企業(yè)電話管理制度一、總則（一）目的為加強公司電話使用管理，規(guī)范員工電話使用行為，提高工作效率，節(jié)約通訊費用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）管理原則1.遵循“統(tǒng)一管理、合理使用、厲行節(jié)約”的原則。2.確保電話通訊暢通，滿足公司正常業(yè)務(wù)開展需求。二、電話管理職責(zé)（一）行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司電話系統(tǒng)的規(guī)劃、安裝、維護(hù)和管理。2.制定并執(zhí)行公司電話使用相關(guān)規(guī)定，對違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督和處理。3.定期統(tǒng)計和分析公司電話費用支出情況，提出節(jié)約費用的建議和措施。4.負(fù)責(zé)公司固定電話的調(diào)配和使用登記，確保電話資源合理分配。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門電話使用管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)監(jiān)督本部門員工正確使用電話，杜絕浪費現(xiàn)象。2.配合行政部門做好本部門電話設(shè)備的日常維護(hù)和管理工作，發(fā)現(xiàn)問題及時報告。3.負(fù)責(zé)審核本部門員工的電話費用報銷申請，確保費用支出合理合規(guī)。（三）員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守公司電話使用制度，愛護(hù)電話設(shè)備，不得隨意損壞或拆卸。2.合理使用電話，確保通訊暢通，不得因個人原因影響工作。3.控制電話費用支出，盡量減少不必要的通話，嚴(yán)禁利用公司電話辦理私人事務(wù)。4.妥善保管個人使用的電話號碼，如有變更及時通知行政部門。三、固定電話管理（一）電話配備1.根據(jù)工作需要，為各部門配備固定電話，具體數(shù)量和位置由行政部門統(tǒng)一安排。2.新員工入職時，由行政部門負(fù)責(zé)為其開通固定電話，并告知使用注意事項。（二）使用登記1.行政部門設(shè)立固定電話使用登記表，詳細(xì)記錄每部電話的使用部門、使用人、電話號碼等信息。2.員工離職時，所在部門應(yīng)及時通知行政部門辦理電話交接手續(xù)，交回電話設(shè)備及相關(guān)配件。（三）費用管理1.固定電話費用由公司統(tǒng)一支付，行政部門每月根據(jù)電信部門提供的賬單進(jìn)行核對和結(jié)算。2.行政部門定期對固定電話費用進(jìn)行統(tǒng)計分析，如發(fā)現(xiàn)異常情況及時查明原因，并采取相應(yīng)措施。3.各部門應(yīng)合理控制固定電話費用支出，如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要增加電話使用量，需提前向行政部門提出申請。（四）使用規(guī)范1.員工應(yīng)在工作時間內(nèi)使用固定電話，不得利用工作電話撥打私人長途、聲訊臺等與工作無關(guān)的電話。2.撥打長途電話時，應(yīng)提前填寫長途電話申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后交行政部門登記備案。申請表應(yīng)注明通話事由、對方電話號碼、預(yù)計通話時長等信息。3.接聽電話時應(yīng)禮貌用語，及時轉(zhuǎn)接或記錄相關(guān)信息，不得隨意掛斷電話。如遇緊急情況需暫時中斷通話，應(yīng)向?qū)Ψ秸f明原因，并盡快恢復(fù)通話。4.不得在電話線路上私拉亂接其他設(shè)備，不得擅自更改電話線路或設(shè)置。四、移動電話管理（一）電話配備1.根據(jù)工作需要，公司為部分崗位員工配備移動電話，具體人員和型號由公司統(tǒng)一確定。2.移動電話由公司統(tǒng)一購買或租賃，所有權(quán)歸公司所有。員工離職時，應(yīng)將移動電話及相關(guān)配件完好交回公司。（二）使用登記1.行政部門設(shè)立移動電話使用登記表，記錄每部移動電話的使用人、電話號碼、領(lǐng)用時間等信息。2.員工領(lǐng)用移動電話時，需簽訂移動電話使用協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（三）費用管理1.