辦公室鑰匙管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公室鑰匙的管理，確保辦公室安全，規(guī)范鑰匙的使用、保管、交接等流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有辦公室鑰匙的管理，包括但不限于辦公區(qū)域、會議室、檔案室、倉庫等各類場所的鑰匙。（三）管理原則1.明確責(zé)任原則：明確鑰匙管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任人，確保鑰匙管理責(zé)任落實(shí)到人。2.安全保密原則：確保鑰匙的安全保管，防止因鑰匙丟失、被盜等情況導(dǎo)致公司安全事故或信息泄露。3.規(guī)范操作原則：規(guī)范鑰匙的領(lǐng)取、使用、歸還、交接等操作流程，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。二、鑰匙分類與標(biāo)識（一）鑰匙分類1.公共區(qū)域鑰匙：指公司內(nèi)所有員工均可使用的公共區(qū)域的鑰匙，如會議室、茶水間、衛(wèi)生間等。2.部門專用鑰匙：指各部門辦公區(qū)域的鑰匙，僅限本部門員工使用。3.特殊區(qū)域鑰匙：指檔案室、財(cái)務(wù)室、倉庫等涉及公司重要信息或資產(chǎn)的特殊區(qū)域的鑰匙，此類鑰匙的管理需更加嚴(yán)格。（二）鑰匙標(biāo)識1.所有鑰匙均應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識，標(biāo)明其所對應(yīng)的辦公室或區(qū)域名稱。標(biāo)識應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、不易磨損。2.對于公共區(qū)域鑰匙，可采用統(tǒng)一的標(biāo)識牌進(jìn)行標(biāo)識；對于部門專用鑰匙，應(yīng)在鑰匙上或鑰匙扣上標(biāo)明部門名稱；對于特殊區(qū)域鑰匙，除標(biāo)明區(qū)域名稱外，還應(yīng)標(biāo)注“保密”“重要區(qū)域”等字樣。三、鑰匙管理職責(zé)（一）行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善辦公室鑰匙管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.統(tǒng)一保管公共區(qū)域鑰匙，并負(fù)責(zé)鑰匙的日常借用、歸還登記工作。3.定期對辦公室鑰匙進(jìn)行盤點(diǎn)，確保鑰匙數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。4.負(fù)責(zé)新員工入職、員工崗位調(diào)動、離職等情況下鑰匙的發(fā)放、回收和交接工作。（二）部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門專用鑰匙的管理，指定專人負(fù)責(zé)鑰匙的保管，并確保保管人員嚴(yán)格遵守鑰匙管理制度。2.對本部門鑰匙的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.配合行政部門做好本部門員工離職時(shí)鑰匙的回收工作。（三）鑰匙保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)妥善保管所負(fù)責(zé)的鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。2.如發(fā)現(xiàn)鑰匙丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門負(fù)責(zé)人和行政部門，并協(xié)助采取相應(yīng)的措施。3.按照規(guī)定的流程進(jìn)行鑰匙的借用、歸還登記工作，確保記錄準(zhǔn)確、完整。四、鑰匙的領(lǐng)取與發(fā)放（一）新員工入職1.新員工入職時(shí)，由行政部門負(fù)責(zé)發(fā)放其工作所需的辦公室鑰匙。2.行政部門應(yīng)填寫《鑰匙領(lǐng)取登記表》，詳細(xì)記錄新員工領(lǐng)取鑰匙的種類、數(shù)量、領(lǐng)取時(shí)間等信息，并由新員工簽字確認(rèn)。（二）員工崗位調(diào)動1.員工崗位調(diào)動時(shí)，原部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在員工辦理工作交接手續(xù)時(shí)，收回其原崗位使用的鑰匙，并交至行政部門。2.行政部門根據(jù)新崗位的需求，為員工發(fā)放新的辦公室鑰匙，并填寫《鑰匙領(lǐng)取登記表》，辦理相關(guān)手續(xù)。（三）新增辦公室或區(qū)域啟用1.對于新增的辦公室或區(qū)域，在啟用前，由行政部門負(fù)責(zé)配備相應(yīng)的鑰匙，并進(jìn)行標(biāo)識。2.行政部門應(yīng)建立新增鑰匙的臺賬，記錄鑰匙的相關(guān)信息。五、鑰匙的使用（一）正常使用1.員工在工作時(shí)間內(nèi)，可根據(jù)工作需要正常使用所領(lǐng)取的辦公室鑰匙。2.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將鑰匙歸還至指定地點(diǎn)，不得隨意放置或丟失。（二）特殊情況使用1.因工作需要在非工作時(shí)間進(jìn)入辦公室的，員工應(yīng)提前向部門負(fù)責(zé)人申請，并說明原因。2.部門負(fù)責(zé)人同意后，員工應(yīng)到行政部門辦理借用手續(xù)，填寫《鑰匙借用申請表》，注明借用時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.借用期間，員工應(yīng)妥善保管鑰匙，使用完畢后及時(shí)歸還行政部門，并在《鑰匙借用登記表》上簽字確認(rèn)。