華住酒店合同管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范華住酒店各類合同的管理流程，確保合同的簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)合法合規(guī)，有效防范法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)酒店的合法權(quán)益，保障酒店業(yè)務(wù)的順利開展。2.適用范圍本制度適用于華住酒店及其下屬各門店、分公司在經(jīng)營管理活動中所涉及的各類合同，包括但不限于租賃合同、采購合同、服務(wù)合同、勞動合同、合作協(xié)議等。3.基本原則合法性原則：合同的簽訂、履行等必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得強(qiáng)迫另一方簽訂合同。公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害任何一方的合法權(quán)益。誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理職責(zé)分工1.法務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同的合法性、合規(guī)性，對合同條款進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)評估，并提出法律意見和建議。參與重大合同的談判、起草工作，協(xié)助業(yè)務(wù)部門解決合同履行過程中的法律問題。負(fù)責(zé)合同糾紛的處理，代表酒店參與訴訟、仲裁等法律程序。2.業(yè)務(wù)部門作為合同的承辦部門，負(fù)責(zé)合同的前期調(diào)研、談判、起草、送審、簽訂、履行、變更、終止等具體工作。對合同相對方的主體資格、信用狀況等進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，確保合同簽訂的安全性。及時向法務(wù)部門通報(bào)合同履行過程中的重大事項(xiàng)和風(fēng)險(xiǎn)情況，配合法務(wù)部門處理合同糾紛。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同的財(cái)務(wù)條款，包括付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等，確保合同的財(cái)務(wù)安排合理、合規(guī)。監(jiān)督合同款項(xiàng)的收付情況，及時進(jìn)行賬務(wù)處理，確保資金安全。協(xié)助業(yè)務(wù)部門進(jìn)行合同成本效益分析，為合同決策提供財(cái)務(wù)支持。4.行政部門負(fù)責(zé)合同的編號、歸檔、保管等工作，建立合同管理檔案，確保合同資料的完整性和可查閱性。按照規(guī)定的流程和權(quán)限，對合同進(jìn)行蓋章管理，確保合同蓋章的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。三、合同簽訂流程1.合同立項(xiàng)業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要，提出合同立項(xiàng)申請，填寫《合同立項(xiàng)申請表》，詳細(xì)說明合同的名稱、對方當(dāng)事人、合同標(biāo)的、合同金額、履行期限、履行地點(diǎn)等基本情況，并闡述簽訂合同的必要性和可行性。2.合同調(diào)研業(yè)務(wù)部門對立項(xiàng)合同進(jìn)行調(diào)研，收集對方當(dāng)事人的主體資格、經(jīng)營范圍、經(jīng)營狀況、信用等級等信息，評估對方的履約能力和信譽(yù)情況。同時，了解市場行情，掌握同類合同的價(jià)格、條款等信息，為合同談判和起草提供參考依據(jù)。3.合同談判業(yè)務(wù)部門與合同相對方就合同條款進(jìn)行談判，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。談判過程中，應(yīng)充分考慮酒店的利益和風(fēng)險(xiǎn)，爭取有利的合同條款。對于重大合同或涉及復(fù)雜法律問題的合同，法務(wù)部門應(yīng)參與談判過程，提供法律支持和指導(dǎo)。4.合同起草業(yè)務(wù)部門根據(jù)談判結(jié)果，起草合同文本。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，條款清晰、明確、具體，避免模糊不清或歧義性的表述。合同內(nèi)容應(yīng)包括合同雙方的基本信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等必備條款。同時，應(yīng)根據(jù)合同的性質(zhì)和特點(diǎn)，約定其他必要的條款。5.合同審核業(yè)務(wù)部門將起草好的合同文本提交給法務(wù)部門進(jìn)行合法性審核。法務(wù)部門應(yīng)在收到合同文本后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。審核意見應(yīng)明確指出合同中存在的法律問題和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并提出修改建議。業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門的審核意見，對合同文本進(jìn)行修改完善。修改后的合同文本再次提交給法務(wù)部門進(jìn)行審核，直至審核通過。合同文本經(jīng)法務(wù)部門審核通過后，業(yè)務(wù)部門將合同文本提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)條款審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)在收到合同文本后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。審核意見應(yīng)明確指出合同中存在的財(cái)務(wù)問題和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并提出修改建議。業(yè)務(wù)部門根據(jù)財(cái)務(wù)部門的審核意見，對合同文本進(jìn)行修改完善。修改后的合同文本再次提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核，直至審核通過。6.合同審批業(yè)務(wù)部門將經(jīng)法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門審核通過的合同文本提交給酒店管理層進(jìn)行審批。酒店管理層應(yīng)根據(jù)合同的性質(zhì)、金額、風(fēng)險(xiǎn)程度等因素，按照規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行審批。