活動采購合同管理制度一、總則1.目的為加強公司活動采購合同管理，規(guī)范采購合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各類活動所需物資、服務等采購合同的管理。3.基本原則依法合規(guī)原則：采購合同的簽訂、履行等應符合國家法律法規(guī)及相關政策要求。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。公平公正原則：合同條款應公平合理，保障雙方的合法權益，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權益。誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同簽訂管理1.采購申請與審批活動主辦部門根據(jù)活動需求填寫《活動采購申請表》，詳細注明采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算等內(nèi)容，并提交部門負責人審核。部門負責人對采購申請的必要性、合理性、預算等進行審核，簽署意見后報分管領導審批。分管領導根據(jù)公司實際情況和活動需求進行審批，對于金額較大或重要的采購申請，需報總經(jīng)理審批。2.供應商選擇與評估采購部門根據(jù)批準的采購申請，通過多種渠道選擇潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商庫等。對潛在供應商進行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、信譽狀況等，確保其具備提供所需物資或服務的能力和條件。采購部門組織相關人員對供應商進行實地考察或評估，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務等情況，并填寫《供應商評估表》。根據(jù)供應商評估結(jié)果，建立供應商庫，選擇合格的供應商作為采購合作對象。3.合同起草與審核采購部門與選定的供應商進行商務談判，達成一致意見后起草采購合同。合同應明確雙方的權利義務、采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式等條款。采購合同起草完成后，由采購部門提交法務部門進行法律審核。法務部門對合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性等進行審查，提出修改意見或建議。采購部門根據(jù)法務部門的審核意見對合同進行修改完善，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)要求，條款清晰明確，避免潛在的法律風險。4.合同簽訂采購合同經(jīng)法務部門審核通過后，由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂合同。簽訂合同時，應確保合同雙方簽字蓋章齊全，合同文本一式多份，分別由公司相關部門留存。合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給相關部門，如財務部門、活動主辦部門等，以便各部門做好合同履行的準備工作。三、合同履行管理1.供應商通知與協(xié)調(diào)采購部門根據(jù)合同約定，提前向供應商發(fā)出《采購通知》，明確交貨時間、交貨地點、質(zhì)量要求等事項，確保供應商按時、按質(zhì)、按量提供物資或服務。在合同履行過程中，采購部門應與供應商保持密切溝通，及時協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的問題，如交貨延遲、質(zhì)量問題、變更需求等。2.物資驗收活動主辦部門負責組織對采購物資或服務進行驗收。驗收人員應根據(jù)合同約定的質(zhì)量標準、規(guī)格、數(shù)量等進行驗收，并填寫《物資驗收單》。對于重要物資或服務，可邀請專業(yè)人員或第三方檢測機構進行驗收。驗收合格的物資或服務，驗收人員應在《物資驗收單》上簽字確認；驗收不合格的，應及時通知供應商進行整改或退換貨。3.付款管理財務部門根據(jù)合同約定的付款方式和期限，審核相關部門提交的付款申請及supportingdocuments，如發(fā)票、驗收單等。審核通過后，財務部門按照公司資金管理制度辦理付款手續(xù)。付款時，應確保付款信息準確無誤，避免出現(xiàn)付款錯誤或延誤。對于分期付款的合同，財務部門應按照合同約定的付款節(jié)點進行付款，并做好相應的記錄和跟蹤工作。4.合同執(zhí)行跟蹤采購部門負責對合同執(zhí)行情況進行跟蹤，及時掌握合同履行進度，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施解決。定期向公司領導匯報合同執(zhí)行情況，對于重大合同或執(zhí)行過程中出現(xiàn)的重大問題，應及時專題匯報。四、合同變更管理1.變更申請在合同履行過程中，如因各種原因需要變更合同條款，合同雙方應協(xié)商一致，并由提出變更方填寫《合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等。2.變更審批《合同變更申請表》經(jīng)雙方簽字蓋章后，提交原合同審批流程進行審批。審批通過后，方可進行合同變更。3.變更合同簽訂合同變更經(jīng)審批通過后，雙方應重新簽訂合同變更協(xié)議或在原合同上進行批注，并確保變更后的合同條款符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權利義務。五、合同終止管理1.合同終止條件合同履行完畢，雙方的權利義務已全部實現(xiàn)。合同雙方協(xié)商一致，同意提前終止合同。因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法履行，經(jīng)雙方協(xié)商一致或通過法律程序解除合同。一方嚴重違反合同約定，另一方依法解除合同。2.終止申請與審批符合合同終止條件的，由合同一方填寫《合同終止申請表》，說明終止合同的原因、時間等，并提交原合同審批流程進行審批。3.終止手續(xù)辦理合同終止申請經(jīng)審批通過后，雙方應辦理相關終止手續(xù)，如清理債權債務、交接物資或服務、退還預付款項等。采購部門負責與供應商核對往來賬目，確保雙方債權債務清晰。活動主辦部門負責組織對已采購的物資或服務進行清理和交接，如有剩余物資，應辦理退庫手續(xù)。財務部門負責審核相關費用結(jié)算情況，辦理付款或退款手續(xù)。六、合同檔案管理1.檔案收集采購合同簽訂后，采購部門應及時收集合同文本、相關審批文件、往來信函、補充協(xié)議、變更協(xié)議、驗收單、發(fā)票等資料，并進行整理歸檔。2.檔案整理與保管采購部門按照合同類別、時間順序等對合同檔案進行整理，編制檔案目錄，確保檔案資料完整、有序。合同檔案應妥善保管，可采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行存儲。電子檔案應進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。合同檔案的保管期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行，期滿后如需銷毀，應按照規(guī)定的程序進行審批和處理。3.檔案查閱與借閱因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。如需借閱合同檔案，應填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。借閱期間應妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復印或泄露檔案內(nèi)容。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司內(nèi)部審計部門定期對活動采購合同管理情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，合同條款是否得到有效執(zhí)行，合同風險防范措施是否落實到位等。采購部門應配合審計部門的監(jiān)督檢查工作，及時提供相關資料和信息。2.考核評價建立活動采購合同管理考核評價機制，對采購部門及相關人員在合同管理工作中的表現(xiàn)進行考核評價?？己酥笜税ê贤炗喌募皶r性、準確性，合同履行的