oa日常管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司OA系統(tǒng)的使用，提高工作效率，確保信息的及時傳遞與共享，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：OA系統(tǒng)的使用應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：嚴格保護公司機密信息，防止信息泄露。3.高效便捷原則：充分利用OA系統(tǒng)提高工作效率，方便員工辦公。4.規(guī)范統(tǒng)一原則：明確OA系統(tǒng)各項操作規(guī)范，確保全公司使用的一致性。二、OA系統(tǒng)賬號管理（一）賬號申請1.新員工入職時，由人力資源部門負責(zé)在OA系統(tǒng)中創(chuàng)建賬號，賬號信息包括員工姓名、所在部門、崗位等。2.員工因工作調(diào)動等原因需要變更賬號信息的，由所在部門負責(zé)人提交申請，經(jīng)人力資源部門審核后進行修改。（二）賬號權(quán)限設(shè)置1.根據(jù)員工的工作職責(zé)和崗位需求，由所在部門負責(zé)人提出權(quán)限申請，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審批后，由系統(tǒng)管理員進行權(quán)限設(shè)置。2.權(quán)限分為普通權(quán)限、高級權(quán)限等，普通權(quán)限可進行基本的信息查看、文件上傳下載等操作；高級權(quán)限可進行更高級別的審批、系統(tǒng)設(shè)置等操作。3.嚴禁員工擅自更改自己的賬號權(quán)限，如有特殊情況需要調(diào)整，需按照規(guī)定流程申請。（三）賬號停用與刪除1.員工離職或因其他原因不再需要使用OA系統(tǒng)賬號時，所在部門負責(zé)人應(yīng)及時通知人力資源部門，由人力資源部門在系統(tǒng)中停用賬號。2.對于長期不使用的賬號，系統(tǒng)管理員有權(quán)進行停用處理。3.已停用的賬號如需重新啟用，需經(jīng)所在部門負責(zé)人申請，上級領(lǐng)導(dǎo)審批后由系統(tǒng)管理員操作。4.對于離職員工的賬號，在確認離職手續(xù)辦理完畢后，由人力資源部門負責(zé)刪除賬號數(shù)據(jù)。三、OA系統(tǒng)使用規(guī)范（一）登錄與退出1.員工應(yīng)使用公司分配的賬號和初始密碼登錄OA系統(tǒng)，首次登錄后應(yīng)及時修改密碼，并確保密碼強度符合要求。2.為保證系統(tǒng)安全，員工離開辦公區(qū)域時應(yīng)及時退出OA系統(tǒng)。（二）信息維護1.員工應(yīng)及時更新個人在OA系統(tǒng)中的基本信息，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.部門信息、崗位信息等如有變更，所在部門負責(zé)人應(yīng)及時在系統(tǒng)中進行更新。（三）文件管理1.文件上傳員工應(yīng)按照文件類別和主題，將相關(guān)文件上傳至OA系統(tǒng)指定的文件夾或模塊中。上傳的文件應(yīng)命名規(guī)范，便于查找和識別，文件名應(yīng)包含文件主題、日期等關(guān)鍵信息。重要文件上傳前應(yīng)進行必要的審核和整理，確保文件內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確。2.文件下載員工可根據(jù)工作需要下載OA系統(tǒng)中的文件，但應(yīng)確保下載的文件用于合法的工作用途。對于涉及公司機密的文件，下載后應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播。3.文件共享員工可將自己有權(quán)限訪問的文件設(shè)置為共享，方便其他同事查閱。在設(shè)置文件共享時，應(yīng)明確共享范圍和權(quán)限，避免信息泄露。（四）流程審批1.公司各類審批流程均通過OA系統(tǒng)進行，員工應(yīng)按照規(guī)定的流程發(fā)起審批申請。2.發(fā)起審批申請時，應(yīng)詳細填寫申請內(nèi)容，上傳相關(guān)附件，并選擇正確的審批流程和審批人。3.審批人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)對審批申請進行處理，如有意見應(yīng)及時反饋給申請人。4.對于緊急審批事項，可通過OA系統(tǒng)的加急功能或其他溝通方式提醒審批人盡快處理。（五）溝通交流1.OA系統(tǒng)提供了內(nèi)部郵件、即時通訊等溝通功能，員工應(yīng)合理使用這些功能進行工作溝通。2.發(fā)送內(nèi)部郵件時，應(yīng)填寫準(zhǔn)確的收件人、主題和正文內(nèi)容，確保郵件內(nèi)容清晰明了。