省公司會(huì)議管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范省公司會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，特制定本制度。本制度旨在明確各類會(huì)議的組織、召開、記錄、跟進(jìn)等流程，使會(huì)議能夠有效傳達(dá)信息、解決問題、推動(dòng)工作開展，促進(jìn)公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。（二）適用范圍本制度適用于省公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)及其所屬員工。（三）會(huì)議原則1.精簡(jiǎn)高效原則：嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量、規(guī)模和時(shí)間，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議能夠解決實(shí)際問題，避免形式主義。2.統(tǒng)一規(guī)范原則：各類會(huì)議的組織、流程、記錄等應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保會(huì)議管理的一致性和嚴(yán)肅性。3.務(wù)實(shí)創(chuàng)新原則：會(huì)議內(nèi)容應(yīng)緊密圍繞公司業(yè)務(wù)實(shí)際，注重務(wù)實(shí)性；同時(shí)鼓勵(lì)采用創(chuàng)新的會(huì)議形式和手段，提高會(huì)議效果。二、會(huì)議分類及職責(zé)分工（一）會(huì)議分類1.公司級(jí)會(huì)議：包括公司年度工作會(huì)議、半年工作會(huì)議、季度工作會(huì)議、月度工作會(huì)議等，主要傳達(dá)公司戰(zhàn)略方針、總結(jié)階段性工作、部署下一階段任務(wù)。2.部門級(jí)會(huì)議：由各部門自行組織召開，包括部門周例會(huì)、月例會(huì)等，用于總結(jié)部門工作進(jìn)展、討論解決部門內(nèi)部問題、安排近期工作。3.專項(xiàng)會(huì)議：針對(duì)特定業(yè)務(wù)或問題召開的會(huì)議，如項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、業(yè)務(wù)研討會(huì)、問題解決會(huì)等，旨在深入研究和解決專項(xiàng)工作中的關(guān)鍵問題。4.跨部門會(huì)議：涉及多個(gè)部門協(xié)同工作的會(huì)議，用于協(xié)調(diào)部門間的工作關(guān)系、溝通工作進(jìn)展、解決跨部門合作中的問題。（二）職責(zé)分工1.總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司級(jí)會(huì)議的統(tǒng)籌安排，包括會(huì)議議題收集、會(huì)議通知發(fā)布、會(huì)議資料準(zhǔn)備、會(huì)議組織實(shí)施、會(huì)議記錄整理等。對(duì)各部門會(huì)議管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保公司會(huì)議管理制度的有效執(zhí)行。負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的審核和發(fā)布，跟蹤會(huì)議決議的執(zhí)行情況。2.各部門負(fù)責(zé)本部門級(jí)會(huì)議和專項(xiàng)會(huì)議的組織召開，按照公司要求做好會(huì)議相關(guān)工作。負(fù)責(zé)提出跨部門會(huì)議的議題，積極參與跨部門會(huì)議，配合做好會(huì)議組織和決議執(zhí)行工作。負(fù)責(zé)落實(shí)本部門相關(guān)會(huì)議決議，及時(shí)向總經(jīng)理辦公室反饋決議執(zhí)行情況。三、會(huì)議組織（一）會(huì)議計(jì)劃1.總經(jīng)理辦公室應(yīng)于每年年初制定公司年度會(huì)議計(jì)劃，明確各類會(huì)議的召開時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議主題等內(nèi)容，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.各部門應(yīng)根據(jù)公司年度會(huì)議計(jì)劃和本部門工作需要，制定本部門年度會(huì)議計(jì)劃，并報(bào)總經(jīng)理辦公室備案。3.會(huì)議計(jì)劃應(yīng)具有前瞻性和靈活性，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實(shí)際工作情況適時(shí)進(jìn)行調(diào)整。（二）會(huì)議通知1.會(huì)議主辦部門應(yīng)提前[X]個(gè)工作日發(fā)出會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、會(huì)議要求等內(nèi)容。2.會(huì)議通知應(yīng)采用書面、郵件、公司內(nèi)部通訊軟件等多種方式發(fā)布，確保參會(huì)人員能夠及時(shí)收到通知。3.對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)在會(huì)議通知中明確要求參會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備，如準(zhǔn)備發(fā)言材料、匯報(bào)工作進(jìn)展等。（三）會(huì)議資料準(zhǔn)備1.會(huì)議主辦部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題和議程，準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議資料，如工作報(bào)告、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、政策文件、討論提綱等。2.會(huì)議資料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、格式規(guī)范，并提前發(fā)放給參會(huì)人員，以便參會(huì)人員提前了解會(huì)議內(nèi)容，做好發(fā)言和討論準(zhǔn)備。3.對(duì)于臨時(shí)增加的會(huì)議議題或需要緊急討論的事項(xiàng)，會(huì)議主辦部門應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)備相關(guān)資料，并在會(huì)議召開前發(fā)放給參會(huì)人員。