機關(guān)文件規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強機關(guān)文件管理，確保文件的準確性、完整性和規(guī)范性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機關(guān)內(nèi)部各類文件的起草、審核、印發(fā)、歸檔、保管和利用等管理活動。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則：文件內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)、政策要求，語言表達準確、邏輯清晰、格式規(guī)范。2.及時高效原則：文件處理應(yīng)及時、快捷，確保各項工作的順利進行。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保文件信息安全。二、文件分類與編號（一）文件分類1.按文件性質(zhì)分為：政策性文件、規(guī)范性文件、指導(dǎo)性文件、事務(wù)性文件等。2.按文件來源分為：上級文件、本級文件、下級文件、平行文件等。3.按文件內(nèi)容分為：綜合類文件、業(yè)務(wù)類文件、專項工作文件等。（二）文件編號1.文件編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。2.編號格式為：[年份][部門代碼][文件類別代碼][順序號]。例如：2023RSZX001，其中“2023”表示年份，“RS”表示人事部門代碼，“ZX”表示綜合性文件類別代碼，“001”表示順序號。3.部門代碼和文件類別代碼由機關(guān)統(tǒng)一制定并公布。三、文件起草（一）起草要求1.文件起草應(yīng)明確主題，內(nèi)容具體、詳實，具有針對性和可操作性。2.語言表達應(yīng)簡潔明了，避免使用生僻字、模糊語言和歧義表述。3.涉及多個部門的文件，應(yīng)充分征求相關(guān)部門意見，確保文件內(nèi)容協(xié)調(diào)一致。（二）起草流程1.承辦人根據(jù)工作需要，確定文件主題和內(nèi)容框架，進行調(diào)查研究，收集相關(guān)資料。2.承辦人按照要求起草文件初稿，經(jīng)部門負責人審核后，提交分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。3.分管領(lǐng)導(dǎo)對文件初稿提出修改意見，承辦人根據(jù)意見進行修改完善，形成送審稿。四、文件審核（一）審核內(nèi)容1.文件內(nèi)容是否符合法律法規(guī)、政策要求，是否與上級文件精神保持一致。2.文件格式是否規(guī)范，編號是否準確。3.文件語言表達是否準確、通順，邏輯是否嚴謹。4.文件涉及的部門職責是否明確，工作措施是否可行。（二）審核流程1.送審稿提交至辦公室，由辦公室主任進行初步審核，重點審核文件格式、編號等是否規(guī)范。2.經(jīng)初步審核通過的文件，送相關(guān)業(yè)務(wù)部門進行專業(yè)審核，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提出審核意見。3.辦公室匯總各業(yè)務(wù)部門審核意見，提交給分管領(lǐng)導(dǎo)進行終審。分管領(lǐng)導(dǎo)對文件進行全面審核，提出最終審核意見。4.根據(jù)分管領(lǐng)導(dǎo)審核意見，承辦人對文件進行修改完善，形成定稿。五、文件印發(fā)（一）印發(fā)范圍1.根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件的印發(fā)范圍，包括機關(guān)內(nèi)部各部門、下屬單位等。2.涉及重要事項或需要廣泛知曉的文件，應(yīng)擴大印發(fā)范圍。（二）印發(fā)流程1.定稿文件提交至辦公室，由辦公室負責排版、校對。2.辦公室將排版后的文件送分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認。3.經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認的文件，由辦公室安排印發(fā)。印發(fā)方式包括紙質(zhì)印發(fā)和電子印發(fā)，根據(jù)實際情況選擇合適的印發(fā)方式。4.文件印發(fā)后，辦公室應(yīng)及時將文件分發(fā)至相關(guān)部門和人員，并做好發(fā)放記錄。六、文件歸檔（一）歸檔范圍1.機關(guān)內(nèi)部形成的具有保存價值的各類文件，包括紙質(zhì)文件、電子文件等。2.上級機關(guān)下發(fā)的與本機關(guān)工作相關(guān)的文件。3.下級機關(guān)報送的重要文件。（二）歸檔要求1.文件歸檔應(yīng)齊全、完整，按照文件形成的時間順序和類別進行整理。2.紙質(zhì)文件應(yīng)進行分類裝訂，編制頁碼，填寫文件目錄。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，確保文件的可讀性和可檢索性。（三）歸檔流程1.文件辦理完畢后，承辦人應(yīng)及時將文件整理好，移交至本部門檔案管理人員。2.部門檔案管理人員對接收的文件進行初步審核，確保文件符合歸檔要求。3.經(jīng)初步審核通過的文件，由部門檔案管理人員統(tǒng)一移交至機關(guān)檔案室。4.機關(guān)檔案室對接收的文件進行詳細審核和整理，按照檔案管理要求進行分類、編號、上架存儲。七、文件保管（一）保管要求1.機關(guān)檔案室應(yīng)配備必要的保管設(shè)施，確保文件的安全存放。2.對紙質(zhì)文件應(yīng)采取防潮、防蟲、防火、防盜等措施，定期進行檢查和維護。3.對電子文件應(yīng)進行備份存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（二）借閱管理1.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，到機關(guān)檔案室辦理借閱手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時間歸還文件，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或延長借閱期限。3.借閱人員應(yīng)妥善保管文件，不得在文件上涂改、圈劃、污損，確保文件的完好無損。（三）銷毀管理1.對已失去保存價值的文件，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.文件銷毀前，應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)部門負責人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由專人負責銷毀。3.文件銷毀應(yīng)采用適當?shù)姆绞?，確保文件信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行記錄，并存檔備查。八、文件利用（一）利用方式1.機關(guān)工作人員可根據(jù)工作需要，到機關(guān)檔案室查閱、復(fù)印相關(guān)文件。2.對涉及重要事項或敏感信息的文件，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行查閱和利用。（二）利用流程1.查閱人員應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱文件的名稱、文號、查閱目的等。2.申請表經(jīng)部門負責人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，到機關(guān)檔案室辦理查閱手續(xù)。3.機關(guān)檔案室工作人員根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的文件，并協(xié)助查閱人員進行查閱。4.查閱人員如需復(fù)印文件，應(yīng)經(jīng)機關(guān)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定的程序進行復(fù)印。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.辦公室負責對機關(guān)文件管理工作進行定期監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件起草、審核、印發(fā)、歸檔、保管和利用等環(huán)節(jié)的工作情況。（二）考核評價1.將文件管理工作納入機關(guān)工作人員績效考核體系，對文件管理工作成績突出的部門和個人進行表彰和