律師業(yè)務(wù)歸檔管理制度總則一、目的為規(guī)范律師業(yè)務(wù)檔案的管理，確保律師業(yè)務(wù)檔案的安全、完整、準(zhǔn)確和及時(shí)歸檔，提高律師業(yè)務(wù)檔案的利用效率，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于本律師事務(wù)所內(nèi)所有律師及相關(guān)工作人員從事的各類律師業(yè)務(wù)檔案的管理。三、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：律師業(yè)務(wù)檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，由律師事務(wù)所的檔案管理部門負(fù)責(zé)集中保管。2.安全保密原則：律師業(yè)務(wù)檔案涉及到客戶的隱私和商業(yè)秘密，必須嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案的安全。3.及時(shí)歸檔原則：律師業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)結(jié)束后及時(shí)歸檔，不得拖延。4.規(guī)范整理原則：律師業(yè)務(wù)檔案的整理應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，做到分類準(zhǔn)確、排列有序、目錄清晰。四、檔案管理部門的職責(zé)1.制定檔案管理制度和工作計(jì)劃，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計(jì)等工作。2.對(duì)律師和相關(guān)工作人員進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，提高其檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。3.負(fù)責(zé)檔案的安全保衛(wèi)工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清理和鑒定，對(duì)超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行銷毀或移交。檔案的分類與編號(hào)一、分類律師業(yè)務(wù)檔案按照業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，主要包括以下幾類：1.訴訟業(yè)務(wù)檔案：包括民事、刑事、行政訴訟等各類訴訟案件的檔案。2.非訴訟業(yè)務(wù)檔案：包括法律顧問(wèn)、合同審查、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、公司并購(gòu)等各類非訴訟業(yè)務(wù)的檔案。3.其他業(yè)務(wù)檔案：包括律師事務(wù)所內(nèi)部管理、律師培訓(xùn)、律師考核等其他業(yè)務(wù)的檔案。二、編號(hào)律師業(yè)務(wù)檔案的編號(hào)采用“年份+業(yè)務(wù)類型+檔案序號(hào)”的方式進(jìn)行編號(hào)，如“2023年訴訟業(yè)務(wù)檔案001號(hào)”。具體編號(hào)規(guī)則如下：1.年份：以檔案形成的年份為準(zhǔn)，如2023年。2.業(yè)務(wù)類型：根據(jù)檔案的業(yè)務(wù)類型，分別用“SL”（訴訟）、“FL”（非訴訟）、“QT”（其他）表示。3.檔案序號(hào)：按照檔案的形成順序，依次編號(hào)，如001、002、003等。檔案的收集與整理一、收集1.律師在辦理業(yè)務(wù)過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)將與業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料等收集齊全，不得遺漏。2.檔案管理部門應(yīng)定期向律師和相關(guān)工作人員催收檔案，確保檔案的及時(shí)收集。3.對(duì)于客戶提供的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行登記和保管，防止丟失和損壞。二、整理1.律師業(yè)務(wù)檔案的整理應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，做到分類準(zhǔn)確、排列有序、目錄清晰。2.訴訟業(yè)務(wù)檔案的整理應(yīng)包括立案材料、庭審筆錄、判決書(shū)、裁定書(shū)等；非訴訟業(yè)務(wù)檔案的整理應(yīng)包括合同、協(xié)議、意見(jiàn)書(shū)、報(bào)告等。3.檔案整理完成后，應(yīng)編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案名稱、檔案頁(yè)數(shù)、歸檔時(shí)間等信息。檔案的保管與利用一、保管1.律師業(yè)務(wù)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防盜、防蟲(chóng)等安全措施。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)于珍貴的檔案資料，應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、恒溫恒濕等。二、利用1.律師和相關(guān)工作人員在工作需要時(shí)，可以查閱律師業(yè)務(wù)檔案，但應(yīng)遵守檔案管理的規(guī)定和程序。2.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱登記表，注明查閱人、查閱時(shí)間、查閱目的等信息。3.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和權(quán)限，為查閱人提供檔案查閱服務(wù)，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。4.對(duì)于涉及到客戶隱私和商業(yè)秘密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱范圍，未經(jīng)客戶同意，不得向任何單位和個(gè)人提供查閱服務(wù)。檔案的移交與銷毀一、移交1.律師調(diào)離本律師事務(wù)所時(shí)，應(yīng)將其經(jīng)辦的律師業(yè)務(wù)檔案移交至檔案管理部門。2.檔案移交應(yīng)辦理移交手續(xù)，移交清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案名稱、檔案頁(yè)數(shù)、歸檔時(shí)間等信息，移交雙方應(yīng)簽字確認(rèn)。二、銷毀1.律師業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，具體保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)確定。2.對(duì)于超過(guò)保管期限的檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀。銷毀檔案應(yīng)辦理銷毀手續(xù)，銷毀清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案名稱、檔案頁(yè)數(shù)、歸檔時(shí)間等信息，銷毀雙方應(yīng)簽字確認(rèn)。3.銷毀檔案應(yīng)在檔案管理部門的監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案的安全銷毀。附則一、本制度由律師事務(wù)所檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。