開(kāi)具電子發(fā)票管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司電子發(fā)票的開(kāi)具流程，加強(qiáng)電子發(fā)票管理，確保發(fā)票開(kāi)具的準(zhǔn)確性、合法性和安全性，提高財(cái)務(wù)管理效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及電子發(fā)票開(kāi)具的所有部門(mén)和人員，包括但不限于銷(xiāo)售部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、客戶(hù)服務(wù)部門(mén)等。3.基本原則（1）依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家稅收法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保電子發(fā)票開(kāi)具符合法律要求。（2）準(zhǔn)確及時(shí)原則：保證電子發(fā)票信息的準(zhǔn)確無(wú)誤，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)開(kāi)具并交付給客戶(hù)。（3）安全保密原則：加強(qiáng)電子發(fā)票信息的安全管理，防止信息泄露、篡改等情況發(fā)生。二、電子發(fā)票開(kāi)具流程1.銷(xiāo)售業(yè)務(wù)確認(rèn)（1）銷(xiāo)售部門(mén)在與客戶(hù)簽訂銷(xiāo)售合同或達(dá)成銷(xiāo)售意向后，應(yīng)及時(shí)將銷(xiāo)售信息傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)，包括客戶(hù)名稱(chēng)、納稅人識(shí)別號(hào)、聯(lián)系方式、銷(xiāo)售商品或服務(wù)名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅額等。（2）財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)銷(xiāo)售信息進(jìn)行審核，確保信息的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)信息有誤，應(yīng)及時(shí)與銷(xiāo)售部門(mén)溝通并更正。2.發(fā)票開(kāi)具申請(qǐng)（1）銷(xiāo)售部門(mén)根據(jù)審核后的銷(xiāo)售信息，在公司的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中提交電子發(fā)票開(kāi)具申請(qǐng)。申請(qǐng)內(nèi)容應(yīng)包括發(fā)票類(lèi)型（專(zhuān)票或普票）、開(kāi)票金額、開(kāi)票項(xiàng)目等。（2）系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行初步校驗(yàn)，如校驗(yàn)通過(guò)，則進(jìn)入發(fā)票開(kāi)具環(huán)節(jié)；如校驗(yàn)不通過(guò)，系統(tǒng)應(yīng)提示具體錯(cuò)誤信息，銷(xiāo)售部門(mén)需重新提交申請(qǐng)。3.發(fā)票開(kāi)具操作（1）財(cái)務(wù)部門(mén)收到發(fā)票開(kāi)具申請(qǐng)后，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)在電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)上進(jìn)行發(fā)票開(kāi)具操作。操作人員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)開(kāi)票信息，確保與申請(qǐng)信息一致。（2）開(kāi)具電子發(fā)票時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的發(fā)票格式和內(nèi)容進(jìn)行填寫(xiě)，確保發(fā)票信息清晰、完整、準(zhǔn)確。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)包括發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、購(gòu)買(mǎi)方信息、銷(xiāo)售方信息、項(xiàng)目名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅額、合計(jì)金額等。（3）電子發(fā)票開(kāi)具成功后，系統(tǒng)自動(dòng)生成電子發(fā)票文件，并將發(fā)票信息同步至公司的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)。操作人員應(yīng)及時(shí)將電子發(fā)票文件下載保存，并進(jìn)行備份。4.發(fā)票交付（1）電子發(fā)票開(kāi)具成功后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將發(fā)票交付給客戶(hù)。交付方式可根據(jù)客戶(hù)要求選擇電子郵件、短信、微信公眾號(hào)推送等方式。（2）采用電子郵件方式交付時(shí)，應(yīng)在郵件主題中注明“電子發(fā)票[發(fā)票號(hào)碼]”，并在郵件正文簡(jiǎn)要說(shuō)明發(fā)票開(kāi)具的相關(guān)信息。同時(shí)，將電子發(fā)票文件作為附件添加至郵件中發(fā)送給客戶(hù)。（3）采用短信方式交付時(shí)，應(yīng)在短信內(nèi)容中注明“尊敬的客戶(hù)，您的電子發(fā)票已開(kāi)具，發(fā)票號(hào)碼為[發(fā)票號(hào)碼]，請(qǐng)查收。如有疑問(wèn)，請(qǐng)聯(lián)系[聯(lián)系電話(huà)]”，并附上電子發(fā)票下載鏈接或二維碼。（4）采用微信公眾號(hào)推送方式交付時(shí)，應(yīng)在公眾號(hào)中發(fā)布電子發(fā)票通知，告知客戶(hù)電子發(fā)票已開(kāi)具，并提供電子發(fā)票下載鏈接或二維碼?？蛻?hù)可通過(guò)點(diǎn)擊鏈接或掃描二維碼下載電子發(fā)票。5.發(fā)票查詢(xún)與紅沖（1）客戶(hù)如需查詢(xún)電子發(fā)票信息，可通過(guò)電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)、公司官方網(wǎng)站、微信公眾號(hào)等渠道進(jìn)行查詢(xún)。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)提供相應(yīng)的查詢(xún)指引和幫助。（2）如發(fā)生銷(xiāo)售退回、折讓等情況需要開(kāi)具紅字電子發(fā)票的，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門(mén)提交紅字發(fā)票開(kāi)具申請(qǐng)，并提供相關(guān)證明材料。