（四）會(huì)議場(chǎng)地安排1.總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司級(jí)會(huì)議場(chǎng)地的預(yù)訂和布置，確保會(huì)議場(chǎng)地環(huán)境整潔、設(shè)施齊全、音響設(shè)備正常運(yùn)行。2.各部門負(fù)責(zé)本部門級(jí)會(huì)議和專項(xiàng)會(huì)議場(chǎng)地的安排，應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)模和需求選擇合適的場(chǎng)地，并提前做好場(chǎng)地布置工作。3.會(huì)議場(chǎng)地應(yīng)配備必要的文具、茶水等用品，為參會(huì)人員提供良好的會(huì)議條件。（五）會(huì)議簽到1.會(huì)議主辦部門應(yīng)在會(huì)議開始前[X]分鐘組織參會(huì)人員簽到，確保參會(huì)人員按時(shí)到會(huì)。2.簽到方式可采用紙質(zhì)簽到、電子簽到等多種形式，簽到表應(yīng)記錄參會(huì)人員姓名、部門、職務(wù)等信息。3.對(duì)于未按時(shí)簽到的參會(huì)人員，會(huì)議主辦部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行催到，并記錄相關(guān)情況。四、會(huì)議召開（一）會(huì)議主持1.公司級(jí)會(huì)議一般由公司領(lǐng)導(dǎo)主持，部門級(jí)會(huì)議由部門負(fù)責(zé)人主持，專項(xiàng)會(huì)議和跨部門會(huì)議根據(jù)會(huì)議主題和實(shí)際情況確定主持人。2.會(huì)議主持人應(yīng)提前熟悉會(huì)議議程和相關(guān)資料，掌握會(huì)議目的和重點(diǎn)，確保會(huì)議順利進(jìn)行。3.會(huì)議主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議有序進(jìn)行，控制會(huì)議節(jié)奏，鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)言，充分討論，避免出現(xiàn)冷場(chǎng)、跑題等情況。（二）會(huì)議發(fā)言1.參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議通知要求按時(shí)到會(huì)，遵守會(huì)議紀(jì)律，不得遲到、早退、缺席。2.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真準(zhǔn)備發(fā)言內(nèi)容，發(fā)言應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、重點(diǎn)突出，圍繞會(huì)議主題進(jìn)行闡述，避免冗長(zhǎng)、空洞的發(fā)言。3.在會(huì)議發(fā)言過程中，參會(huì)人員應(yīng)尊重他人發(fā)言，不得打斷他人講話，如有不同意見，應(yīng)在他人發(fā)言結(jié)束后再進(jìn)行闡述。（三）會(huì)議討論1.對(duì)于需要討論的議題，會(huì)議主持人應(yīng)組織參會(huì)人員進(jìn)行充分討論，鼓勵(lì)參會(huì)人員發(fā)表不同意見和建議，營(yíng)造良好的討論氛圍。2.在討論過程中，會(huì)議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員圍繞議題核心進(jìn)行討論，避免出現(xiàn)偏離主題、相互指責(zé)等情況。3.會(huì)議主辦部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄討論過程中的重要觀點(diǎn)、意見和建議，以及達(dá)成的共識(shí)和決議。（四）會(huì)議決策1.對(duì)于需要決策的事項(xiàng)，會(huì)議主持人應(yīng)在充分討論的基礎(chǔ)上，組織參會(huì)人員進(jìn)行表決，形成會(huì)議決議。2.會(huì)議決議應(yīng)明確決策事項(xiàng)、決策結(jié)果、責(zé)任部門、完成時(shí)間等內(nèi)容，確保決議具有可操作性和可監(jiān)督性。3.對(duì)于重大決策事項(xiàng)，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行進(jìn)一步的調(diào)研、論證和審批，確保決策的科學(xué)性和合理性。五、會(huì)議記錄（一）記錄要求1.會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、客觀地記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、發(fā)言內(nèi)容、討論情況、會(huì)議決議等。2.會(huì)議記錄應(yīng)采用規(guī)范的格式和語言，使用統(tǒng)一的會(huì)議記錄模板，確保記錄內(nèi)容清晰、易讀。3.會(huì)議記錄人員應(yīng)認(rèn)真傾聽會(huì)議發(fā)言，及時(shí)記錄重要信息，對(duì)于不清楚的內(nèi)容應(yīng)及時(shí)向發(fā)言者詢問確認(rèn)。（二）記錄方式1.會(huì)議記錄可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄的方式，紙質(zhì)記錄應(yīng)使用專用的會(huì)議記錄本，電子記錄應(yīng)使用公司統(tǒng)一的文檔格式進(jìn)行保存。2.會(huì)議記錄人員應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理會(huì)議記錄，對(duì)記錄內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)和補(bǔ)充，確保記錄準(zhǔn)確無誤。3.會(huì)議記錄整理完成后，應(yīng)經(jīng)會(huì)議主持人審核簽字確認(rèn)，并存檔保存。（三）記錄存檔1.會(huì)議記錄應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔，保存期限根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和重要程度確定。2.會(huì)議記錄存檔應(yīng)確保記錄的完整性和保密性，未經(jīng)授權(quán)不得隨意查閱和復(fù)制。