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品牌公司采購(gòu)管理制度總則1.目的為規(guī)范公司采購(gòu)管理工作,確保采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)、高效、透明,滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求,降低采購(gòu)成本,提高公司經(jīng)濟(jì)效益,特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購(gòu)活動(dòng),包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購(gòu)。3.采購(gòu)原則合法性原則:采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。效益性原則:在滿足公司需求的前提下,追求采購(gòu)成本最低化,確保采購(gòu)效益最大化。公平公正原則:采購(gòu)過(guò)程應(yīng)遵循公平、公正、公開(kāi)的原則,維護(hù)公司利益,杜絕不正當(dāng)交易。及時(shí)性原則:根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃,及時(shí)采購(gòu)所需物資和服務(wù),確保生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行。采購(gòu)組織與職責(zé)1.采購(gòu)部門(mén)采購(gòu)部是公司采購(gòu)管理的職能部門(mén),負(fù)責(zé)公司采購(gòu)活動(dòng)的組織、實(shí)施和管理。采購(gòu)部經(jīng)理負(fù)責(zé)采購(gòu)部的全面管理工作,制定采購(gòu)計(jì)劃,組織采購(gòu)活動(dòng),協(xié)調(diào)與其他部門(mén)的關(guān)系,確保采購(gòu)任務(wù)的順利完成。采購(gòu)專員負(fù)責(zé)具體的采購(gòu)業(yè)務(wù)操作,包括供應(yīng)商開(kāi)發(fā)、詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、合同簽訂、訂單跟蹤、到貨驗(yàn)收等工作。2.其他部門(mén)需求部門(mén)負(fù)責(zé)提出采購(gòu)需求,提供采購(gòu)相關(guān)的技術(shù)要求、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)等信息,并參與采購(gòu)過(guò)程中的技術(shù)評(píng)審、到貨驗(yàn)收等工作。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)采購(gòu)資金的預(yù)算安排、支付審核、成本核算等工作,對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督。質(zhì)量部負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資和服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和監(jiān)督,確保所采購(gòu)的物資和服務(wù)符合公司質(zhì)量要求。采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)需求部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、庫(kù)存情況等,填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》,詳細(xì)注明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間、技術(shù)要求、預(yù)算金額等信息,并提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的必要性、合理性進(jìn)行審核,審核通過(guò)后簽字確認(rèn),并提交至采購(gòu)部。2.采購(gòu)審批采購(gòu)部收到采購(gòu)申請(qǐng)后,對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核,包括采購(gòu)需求的合理性、預(yù)算金額的準(zhǔn)確性等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)與需求部門(mén)溝通并反饋。對(duì)于金額較大或重要的采購(gòu)項(xiàng)目,采購(gòu)部應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行聯(lián)合評(píng)審,評(píng)審內(nèi)容包括技術(shù)可行性、經(jīng)濟(jì)合理性、供應(yīng)商選擇等。評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的性質(zhì)和金額大小進(jìn)行審批,審批通過(guò)后,采購(gòu)部方可組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)。3.供應(yīng)商選擇與管理采購(gòu)專員根據(jù)采購(gòu)需求,通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息,如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等,并建立供應(yīng)商信息庫(kù)。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查,包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績(jī)信譽(yù)等方面的審核。符合要求的供應(yīng)商納入合格供應(yīng)商名錄。采購(gòu)專員定期對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核,評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果,對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理,對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì),對(duì)于不合格的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰。4.采購(gòu)實(shí)施采購(gòu)專員根據(jù)審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)和合格供應(yīng)商名錄,向供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)單,要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品報(bào)價(jià)、交貨期、付款方式等信息。采購(gòu)專員收集多家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單后,進(jìn)行比價(jià)、議價(jià),選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商。對(duì)于金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目,應(yīng)組織至少三家供應(yīng)商進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)性談判。確定供應(yīng)商后,采購(gòu)專員與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同,明確雙方的權(quán)利和義務(wù),包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。合同簽訂后,雙方應(yīng)嚴(yán)格履行合同約定。采購(gòu)專員根據(jù)采購(gòu)合同,下達(dá)采購(gòu)訂單,并跟蹤訂單執(zhí)行情況,確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如遇供應(yīng)商交貨延遲或產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題,采購(gòu)專員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào),采取相應(yīng)的措施解決問(wèn)題。5.到貨驗(yàn)收采購(gòu)物資到貨前,采購(gòu)專員應(yīng)通知需求部門(mén)和質(zhì)量部做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。物資到貨后,由質(zhì)量部按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行檢驗(yàn),檢驗(yàn)內(nèi)容包括外觀、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量性能等方面。如檢驗(yàn)合格,質(zhì)量部出具《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》;如檢驗(yàn)不合格,質(zhì)量部應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)專員與供應(yīng)商協(xié)商解決,協(xié)商不成的,按照合同約定處理。需求部門(mén)對(duì)采購(gòu)物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)要求等進(jìn)行核對(duì),確認(rèn)無(wú)誤后在《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》上簽字確認(rèn)。6.