機(jī)關(guān)文件收發(fā)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)文件收發(fā)管理，確保文件傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機(jī)關(guān)各部門及全體工作人員在文件收發(fā)過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.及時(shí)準(zhǔn)確原則確保文件在規(guī)定時(shí)間內(nèi)傳遞到相關(guān)人員手中，信息準(zhǔn)確無誤。2.安全保密原則防止文件丟失、泄密，保障文件內(nèi)容的安全性。3.規(guī)范有序原則明確文件收發(fā)流程，做到有序操作，避免混亂。二、文件收文管理（一）收文渠道1.機(jī)要渠道通過機(jī)要交通、機(jī)要通信等方式接收的文件，由機(jī)要人員負(fù)責(zé)簽收、登記。2.郵政渠道由收發(fā)室接收掛號(hào)信、特快專遞等郵政文件，進(jìn)行初步分揀。3.電子渠道通過電子郵件、辦公系統(tǒng)等電子方式接收的文件，由專人負(fù)責(zé)定期查看、下載。（二）收文登記1.機(jī)要文件機(jī)要人員在簽收機(jī)要文件后，應(yīng)立即在機(jī)要文件登記簿上詳細(xì)登記文件的名稱、文號(hào)、密級(jí)、份數(shù)、來文單位、日期等信息。2.郵政文件收發(fā)室工作人員對(duì)郵政文件進(jìn)行簽收后，在郵政文件登記表上記錄文件的相關(guān)信息，并注明收到時(shí)間。3.電子文件接收電子文件的專人應(yīng)及時(shí)記錄文件的主題、發(fā)件人、收件時(shí)間、附件等信息，并進(jìn)行分類保存。（三）文件初審1.機(jī)要文件和郵政文件收文登記后，由辦公室主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，初步判斷文件的傳閱范圍和承辦部門。2.電子文件接收電子文件的專人將初審意見填寫在電子文件處理單上，提交辦公室主任審核。（四）文件傳閱1.傳閱范圍確定辦公室主任根據(jù)初審意見，確定文件的傳閱范圍，包括機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等。2.傳閱流程（1）機(jī)要文件和郵政文件由辦公室機(jī)要人員或收發(fā)室工作人員按照傳閱范圍依次送閱，送閱時(shí)應(yīng)填寫文件傳閱單，注明送閱時(shí)間、送閱人、接收人等信息。（2）電子文件通過辦公系統(tǒng)設(shè)置傳閱流程，相關(guān)人員按照系統(tǒng)提示進(jìn)行文件閱讀和審批。3.傳閱要求（1）傳閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)閱讀文件，并簽署意見。（2）如遇緊急文件，應(yīng)優(yōu)先處理，及時(shí)反饋。（3）傳閱過程中要注意文件的安全，防止丟失、損壞。（五）文件承辦1.承辦部門確定根據(jù)文件內(nèi)容和職責(zé)分工，明確承辦部門。承辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的具體辦理。2.承辦要求（1）承辦人員應(yīng)認(rèn)真閱讀文件，領(lǐng)會(huì)文件精神，按照要求及時(shí)辦理。（2）辦理過程中要做好記錄，包括辦理情況、遇到的問題及解決措施等。（3）需要回復(fù)的文件，承辦部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)起草回復(fù)文稿，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（六）文件催辦1.催辦職責(zé)辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件承辦情況進(jìn)行催辦，定期檢查文件的辦理進(jìn)度。2.催辦方式（1）電話催辦對(duì)于辦理期限臨近的文件，通過電話聯(lián)系承辦部門，了解辦理情況。（2）書面催辦對(duì)于重要文件或辦理進(jìn)度緩慢的文件，發(fā)送書面催辦函，明確要求和期限。（七）文件歸檔1.歸檔范圍辦理完畢的文件，包括正本、副本、附件、領(lǐng)導(dǎo)批示等，均應(yīng)歸檔保存。2.歸檔時(shí)間承辦部門應(yīng)在文件辦理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將文件整理后移交檔案室歸檔。3.歸檔要求（1）歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。（2）按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，確保檔案的規(guī)范性和系統(tǒng)性。三、文件發(fā)文管理（一）發(fā)文擬稿1.擬稿部門各部門根據(jù)工作需要，負(fù)責(zé)起草本部門的發(fā)文文稿。2.擬稿要求（1）文稿內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和政策要求，主題明確，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，語言規(guī)范。（2）涉及多個(gè)部門的文件，主辦部門應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，形成一致意見后再擬稿。（3）擬稿人應(yīng)在文稿上注明擬稿日期、擬稿人姓名等信息。（二）文稿審核1.部門審核擬稿部門負(fù)責(zé)人對(duì)文稿進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核內(nèi)容是否準(zhǔn)確、格式是否規(guī)范、語言是否通順等。