建設(shè)公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項活動的實際情況。3.完整性原則：保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的歸口部門，負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，集中保管公司各類檔案，并提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。具體職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)公司檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃與組織實施。2.制定和修訂檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。3.接收、整理、分類、編目、裝訂公司各類檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫。4.負(fù)責(zé)檔案的保管、鑒定、銷毀等工作。5.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，對檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和水平。7.對各部門檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。（二）各部門各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和保管工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理。具體職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)收集、整理本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理要求，對本部門檔案進(jìn)行分類、立卷、編目，并定期移交綜合管理部。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管，確保檔案安全。4.配合綜合管理部做好檔案的查閱、借閱等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司各項管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司年度工作計劃、總結(jié)、報告等文件。4.公司各類會議記錄、紀(jì)要。5.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議等文件。6.公司財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等文件。7.公司員工的人事檔案，包括入職申請表、勞動合同、績效考核記錄、培訓(xùn)記錄等。8.公司項目開發(fā)過程中形成的文件，如項目立項報告、可行性研究報告、設(shè)計圖紙、施工資料等。9.公司市場營銷活動中形成的文件，如市場調(diào)研報告、廣告宣傳資料、客戶資料等。10.公司其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時收集本部門在工作中形成的文件材料，確保檔案的完整性和及時性。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，紙張質(zhì)量符合檔案保存要求。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于保密和查閱。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為行政管理類、人事管理類、財務(wù)管理類、項目管理類、市場營銷類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（二）保管要求1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分別存放，便于查找和管理。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和公司領(lǐng)導(dǎo)組成鑒定小組，對檔案的價值進(jìn)行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容、利用價值等因素，確定檔案的存毀。（二）銷毀1.對確無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。2.檔案銷毀應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，由專人負(fù)責(zé)銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定兩人以上監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。4.銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部查閱。2.綜合管理部檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案查閱申請表》提供的信息，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞，嚴(yán)禁擅自將檔案帶出查閱現(xiàn)場。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.借閱人員歸還檔案時，應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時向綜合管理部報告。七、檔案的信息化管理（一）建立檔案數(shù)據(jù)庫綜合管理部應(yīng)建立公司檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，錄入檔案信息，實現(xiàn)檔案的信息化管理。（二）檔案信息錄入1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的要求，對檔案信息進(jìn)行準(zhǔn)確錄入，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。2.錄入的檔案信息應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、保管期限、內(nèi)容摘要等。（三）檔案信息查詢與利用1.公司內(nèi)部人員可通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)查詢檔案信息，但需遵守檔案查閱、借閱的相關(guān)規(guī)定。2.綜合管理部應(yīng)定期對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)和更新，確保檔案信息的時效性和準(zhǔn)確性。八、檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部應(yīng)定期對各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱等情況。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核1.將檔案