事特辦，優(yōu)先處理。六、文件印發(fā)（一）印發(fā)流程1.文件簽發(fā)后，由辦公室負責文件的印發(fā)工作。2.辦公室應根據(jù)文件內(nèi)容和印發(fā)范圍，確定印發(fā)份數(shù)，并進行排版、校對。3.校對無誤后，辦公室應將文件交付印刷，并加蓋單位公章。4.文件印刷完成后，辦公室應按照規(guī)定的分發(fā)方式進行分發(fā)，并做好分發(fā)記錄。（二）印發(fā)要求1.文件印發(fā)應確保格式規(guī)范、內(nèi)容準確、字跡清晰。2.對于機密文件，應嚴格按照保密規(guī)定進行印刷和分發(fā)，采取加密存儲、專人傳遞等措施，防止文件泄露。七、文件傳遞（一）傳遞方式1.紙質(zhì)文件傳遞通過專人送達、機要交換、郵寄等方式進行傳遞。2.電子文件傳遞通過單位內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式進行傳遞。（二）傳遞要求1.紙質(zhì)文件傳遞應確保文件的安全和及時送達，避免文件丟失或延誤。2.電子文件傳遞應注意文件的格式兼容性和安全性，確保文件能夠正常打開和使用。3.對于重要文件，應采用加密傳輸或?qū)Ｈ藗鬟f的方式，確保文件的保密性。八、文件簽收與登記（一）簽收流程1.文件送達后，收件人應及時進行簽收。簽收人應在文件送達回執(zhí)上簽字，并注明簽收日期和時間。2.對于機要文件，收件人應按照機要文件管理規(guī)定進行簽收，并嚴格履行保密義務。（二）登記要求1.辦公室應建立文件登記臺賬，對文件的收發(fā)情況進行詳細記錄。登記內(nèi)容包括文件編號、文件名稱、發(fā)文部門、發(fā)文日期、簽收人、簽收日期等。2.文件登記臺賬應定期進行核對和清理，確保登記信息的準確性和完整性。九、文件傳閱（一）傳閱范圍根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件的傳閱范圍。傳閱范圍一般包括單位領(lǐng)導、相關(guān)部門負責人等。（二）傳閱流程1.文件登記后，辦公室應按照傳閱范圍進行傳閱。傳閱人應在文件傳閱單上簽字，并注明傳閱日期和時間。2.傳閱人應及時閱讀文件，并按照文件要求進行處理。如需批示或反饋意見，應在文件傳閱單上注明。3.文件傳閱完畢后，辦公室應及時收回文件，并進行整理和歸檔。（三）傳閱要求1.文件傳閱應遵循高效、有序的原則，確保文件能夠及時傳遞到相關(guān)人員手中。2.傳閱人應妥善保管文件，不得擅自擴大傳閱范圍或泄露文件內(nèi)容。3.對于緊急文件，應優(yōu)先安排傳閱，并及時反饋處理情況。十、文件承辦（一）承辦要求1.文件承辦部門或承辦人應按照文件要求，認真履行職責，及時處理文件涉及的事項。2.承辦人應在規(guī)定時間內(nèi)完成文件的處理工作，并將處理結(jié)果反饋給相關(guān)部門或人員。3.對于需要多個部門協(xié)同辦理的文件，承辦部門應主動與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，共同推進工作。（二）辦理期限1.一般文件應在收到文件后的[X]個工作日內(nèi)辦理完畢。2.緊急文件應按照文件要求的時間節(jié)點辦理完畢。十一、文件催辦與督辦（一）催辦流程1.辦公室負責對文件的辦理情況進行催辦。催辦方式包括電話催辦、書面催辦等。2.催辦人應及時了解文件承辦情況，對未按時辦理的承辦部門或承辦人進行提醒和督促。3.承辦部門或承辦人應向催辦人說明未按時辦理的原因，并承諾辦理時間。（二）督辦措施1.對于重要文件或涉及多個部門的文件，單位領(lǐng)導可進行督辦。督辦人應定期檢查文件辦理進度，協(xié)調(diào)解決辦理過程中出現(xiàn)的問題。2.對因工作不力導致文件辦理延誤，影響單位工作正常開展的部門或個人，單位將進行通報批評，并視情節(jié)輕重追究相關(guān)責任。十二、文件歸檔（一）歸檔范圍1.本單位制發(fā)的各類文件。2.上級單位下發(fā)的與本單位工作相關(guān)的文件。3.下級單位上報的重要文件。4.其他具有保存價值的文件。（二）歸檔要求1.文件承辦完畢后，承辦部門或承辦人應及時將文件整理歸檔。歸檔文件應齊全完整、分類準確、裝訂整齊。2.歸檔文件應按照年度、保管期限、文件類別等進行分類整理，并編制歸檔目錄。3.辦公室應定期對歸檔文件進行檢查和核對，確保歸檔文件的質(zhì)量。（三）保管期限1.永久保管凡是反映單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對本單位、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的文件材料，列為永久保管。2.定期保管定期保管的文件材料分為30年、10年兩種期限。凡是在相當長時期內(nèi)本單位需要查考的文件材料，列為30年保管；凡是在較短時期內(nèi)本單位需要查考的文件材料，列為10年保管。十三、文件查閱與借閱（一）查閱流程1.因工作需要查閱文件的人員，應填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等。2.《文件查閱申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交至辦公室。3.辦公室根據(jù)申請內(nèi)容，在確保文件安全的前提下，安排查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱人姓名、部門、查閱文件名稱、編號、查閱日期、查閱用途等。（二）借閱流程1.因特殊原因需要借閱文件的人員，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱期限等。2.《文件借閱申請表》經(jīng)所在部門負責人和辦公室負責人簽字同意后，報單位分管領(lǐng)導審批。3.借閱人憑審批后的《文件借閱申請表》到辦公室辦理借閱手續(xù)。辦公室應向借閱人提供文件復印件或電子文檔，并做好借閱登記。借閱登記內(nèi)容包括借閱人姓名、部門、借閱文件名稱、編號、借閱日期、歸還日期等。4.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印、摘錄或泄露文件內(nèi)容。如需延長借閱期限，應提前向辦公室提出申請。5.文件借閱期滿后，借閱人應及時歸還文件。辦公室應認真核對歸還文件的完整性和準確性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）查閱與借閱要求1.查閱和借閱文件應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自擴大查閱或借閱范圍。2.查閱和借閱文件應在指定地點進行，不得將文件帶出單位或轉(zhuǎn)借他人。3.對于機密文件，查閱和借閱應按照機密文件管理規(guī)定進行審批和操作。十四、文件保密與銷毀（一）保密措施1.加強對文件管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密責任書。2.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和單位敏感信息的文件，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，采取加密存儲、專人保管、限制訪問等措施。3.在文件流轉(zhuǎn)過程中，應避免文件在非保密環(huán)境下傳遞和存放，防止文件泄露。（二）銷毀流程1.文件保管期限屆滿或已失去保存價值的，由辦公室提出銷毀意見，填寫《文件銷毀申請表》。2.《文件銷毀申請表》經(jīng)單位分管領(lǐng)導審批后，由