酒店合同類管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)酒店合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)酒店合法權(quán)益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于酒店與自然人、法人及其他組織簽訂的各類合同，包括但不限于采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同、勞動(dòng)合同等。3.基本原則依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策的要求。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和對(duì)方合法權(quán)益。誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理職責(zé)1.合同管理部門及職責(zé)法務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的合法性審查，對(duì)合同條款是否符合法律法規(guī)進(jìn)行把關(guān)。參與重大合同的談判、起草工作，提供法律意見和建議。處理合同糾紛，代表酒店參與訴訟、仲裁等法律程序。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的前期調(diào)查、談判、起草工作，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求。負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，及時(shí)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。配合法務(wù)部門處理合同糾紛，提供相關(guān)業(yè)務(wù)資料和證據(jù)。財(cái)務(wù)部門參與合同涉及財(cái)務(wù)條款的審核，確保合同財(cái)務(wù)條款合理、合規(guī)。負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付管理，監(jiān)督合同款項(xiàng)的支付情況。提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和分析，為合同管理決策提供支持。行政部門負(fù)責(zé)合同文本的統(tǒng)一編號(hào)、歸檔管理，建立合同臺(tái)賬。協(xié)助業(yè)務(wù)部門辦理合同簽訂所需的相關(guān)手續(xù)，如蓋章、登記等。負(fù)責(zé)合同管理相關(guān)文件的收發(fā)、傳遞和保管。2.合同管理人員職責(zé)熟悉國(guó)家法律法規(guī)和酒店合同管理制度，具備相應(yīng)的法律知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。負(fù)責(zé)合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的具體工作。及時(shí)收集、整理、歸檔合同相關(guān)資料，建立健全合同管理檔案。定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議和措施。三、合同簽訂管理1.合同簽訂流程合同立項(xiàng)業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要提出合同立項(xiàng)申請(qǐng)，填寫《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明合同的名稱、對(duì)方當(dāng)事人、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等主要內(nèi)容，并附上相關(guān)背景資料和初步談判情況。合同審批《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查。法務(wù)部門對(duì)合同條款的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，提出審查意見，并將審查通過(guò)的合同申請(qǐng)表及合同草案提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。財(cái)務(wù)部門對(duì)合同涉及的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，如付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等，確保財(cái)務(wù)條款合理、合規(guī)，并出具財(cái)務(wù)審核意見。經(jīng)法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)的合同申請(qǐng)表及合同草案，提交酒店總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理根據(jù)合同的重要性、風(fēng)險(xiǎn)程度等因素進(jìn)行審批，簽署審批意見。合同簽訂合同經(jīng)審批通過(guò)后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行合同簽訂。合同簽訂人員應(yīng)確保合同文本與審批通過(guò)的合同草案一致，不得擅自修改合同條款。合同簽訂時(shí)，應(yīng)加蓋酒店公章或合同專用章。合同文本一式多份，分別由業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、行政部門等留存歸檔。2.合同條款審查要點(diǎn)合法性條款：確保合同內(nèi)容符合國(guó)家法律法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定，避免出現(xiàn)違法條款。權(quán)利義務(wù)條款：明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款應(yīng)具體、明確、可操作，避免模糊不清或歧義。價(jià)格條款：明確合同價(jià)款或報(bào)酬的金額、支付方式、結(jié)算周期等，確保價(jià)格合理、公平。質(zhì)量條款：詳細(xì)約定合同標(biāo)的的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式等，確保質(zhì)量條款明確、可衡量。違約責(zé)任條款：明確雙方違約的情形及應(yīng)承擔(dān)的違約責(zé)任，違約責(zé)任應(yīng)具有可操作性和合理性。爭(zhēng)議解決條款：約定合同爭(zhēng)議的解決方式，如協(xié)商、仲裁或訴訟，并明確具體的仲裁機(jī)構(gòu)或管轄法院。3.合同簽訂注意事項(xiàng)簽訂合同前，應(yīng)認(rèn)真審查對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、經(jīng)營(yíng)范圍、資信狀況等，確保對(duì)方具有簽訂合同的能力和信譽(yù)。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，避免使用模糊、歧義或容易引起爭(zhēng)議的表述。合同簽訂過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照審批流程進(jìn)行，不得越級(jí)審批或擅自簡(jiǎn)化審批程序。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，確保各部門了解合同內(nèi)容，做好合同履行的準(zhǔn)備工作。四、合同履行管理1.合同履行跟蹤業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履行的跟蹤管理，指定專人負(fù)責(zé)合同履行情況的監(jiān)督和檢查。合同履行跟蹤人員應(yīng)定期與對(duì)方當(dāng)事人溝通，了解合同履行進(jìn)度，及時(shí)掌握合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。對(duì)于合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的異常情況，如對(duì)方未按時(shí)履行義務(wù)、產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題、價(jià)格調(diào)整等，合同履行跟蹤人員應(yīng)及時(shí)向業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.合同變更管理合同履行過(guò)程中，如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容及對(duì)合同履行的影響，并附上相關(guān)證明材料?！逗贤兏暾?qǐng)表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查。