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密信息的會(huì)議記錄，應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行嚴(yán)格管理。六、會(huì)議紀(jì)要（一）紀(jì)要撰寫1.總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司級(jí)會(huì)議紀(jì)要的撰寫，各部門負(fù)責(zé)本部門級(jí)會(huì)議和專項(xiàng)會(huì)議紀(jì)要的撰寫。2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)根據(jù)會(huì)議記錄整理而成，突出會(huì)議重點(diǎn)和決議內(nèi)容，語言簡(jiǎn)潔、邏輯清晰。3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確會(huì)議主題、參會(huì)人員、會(huì)議主要內(nèi)容、會(huì)議決議等內(nèi)容，對(duì)于會(huì)議討論中的重要觀點(diǎn)和意見也可適當(dāng)進(jìn)行提煉和總結(jié)。（二）紀(jì)要審核1.公司級(jí)會(huì)議紀(jì)要由總經(jīng)理辦公室撰寫完成后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)。2.部門級(jí)會(huì)議和專項(xiàng)會(huì)議紀(jì)要由各部門負(fù)責(zé)人審核簽發(fā)，并報(bào)總經(jīng)理辦公室備案。3.會(huì)議紀(jì)要審核應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注紀(jì)要內(nèi)容是否準(zhǔn)確反映會(huì)議精神、決議是否明確可行、語言表達(dá)是否規(guī)范等方面。（三）紀(jì)要發(fā)布1.經(jīng)審核簽發(fā)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)發(fā)布，公司級(jí)會(huì)議紀(jì)要通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、郵件等方式發(fā)布給全體員工，部門級(jí)會(huì)議紀(jì)要和專項(xiàng)會(huì)議紀(jì)要發(fā)布給本部門及相關(guān)部門員工。2.會(huì)議紀(jì)要發(fā)布應(yīng)明確發(fā)布范圍、發(fā)布時(shí)間等信息，確保參會(huì)人員和相關(guān)部門能夠及時(shí)了解會(huì)議內(nèi)容和決議。3.會(huì)議紀(jì)要發(fā)布后，應(yīng)要求參會(huì)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)會(huì)議精神，嚴(yán)格按照會(huì)議決議執(zhí)行工作任務(wù)。七、會(huì)議決議跟進(jìn)（一）責(zé)任落實(shí)1.會(huì)議決議形成后，會(huì)議主辦部門應(yīng)明確各項(xiàng)決議的責(zé)任部門和責(zé)任人，確保決議能夠得到有效落實(shí)。2.責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議決議要求，制定具體的工作計(jì)劃和措施，明確工作進(jìn)度和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保決議執(zhí)行工作有序推進(jìn)。（二）進(jìn)度跟蹤1.總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公司級(jí)會(huì)議決議執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，定期收集責(zé)任部門的工作進(jìn)展匯報(bào)，及時(shí)掌握決議執(zhí)行情況。2.各部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門級(jí)會(huì)議和專項(xiàng)會(huì)議決議執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保決議執(zhí)行工作按時(shí)完成。3.對(duì)于決議執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難，責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)向會(huì)議主辦部門反饋，共同研究解決方案，確保決議能夠順利執(zhí)行。（三）結(jié)果反饋1.責(zé)任部門應(yīng)在決議規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成工作任務(wù)，并將工作結(jié)果及時(shí)反饋給會(huì)議主辦部門。2.會(huì)議主辦部門應(yīng)及時(shí)對(duì)責(zé)任部門的工作結(jié)果進(jìn)行審核和評(píng)估，對(duì)于工作結(jié)果符合要求的，予以確認(rèn)；對(duì)于未達(dá)到要求的，應(yīng)要求責(zé)任部門進(jìn)行整改，直至達(dá)到要求。3.會(huì)議決議執(zhí)行情況的反饋結(jié)果應(yīng)作為公司績(jī)效考核和員工評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。八、會(huì)議紀(jì)律（一）參會(huì)紀(jì)律1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)到會(huì)，不得遲到、早退、缺席。如有特殊情況不能參會(huì)，應(yīng)提前向會(huì)議主辦部門請(qǐng)假，并安排合適人員代會(huì)。2.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議秩序，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會(huì)議期間隨意走動(dòng)、交頭接耳、接聽電話等，以免影響會(huì)議正常進(jìn)行。3.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽取會(huì)議內(nèi)容，積極參與討論和發(fā)言，不得在會(huì)議期間從事與會(huì)議無關(guān)的事情。（二）保密紀(jì)律1.參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)會(huì)議中涉及