烘焙企業(yè)采購管理制度總則1.目的為規(guī)范公司采購管理工作，確保采購活動的順利進行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營所需物資的及時供應(yīng)，降低采購成本，保證物資質(zhì)量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購活動，包括原材料、包裝材料、設(shè)備、辦公用品等各類物資的采購。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，合理安排采購數(shù)量和時間，避免盲目采購。質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購物資符合國家相關(guān)標準和公司質(zhì)量要求，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商。成本控制原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，杜絕不正當交易行為。廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴格遵守廉潔自律規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂或不正當利益。采購組織與職責(zé)1.采購部門采購部是公司采購管理的職能部門，負責(zé)公司各類物資的采購工作。采購部設(shè)采購經(jīng)理一名，負責(zé)全面管理采購部工作，制定采購計劃，組織采購活動，協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系等。采購部根據(jù)物資類別設(shè)置采購專員崗位，負責(zé)具體的采購業(yè)務(wù)操作。2.其他部門職責(zé)生產(chǎn)部門：根據(jù)生產(chǎn)計劃，提前向采購部提供物資需求計劃，明確物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時間等要求，并參與采購物資的驗收工作。質(zhì)量部門：負責(zé)對采購物資的質(zhì)量進行檢驗和監(jiān)督，參與供應(yīng)商的評估和選擇，提出質(zhì)量方面的意見和建議。倉庫管理部門：負責(zé)采購物資的入庫、存儲、發(fā)放等管理工作，定期對庫存物資進行盤點，并及時向采購部反饋庫存信息。財務(wù)部門：負責(zé)審核采購合同，辦理采購付款手續(xù)，對采購成本進行核算和分析，提供財務(wù)方面的支持和監(jiān)督。采購流程1.采購申請各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫《采購申請表》，詳細注明物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求日期、用途等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字審核后提交至采購部。對于緊急采購需求，采購申請部門應(yīng)在申請表上注明“緊急”字樣，并說明緊急原因，采購部應(yīng)優(yōu)先處理。2.采購審批采購部收到采購申請后，對申請內(nèi)容進行審核，核實物資需求的合理性和必要性。對于金額較大或重要物資的采購申請，采購部應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后方可進行采購。3.供應(yīng)商選擇與評估采購部根據(jù)采購物資的類別和特點，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，收集其營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證等相關(guān)資質(zhì)文件，并要求供應(yīng)商提供樣品或產(chǎn)品資料。采購部組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進行實地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，對合格供應(yīng)商進行分類管理，并定期對供應(yīng)商進行重新評估和調(diào)整。4.采購談判與合同簽訂采購部與選定的供應(yīng)商進行采購談判，就物資的價格、質(zhì)量、交貨期、付款方式等條款進行協(xié)商，爭取最有利的采購條件。談判達成一致后，采購部起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并提交公司相關(guān)部門審核。采購合同經(jīng)審核通過后，由公司法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。合同簽訂后，采購部應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門。5.采購訂單下達采購部根據(jù)采購合同，填寫《采購訂單》，明確物資的詳細規(guī)格、數(shù)量、交貨日期、交貨地點等信息，并發(fā)送給供應(yīng)商。采購訂單下達后，采購部應(yīng)跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。6.物資驗收物資到貨前，采購部應(yīng)提前通知倉庫管理部門做好驗收準備工作。物資到貨時，倉庫管理部門會同質(zhì)量部門按照采購合同和相關(guān)標準對物資進行驗收，檢查物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等是否符合要求。對于驗收合格的物資，倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)，并填寫《入庫單》；對于驗收不合格的物資，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。7.采購付款采購部根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫《付款申請單》，附上發(fā)票、入庫單等相關(guān)憑證，提交財務(wù)部門審核。財務(wù)部門對付款申請進行審核，核實發(fā)票的真實性、合法性和完整性，以及采購業(yè)務(wù)的合規(guī)性。審核通過后，按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。采購預(yù)算管理1.采購預(yù)算編制采購部應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和物資需求預(yù)測，編制年度采購預(yù)算草案，并提交財務(wù)部門審核。財務(wù)部門結(jié)合公司財務(wù)狀況和資金安排，對采購預(yù)算草案進行審核和調(diào)整，形成年度采購預(yù)算方案，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。年度采購預(yù)算方案經(jīng)批準后，采購部應(yīng)將其分解為季度和月度采購預(yù)算，并嚴格按照預(yù)算執(zhí)行采購活動。2.采購預(yù)算執(zhí)行與控制采購部應(yīng)定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進行分析和評估，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，并采取有效措施加以解決。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，采購部應(yīng)提出預(yù)算調(diào)整申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整金額和調(diào)整后的預(yù)算安排，經(jīng)財務(wù)部門審核后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估采購部應(yīng)定期對采購活動中可能面臨的風(fēng)險進行識別和評估，包括市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等。根據(jù)風(fēng)險識別和評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，明確風(fēng)險責(zé)任人和風(fēng)險控制目標。2.風(fēng)險應(yīng)對措施市場風(fēng)險應(yīng)對：密切關(guān)注市場動態(tài)，及時了解物資價格波動情況，通過與供應(yīng)商簽訂長期合同、套期保值等方式降低市場風(fēng)險。質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：加強對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，嚴格執(zhí)行物資驗收制度，對不合格物資及時進行處理，確保所采購物資的質(zhì)量符合要求。供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對：建立供應(yīng)商評估和管理機制，定期對供應(yīng)商進行考核和評價，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商合作，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。合同風(fēng)險應(yīng)對：加強采購合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同的合法性、完整性和有效性，避免合同糾紛。付款風(fēng)險應(yīng)對：嚴格按照采購合同約定的付款方式和時間付款，加強對供應(yīng)商付款情況的跟蹤和監(jiān)督，防范付款風(fēng)險。采購績效評估1.評估指標設(shè)定采購績效評估指標應(yīng)包括采購成本、采購質(zhì)量、采購效率、供應(yīng)商管理等方面。具體指標如下：采購成本指標：采購價格與市場平均價格的差異率、采購成本降低率等。采購質(zhì)量指標：物資驗收合格率、退貨率等。采購效率指標：采購訂單處理周期、物資到貨及時率等。供應(yīng)商管理指標：供應(yīng)商投訴率、供應(yīng)商滿意度等。2.評估周期與方式采購績效評估周期為季度和年度。評估方式采用自評與上級評估相結(jié)合的方式，采購專員先進行自評，填寫《采購績效評估表》，然后由采購經(jīng)理進行審核和評估。3.評估結(jié)果應(yīng)用根據(jù)采購績效評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的采購人員進行表彰和獎勵，對績效不達標的采購人員進行輔導(dǎo)和培訓(xùn)，如仍不能改善績效，可采取相應(yīng)的處罰措施。采購績效評估結(jié)果作為采購人員晉升、調(diào)薪、崗位調(diào)整的重要依據(jù)。采購檔案管理1.檔案內(nèi)容采購檔案應(yīng)包括采購申請、采購審批文件、采購合同、采購訂單、供應(yīng)商資料、驗收報告、付款憑證等與采購活動相關(guān)的各類文件和資料。2.檔案整理與歸檔采購部應(yīng)指定專人負責(zé)采購檔案的整理和歸檔工作，確保檔案資料的完整性和準確性。采購檔案應(yīng)按照時間順序和類別進行分類整理，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，并進行備份保存。3.檔案查閱與保管期限公