機關(guān)會議文件管理制度一、總則（一）目的為加強機關(guān)會議文件管理，提高會議效率，確保文件的妥善保存與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機關(guān)內(nèi)部各類會議所產(chǎn)生的文件資料，包括會議通知、議程、報告、決議、記錄、紀要等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：機關(guān)會議文件由專門部門或?qū)Ｈ素撠熂泄芾?，確保文件的完整性和規(guī)范性。2.及時準確原則：會議文件的起草、審核、印發(fā)等環(huán)節(jié)應嚴格按照規(guī)定程序進行，保證文件內(nèi)容準確無誤，及時傳達。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保會議文件的安全，防止文件泄露。4.便于查閱原則：文件的整理、歸檔應便于查找和利用，以滿足工作需要。二、會議文件的起草與審核（一）起草1.會議文件的起草應根據(jù)會議主題和要求，明確文件的目的、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和格式。2.起草人應認真收集相關(guān)資料，進行充分的調(diào)查研究，確保文件內(nèi)容真實、準確、完整。3.文件起草應語言簡潔、表達清晰、邏輯嚴謹，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。（二）審核1.會議文件起草完成后，應提交部門負責人進行審核。審核人應重點審查文件內(nèi)容是否符合會議精神和要求，是否與相關(guān)政策法規(guī)一致，數(shù)據(jù)是否準確，文字表述是否規(guī)范等。2.對于重要會議文件，還應組織相關(guān)人員進行會審，廣泛征求意見，確保文件質(zhì)量。3.審核人應在文件上簽署審核意見，對審核通過的文件簽字確認，對需要修改的文件提出具體修改意見，退回起草人進行修改。三、會議文件的印發(fā)（一）編號1.會議文件應進行統(tǒng)一編號，以便于管理和查找。編號規(guī)則應明確、規(guī)范，一般包括年份、會議屆次、文件類別和序號等。2.編號應連續(xù)編排，不得重復或遺漏。（二）排版1.會議文件的排版應符合機關(guān)公文格式要求，包括字體、字號、行距、頁邊距等。2.標題應醒目、準確，一般用二號宋體字；正文一般用三號仿宋體字；一級標題用三號黑體字，二級標題用三號楷體字加粗等。3.文件排版應美觀、整齊，避免出現(xiàn)文字重疊、排版混亂等問題。（三）印制1.根據(jù)審核通過的文件電子稿進行印制，確保印制質(zhì)量清晰、準確。2.印制份數(shù)應根據(jù)會議需要和發(fā)放范圍合理確定，避免浪費。3.印制完成后，應對文件進行認真校對，檢查有無錯別字、漏印、頁碼錯誤等問題。（四）發(fā)放1.會議文件應按照規(guī)定的發(fā)放范圍及時發(fā)放，確保參會人員和相關(guān)部門能夠及時收到文件。2.發(fā)放文件時應進行登記，記錄發(fā)放時間、文件名稱、份數(shù)、發(fā)放對象等信息。3.對于涉密文件，應嚴格按照保密規(guī)定進行發(fā)放，實行專人專送，確保文件安全。四、會議文件的簽收與登記（一）簽收1.參會人員收到會議文件后，應在文件發(fā)放登記表上簽字確認，表明已收到文件。2.對于重要文件或緊急文件，應優(yōu)先簽收，并及時閱讀和處理。（二）登記1.負責文件管理的部門或人員應建立會議文件登記臺賬，對文件的收發(fā)情況進行詳細記錄。2.登記內(nèi)容包括文件編號、文件名稱、發(fā)文部門、發(fā)文日期、發(fā)放范圍、簽收時間、簽收人等。3.定期對文件登記臺賬進行核對和清理，確保賬實相符。五、會議文件的閱讀與傳達（一）閱讀1.參會人員應認真閱讀會議文件，領(lǐng)會文件精神，按照文件要求開展工作。2.對于重要文件，應組織專題學習討論，加深理解和認識。（二）傳達1.根據(jù)工作需要，參會人員應及時將會議文件精神傳達給本部門或本單位的相關(guān)人員。2.傳達會議文件應準確、完整，不得斷章取義或歪曲文件原意。3.對于涉及多個部門或單位的文件，應加強溝通協(xié)調(diào)，確保文件精神得到有效傳達和落實。六、會議文件的保管（一）保管責任1.機關(guān)應明確會議文件的保管責任部門或人員，負責文件的日常保管工作。2.保管人員應具備一定的檔案管理知識和技能，熟悉文件保管的相關(guān)規(guī)定和要求。（二）保管方式1.會議文件應分類存放，按照文件的類別、年份、會議屆次等進行整理歸檔。2.紙質(zhì)文件應存放在專門的文件柜中，保持文件的整齊有序；電子文件應存儲在服務器或移動存儲設備上，并進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.