水務(wù)公司辦公室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)水務(wù)公司辦公室管理，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于水務(wù)公司辦公室全體工作人員。（三）基本原則1.規(guī)范化原則：各項(xiàng)工作流程和行為準(zhǔn)則應(yīng)明確、規(guī)范，確保工作的一致性和準(zhǔn)確性。2.高效性原則：優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高工作效率，及時(shí)響應(yīng)公司內(nèi)外需求。3.服務(wù)性原則：辦公室工作以服務(wù)公司各部門、服務(wù)員工、服務(wù)客戶為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。4.保密性原則：嚴(yán)格保守公司機(jī)密，確保公司信息安全。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）辦公室組織架構(gòu)辦公室設(shè)主任一名，副主任若干名，下設(shè)行政、文秘、檔案、后勤等崗位。（二）各崗位職責(zé)1.辦公室主任職責(zé)全面負(fù)責(zé)辦公室的日常管理工作，制定辦公室工作計(jì)劃并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)辦公室與公司其他部門之間的工作關(guān)系，確保各項(xiàng)工作的順利銜接。負(fù)責(zé)公司重要會(huì)議的組織安排，撰寫會(huì)議紀(jì)要，跟蹤會(huì)議決議的執(zhí)行情況。審核以公司名義發(fā)布的各類文件、報(bào)告等，確保文件質(zhì)量。負(fù)責(zé)公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)與接待工作，維護(hù)公司良好形象。監(jiān)督辦公室各項(xiàng)工作制度的執(zhí)行情況，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行糾正和處理。完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。2.行政崗位職責(zé)負(fù)責(zé)公司辦公用品、設(shè)備的采購(gòu)、管理和發(fā)放工作，建立相應(yīng)的臺(tái)賬。做好公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，定期組織清潔和檢查。負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度、使用管理和維護(hù)保養(yǎng)工作，確保車輛安全運(yùn)行。辦理公司員工的考勤記錄，統(tǒng)計(jì)考勤數(shù)據(jù)，核算員工工資中的考勤部分。協(xié)助組織公司各類活動(dòng)，負(fù)責(zé)活動(dòng)場(chǎng)地的布置、物資準(zhǔn)備等工作。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他行政事務(wù)性工作。3.文秘崗位職責(zé)負(fù)責(zé)公司各類文件的起草、審核、印發(fā)和歸檔工作，確保文件流轉(zhuǎn)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。接聽、轉(zhuǎn)接公司電話，記錄重要電話內(nèi)容，及時(shí)傳達(dá)相關(guān)信息。負(fù)責(zé)公司郵件的收發(fā)、登記和分送工作，對(duì)重要郵件進(jìn)行跟蹤處理。協(xié)助辦公室主任做好會(huì)議安排，包括會(huì)議通知的發(fā)送、會(huì)議資料的準(zhǔn)備等。負(fù)責(zé)公司大事記的記錄和整理工作。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他文秘工作任務(wù)。4.檔案崗位職責(zé)制定公司檔案管理制度，規(guī)范檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作流程。負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、分類、編號(hào)和裝訂工作，建立檔案目錄和索引。對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全和完整，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)。按照規(guī)定為公司內(nèi)部各部門和員工提供檔案查閱服務(wù)，做好查閱登記工作。負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化管理工作，提高檔案檢索和利用效率。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。5.后勤崗位職責(zé)負(fù)責(zé)公司食堂的管理工作，確保食堂飲食安全、衛(wèi)生，合理安排膳食。管理公司宿舍，做好宿舍設(shè)施的維護(hù)和維修工作，為員工提供良好的住宿環(huán)境。負(fù)責(zé)公司水電、空調(diào)等設(shè)施設(shè)備的日常維護(hù)和管理，及時(shí)處理設(shè)施設(shè)備故障。做好公司辦公區(qū)域的安全保衛(wèi)工作，制定安全保衛(wèi)制度，加強(qiáng)巡邏檢查，確保公司財(cái)產(chǎn)和人員安全。負(fù)責(zé)公司各類物資的倉(cāng)庫(kù)管理工作，建立物資出入庫(kù)臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)物資。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他后勤保障工作任務(wù)。三、工作流程與規(guī)范（一）文件管理1.文件起草各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)主題明確、邏輯清晰、語言規(guī)范。涉及多個(gè)部門的文件，主辦部門應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，征求意見后形成初稿。2.文件審核初稿完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保文件內(nèi)容符合部門工作實(shí)際和公司整體要求。重要文件需提交辦公室主任審核，辦公室主任審核通過后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.