住院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司住院檔案的管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在住院期間所產(chǎn)生的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司住院檔案由專門的檔案管理部門或指定人員集中統(tǒng)一管理，避免分散保存導致的管理混亂和信息丟失。2.真實準確原則：檔案內容必須如實反映員工住院期間的實際情況，確保信息的真實性和準確性，不得篡改、偽造檔案資料。3.安全保密原則：加強檔案的安全防護措施，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生，對涉及員工隱私等敏感信息嚴格保密。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，應充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案服務效率，滿足公司內部相關工作和員工的合理需求。二、檔案內容（一）住院病歷1.首頁：包含患者基本信息，如姓名、性別、年齡、身份證號、聯(lián)系方式、工作單位等，以及住院信息，如入院日期、出院日期、科室、床號、住院號等。2.病程記錄：詳細記錄患者從入院到出院期間的病情變化、診療過程、醫(yī)生查房意見、會診記錄、治療方案調整等情況。3.檢查檢驗報告：涵蓋各類實驗室檢查（如血常規(guī)、生化檢查、免疫檢查等）、影像學檢查（如X光、CT、MRI等）以及其他特殊檢查的結果報告。4.醫(yī)囑單：記錄醫(yī)生下達的各項醫(yī)囑，包括藥物治療、護理措施、飲食要求、特殊治療等內容，體現(xiàn)患者住院期間的治療安排。5.手術及麻醉記錄：對于進行手術的患者，詳細記錄手術名稱、手術時間、手術過程、麻醉方式及效果等信息。6.護理記錄：護士對患者護理過程的記錄，包括生命體征監(jiān)測、護理操作、病情觀察、患者反應等情況，反映患者在住院期間的護理狀況。（二）診斷證明由主治醫(yī)生出具的患者疾病診斷證明，明確診斷結果、建議休息時間、后續(xù)治療方案等內容。（三）費用清單詳細記錄患者住院期間所產(chǎn)生的各項醫(yī)療費用明細，包括藥品費、檢查費、治療費、護理費、床位費等，以便公司了解醫(yī)療費用支出情況。（四）請假申請及相關審批文件員工因住院向公司提交的請假申請，以及公司內部相應的審批流程記錄，包括請假起止時間、審批人意見等，作為員工住院期間考勤管理的依據(jù)。（五）其他相關資料如與住院治療相關的專家意見、康復建議、病情溝通記錄等，只要與員工住院事宜相關且具有保存價值的資料，均應納入住院檔案管理。三、檔案收集（一）收集責任1.員工本人：員工在住院期間應妥善保管好自己的各類住院資料，并在出院后按照公司要求及時整理提交給公司指定的檔案管理部門或人員。2.醫(yī)院相關部門：公司檔案管理部門應與合作醫(yī)院建立良好的溝通機制，在員工出院后及時獲取員工的住院病歷、診斷證明、費用清單等資料。對于一些需要員工自行領取的資料，檔案管理部門應明確告知員工領取要求和時間節(jié)點，并跟蹤員工領取情況。（二）收集時間1.員工應在出院后[X]個工作日內，將整理好的住院檔案提交至公司檔案管理部門。如有特殊情況無法按時提交，需提前向檔案管理部門說明原因并申請延期。2.醫(yī)院相關部門應在員工出院后[X]個工作日內，將涉及的住院資料送達或郵寄至公司檔案管理部門。檔案管理部門收到資料后應及時進行核對和登記。（三）收集要求1.員工提交的檔案應確保資料完整，各項內容填寫清晰、準確，簽字蓋章齊全。如有缺漏或不符合要求的情況，應及時補充或更正。2.醫(yī)院提供的資料應加蓋醫(yī)院公章或相關業(yè)務章，以保證資料的真實性和有效性。檔案管理部門在接收資料時，應對資料的完整性和規(guī)范性進行初步審核，發(fā)現(xiàn)問題及時與醫(yī)院溝通解決。四、檔案整理（一）分類1.根據(jù)檔案內容的性質和類別，將住院檔案分為病歷類、證明類、費用類、請假類及其他類等五大類。2.每大類下再根據(jù)具體內容進行細分，如病歷類可細分為首頁、病程記錄、檢查檢驗報告等小類；證明類可分為診斷證明等；費用類可按費用項目進一步細分；請假類按請假申請及審批流程細分；其他類則將不屬于前四類的相關資料歸為一類。（二）編號為便于檔案的管理和查詢，對每一份住院檔案進行唯一編號。編號規(guī)則如下：1.編號采用[年份][月份][流水號]的形式，例如：202305001，表示2023年5月歸檔的第一份住院檔案。2.年份為檔案歸檔年份的后兩位數(shù)字，月份為檔案歸檔月份，流水號為當月歸檔檔案的順序號，從001開始依次遞增。（三）裝訂1.對于紙張較多的病歷類檔案，應去除金屬物，采用左側裝訂的方式，確保裝訂牢固、整齊，便于翻閱。2.其他類檔案根據(jù)實際情況進行裝訂或整理，如診斷證明、費用清單等可采用A4紙大小進行折疊后放入檔案袋，并在檔案袋上標注檔案編號和相關信息。（四）編目1.編制檔案目錄，目錄內容應包括檔案編號、員工姓名、檔案類別、檔案名稱、歸檔日期等信息。2.目錄應按照檔案類別和編號順序排列，一式兩份，一份裝訂在檔案盒內首頁，另一份單獨成冊，作為檔案檢索工具。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.檔案整理完成后，檔案管理人員應按照檔案編號順序將檔案放入相應的檔案盒或檔案柜中。2.在檔案盒或檔案柜上標明檔案類別、年份、月份等信息，以便快速查找。3.同時，在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案的基本信息，包括編號、員工姓名、檔案類別、歸檔日期等，建立電子檔案索引，實現(xiàn)紙質檔案與電子檔案的關聯(lián)管理，方便檔案的查詢和統(tǒng)計。