長(zhǎng)護(hù)險(xiǎn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)長(zhǎng)護(hù)險(xiǎn)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)與長(zhǎng)護(hù)險(xiǎn)業(yè)務(wù)相關(guān)的各類(lèi)檔案管理，包括但不限于參保人員信息檔案、評(píng)估資料檔案、護(hù)理服務(wù)記錄檔案、費(fèi)用結(jié)算檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：長(zhǎng)護(hù)險(xiǎn)檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定人員集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)如實(shí)反映長(zhǎng)護(hù)險(xiǎn)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，保證信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)參保人員的隱私和公司的商業(yè)機(jī)密。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、檢索和使用，提高工作效率，為長(zhǎng)護(hù)險(xiǎn)業(yè)務(wù)提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善長(zhǎng)護(hù)險(xiǎn)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)長(zhǎng)護(hù)險(xiǎn)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的信息化水平。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱和歸還管理，按照規(guī)定提供檔案利用服務(wù)。6.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)長(zhǎng)護(hù)險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的形成、積累和初步整理工作，并定期向檔案管理部門(mén)移交。2.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的整理、歸檔和保管工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和指導(dǎo)。3.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定程序查閱和利用檔案，并及時(shí)歸還。4.對(duì)本部門(mén)形成的檔案質(zhì)量負(fù)責(zé)，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的日常管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.妥善保管檔案，做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案損壞、丟失和泄露。4.按照規(guī)定為檔案利用者提供服務(wù)，做好檔案的借閱、查閱登記和歸還工作。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問(wèn)題。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.參保人員的基本信息資料，包括身份證、戶口本、醫(yī)?？ǖ葟?fù)印件。2.長(zhǎng)護(hù)險(xiǎn)評(píng)估申請(qǐng)資料，如評(píng)估申請(qǐng)表、醫(yī)療診斷證明、病歷等。3.護(hù)理服務(wù)記錄，包括護(hù)理計(jì)劃、護(hù)理記錄、服務(wù)反饋等。4.費(fèi)用結(jié)算相關(guān)資料，如發(fā)票、費(fèi)用清單、結(jié)算申請(qǐng)表等。5.與長(zhǎng)護(hù)險(xiǎn)業(yè)務(wù)相關(guān)的其他文件、資料和記錄。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)檔案資料收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集和保存。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照長(zhǎng)護(hù)險(xiǎn)業(yè)務(wù)的類(lèi)別和檔案內(nèi)容的性質(zhì)，將檔案分為參保人員檔案、評(píng)估檔案、護(hù)理服務(wù)檔案、費(fèi)用結(jié)算檔案等類(lèi)別。2.編號(hào)：為每一類(lèi)檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編目，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，并填寫(xiě)檔案目錄。4.裝訂：將整理好的檔案資料按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期將整理好的檔案資料移交檔案管理部門(mén)，移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案分類(lèi)和編號(hào)順序，將檔案及時(shí)歸檔，確保檔案存放有序。3.歸檔的檔案應(yīng)保持原貌，不得擅自涂改、偽造或銷(xiāo)毀。（二）保管期限1.長(zhǎng)護(hù)險(xiǎn)檔案的保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期。2.參保人員檔案、評(píng)估檔案、護(hù)理服務(wù)檔案等保管期限為長(zhǎng)期；費(fèi)用結(jié)算檔案等保管期限為中期；其他一般性文件資料保管期限為短期。3.具體保管期限如下：參保人員檔案：自參保人員終止長(zhǎng)護(hù)險(xiǎn)關(guān)系之日起保管[X]年。評(píng)估檔案：自評(píng)估結(jié)論作出之日起保管[X]年。護(hù)理服務(wù)檔案：自護(hù)理服務(wù)結(jié)束之日起保管[X]年。費(fèi)用結(jié)算檔案：自費(fèi)用結(jié)算完成之日起保管[X]年。其他一般性文件資料：自文件形成之日起保管[X]年。（三）保管方式1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)安全可靠，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案信息的正確使用。2.檔案利用應(yīng)滿足公司內(nèi)部業(yè)務(wù)工作和外部相關(guān)部門(mén)的查詢需求，為長(zhǎng)護(hù)險(xiǎn)業(yè)務(wù)的開(kāi)展提供支持。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可根據(jù)需要到檔案管理部門(mén)查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好查閱登記。2.復(fù)?。簩?duì)于確需復(fù)印的檔案資料，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。3.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）借閱要求1.借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。2.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱檔案進(jìn)行跟蹤管理，及時(shí)提醒借閱人員歸還檔案。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，組織業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出存毀意見(jiàn)。（二）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確定需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷(xiāo)毀清單經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，并由專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案信息徹底銷(xiāo)毀。4.檔案銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)，并將檔案銷(xiāo)毀清單歸檔保存。七、檔案的信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立長(zhǎng)護(hù)險(xiǎn)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱管理、鑒定銷(xiāo)毀等功能。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和交換。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理和編目的要求，將檔案信息準(zhǔn)確錄入檔案信息管理系統(tǒng)。2.定期對(duì)檔案信息進(jìn)行更新和維護(hù)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案一致。對(duì)于檔案信息的變更，應(yīng)及時(shí)在系統(tǒng)中進(jìn)行修改，并做好記錄。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。3.建立數(shù)據(jù)安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)系統(tǒng)操作進(jìn)行記錄和審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。八、檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)長(zhǎng)護(hù)險(xiǎn)檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)自身檔案管理工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。2.檔案的質(zhì)量和完整性，檔案資料是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，編目是否規(guī)范。3.檔案保管環(huán)境和設(shè)備的狀況，是否符合安全保管要求。4.檔案信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，數(shù)據(jù)是否安全、準(zhǔn)確。（三）問(wèn)題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。2.責(zé)任部門(mén)應(yīng)針對(duì)問(wèn)題制