外貿(mào)人員報銷管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財務(wù)管理，規(guī)范外貿(mào)人員的費用報銷行為，確保公司資金的合理使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體外貿(mào)人員，包括但不限于外貿(mào)業(yè)務(wù)員、外貿(mào)跟單員、外貿(mào)經(jīng)理等。（三）基本原則1.真實性原則：報銷費用必須真實發(fā)生，不得虛報、假報。2.合理性原則：報銷費用應(yīng)符合公司業(yè)務(wù)實際需要，具有合理性。3.合規(guī)性原則：報銷費用必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。4.及時性原則：外貿(mào)人員應(yīng)及時報銷費用，不得拖延。二、費用報銷范圍（一）差旅費1.交通費用：包括飛機(jī)票、火車票、汽車票、輪船票等。2.住宿費用：因出差發(fā)生的住宿費。3.餐飲補(bǔ)貼：按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)給予的出差餐飲補(bǔ)貼。4.市內(nèi)交通費用：出差期間在市內(nèi)發(fā)生的交通費用，如出租車費、公交車費等。（二）業(yè)務(wù)招待費1.因業(yè)務(wù)需要招待客戶發(fā)生的餐飲費、住宿費、禮品費等。2.招待費用應(yīng)嚴(yán)格控制，不得超標(biāo)準(zhǔn)支出。（三）通訊費1.公司為外貿(mào)人員配備的工作手機(jī)費用。2.因工作需要產(chǎn)生的固定電話費用。（四）辦公費1.辦公用品：如文具、紙張、文件夾等。2.辦公設(shè)備：如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等的購置及維修費用。3.郵寄費：因業(yè)務(wù)需要發(fā)生的郵寄費用。（五）業(yè)務(wù)費用1.參展費：參加國內(nèi)外各類展會的費用，包括展位費、展品運輸費、參展人員差旅費等。2.樣品費：為向客戶展示產(chǎn)品而制作的樣品費用。3.翻譯費：因業(yè)務(wù)需要聘請翻譯人員的費用。三、費用報銷標(biāo)準(zhǔn)（一）差旅費1.交通費用飛機(jī)票：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可乘坐經(jīng)濟(jì)艙。如因特殊情況需乘坐商務(wù)艙或頭等艙，需提前申請并說明原因?；疖嚻保簝?yōu)先選擇高鐵二等座，如因時間緊迫或其他特殊原因可選擇一等座或軟臥。汽車票、輪船票：根據(jù)實際情況選擇合適的交通工具。2.住宿費用一線城市：住宿費標(biāo)準(zhǔn)為[X]元/天。二線城市：住宿費標(biāo)準(zhǔn)為[X]元/天。三線及以下城市：住宿費標(biāo)準(zhǔn)為[X]元/天。兩人及以上同行出差，原則上應(yīng)安排合住，如因特殊情況需單獨住宿，需經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.餐飲補(bǔ)貼一線城市：餐飲補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)為[X]元/天。二線城市：餐飲補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)為[X]元/天。三線及以下城市：餐飲補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)為[X]元/天。4.市內(nèi)交通費用市內(nèi)交通費用實報實銷，但應(yīng)盡量選擇公共交通工具，如出租車費用過高需說明原因。（二）業(yè)務(wù)招待費1.招待客戶的餐飲費用標(biāo)準(zhǔn)為每人每餐[X]元。2.招待客戶的住宿費標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)實際情況，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后報銷。3.禮品費應(yīng)嚴(yán)格控制，每次禮品費用不得超過[X]元，特殊情況需提前申請并說明原因。（三）通訊費1.工作手機(jī)費用按照公司規(guī)定的套餐標(biāo)準(zhǔn)報銷。2.固定電話費用實報實銷。（四）辦公費1.辦公用品應(yīng)根據(jù)實際需求采購，單次采購金額不得超過[X]元，特殊情況需提前申請并說明原因。2.辦公設(shè)備的購置需經(jīng)相關(guān)部門審批，按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行報銷。3.郵寄費實報實銷。（五）業(yè)務(wù)費用1.參展費應(yīng)根據(jù)展會規(guī)模和公司業(yè)務(wù)需求，提前制定預(yù)算并報上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，實際發(fā)生費用不得超過預(yù)算。2.樣品費應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要合理控制，每次樣品費用不得超過[X]元，特殊情況需提前申請并說明原因。3.翻譯費根據(jù)實際工作量和市場行情，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后報銷。四、費用報銷流程（一）費用申請1.外貿(mào)人員因業(yè)務(wù)需要發(fā)生費用前，應(yīng)填寫《費用申請表》，詳細(xì)說明費用的用途、金額、預(yù)計發(fā)生時間等，并提交給上級領(lǐng)導(dǎo)審批。2.上級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)實際情況，對費用申請進(jìn)行審批，如同意申請，應(yīng)在申請表上簽字批準(zhǔn)；如不同意申請，應(yīng)說明原因并退回申請表。（二）費用發(fā)生1.外貿(mào)人員應(yīng)按照審批后的《費用申請表》進(jìn)行費用支出，確保費用的真實性和合理性。2.在費用發(fā)生過程中，應(yīng)妥善保存相關(guān)票據(jù)，如發(fā)票、收據(jù)、車票等，票據(jù)應(yīng)清晰、完整，內(nèi)容真實有效。（三）費用報銷1.費用發(fā)生后，外貿(mào)人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)（一般為費用發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)）填寫《費用報銷單》，并將相關(guān)票據(jù)粘貼在報銷單后面。