（二）歸檔地點公司設立專門的住院檔案庫房，用于存放住院檔案。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保檔案的安全保存。（三）歸檔期限檔案管理人員應在收到完整的住院檔案后[X]個工作日內完成歸檔工作，確保檔案及時、準確地歸入檔案庫。六、檔案查閱（一）查閱權限1.員工本人：員工有權查閱自己的住院檔案，了解自己的病情及治療情況。查閱時，需填寫《住院檔案查閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，在指定地點進行查閱。2.公司內部相關部門：因工作需要查閱住院檔案的公司內部部門，如人力資源部門、財務部門等，需填寫《住院檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的和查閱內容，經(jīng)部門負責人簽字、檔案管理部門負責人審核、公司分管領導批準后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理人員應在場監(jiān)督，確保查閱行為符合規(guī)定，查閱完畢后及時歸還檔案。3.其他特殊情況：如有司法機關、政府部門等因工作需要查閱公司員工住院檔案，需出具相關證明文件，并按照公司規(guī)定的審批流程辦理查閱手續(xù)。未經(jīng)公司書面同意，任何單位和個人不得擅自查閱公司員工住院檔案。（二）查閱方式1.一般情況下，員工本人或公司內部相關部門查閱住院檔案應在檔案管理部門指定的查閱室進行，不得將檔案帶出查閱室。如需復印部分檔案內容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的復印流程進行操作。2.對于涉及員工隱私等敏感信息的檔案內容，查閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播或泄露。（三）查閱記錄檔案管理部門應建立《住院檔案查閱登記表》，詳細記錄查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱目的、查閱內容、審批情況等信息。查閱記錄應妥善保存，以備日后查詢和審計。七、檔案借閱（一）借閱權限原則上不允許借閱住院檔案。如因特殊情況確需借閱的，需經(jīng)公司分管領導批準，并按照以下規(guī)定辦理借閱手續(xù)：1.填寫《住院檔案借閱申請表》，明確借閱期限、借閱用途、歸還時間等信息。2.經(jīng)檔案管理部門負責人審核同意后，借閱人方可借閱檔案。（二）借閱期限住院檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限的，借閱人應提前向檔案管理部門申請，經(jīng)批準后方可延期，但最長借閱期限不得超過[X]個工作日。（三）借閱要求1.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。2.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案，如逾期未還，檔案管理部門應及時催還。對于逾期未還的借閱人，檔案管理部門將暫停其再次借閱檔案的權限，并視情節(jié)輕重追究相關責任。3.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應承擔相應的賠償責任。八、檔案保管（一）保管期限住院檔案的保管期限為[X]年，自檔案歸檔之日起計算。保管期限屆滿后，檔案管理部門應按照公司檔案銷毀制度的規(guī)定，對檔案進行鑒定和銷毀。（二）保管要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應控制在適宜的范圍內，以防止檔案紙張受潮、發(fā)霉、變形等情況發(fā)生。2.定期對檔案進行檢查和清點，查看檔案是否有損壞、丟失、蟲蛀、鼠咬等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。3.加強檔案庫房的安全管理，配備必要的消防器材和防盜設施，確保檔案庫房的安全。檔案管理人員應嚴格遵守庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。九、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理部門應加強對檔案管理人員的保密教育，提高其保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。2.對涉及員工隱私等敏感信息的住院檔案，應采取加密存儲、限制訪問權限等技術手段進行保護，防止信息泄露。3.在檔案查閱、借閱過程中，嚴格執(zhí)行審批制度，確保查閱、借閱人員具備相應的權限，并對查閱、借閱行為進行全程監(jiān)督，防止檔案信息被不當獲取或傳播。（二）違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)檔案管理人員或其他相關人員違反檔案保密規(guī)定，泄露檔案信息的，公司將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分；給公司或員工造成損失的，應依法承擔賠償責任；構成犯罪的，將依法移送司法機關追究刑事責任。十、檔案銷毀（一）銷毀條件1.住院檔案保管期限屆滿，且經(jīng)過檔案管理部門鑒定，確認檔案已無保存價值的，可進行銷毀。2.因其他特殊原因，如檔案內容涉及的事項已處理完畢、檔案信息已過時等，經(jīng)公司分管領導批準，也可提前銷毀檔案。（二）銷毀流程1.檔案管理部門編制《住院檔案銷毀清單》，詳細列出擬銷毀檔案的編號、名稱、數(shù)量等信息。2.組織相關人員對擬銷毀檔案進行審核，確保銷毀檔案符合銷毀條件。審核通過后，在《住院檔案銷毀清單》上簽字確認。3.選擇具有資質的檔案銷毀機構進行銷毀，并簽訂檔案銷毀服務合同，明確雙方