掛賬客戶對(duì)賬管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)管理，規(guī)范掛賬客戶對(duì)賬工作，確保公司應(yīng)收賬款的準(zhǔn)確性和及時(shí)回收，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于與公司發(fā)生掛賬業(yè)務(wù)的所有客戶。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：確保對(duì)賬數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，賬賬相符、賬實(shí)相符。2.及時(shí)性原則：定期與掛賬客戶進(jìn)行對(duì)賬，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。3.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在對(duì)賬工作中的職責(zé)，確保對(duì)賬工作順利進(jìn)行。4.風(fēng)險(xiǎn)控制原則：通過(guò)對(duì)賬及時(shí)掌握客戶財(cái)務(wù)狀況和信用風(fēng)險(xiǎn)，采取有效措施防范壞賬損失。二、職責(zé)分工（一）銷售部門1.負(fù)責(zé)與掛賬客戶溝通協(xié)調(diào)對(duì)賬事宜，提供銷售合同、發(fā)貨單、發(fā)票等相關(guān)資料。2.協(xié)助財(cái)務(wù)部門核對(duì)客戶掛賬金額，對(duì)差異原因進(jìn)行初步調(diào)查和解釋。3.跟蹤掛賬客戶的還款情況，及時(shí)反饋客戶信用狀況。（二）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)制定對(duì)賬計(jì)劃，組織實(shí)施對(duì)賬工作。2.核對(duì)客戶掛賬明細(xì)，編制對(duì)賬函，發(fā)送給客戶進(jìn)行對(duì)賬。3.對(duì)客戶反饋的對(duì)賬差異進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，分析原因，提出處理建議。4.定期統(tǒng)計(jì)和分析應(yīng)收賬款賬齡、余額等情況，為公司決策提供依據(jù)。（三）法務(wù)部門1.協(xié)助財(cái)務(wù)部門處理對(duì)賬過(guò)程中涉及的法律問(wèn)題，提供法律支持和建議。2.對(duì)逾期未還款的掛賬客戶，根據(jù)需要采取法律措施追討欠款。（四）其他相關(guān)部門根據(jù)各自職責(zé)，配合做好掛賬客戶對(duì)賬工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、對(duì)賬周期（一）月度對(duì)賬1.每月初，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成上月掛賬客戶的對(duì)賬數(shù)據(jù)整理。2.銷售部門應(yīng)在收到財(cái)務(wù)部門提供的對(duì)賬數(shù)據(jù)后[X]個(gè)工作日內(nèi)，與掛賬客戶進(jìn)行溝通核對(duì)，并將核對(duì)結(jié)果反饋給財(cái)務(wù)部門。（二）季度對(duì)賬1.每季度末，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成本季度掛賬客戶的全面對(duì)賬工作。2.編制季度對(duì)賬報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明對(duì)賬情況、差異原因及處理建議。3.銷售部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)參與季度對(duì)賬工作，共同分析客戶信用狀況和風(fēng)險(xiǎn)。（三）年度對(duì)賬1.每年年末，財(cái)務(wù)部門應(yīng)組織開展年度掛賬客戶全面對(duì)賬工作。2.與客戶核對(duì)全年業(yè)務(wù)往來(lái)賬目，確保年度應(yīng)收賬款余額準(zhǔn)確無(wú)誤。3.編制年度對(duì)賬總結(jié)報(bào)告，總結(jié)全年對(duì)賬工作情況，提出改進(jìn)措施和建議。四、對(duì)賬內(nèi)容（一）賬目核對(duì)1.核對(duì)客戶掛賬明細(xì)，包括銷售金額、發(fā)貨數(shù)量、收款金額、欠款余額等。2.檢查銷售合同、發(fā)貨單、發(fā)票等原始憑證與掛賬記錄是否一致。3.核實(shí)客戶付款記錄，確保收款金額準(zhǔn)確入賬。（二）差異分析1.對(duì)于對(duì)賬過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的差異，雙方應(yīng)共同查找原因。2.差異原因可能包括：發(fā)貨數(shù)量不符、價(jià)格調(diào)整、退貨換貨、發(fā)票開具錯(cuò)誤、付款未及時(shí)入賬等。3.針對(duì)不同原因，采取相應(yīng)的解決措施，如補(bǔ)充發(fā)貨單、調(diào)整價(jià)格、開具紅字發(fā)票、確認(rèn)付款等。（三）信用評(píng)估1.根據(jù)對(duì)賬情況，評(píng)估客戶的信用狀況。2.關(guān)注客戶的還款能力、還款意愿、經(jīng)營(yíng)狀況等因素。