文件印發(fā)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后的文件，由文秘崗位負(fù)責(zé)編號(hào)、排版、打印，并加蓋公司印章。文件印發(fā)后，文秘崗位應(yīng)及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好文件發(fā)放記錄。4.文件歸檔文件印發(fā)后，文秘崗位應(yīng)及時(shí)將文件原件及相關(guān)資料整理歸檔，按照檔案管理要求進(jìn)行分類存放。定期對(duì)歸檔文件進(jìn)行清理和核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）會(huì)議管理1.會(huì)議計(jì)劃辦公室主任根據(jù)公司工作安排，制定年度會(huì)議計(jì)劃，明確會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容等。各部門如需召開會(huì)議，應(yīng)提前向辦公室提交會(huì)議申請(qǐng)，經(jīng)辦公室主任審核后納入會(huì)議計(jì)劃。2.會(huì)議籌備會(huì)議主辦部門負(fù)責(zé)會(huì)議資料的準(zhǔn)備工作，包括會(huì)議議程、匯報(bào)材料、發(fā)言稿等。辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議場(chǎng)地的預(yù)訂、布置，會(huì)議設(shè)備的調(diào)試，會(huì)議通知的發(fā)送等工作。3.會(huì)議組織會(huì)議組織人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議場(chǎng)地，做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，確保會(huì)議按時(shí)召開。會(huì)議期間，組織人員應(yīng)維持會(huì)議秩序，做好會(huì)議記錄，及時(shí)處理會(huì)議中出現(xiàn)的問題。4.會(huì)議紀(jì)要會(huì)議結(jié)束后，文秘崗位應(yīng)及時(shí)撰寫會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)辦公室主任審核后發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確記錄會(huì)議主要內(nèi)容、決議事項(xiàng)、責(zé)任部門和完成時(shí)間等。5.會(huì)議決議跟蹤各責(zé)任部門應(yīng)按照會(huì)議決議要求，按時(shí)完成相關(guān)工作任務(wù)，并及時(shí)向辦公室反饋工作進(jìn)展情況。辦公室負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保決議事項(xiàng)得到有效落實(shí)。（三）辦公用品管理1.需求申報(bào)各部門根據(jù)工作需要，每月末填寫辦公用品需求申請(qǐng)表，詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交給行政崗位。2.采購(gòu)審批行政崗位對(duì)各部門提交的辦公用品需求申請(qǐng)表進(jìn)行匯總整理，根據(jù)庫(kù)存情況制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃報(bào)辦公室主任審批后，由行政崗位負(fù)責(zé)實(shí)施采購(gòu)。3.采購(gòu)實(shí)施行政崗位按照審批后的采購(gòu)計(jì)劃，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守公司財(cái)務(wù)制度，確保采購(gòu)物品的質(zhì)量和價(jià)格合理。4.驗(yàn)收與入庫(kù)辦公用品采購(gòu)到貨后，行政崗位應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收，核對(duì)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購(gòu)訂單一致。驗(yàn)收合格的辦公用品辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫入庫(kù)單，更新庫(kù)存臺(tái)賬。5.發(fā)放與領(lǐng)用各部門員工憑部門負(fù)責(zé)人簽字的領(lǐng)用單到行政崗位領(lǐng)取辦公用品。行政崗位按照領(lǐng)用單發(fā)放辦公用品，并做好發(fā)放記錄，定期盤點(diǎn)庫(kù)存。（四）車輛管理1.車輛調(diào)度公司員工因工作需要使用車輛，應(yīng)提前填寫用車申請(qǐng)表，注明用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由等。行政崗位根據(jù)車輛使用情況和工作緊急程度進(jìn)行車輛調(diào)度，合理安排車輛使用。2.車輛使用駕駛員接到出車任務(wù)后，應(yīng)提前做好車輛檢查和清潔工作，確保車輛性能良好、整潔衛(wèi)生。駕駛員在出車過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，安全駕駛，文明行車。因特殊情況需要變更用車時(shí)間、地點(diǎn)或事由的，用車人應(yīng)及時(shí)通知行政崗位。3.車輛維護(hù)保養(yǎng)行政崗位負(fù)責(zé)制定車輛維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，定期安排車輛進(jìn)行保養(yǎng)和維修。駕駛員應(yīng)及時(shí)反饋車輛運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題，配合維修人員做好車輛維修工作。車輛維修費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行，維修后應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收，確保維修質(zhì)量。4.車輛安全管理駕駛員應(yīng)定期參加交通安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)，確保行車安全。車輛應(yīng)配備必要的安全設(shè)備，如滅火器、急救箱等，并定期檢查其有效性。行政崗位應(yīng)定期對(duì)車輛進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)整改。