后勤中心合同管理制度一、總則1.目的為加強后勤中心合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于后勤中心各類合同的管理，包括但不限于物資采購合同、服務(wù)外包合同、租賃合同、維修保養(yǎng)合同等。3.基本原則依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。平等自愿原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，不得強迫或欺詐對方。公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害公司利益或?qū)Ψ胶戏?quán)益。誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，嚴格履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理職責1.合同管理部門后勤中心設(shè)立合同管理小組，負責合同的統(tǒng)一管理工作。合同管理小組由后勤中心負責人擔任組長，各相關(guān)部門負責人為成員。合同管理小組的主要職責包括：制定和完善合同管理制度；審核合同文本，提出修改意見；協(xié)調(diào)合同簽訂、履行過程中的相關(guān)事宜；監(jiān)督合同履行情況，及時處理合同糾紛；定期對合同管理工作進行總結(jié)和分析。2.合同承辦部門各相關(guān)部門為合同承辦部門，負責具體合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、終止等工作。合同承辦部門的主要職責包括：根據(jù)工作需要，提出合同簽訂申請；負責合同的起草工作，確保合同條款合法、合規(guī)、明確、具體；組織合同談判，與對方協(xié)商合同條款，維護公司利益；將合同文本提交合同管理小組審核，并根據(jù)審核意見進行修改；負責合同的簽訂、履行、變更、終止等工作，及時處理合同履行過程中出現(xiàn)的問題；定期向合同管理小組匯報合同履行情況。3.法務(wù)部門法務(wù)部門負責對合同文本進行法律審查，提供法律意見和建議，協(xié)助處理合同糾紛。法務(wù)部門的主要職責包括：對合同文本進行法律審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求；對合同簽訂、履行過程中的法律問題提供咨詢和指導(dǎo)；協(xié)助處理合同糾紛，參與訴訟、仲裁等法律事務(wù)；定期對合同管理工作進行法律風險評估。三、合同簽訂管理1.合同簽訂流程申請：合同承辦部門根據(jù)工作需要，填寫《合同簽訂申請表》，詳細說明合同的名稱、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、履行期限、地點、方式等內(nèi)容，并提交相關(guān)資料。審核：合同承辦部門將《合同簽訂申請表》及合同文本提交合同管理小組審核。合同管理小組對合同文本進行審核，重點審查合同條款的合法性、合規(guī)性、明確性、具體性，以及合同風險評估等內(nèi)容。審核通過后，合同管理小組在《合同簽訂申請表》上簽署意見。審批：合同承辦部門將經(jīng)合同管理小組審核通過的《合同簽訂申請表》及合同文本提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合同的重要性、金額大小等因素進行審批。審批通過后，公司領(lǐng)導(dǎo)在《合同簽訂申請表》上簽署意見。簽訂：合同承辦部門根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，與對方簽訂合同。合同簽訂時，應(yīng)確保合同雙方簽字（蓋章）齊全，合同文本一式多份，分別由合同承辦部門、合同管理部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等留存。2.合同文本要求內(nèi)容完整：合同文本應(yīng)包括合同雙方的基本信息、合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、履行期限、地點、方式、違約責任、爭議解決方式等內(nèi)容。條款明確：合同條款應(yīng)明確、具體，避免模糊不清或歧義。對于重要條款，應(yīng)進行詳細約定，確保雙方權(quán)利義務(wù)清晰。合法合規(guī)：合同條款應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，不得違反法律法規(guī)的強制性規(guī)定，不得損害公司利益或?qū)Ψ胶戏?quán)益。語言規(guī)范：合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，避免使用生僻字、錯別字、語病等。3.