3.在即時通訊中，應(yīng)使用文明用語，不得發(fā)送與工作無關(guān)的信息。4.對于重要的溝通信息，可通過OA系統(tǒng)的消息提醒功能確保相關(guān)人員及時收到通知。四、OA系統(tǒng)安全管理（一）安全意識培訓(xùn)1.公司定期組織OA系統(tǒng)安全意識培訓(xùn)，提高員工的安全防范意識。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括賬號密碼安全、信息保密、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的知識。（二）安全防護措施1.公司采取必要的技術(shù)手段，保障OA系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全，防止外部攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對OA系統(tǒng)進行安全檢測和漏洞修復(fù)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。3.限制外部網(wǎng)絡(luò)對OA系統(tǒng)的訪問，僅允許公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)用戶登錄。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對OA系統(tǒng)中的重要數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全的位置。2.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)，減少對工作的影響。（四）違規(guī)處理1.對于違反OA系統(tǒng)安全規(guī)定的行為，如擅自泄露賬號密碼、傳播公司機密信息等，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.處罰措施包括警告、罰款、解除勞動合同等，構(gòu)成犯罪的將依法追究刑事責(zé)任。五、OA系統(tǒng)維護與升級（一）系統(tǒng)維護1.公司安排專人負責(zé)OA系統(tǒng)的日常維護工作，確保系統(tǒng)的正常運行。2.維護人員應(yīng)定期檢查系統(tǒng)的運行狀態(tài)，及時處理系統(tǒng)故障和問題。3.對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行定期清理，確保系統(tǒng)的性能和穩(wěn)定性。（二）系統(tǒng)升級1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和技術(shù)進步的需要，適時對OA系統(tǒng)進行升級。2.升級前應(yīng)制定詳細的升級計劃，包括升級時間、升級內(nèi)容、風(fēng)險評估等。3.升級過程中應(yīng)密切關(guān)注系統(tǒng)運行情況，及時處理出現(xiàn)的問題。4.升級完成后，應(yīng)對系統(tǒng)進行全面測試，確保系統(tǒng)功能正常，數(shù)據(jù)完整。（三）用戶反饋與改進1.鼓勵員工對OA系統(tǒng)的使用提出意見和建議，通過OA系統(tǒng)的反饋渠道或其他方式提交給系統(tǒng)管理員。2.系統(tǒng)管理員應(yīng)及時收集、整理用戶反饋信息，對合理的建議進行評估和采納，不斷優(yōu)化OA系統(tǒng)的功能和性能。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立OA系統(tǒng)使用監(jiān)督小組，負責(zé)對員工OA系統(tǒng)的使用情況進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期抽查員工的OA系統(tǒng)操作記錄，檢查是否存在違規(guī)行為。3.對于發(fā)現(xiàn)的問題及時進行通報，并要求相關(guān)人員限期整改。（二）考核指標(biāo)1.OA系統(tǒng)操作的規(guī)范性，包括賬號管理、文件上傳下載、流程審批等方面。2.工作效率的提升，通過OA系統(tǒng)完成工作任務(wù)的及時性和準(zhǔn)確性。3.信息共享與溝通的效果，是否充分利用OA系統(tǒng)進行有效的信息傳遞和交流。（三）考核方式1.考核采用定期考核與不定期抽查相結(jié)合的方式。2.定期考核每季度進行一次，由員工所在部門負責(zé)人根據(jù)考核指標(biāo)對員工進行評價。3.不定期抽查由監(jiān)督小組進行，抽查結(jié)果作為考核的重要參考。（四）考核結(jié)果應(yīng)用1.考核結(jié)果與員工的績效獎金、晉升等掛鉤。2.對于O