（三）禁止行為1.嚴(yán)禁員工私自配制辦公室鑰匙。2.未經(jīng)授權(quán)，不得將辦公室鑰匙轉(zhuǎn)借他人使用。3.不得利用辦公室鑰匙從事任何違法違規(guī)活動。六、鑰匙的保管（一）保管要求1.鑰匙保管人員應(yīng)將鑰匙存放在安全、可靠的地方，如鑰匙柜、抽屜等，并確保鑰匙存放有序，易于查找。2.對于特殊區(qū)域鑰匙，應(yīng)采取額外的保管措施，如雙人保管、保險(xiǎn)柜存放等，確保鑰匙的安全性。3.鑰匙保管人員應(yīng)定期對鑰匙進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)鑰匙有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并處理。（二）鑰匙柜管理1.行政部門應(yīng)配備專門的鑰匙柜，用于存放公共區(qū)域鑰匙和部分部門專用鑰匙。2.鑰匙柜應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，鑰匙柜鑰匙由管理人員妥善保管，不得隨意交給他人。3.管理人員應(yīng)定期對鑰匙柜進(jìn)行盤點(diǎn)，確保鑰匙數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。（三）部門鑰匙保管1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門專用鑰匙的保管，并將保管人員名單報(bào)行政部門備案。2.部門鑰匙保管人員應(yīng)將鑰匙存放在本部門安全的地方，并確保鑰匙不被無關(guān)人員接觸。3.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對本部門鑰匙保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促保管人員整改。七、鑰匙的歸還與交接（一）員工離職1.員工離職時(shí)，應(yīng)在辦理離職手續(xù)的同時(shí)，將所領(lǐng)取的辦公室鑰匙全部歸還行政部門。2.行政部門在收回鑰匙后，應(yīng)認(rèn)真核對鑰匙的種類、數(shù)量等信息，確保無誤后在《鑰匙領(lǐng)取登記表》上注明“已收回”字樣，并由員工簽字確認(rèn)。3.如發(fā)現(xiàn)員工未歸還全部鑰匙或鑰匙有損壞等情況，行政部門應(yīng)及時(shí)與員工溝通，要求其補(bǔ)齊或賠償。（二）保管人員變動1.當(dāng)鑰匙保管人員因工作調(diào)動、離職等原因發(fā)生變動時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理鑰匙交接手續(xù)。2.交接雙方應(yīng)填寫《鑰匙交接清單》，詳細(xì)記錄交接鑰匙的種類、數(shù)量、標(biāo)識等信息，并簽字確認(rèn)。3.交接過程中，行政部門應(yīng)派人監(jiān)交，確保交接工作的順利進(jìn)行。（三）部門變動1.因部門撤銷、合并等原因?qū)е罗k公室鑰匙使用情況發(fā)生變化時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將鑰匙交回行政部門。2.行政部門根據(jù)實(shí)際情況，重新調(diào)整鑰匙的分配和管理，并做好相關(guān)記錄。八、鑰匙的盤點(diǎn)與清查（一）定期盤點(diǎn)1.行政部門應(yīng)定期對辦公室鑰匙進(jìn)行盤點(diǎn)，原則上每月進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)內(nèi)容包括鑰匙的種類、數(shù)量、標(biāo)識、保管情況等，確保鑰匙賬實(shí)相符。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，行政部門應(yīng)填寫《鑰匙盤點(diǎn)表》，對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行記錄和分析，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)的措施。（二）不定期清查1.公司可根據(jù)實(shí)際情況，不定期對辦公室鑰匙進(jìn)行清查，以確保鑰匙管理的規(guī)范和安全。2.清查過程中，如發(fā)現(xiàn)有違反鑰匙管理制度的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正和處理，并對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育或處罰。九、鑰匙的損壞與丟失處理（一）鑰匙損壞1.如發(fā)現(xiàn)鑰匙損壞，鑰匙保管人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門負(fù)責(zé)人和行政部門。2.行政部門根據(jù)損壞情況，判斷是否需要重新配制鑰匙。如需重新配制，應(yīng)填寫《鑰匙配制申請表》，注明損壞鑰匙的相關(guān)信息和申請配制的原因，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，到指定的地點(diǎn)配制鑰匙。3.新配制的鑰匙應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識，并按照鑰匙發(fā)放的流程進(jìn)行登記和發(fā)放。同時(shí)，原損壞的鑰匙應(yīng)收回并妥善保管。（二）鑰匙丟失1.若鑰匙不慎丟失，鑰匙保管人員應(yīng)立即報(bào)告部門負(fù)責(zé)人和行政部門，并說明丟失鑰匙的種類、數(shù)量、可能丟失的地點(diǎn)等情況。2.行政部門應(yīng)根據(jù)丟失鑰匙的情況，評估可能帶來的風(fēng)險(xiǎn)，并采取相應(yīng)的措施，如更換門鎖、加強(qiáng)安全防范等。3