3.對(duì)于信用狀況下降或存在風(fēng)險(xiǎn)的客戶，及時(shí)調(diào)整信用額度和結(jié)算方式，采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范措施。五、對(duì)賬流程（一）準(zhǔn)備階段1.財(cái)務(wù)部門收集整理上月（季、年）掛賬客戶的相關(guān)資料，包括銷售合同、發(fā)貨單、發(fā)票、收款記錄等。2.核對(duì)內(nèi)部賬目，確保公司自身賬務(wù)記錄準(zhǔn)確無(wú)誤。3.編制對(duì)賬函，明確對(duì)賬期間、賬目明細(xì)、欠款余額等內(nèi)容。（二）發(fā)送階段1.財(cái)務(wù)部門在對(duì)賬周期開始后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將對(duì)賬函通過(guò)郵件、傳真或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)等方式發(fā)送給掛賬客戶。2.在對(duì)賬函中注明回復(fù)期限和方式，要求客戶在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋對(duì)賬結(jié)果。（三）核對(duì)階段1.客戶收到對(duì)賬函后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行核對(duì)，并將核對(duì)結(jié)果以書面形式（加蓋公章）反饋給公司財(cái)務(wù)部門。2.銷售部門協(xié)助財(cái)務(wù)部門與客戶進(jìn)行溝通核對(duì)，解答客戶疑問(wèn)，核實(shí)差異情況。3.對(duì)于客戶提出的異議，雙方應(yīng)進(jìn)一步核實(shí)相關(guān)原始憑證，查找差異原因。（四）差異處理階段1.如經(jīng)核對(duì)存在差異，財(cái)務(wù)部門應(yīng)會(huì)同銷售部門等相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查分析，明確差異原因。2.根據(jù)差異原因，采取相應(yīng)的處理措施：屬于公司內(nèi)部原因的，如發(fā)貨數(shù)量錯(cuò)誤、價(jià)格計(jì)算錯(cuò)誤等，及時(shí)調(diào)整賬目，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。屬于客戶原因的，如退貨未及時(shí)辦理、付款未到賬等，與客戶協(xié)商解決，要求客戶提供相關(guān)證明文件，并督促客戶盡快處理。對(duì)于無(wú)法協(xié)商解決的差異，提交法務(wù)部門進(jìn)行處理，必要時(shí)通過(guò)法律途徑解決。3.差異處理完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)調(diào)整賬目，確保應(yīng)收賬款余額準(zhǔn)確無(wú)誤。（五）確認(rèn)階段1.雙方對(duì)差異處理結(jié)果達(dá)成一致后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)與客戶再次確認(rèn)對(duì)賬結(jié)果，并要求客戶在對(duì)賬確認(rèn)書上簽字蓋章。2.對(duì)賬確認(rèn)書應(yīng)包括對(duì)賬期間、賬目明細(xì)、欠款余額、差異原因及處理結(jié)果等內(nèi)容。3.將對(duì)賬確認(rèn)書存檔保存，作為后續(xù)收款和賬務(wù)處理的依據(jù)。六、對(duì)賬記錄與檔案管理（一）對(duì)賬記錄1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)對(duì)每次對(duì)賬過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括對(duì)賬時(shí)間、參與人員、對(duì)賬內(nèi)容、差異情況及處理結(jié)果等。2.對(duì)賬記錄應(yīng)采用紙質(zhì)或電子文檔形式保存，確保記錄完整、清晰、可追溯。（二）檔案管理1.建立掛賬客戶對(duì)賬檔案，將對(duì)賬相關(guān)資料進(jìn)行分類整理歸檔，包括對(duì)賬函、客戶反饋意見、對(duì)賬確認(rèn)書、原始憑證等。2.對(duì)賬檔案應(yīng)按照年度和客戶進(jìn)行分類存放，便于查詢和查閱。3.對(duì)賬檔案保存期限為[X]年，期滿后按照公司檔案管理制度進(jìn)行銷毀或存檔。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)掛賬客戶對(duì)賬工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保對(duì)賬制度的執(zhí)行情況符合規(guī)定要求。2.檢查內(nèi)容包括對(duì)賬流程的執(zhí)行情況、對(duì)賬記錄的完整性、差異處理的及時(shí)性和準(zhǔn)確性等。3.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核制度1.將掛賬客戶對(duì)賬工作納入相關(guān)部門和人員的績(jī)效考核體系。2.考核指標(biāo)包括對(duì)賬及時(shí)率、對(duì)賬準(zhǔn)確率、差異處理及時(shí)率、客戶滿意度等。