合同授權(quán)委托授權(quán)范圍：合同簽訂前，合同承辦部門應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定，辦理合同授權(quán)委托手續(xù)。授權(quán)委托書中應(yīng)明確授權(quán)范圍、授權(quán)期限、被授權(quán)人等內(nèi)容。授權(quán)審批：合同承辦部門將授權(quán)委托書提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合同的重要性、金額大小等因素進行審批。審批通過后，公司領(lǐng)導(dǎo)在授權(quán)委托書上簽署意見。授權(quán)管理：合同承辦部門應(yīng)妥善保管授權(quán)委托書，確保授權(quán)委托書的安全。被授權(quán)人應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同，不得超越授權(quán)范圍行事。如遇特殊情況需要變更授權(quán)范圍或授權(quán)期限，應(yīng)及時辦理相關(guān)手續(xù)。四、合同履行管理1.合同履行跟蹤建立臺賬：合同承辦部門應(yīng)建立合同履行臺賬，詳細記錄合同的簽訂時間、履行期限、履行情況、付款情況等內(nèi)容。定期跟蹤：合同承辦部門應(yīng)定期對合同履行情況進行跟蹤，及時掌握合同履行進度，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。對于重要合同，應(yīng)每周或每月進行一次跟蹤，并向合同管理小組匯報跟蹤情況。異常處理：如發(fā)現(xiàn)合同履行過程中出現(xiàn)異常情況，如對方未按時履行義務(wù)、質(zhì)量不符合約定、付款逾期等，合同承辦部門應(yīng)及時采取措施，如發(fā)函催告、協(xié)商解決、追究違約責任等，并向合同管理小組匯報異常情況及處理措施。2.合同付款管理付款申請：合同承辦部門應(yīng)根據(jù)合同約定，在付款期限屆滿前，填寫《合同付款申請表》，詳細說明付款金額、付款方式、付款時間等內(nèi)容，并提交相關(guān)資料。審核：合同承辦部門將《合同付款申請表》提交合同管理小組審核。合同管理小組對付款申請進行審核，重點審查合同履行情況、付款金額是否符合合同約定、付款方式是否合規(guī)等內(nèi)容。審核通過后，合同管理小組在《合同付款申請表》上簽署意見。審批：合同承辦部門將經(jīng)合同管理小組審核通過的《合同付款申請表》提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司財務(wù)制度及合同約定進行審批。審批通過后，公司領(lǐng)導(dǎo)在《合同付款申請表》上簽署意見。付款執(zhí)行：財務(wù)部門根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，按照合同約定的付款方式和時間進行付款。付款時，應(yīng)確保付款憑證齊全，付款金額準確無誤。3.合同變更管理變更申請：如因客觀情況發(fā)生變化，需要變更合同條款，合同承辦部門應(yīng)填寫《合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等，并提交相關(guān)資料。審核：合同承辦部門將《合同變更申請表》提交合同管理小組審核。合同管理小組對變更申請進行審核，重點審查變更的必要性、合理性、合法性，以及對合同履行的影響等內(nèi)容。審核通過后，合同管理小組在《合同變更申請表》上簽署意見。審批：合同承辦部門將經(jīng)合同管理小組審核通過的《合同變更申請表》提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)變更的重要性、金額大小等因素進行審批。審批通過后，公司領(lǐng)導(dǎo)在《合同變更申請表》上簽署意見。變更簽訂：合同承辦部門根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，與對方簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、生效時間、雙方權(quán)利義務(wù)等，并作為原合同的補充協(xié)議。五、合同終止管理1.合同終止條件履行完畢：合同雙方按照合同約定履行完畢各自的義務(wù)，合同自然終止。解除合同：合同雙方協(xié)商一致，解除合同；或因不可抗力、一方嚴重違約等原因，導(dǎo)致合同無法履行，一方依法解除合同。期滿終止：合同約定的履行期限屆滿，合同終止。其他原因：因法律法規(guī)規(guī)定或其他原因，導(dǎo)致合同終止。2.合同終止流程申請：合同承辦部門根據(jù)合同終止條件，填寫《合同終止申請表》，詳細說明合同終止的原因、時間等內(nèi)容，并提交相關(guān)資料。審核：合同承辦部門將《合同終止申請表》提交合同管理小組審核。