移動電話費用采用套餐形式，由公司統(tǒng)一支付。套餐費用標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)工作需要和實際使用情況進(jìn)行確定。2.員工應(yīng)合理使用移動電話套餐內(nèi)的通話時長、流量等資源，避免超出套餐費用。如因個人原因超出套餐費用，超出部分由員工自行承擔(dān)。3.行政部門每月對移動電話費用進(jìn)行統(tǒng)計分析，如發(fā)現(xiàn)異常情況及時查明原因，并采取相應(yīng)措施。4.員工因工作需要使用移動電話產(chǎn)生的其他費用，如短信費、漫游費等，需提前向部門負(fù)責(zé)人申請，經(jīng)批準(zhǔn)后憑有效票據(jù)報銷。（四）使用規(guī)范1.員工應(yīng)在工作時間內(nèi)保持移動電話暢通，以便及時接收工作信息和處理工作事務(wù)。非工作時間如需使用移動電話處理工作，應(yīng)確保不影響個人生活和他人休息。2.不得利用移動電話從事與工作無關(guān)的活動，如玩游戲、看視頻、炒股等。3.因工作需要使用移動電話撥打長途電話時，應(yīng)盡量選擇經(jīng)濟(jì)實惠的通話方式，如使用網(wǎng)絡(luò)電話等。4.移動電話丟失或損壞時，員工應(yīng)及時向行政部門報告，并配合公司進(jìn)行調(diào)查和處理。如因個人原因?qū)е乱苿与娫拋G失或損壞，員工需承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。五、電話費用報銷管理（一）報銷范圍1.因工作需要產(chǎn)生的固定電話費用、移動電話套餐費用及經(jīng)批準(zhǔn)的其他電話費用。2.員工因工作需要使用私人電話處理緊急事務(wù)，且能提供有效證明的，可按規(guī)定報銷相應(yīng)費用。（二）報銷流程1.員工每月[具體日期]前將上月的電話費用發(fā)票及報銷清單提交給所在部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核報銷發(fā)票的真實性、合法性及費用支出的合理性，審核通過后在報銷清單上簽字確認(rèn)。3.將審核通過的報銷材料提交給財務(wù)部門，財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度進(jìn)行審核和報銷。（三）報銷標(biāo)準(zhǔn)1.固定電話費用按照電信部門提供的實際賬單金額報銷。2.移動電話費用按照公司規(guī)定的套餐標(biāo)準(zhǔn)報銷，超出套餐部分由員工自行承擔(dān)。3.員工因工作需要使用私人電話處理緊急事務(wù)的，每次報銷金額不得超過[具體金額]，且需提供詳細(xì)的通話記錄和相關(guān)證明材料。（四）報銷注意事項1.報銷發(fā)票應(yīng)真實、合法、有效，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實際發(fā)生的業(yè)務(wù)相符。2.報銷清單應(yīng)詳細(xì)列出各項費用的明細(xì)，包括通話日期、通話時長、通話對象、費用金額等。3.如發(fā)現(xiàn)員工虛報電話費用，公司將追回虛報金額，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。六、監(jiān)督與檢查（一）行政部門定期對公司電話使用情況進(jìn)行檢查，包括電話設(shè)備的使用狀況、費用支出情況、員工使用規(guī)范等。（二）通過電話費用統(tǒng)計分析、抽查通話記錄等方式，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時進(jìn)行糾正和處理。（三）各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強對本部門員工電話使用情況的日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提醒和糾正。七、違規(guī)處理（一）對于違反本制度規(guī)定的員工，視情節(jié)輕重給予以下處罰：1.首次違規(guī)給予警告處分，并責(zé)令其立即改正。2.多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的，給予通報批評、扣發(fā)績效獎金、降職降薪等處罰。3.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）對于