2.《費用報銷單》應(yīng)填寫完整、準(zhǔn)確，包括報銷人姓名、部門、費用明細(xì)、金額、報銷日期等信息。3.將填寫好的《費用報銷單》及相關(guān)票據(jù)提交給部門負(fù)責(zé)人審核。（四）部門審核1.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)實際情況，對費用報銷進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括費用的真實性、合理性、合規(guī)性等。2.如審核通過，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在《費用報銷單》上簽字確認(rèn)；如審核不通過，應(yīng)說明原因并退回報銷單。（五）財務(wù)審核1.財務(wù)部門收到報銷單后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的財務(wù)審核，審核內(nèi)容包括票據(jù)的真實性、合法性、完整性，費用報銷是否符合公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)等。2.如財務(wù)審核通過，財務(wù)人員應(yīng)在《費用報銷單》上簽字確認(rèn)；如財務(wù)審核不通過，應(yīng)說明原因并退回報銷單。（六）總經(jīng)理審批1.經(jīng)部門審核和財務(wù)審核通過的報銷單，應(yīng)提交給總經(jīng)理審批。2.總經(jīng)理應(yīng)根據(jù)公司整體情況和業(yè)務(wù)需要，對費用報銷進(jìn)行最終審批，如同意報銷，應(yīng)在報銷單上簽字批準(zhǔn)；如不同意報銷，應(yīng)說明原因并退回報銷單。（七）報銷支付1.總經(jīng)理審批通過后，財務(wù)部門應(yīng)按照公司財務(wù)制度的規(guī)定，及時將報銷款項支付給報銷人。2.報銷款項一般通過銀行轉(zhuǎn)賬的方式支付，如報銷人有特殊要求，需提前說明并經(jīng)財務(wù)部門同意。五、費用報銷憑證要求（一）發(fā)票1.所有報銷費用必須取得合法有效的發(fā)票，發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章。2.發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實際業(yè)務(wù)相符，包括發(fā)票抬頭、日期、金額、貨物或服務(wù)名稱等。3.發(fā)票如有涂改、刮擦、挖補(bǔ)等情況，應(yīng)重新開具發(fā)票。（二）收據(jù)1.除發(fā)票外，部分費用可以使用收據(jù)報銷，但收據(jù)應(yīng)加蓋收款單位財務(wù)專用章或發(fā)票專用章。2.收據(jù)內(nèi)容應(yīng)與實際業(yè)務(wù)相符，包括收款單位名稱、日期、金額、款項用途等。3.對于不符合規(guī)定的收據(jù)，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷。（三）其他憑證1.如車票、機(jī)票、船票等，應(yīng)作為報銷的有效憑證。2.憑證應(yīng)清晰、完整，能夠證明費用的發(fā)生情況。六、費用報銷的其他規(guī)定（一）逾期報銷1.外貿(mào)人員應(yīng)及時報銷費用，原則上應(yīng)在費用發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)提交報銷申請。2.如因特殊原因未能及時報銷，需提前向財務(wù)部門說明情況，并在[X]個工作日內(nèi)提交報銷申請。3.逾期未報銷的費用，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷，但因公司原因?qū)е掠馄诘某?。（二）報銷金額計算1.報銷金額應(yīng)按照實際發(fā)生的費用計算，不得虛報、多報。2.如費用涉及多個項目，應(yīng)分別計算每個項目的金額，并在報銷單上詳細(xì)列出。（三）報銷方式1.費用報銷一般采用紙質(zhì)報銷單的方式，特殊情況可采用電子報銷系統(tǒng)進(jìn)行報銷。2.采用紙質(zhì)報銷單報銷的，應(yīng)將報銷單及相關(guān)票據(jù)按照規(guī)定的格式粘貼整齊，并提交給財務(wù)部門。3.采用電子報銷系統(tǒng)報銷的，應(yīng)按照系統(tǒng)提示進(jìn)行操作，上傳相關(guān)票據(jù)和報銷信息。（四）報銷爭議處理1.如外貿(mào)人員與財務(wù)部門在費用報銷方面存在爭議，應(yīng)首先通過溝通協(xié)商解決。2.如協(xié)商不成，可向上級領(lǐng)導(dǎo)反映，由上級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行協(xié)調(diào)處理。3.如仍無法解決爭議，可通過公司內(nèi)部審計部門進(jìn)行審計，以確定費用報銷的合理性和合規(guī)性。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對外貿(mào)人員的費用報銷情況進(jìn)行審計，檢查費用報銷是否符合公司規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.審計內(nèi)容包括費用申請的合理性、費用發(fā)生的真實性、費用報銷憑證的合法性等。3.對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并要求相關(guān)人員進(jìn)行整改。（二）財務(wù)監(jiān)督1.財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對費用報銷的日常監(jiān)督，嚴(yán)格審核報銷憑證，確保費用報銷的真實性、合理性和合規(guī)性。2.如發(fā)現(xiàn)報銷憑證存在問題或費用報銷不符合規(guī)定，應(yīng)及時與報銷人溝通，并要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)憑證。3.對于違反公司規(guī)定的費用報銷行為，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷，并向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。（三）違規(guī)處理1.對于虛報、假報費用等違