法務(wù)部門對(duì)合同變更條款的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，提出審查意見，并將審查通過(guò)的合同變更申請(qǐng)表及變更后的合同草案提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。財(cái)務(wù)部門對(duì)合同變更涉及的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，如付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等，確保財(cái)務(wù)條款合理、合規(guī)，并出具財(cái)務(wù)審核意見。經(jīng)法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)的合同變更申請(qǐng)表及變更后的合同草案，提交酒店總經(jīng)理審批。總經(jīng)理根據(jù)合同變更的具體情況進(jìn)行審批，簽署審批意見。合同變更經(jīng)審批通過(guò)后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同變更協(xié)議，并按照變更后的合同履行。3.合同終止管理合同履行完畢或出現(xiàn)法定終止情形時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同終止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明合同終止的原因、時(shí)間及相關(guān)事項(xiàng)，并附上相關(guān)證明材料?！逗贤K止申請(qǐng)表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查。法務(wù)部門對(duì)合同終止條款的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，提出審查意見，并將審查通過(guò)的合同終止申請(qǐng)表提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)結(jié)算審核。財(cái)務(wù)部門對(duì)合同終止涉及的財(cái)務(wù)款項(xiàng)進(jìn)行結(jié)算審核，如應(yīng)收應(yīng)付賬款的清理、發(fā)票開具等，確保財(cái)務(wù)結(jié)算準(zhǔn)確、合規(guī)，并出具財(cái)務(wù)結(jié)算審核意見。經(jīng)法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)的合同終止申請(qǐng)表，提交酒店總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理根據(jù)合同終止的具體情況進(jìn)行審批，簽署審批意見。合同終止經(jīng)審批通過(guò)后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對(duì)方當(dāng)事人辦理合同終止手續(xù)，如交接合同標(biāo)的物、清理往來(lái)款項(xiàng)等。行政部門負(fù)責(zé)對(duì)合同終止相關(guān)資料進(jìn)行歸檔管理。五、合同糾紛處理1.糾紛預(yù)防加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格按照合同簽訂流程和審批程序簽訂合同，確保合同條款明確、合法、有效。加強(qiáng)合同履行跟蹤，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，避免糾紛的發(fā)生。定期組織合同管理人員進(jìn)行法律法規(guī)培訓(xùn)，提高合同管理人員的法律意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.糾紛處理流程合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)材料，如合同文本、往來(lái)函件、送貨單、驗(yàn)收單、發(fā)票等，并填寫《合同糾紛處理申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明糾紛的原因、經(jīng)過(guò)、爭(zhēng)議焦點(diǎn)及處理建議?！逗贤m紛處理申請(qǐng)表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交法務(wù)部門。法務(wù)部門對(duì)合同糾紛進(jìn)行分析研究，制定糾紛處理方案，并組織相關(guān)人員進(jìn)行協(xié)商談判。協(xié)商談判過(guò)程中，應(yīng)充分聽取業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門的意見和建議。如協(xié)商談判無(wú)法解決合同糾紛，法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)代表酒店提起訴訟或申請(qǐng)仲裁，并負(fù)責(zé)處理訴訟或仲裁相關(guān)事宜。在訴訟或仲裁過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)積極配合法務(wù)部門，提供必要的證據(jù)材料和支持。3.糾紛處理原則依法依規(guī)原則：合同糾紛的處理應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策的要求進(jìn)行，維護(hù)酒店的合法權(quán)益。公平公正原則：在合同糾紛處理過(guò)程中，應(yīng)堅(jiān)持公平公正的原則，客觀、公正地處理糾紛，不得偏袒任何一方。協(xié)商解決優(yōu)先原則：盡量通過(guò)協(xié)商談判解決合同糾紛，協(xié)商解決不成的，再考慮通過(guò)訴訟或仲裁等方式解決。六、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料提交給行政部門進(jìn)行歸檔。合同相關(guān)資料包括合同立項(xiàng)申請(qǐng)表、審批意見、合同變更申請(qǐng)表、終止申請(qǐng)表、往來(lái)函件、送貨單、驗(yàn)收單、發(fā)票等。行政部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的收集工作，確保合同檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案整理行政部門對(duì)收集到的合同檔案資料進(jìn)行整理，按照合同類別、簽訂時(shí)間、編號(hào)等進(jìn)行分類歸檔。合同檔案應(yīng)建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊(cè)，并編制檔案目錄。3.檔案保管行政部門應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保合同檔案的安全保管。合同檔案應(yīng)按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管，保管期限根據(jù)合同的性質(zhì)和重要程度確定。一般合同檔案的保管期限為[X]年，重要合同檔案的保管期限為[X]年。定期對(duì)合同檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。4.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱的原因、內(nèi)容、范圍等，并經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。行政部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供合同檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室或進(jìn)行涂改、復(fù)印、拍照等行為。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將合同檔案歸還行政部門，并在《合同檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查酒店定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的合規(guī)性，合同檔案管理的完整性和準(zhǔn)確性等。監(jiān)督檢查可采取定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行。定期檢查每年至少進(jìn)行[X]次，不定期抽查根據(jù)工作需要隨時(shí)進(jìn)行。對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況。2.考核評(píng)價(jià)建立合同管理工作考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)合同管理部門及合同管理人員的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)指標(biāo)包括合同簽訂的合規(guī)性、合同履行的情況、合同糾紛的處理結(jié)果、合同檔案