對于重大合同或涉及重要事項(xiàng)的合同，應(yīng)提交酒店董事會或總經(jīng)理辦公會進(jìn)行審議批準(zhǔn)。7.合同簽訂合同經(jīng)審批通過后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同相對方簽訂合同。簽訂合同前，應(yīng)確保合同雙方的簽字（蓋章）手續(xù)齊全，合同文本的份數(shù)符合要求。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、行政部門等相關(guān)部門存檔。四、合同履行與監(jiān)督1.合同履行合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門作為合同的履行部門，應(yīng)按照合同約定全面履行自己的義務(wù)，確保合同的順利履行。在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人有違約行為或可能影響合同履行的情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時采取措施，要求對方當(dāng)事人糾正違約行為或協(xié)商解決問題，并將有關(guān)情況及時通報(bào)給法務(wù)部門和其他相關(guān)部門。2.合同監(jiān)督法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、行政部門等相關(guān)部門應(yīng)按照各自的職責(zé)，對合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。法務(wù)部門負(fù)責(zé)監(jiān)督合同的履行是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中的法律問題。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)監(jiān)督合同款項(xiàng)的收付情況，確保合同款項(xiàng)的及時、足額收回和支付，防止出現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。行政部門負(fù)責(zé)監(jiān)督合同的歸檔、保管等情況，確保合同資料的完整性和可查閱性。3.合同變更在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同相對方協(xié)商，達(dá)成一致意見后簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議的簽訂流程與合同簽訂流程相同，應(yīng)經(jīng)過法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門審核和酒店管理層審批。4.合同終止合同履行完畢或出現(xiàn)法定終止情形時，合同自動終止。合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知合同相對方，并辦理相關(guān)的結(jié)算、清理等手續(xù)。對于因合同變更、解除等原因?qū)е潞贤K止的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定的流程辦理相關(guān)手續(xù)，并將有關(guān)情況及時通報(bào)給法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、行政部門等相關(guān)部門。五、合同糾紛處理1.糾紛預(yù)防業(yè)務(wù)部門在合同簽訂和履行過程中，應(yīng)加強(qiáng)與合同相對方的溝通協(xié)調(diào)，及時了解對方的需求和意見，避免因誤解或溝通不暢引發(fā)合同糾紛。法務(wù)部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)潛在的合同糾紛風(fēng)險(xiǎn)，并提出防范措施和建議。2.糾紛處理當(dāng)合同糾紛發(fā)生時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)材料，分析糾紛的原因和責(zé)任，與合同相對方進(jìn)行協(xié)商解決。如協(xié)商不成，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將糾紛情況通報(bào)給法務(wù)部門，由法務(wù)部門根據(jù)具體情況決定是否通過訴訟、仲裁等法律途徑解決糾紛。在糾紛處理過程中，業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)密切配合，共同維護(hù)酒店的合法權(quán)益。六、合同檔案管理1.檔案建立行政部門負(fù)責(zé)建立合同管理檔案，對合同的立項(xiàng)申請、調(diào)研資料、談判記錄、合同文本、審核意見、審批文件、履行情況記錄、變更協(xié)議、終止協(xié)議、糾紛處理文件等相關(guān)資料進(jìn)行分類整理、編號歸檔。2.檔案保管合同管理檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案資料的完整性和安全性。檔案保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和酒店的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.檔案查閱因工作需要查閱合同管理檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門辦理查閱手續(xù)。查閱檔案時，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或復(fù)制。七、合同信息化管理1.建立合同管理系統(tǒng)酒店應(yīng)建立合同管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同的在線起草、審核、審批、簽訂、履行、變更、終止等全過程信息化管理。合同管理系統(tǒng)應(yīng)具備合同模板管理、流程定制、權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高合同管理的效率和準(zhǔn)確性。2.數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同管理系統(tǒng)的操作規(guī)范，及時將合同的相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，并確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。行政部門負(fù)責(zé)對合同管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期維護(hù)和備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.系統(tǒng)應(yīng)用與培訓(xùn)酒