（五）檔案管理1.檔案收集各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案資料的齊全、完整。檔案形成后，應(yīng)及時(shí)整理分類，定期移交檔案崗位。2.檔案整理檔案崗位按照檔案管理要求，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。檔案整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。3.檔案歸檔整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，按照檔案類別和保管期限分別存放。建立檔案目錄和索引，便于檔案的查找和利用。4.檔案保管檔案崗位應(yīng)提供安全、適宜的檔案保管環(huán)境，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮設(shè)施等。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整，對(duì)破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。5.檔案查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到檔案崗位查閱。檔案查閱應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案。查閱完畢后，檔案崗位應(yīng)及時(shí)將檔案歸還原位。（六）后勤管理1.食堂管理后勤崗位負(fù)責(zé)食堂的日常管理工作，制定食堂管理制度，規(guī)范食堂工作人員的行為。加強(qiáng)食堂食品安全管理，嚴(yán)格把控食材采購(gòu)渠道，確保食品安全衛(wèi)生。合理安排食堂膳食，注重營(yíng)養(yǎng)搭配，滿足員工不同口味需求。定期收集員工對(duì)食堂工作的意見和建議，不斷改進(jìn)食堂服務(wù)質(zhì)量。2.宿舍管理后勤崗位負(fù)責(zé)公司宿舍的管理工作，制定宿舍管理制度，明確住宿人員的權(quán)利和義務(wù)。做好宿舍設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和維修工作，及時(shí)解決員工在住宿過程中遇到的問題。加強(qiáng)宿舍安全管理，定期檢查宿舍安全情況，確保員工住宿安全。維護(hù)宿舍環(huán)境衛(wèi)生，組織住宿人員定期進(jìn)行清潔打掃。3.設(shè)施設(shè)備維護(hù)管理后勤崗位負(fù)責(zé)公司水電、空調(diào)、電梯等設(shè)施設(shè)備的日常維護(hù)和管理工作。制定設(shè)施設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，定期對(duì)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行巡檢、保養(yǎng)和維修，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。建立設(shè)施設(shè)備維修檔案，記錄維修情況和更換零部件信息。接到設(shè)施設(shè)備故障報(bào)修后，應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修，盡快恢復(fù)設(shè)施設(shè)備正常使用。4.安全保衛(wèi)管理制定公司安全保衛(wèi)制度，加強(qiáng)辦公區(qū)域的安全保衛(wèi)工作。安排專人負(fù)責(zé)安全保衛(wèi)值班，做好人員和車輛出入登記，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入公司。定期開展安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，確保公司財(cái)產(chǎn)和人員安全。加強(qiáng)對(duì)公司重點(diǎn)部位的安全防范，如財(cái)務(wù)室、檔案室等，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備。5.物資倉(cāng)庫(kù)管理后勤崗位負(fù)責(zé)公司各類物資的倉(cāng)庫(kù)管理工作，建立物資出入庫(kù)臺(tái)賬。物資入庫(kù)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等，確保物資符合要求。物資出庫(kù)時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程辦理手續(xù)，憑領(lǐng)料單發(fā)放物資。定期對(duì)物資進(jìn)行盤點(diǎn)，做到賬實(shí)相符，及時(shí)清理積壓物資。四、工作紀(jì)律與行為規(guī)范（一）考勤紀(jì)律1.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守考勤制度，按時(shí)上下班，不得遲到、早退、曠工。2.員工請(qǐng)假應(yīng)提前按照規(guī)定的審批流程辦理請(qǐng)假手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自離崗。3.行政崗位負(fù)責(zé)員工考勤記錄的統(tǒng)計(jì)和核算工作，每月定期公布考勤情況。（二）工作紀(jì)律1.員工應(yīng)遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行工作職責(zé)，按時(shí)完成工作任務(wù)。2.工作時(shí)間內(nèi)不得從事與工作無關(guān)的事情，如玩游戲、聊天、瀏覽無關(guān)網(wǎng)頁(yè)等。3.嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露公司機(jī)密信息。（三）行為規(guī)范1.員工應(yīng)保持良好的工作態(tài)度和職業(yè)素養(yǎng)，做到文明禮貌、熱情周到。2.注重團(tuán)隊(duì)合作，相互支持、相互配合，共同完成工作任務(wù)。3.愛護(hù)公司財(cái)物，節(jié)約使用辦公用品，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。五、考核與獎(jiǎng)懲（一）考核1.辦公室定期對(duì)員工的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括工作業(yè)績(jī)、工作態(tài)度、工作能力等方面。2.考核方式采用自評(píng)、上級(jí)評(píng)價(jià)、同事評(píng)價(jià)相