財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，按照規(guī)定的流程在電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)上開(kāi)具紅字電子發(fā)票。三、電子發(fā)票信息管理1.信息錄入與維護(hù)（1）銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)確保客戶(hù)信息的準(zhǔn)確錄入和及時(shí)更新，包括客戶(hù)名稱(chēng)、納稅人識(shí)別號(hào)、聯(lián)系方式等?？蛻?hù)信息發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行修改。（2）財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)電子發(fā)票開(kāi)具信息進(jìn)行核對(duì)和清理，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)信息有誤或重復(fù)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更正和刪除。2.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份（1）電子發(fā)票信息應(yīng)妥善存儲(chǔ)在公司的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)或電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)上，存儲(chǔ)期限應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的要求。（2）財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)電子發(fā)票數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份方式可采用磁帶備份、光盤(pán)備份、云存儲(chǔ)備份等多種方式，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的位置，并定期進(jìn)行檢查和測(cè)試。3.信息安全與保密（1）公司應(yīng)加強(qiáng)電子發(fā)票信息的安全管理，采取必要的安全防護(hù)措施，防止信息泄露、篡改、丟失等情況發(fā)生。如設(shè)置用戶(hù)權(quán)限、加密傳輸、定期進(jìn)行安全檢查等。（2）涉及電子發(fā)票信息管理的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露客戶(hù)信息和發(fā)票信息。如因工作需要查閱或使用電子發(fā)票信息，應(yīng)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。四、電子發(fā)票開(kāi)具相關(guān)崗位及職責(zé)1.銷(xiāo)售部門(mén)（1）負(fù)責(zé)與客戶(hù)溝通銷(xiāo)售業(yè)務(wù)，準(zhǔn)確收集客戶(hù)信息，并及時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)。（2）在公司財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中提交電子發(fā)票開(kāi)具申請(qǐng)，確保申請(qǐng)信息的準(zhǔn)確無(wú)誤。（3）協(xié)助財(cái)務(wù)部門(mén)處理客戶(hù)關(guān)于電子發(fā)票的咨詢(xún)和問(wèn)題。2.財(cái)務(wù)部門(mén)（1）審核銷(xiāo)售部門(mén)提交的電子發(fā)票開(kāi)具申請(qǐng)，確保銷(xiāo)售信息的準(zhǔn)確性和完整性。（2）負(fù)責(zé)在電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)上進(jìn)行發(fā)票開(kāi)具操作，確保發(fā)票開(kāi)具的準(zhǔn)確性和合法性。（3）及時(shí)將電子發(fā)票交付給客戶(hù)，并做好發(fā)票交付記錄。（4）負(fù)責(zé)電子發(fā)票信息的管理，包括信息錄入、維護(hù)、存儲(chǔ)、備份等工作。（5）協(xié)助相關(guān)部門(mén)處理電子發(fā)票的查詢(xún)、紅沖等事宜。3.客戶(hù)服務(wù)部門(mén)（1）解答客戶(hù)關(guān)于電子發(fā)票的常見(jiàn)問(wèn)題，如發(fā)票查詢(xún)、下載、打印等操作方法。（2）收集客戶(hù)對(duì)電子發(fā)票開(kāi)具和交付的意見(jiàn)和建議，并及時(shí)反饋給相關(guān)部門(mén)。五、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)電子發(fā)票開(kāi)具情況進(jìn)行審計(jì)，檢查發(fā)票開(kāi)具流程是否合規(guī)、發(fā)票信息是否準(zhǔn)確、發(fā)票交付是否及時(shí)等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。2.稅務(wù)檢查財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)的檢查工作，及時(shí)提供電子發(fā)票開(kāi)具的相關(guān)資料和信息。如因電子發(fā)票開(kāi)具問(wèn)題導(dǎo)致公司面臨稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.績(jī)效考核將電子發(fā)票開(kāi)具工作納入相關(guān)部門(mén)和人員的績(jī)效考核體系，對(duì)在電子發(fā)票開(kāi)具工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反制度規(guī)定、導(dǎo)致工作失誤或出現(xiàn)問(wèn)題的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行相應(yīng)的處罰。六、培訓(xùn)與宣傳1.培訓(xùn)（1）定期組織公司內(nèi)部涉及電子發(fā)票開(kāi)具的人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括電子發(fā)票相關(guān)政策法規(guī)、開(kāi)具流程、系統(tǒng)操作、信息安全等方面的知識(shí)。（2）培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、實(shí)際操作演示等多種形式，確保培訓(xùn)效果。培訓(xùn)后應(yīng)進(jìn)行考核，考核合格后方可上崗操作。2.宣傳（1）通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、微信公眾號(hào)等渠道，向員工和客戶(hù)宣傳電子發(fā)票的相關(guān)知識(shí)和優(yōu)勢(shì)，提高員工對(duì)電子發(fā)票開(kāi)具工作的重視程度，增強(qiáng)客戶(hù)對(duì)電