合同管理小組對合同終止申請進行審核，重點審查合同終止的原因是否符合法律法規(guī)及合同約定，合同終止是否會對公司造成不利影響等內(nèi)容。審核通過后，合同管理小組在《合同終止申請表》上簽署意見。審批：合同承辦部門將經(jīng)合同管理小組審核通過的《合同終止申請表》提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合同終止的重要性、金額大小等因素進行審批。審批通過后，公司領(lǐng)導(dǎo)在《合同終止申請表》上簽署意見。終止執(zhí)行：合同承辦部門根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，與對方辦理合同終止手續(xù)。合同終止手續(xù)包括但不限于結(jié)算款項、交接資料、清理債權(quán)債務(wù)等。合同終止后，合同承辦部門應(yīng)將合同終止情況及時向合同管理小組匯報。六、合同糾紛處理1.糾紛預(yù)防加強合同管理：合同承辦部門應(yīng)嚴格按照合同管理制度簽訂、履行合同，確保合同條款明確、具體，雙方權(quán)利義務(wù)清晰，避免因合同條款不明確或履行不當引發(fā)糾紛。加強溝通協(xié)調(diào)：合同承辦部門應(yīng)與對方保持密切溝通，及時了解對方的需求和意見，積極協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，避免矛盾激化。加強法律意識：合同承辦部門應(yīng)加強法律意識，學習法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，提高合同管理水平，防范合同風險。2.糾紛處理流程協(xié)商解決：如發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門應(yīng)首先與對方協(xié)商解決。協(xié)商解決時，應(yīng)保持冷靜、理智，尊重對方意見，尋求雙方都能接受的解決方案。協(xié)商解決后，應(yīng)簽訂書面協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)。申請調(diào)解：如協(xié)商不成，合同承辦部門可以申請公司內(nèi)部調(diào)解或第三方調(diào)解機構(gòu)調(diào)解。申請調(diào)解時，應(yīng)提交相關(guān)資料，說明糾紛的原因、經(jīng)過、爭議焦點等內(nèi)容。調(diào)解機構(gòu)應(yīng)根據(jù)事實和法律法規(guī)，進行公正、公平的調(diào)解，提出調(diào)解意見。提起仲裁或訴訟：如調(diào)解不成，合同承辦部門可以根據(jù)合同約定或法律法規(guī)規(guī)定，提起仲裁或訴訟。提起仲裁或訴訟時，應(yīng)提交相關(guān)資料，說明糾紛的原因、經(jīng)過、爭議焦點等內(nèi)容。仲裁機構(gòu)或法院應(yīng)根據(jù)事實和法律法規(guī)，進行公正、公平的裁決或判決。3.糾紛處理責任合同承辦部門責任：合同承辦部門負責合同糾紛的處理工作，應(yīng)積極采取措施，維護公司合法權(quán)益。如因合同承辦部門工作失誤或過錯導(dǎo)致合同糾紛，給公司造成損失的，合同承辦部門應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。合同管理小組責任：合同管理小組負責協(xié)調(diào)合同糾紛的處理工作，為合同承辦部門提供法律支持和指導(dǎo)。如因合同管理小組審核把關(guān)不嚴或協(xié)調(diào)不力，導(dǎo)致合同糾紛，給公司造成損失的，合同管理小組應(yīng)承擔相應(yīng)的管理責任。公司領(lǐng)導(dǎo)責任：公司領(lǐng)導(dǎo)負責對合同糾紛的處理工作進行決策和指導(dǎo)。如因公司領(lǐng)導(dǎo)決策失誤或指導(dǎo)不當，導(dǎo)致合同糾紛，給公司造成損失的，公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)承擔相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)責任。七、合同檔案管理1.檔案收集合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中，及時收集相關(guān)資料，包括合同文本、授權(quán)委托書、補充協(xié)議、往來函件、付款憑證、驗收報告等，并整理歸檔。2.檔案整理合同承辦部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對收集到的合同資料進行整理，分類編號，編制目錄，確保檔案資料完整、準確、清晰。3.檔案保管合同承辦部門應(yīng)將整理好的合同檔案移交公司檔案室保管