付款結(jié)算采購(gòu)物資驗(yàn)收合格后,采購(gòu)專員整理相關(guān)單據(jù),包括采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、入庫(kù)單等,并提交至財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部對(duì)提交的單據(jù)進(jìn)行審核,審核無(wú)誤后按照合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款。對(duì)于不符合付款條件的,財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)專員和相關(guān)部門(mén)進(jìn)行處理。采購(gòu)預(yù)算管理1.采購(gòu)預(yù)算編制采購(gòu)部根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和采購(gòu)需求預(yù)測(cè),編制年度采購(gòu)預(yù)算草案,并提交至財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部結(jié)合公司年度財(cái)務(wù)預(yù)算和資金狀況,對(duì)采購(gòu)預(yù)算草案進(jìn)行審核和調(diào)整,形成年度采購(gòu)預(yù)算方案,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后的年度采購(gòu)預(yù)算方案,作為公司年度采購(gòu)活動(dòng)的控制依據(jù),各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行。2.采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行與控制采購(gòu)部應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行分析和總結(jié),及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題,并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。如遇特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算,采購(gòu)部應(yīng)提出書(shū)面申請(qǐng),詳細(xì)說(shuō)明調(diào)整的原因、內(nèi)容和金額,經(jīng)財(cái)務(wù)部審核后,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后,方可對(duì)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購(gòu)部應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估,包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn),采購(gòu)部應(yīng)分析其發(fā)生的可能性和影響程度,并制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì):密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài),及時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況,通過(guò)與供應(yīng)商協(xié)商、簽訂長(zhǎng)期合同、套期保值等方式降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì):加強(qiáng)供應(yīng)商管理,建立供應(yīng)商評(píng)估和考核機(jī)制,選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商,降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí),與多家供應(yīng)商保持合作關(guān)系,避免過(guò)度依賴單一供應(yīng)商。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì):嚴(yán)格采購(gòu)物資的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn),加強(qiáng)到貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理,確保所采購(gòu)的物資符合公司質(zhì)量要求。對(duì)于質(zhì)量不合格的物資,及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商退換貨或采取其他補(bǔ)救措施。合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì):簽訂采購(gòu)合同前,認(rèn)真審核合同條款,確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、完整。在合同執(zhí)行過(guò)程中,嚴(yán)格按照合同約定履行雙方的權(quán)利和義務(wù),及時(shí)處理合同糾紛。付款風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì):加強(qiáng)付款環(huán)節(jié)的管理,嚴(yán)格審核付款單據(jù),確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。對(duì)于存在風(fēng)險(xiǎn)的付款項(xiàng)目,應(yīng)采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范措施,如要求供應(yīng)商提供擔(dān)保、增加付款條件等。采購(gòu)績(jī)效評(píng)估1.評(píng)估指標(biāo)采購(gòu)成本:考核采購(gòu)物資的價(jià)格水平,通過(guò)與預(yù)算成本、歷史采購(gòu)成本等進(jìn)行對(duì)比分析,評(píng)估采購(gòu)成本控制效果。采購(gòu)質(zhì)量:考核采購(gòu)物資的質(zhì)量合格率,通過(guò)對(duì)到貨驗(yàn)收情況的統(tǒng)計(jì)分析,評(píng)估采購(gòu)質(zhì)量保障能力。交貨期:考核供應(yīng)商的交貨準(zhǔn)時(shí)率,通過(guò)對(duì)訂單執(zhí)行情況的跟蹤統(tǒng)計(jì),評(píng)估供應(yīng)商的交貨能力和信譽(yù)。售后服務(wù):考核供應(yīng)商提供售后服務(wù)的及時(shí)性和有效性,通過(guò)收集需求部門(mén)的反饋意見(jiàn),評(píng)估供應(yīng)商的售后服務(wù)質(zhì)量。采購(gòu)效率:考核采購(gòu)流程的執(zhí)行效率,通過(guò)對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)到合同簽訂、到貨驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的時(shí)間周期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,評(píng)估采購(gòu)工作的效率水平。2.評(píng)估方法定期評(píng)估:采購(gòu)部每月對(duì)采購(gòu)績(jī)效進(jìn)行一次自評(píng),每季度進(jìn)行一次全面評(píng)估,并撰寫(xiě)采購(gòu)績(jī)效評(píng)估報(bào)告。綜合評(píng)估:采用定量與定性相結(jié)合的評(píng)估方法,對(duì)各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)進(jìn)行量化打分,并結(jié)合實(shí)際工作情況進(jìn)行定性分析,綜合評(píng)估采購(gòu)績(jī)效。3.評(píng)估結(jié)果應(yīng)用績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì):對(duì)于采購(gòu)績(jī)效優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人,公司給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì),包括獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書(shū)等,以激勵(lì)采購(gòu)人員提高工作績(jī)效。績(jī)效改進(jìn):對(duì)于采購(gòu)績(jī)效不達(dá)標(biāo)的部門(mén)和個(gè)人,采購(gòu)部應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行分析和總結(jié),找出存在的問(wèn)題和原因,并制定相應(yīng)的改進(jìn)措施,限期進(jìn)行整改。同時(shí),對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤和評(píng)估,確保采購(gòu)績(jī)效得到有效提升。監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督,檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂與履行情況、采購(gòu)資金的使用情況等,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn),并跟蹤整改落實(shí)情況。采購(gòu)部應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制,加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的日常管理和監(jiān)督,確保采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)、公正、透明。2.外部

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