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審核分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文稿進(jìn)行審核，提出修改意見，確保文件符合分管工作的要求和政策導(dǎo)向。3.辦公室審核辦公室對(duì)文稿的格式、文號(hào)、發(fā)文范圍等進(jìn)行審核，確保文件的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。（三）文件簽發(fā)1.簽發(fā)權(quán)限（1）以機(jī)關(guān)名義發(fā)出的文件，由機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（2）涉及某一方面工作的文件，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.簽發(fā)要求簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文稿，對(duì)文件內(nèi)容、格式等進(jìn)行全面把關(guān)，簽署明確的意見。（四）文件編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則按照機(jī)關(guān)文件編號(hào)管理辦法，對(duì)發(fā)文進(jìn)行編號(hào)，確保文件編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)流程辦公室負(fù)責(zé)文件編號(hào)的分配和登記，在文件簽發(fā)后及時(shí)賦予文號(hào)。（五）文件印制1.印制部門辦公室根據(jù)文件簽發(fā)稿安排文件印制工作，可選擇機(jī)關(guān)內(nèi)部印刷廠或委托外部專業(yè)印刷廠印制。2.印制要求（1）印制質(zhì)量應(yīng)符合要求，字跡清晰，排版規(guī)范，頁(yè)面整潔。（2）嚴(yán)格控制印制數(shù)量，避免浪費(fèi)。（六）文件蓋章1.蓋章部門文件印制完成后，由辦公室負(fù)責(zé)蓋章。2.蓋章要求（1）蓋章應(yīng)清晰、端正，位置準(zhǔn)確。（2）嚴(yán)格按照文件簽發(fā)意見蓋章，不得擅自更改。（七）文件分發(fā)1.分發(fā)范圍確定根據(jù)文件內(nèi)容和發(fā)文目的，確定文件的分發(fā)范圍，包括機(jī)關(guān)各部門、下屬單位、相關(guān)協(xié)作單位等。2.分發(fā)方式（1）機(jī)要文件通過機(jī)要交通、機(jī)要通信等方式分發(fā)。（2）普通文件可采用郵寄、專人送達(dá)、辦公系統(tǒng)發(fā)送等方式分發(fā)。3.分發(fā)記錄辦公室對(duì)文件分發(fā)情況進(jìn)行記錄，包括分發(fā)時(shí)間、分發(fā)對(duì)象、文件名稱、文號(hào)等信息。（八）文件存檔1.存檔范圍發(fā)文的定稿、印制稿、分發(fā)記錄等相關(guān)材料應(yīng)存檔保存。2.存檔時(shí)間文件分發(fā)后，辦公室應(yīng)及時(shí)將相關(guān)材料整理歸檔，存檔期限按照檔案管理規(guī)定執(zhí)行。四、文件保密管理（一）保密制度1.嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和工作秘密的文件進(jìn)行嚴(yán)格管理。2.明確文件的密級(jí)，按照密級(jí)要求進(jìn)行傳遞、保管和使用。（二）保密措施1.機(jī)要文件應(yīng)存放在專門的機(jī)要室，配備必要的安全設(shè)施，如保險(xiǎn)柜、監(jiān)控設(shè)備等。2.電子文件應(yīng)設(shè)置加密存儲(chǔ)，嚴(yán)格控制訪問權(quán)限，防止信息泄露。3.文件傳遞過程中，應(yīng)采取保密措施，如密封包裝、專人護(hù)送等。4.涉及保密文件的工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。（三）保密檢查1.定期對(duì)文件保密情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.對(duì)違反保密規(guī)定的行為，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。五、文件信息化管理（一）辦公系統(tǒng)應(yīng)用1.充分利用辦公系統(tǒng)進(jìn)行文件的收發(fā)、傳閱、承辦、歸檔等管理工作，提高工作效率。2.規(guī)范辦公系統(tǒng)中文件的錄入、審批、查詢等操作流程，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（二）電子文件管理1.建立電子文件管理制度，對(duì)電子文件的格式、命名、存儲(chǔ)等進(jìn)行規(guī)范。2.定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)電子文件的安全防護(hù)，防止病毒感染、黑客攻擊等。（三）信息共享與協(xié)同1.通過辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文件信息的共享，方便相關(guān)人員查閱和使用。2.利用辦公系統(tǒng)的協(xié)同功能，促進(jìn)部門之間的協(xié)作和溝通，提高工作協(xié)同效率。六、文件管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.辦公室定期對(duì)文件收發(fā)管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.設(shè)立舉報(bào)電話和郵箱，接受機(jī)關(guān)工作人員對(duì)文件管理違規(guī)行為的舉報(bào)。（二）考核辦法1.將文件收發(fā)管理工作納入部門和個(gè)人的績(jī)效考核體系，