醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理制度總則一、目的為了加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，提高會(huì)計(jì)檔案的管理水平，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于醫(yī)院內(nèi)所有會(huì)計(jì)檔案的管理，包括財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、銀行對(duì)賬單、稅務(wù)報(bào)表等。三、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案由醫(yī)院財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一管理，其他部門和個(gè)人不得擅自保管和銷毀會(huì)計(jì)檔案。2.安全保密原則：會(huì)計(jì)檔案是醫(yī)院的重要經(jīng)濟(jì)資料，必須嚴(yán)格保密，防止泄露和丟失。3.便于利用原則：會(huì)計(jì)檔案的管理應(yīng)便于查閱和利用，為醫(yī)院的財(cái)務(wù)管理和決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息。四、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.醫(yī)院設(shè)立會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的日常管理工作。會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)在醫(yī)院財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人。2.會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)包括：（1）制定和完善醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理制度；（2）負(fù)責(zé)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作；（3）對(duì)醫(yī)院各部門的會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；（4）負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的信息化管理工作，建立會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化管理。會(huì)計(jì)檔案的收集與整理一、收集范圍1.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表及附注等。2.會(huì)計(jì)憑證：包括原始憑證和記賬憑證，原始憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或者完成情況的書面證明，記賬憑證是根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，用來確定會(huì)計(jì)分錄并作為記賬依據(jù)的憑證。3.會(huì)計(jì)賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片等，總賬是根據(jù)會(huì)計(jì)科目開設(shè)的，用來分類登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿；明細(xì)賬是根據(jù)總賬科目所屬的明細(xì)科目設(shè)置的，用來分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿；日記賬是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間先后順序逐日逐筆登記的賬簿；固定資產(chǎn)卡片是登記固定資產(chǎn)的詳細(xì)資料的卡片，是固定資產(chǎn)的明細(xì)賬。4.銀行對(duì)賬單：是銀行和企業(yè)核對(duì)賬務(wù)的聯(lián)系單，也是證實(shí)企業(yè)業(yè)務(wù)往來的紀(jì)錄，也可以作為企業(yè)資金流動(dòng)的依據(jù)。5.稅務(wù)報(bào)表：包括增值稅納稅申報(bào)表、企業(yè)所得稅納稅申報(bào)表、個(gè)人所得稅納稅申報(bào)表等。6.其他會(huì)計(jì)資料：如財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告等。二、收集時(shí)間1.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表：每月終了后10日內(nèi)收集上月的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表；年度終了后30日內(nèi)收集全年的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表。2.會(huì)計(jì)憑證：每月終了后10日內(nèi)收集上月的會(huì)計(jì)憑證；年度終了后30日內(nèi)收集全年的會(huì)計(jì)憑證。3.會(huì)計(jì)賬簿：每年終了后30日內(nèi)收集全年的會(huì)計(jì)賬簿。4.銀行對(duì)賬單：每月終了后10日內(nèi)收集上月的銀行對(duì)賬單；年度終了后30日內(nèi)收集全年的銀行對(duì)賬單。5.稅務(wù)報(bào)表：每月終了后10日內(nèi)收集上月的稅務(wù)報(bào)表；年度終了后30日內(nèi)收集全年的稅務(wù)報(bào)表。6.其他會(huì)計(jì)資料：根據(jù)需要隨時(shí)收集。三、整理要求1.會(huì)計(jì)憑證的整理：會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照編號(hào)順序裝訂成冊(cè)，裝訂時(shí)應(yīng)加具封面，注明單位名稱、年度、月份、起止日期、憑證種類、起訖號(hào)碼等，并由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章。2.會(huì)計(jì)賬簿的整理：會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按照賬頁(yè)順序裝訂成冊(cè)，裝訂時(shí)應(yīng)加具封面，注明單位名稱、年度、賬簿名稱、起止頁(yè)數(shù)等，并由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表的整理：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照種類順序裝訂成冊(cè)，裝訂時(shí)應(yīng)加具封面，注明單位名稱、年度、報(bào)表種類、起止日期等，并由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章。4.銀行對(duì)賬單的整理：銀行對(duì)賬單應(yīng)按照月份順序裝訂成冊(cè)，裝訂時(shí)應(yīng)加具封面，注明單位名稱、年度、月份、起止日期等，并由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章。5.稅務(wù)報(bào)表的整理：稅務(wù)報(bào)表應(yīng)按照種類順序裝訂成冊(cè)，裝訂時(shí)應(yīng)加具封面，注明單位名稱、年度、報(bào)表種類、起止日期等，并由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章。6.其他會(huì)計(jì)資料的整理：其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)按照種類順序裝訂成冊(cè)，裝訂時(shí)應(yīng)加具封面，注明單位名稱、年度、資料種類、起止日期等，并由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章。會(huì)計(jì)檔案的保管一、保管期限1.永久保管：年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。2.定期保管：分為3年、5年、10年、15年、25年5類。其中，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年；銀行對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、納稅申報(bào)表等保管5年；會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等保管15年；現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬保管25年。二、保管地點(diǎn)醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案室或檔案柜中，檔案室或檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施。三、保管人員醫(yī)院應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管工作，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)，熟悉會(huì)計(jì)檔案的管理業(yè)務(wù)。保管人員不得擅自將會(huì)計(jì)檔案借出或轉(zhuǎn)讓給他人，如有特殊需要，應(yīng)經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。四、保管措施1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照保管期限分類存放，定期進(jìn)行檢查和清理，對(duì)于超過保管期限的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存放在安全可靠的地方，以防數(shù)據(jù)丟失。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)建立嚴(yán)格的借閱制度，借閱會(huì)計(jì)檔案應(yīng)經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。借閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還會(huì)計(jì)檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案。4.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行清查，清查時(shí)應(yīng)核對(duì)會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容、保管期限等是否與賬實(shí)相符，如有不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行處理。會(huì)計(jì)檔案的利用一、利用范圍醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案可供醫(yī)院內(nèi)部各部門、各科室以及醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、審計(jì)部門、稅務(wù)部門等有關(guān)單位和個(gè)人查閱和利用。二、利用手續(xù)1.查閱會(huì)計(jì)檔案應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)單，注明查閱的會(huì)計(jì)檔案名稱、查閱的原因、查閱的時(shí)間等，并經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，查閱人應(yīng)在查閱申請(qǐng)單上簽字，并遵守醫(yī)院的保密制度，不得擅自摘抄、復(fù)印或帶走會(huì)計(jì)檔案。3.查閱會(huì)計(jì)檔案的時(shí)間一般不得超過10天，如需延長(zhǎng)時(shí)間，應(yīng)經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.查閱會(huì)計(jì)檔案的人員不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封或抽換會(huì)計(jì)檔案。三、利用方式1.查閱會(huì)計(jì)檔案可以在檔案室或檔案柜中直接查閱，也可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查閱。2.通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)遵守醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)安全制度，不得擅自下載或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案的銷毀一、銷毀條件1.會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀的。2.經(jīng)鑒定，失去保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。二、銷毀程序1.由會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。3.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)和審計(jì)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；在銷毀會(huì)計(jì)檔案后，應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名或者蓋章。