對于重要文件或涉密文件，應采取加密存儲、專人保管等特殊措施，防止文件泄露。（三）保管期限1.會議文件的保管期限應根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度確定，一般分為短期、中期和長期。2.短期保管的文件一般保存13年，中期保管的文件保存310年，長期保管的文件保存10年以上。3.具體保管期限可參照國家有關(guān)檔案管理規(guī)定和機關(guān)實際情況確定。（四）定期清查1.保管人員應定期對會議文件進行清查，核對文件數(shù)量、完整性和保管狀況。2.每年至少進行一次全面清查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對于清查中發(fā)現(xiàn)的文件丟失、損壞等情況，應及時報告并采取相應的補救措施。七、會議文件的查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱會議文件的人員，應填寫文件查閱申請表，注明查閱文件的名稱、文號、查閱目的等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人或相關(guān)領(lǐng)導審批后，交文件保管部門或人員辦理查閱手續(xù)。3.查閱人員應在指定地點查閱文件，不得擅自將文件帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱過程中應愛護文件，不得在文件上涂改、標記、污損等。4.查閱完畢后，查閱人員應及時將文件歸還保管人員，并在查閱登記表上簽字確認。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱會議文件的，應填寫文件借閱申請表，詳細說明借閱理由、借閱期限等。2.申請表經(jīng)部門負責人或相關(guān)領(lǐng)導審批后，交文件保管部門或人員辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應出具借條，注明借閱文件的名稱、文號、借閱時間、歸還時間等信息。借條應妥善保管，按時歸還文件。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應確保文件的安全，不得將文件轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、損壞等情況，應照價賠償，并承擔相應的責任。八、會議文件的保密管理（一）保密制度1.嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，制定完善的會議文件保密制度，明確保密責任和措施。2.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和機關(guān)內(nèi)部敏感信息的會議文件，應按照保密級別進行管理，采取相應的保密措施。（二）人員管理1.加強對接觸會議文件人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書，明確保密責任。2.對涉及保密文件的起草、審核、印發(fā)、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)的人員，應進行嚴格的背景審查和監(jiān)督管理。（三）保密措施1.涉密會議文件應在專門的保密場所起草、審核、印制，無關(guān)人員不得進入。2.對涉密文件應進行加密存儲和傳輸，使用加密設備和軟件，防止文件在傳輸過程中被竊取。3.涉密文件的發(fā)放、傳遞應通過機要渠道進行，專人專送，不得通過普通郵寄或網(wǎng)絡傳輸?shù)确绞健?.對涉密文件的查閱和借閱應嚴格控制范圍，在符合保密規(guī)定的場所進行，并采取必要的保密措施。5.定期對保密制度的執(zhí)行情況進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保保密工作落實到位。九、會議文件的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的會議文件。2.因工作失誤或其他原因形成的重復、多余、錯誤的會議文件。3.涉及國家秘密、商業(yè)秘密等需要銷毀的會議文件。（二）銷毀程序1.由文件保管部門或人員提出會議文件銷毀申請，填寫文件銷毀申請表，注明銷毀文件的名稱、文號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人或相關(guān)領(lǐng)導審批后，方可進行銷毀。3.對于涉密文件的銷毀，應按照國家有關(guān)保密規(guī)定，采用專門的銷毀設備和方式進行銷毀，確保文件信息無法恢復。4.銷毀過程應進行記錄