外委裝訂標書管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范外委裝訂標書工作流程，確保標書裝訂質量，提高工作效率，保障公司投標活動的順利進行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有外委裝訂標書的活動，包括但不限于各類項目投標、采購招標等相關標書的裝訂工作。（三）基本原則1.質量至上原則：標書裝訂應符合招標文件要求，確保裝訂質量，避免出現(xiàn)錯頁、漏頁、裝訂不牢固等問題，以展現(xiàn)公司專業(yè)形象。2.效率優(yōu)先原則：在保證標書質量的前提下，合理安排外委裝訂工作，確保按時完成標書裝訂任務，不影響投標截止時間。3.成本控制原則：在選擇外委裝訂供應商時，綜合考慮價格、質量等因素，合理控制裝訂成本，確保性價比最優(yōu)。二、職責分工（一）業(yè)務部門1.負責提供標書所需的全部資料，并確保資料的準確性、完整性和規(guī)范性。2.對標書內容進行審核，確保標書內容符合招標文件要求和公司業(yè)務需求。3.與外委裝訂供應商溝通協(xié)調，明確標書裝訂要求、裝訂時間等關鍵信息，并跟蹤裝訂進度。（二）采購部門1.負責外委裝訂供應商的選擇、評估和管理，建立合格供應商名錄。2.根據(jù)業(yè)務部門需求，與選定的外委裝訂供應商簽訂裝訂服務合同，明確雙方權利義務。3.監(jiān)督外委裝訂供應商的服務質量，協(xié)調解決合作過程中出現(xiàn)的問題。（三）行政部門1.協(xié)助業(yè)務部門和采購部門做好外委裝訂標書的相關工作，提供必要的行政支持。2.負責對接外委裝訂供應商，安排標書的交接、運輸?shù)仁乱恕?.對已裝訂完成的標書進行妥善保管，確保標書安全。（四）財務部門1.負責審核外委裝訂費用的支付申請，確保費用支付符合公司財務制度和合同約定。2.對裝訂費用進行核算和統(tǒng)計，定期分析費用支出情況，為成本控制提供數(shù)據(jù)支持。三、外委裝訂供應商管理（一）供應商選擇1.供應商篩選采購部門通過多種渠道收集外委裝訂供應商信息，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商進行初步篩選，篩選標準包括但不限于供應商的資質、信譽、生產(chǎn)能力、服務質量、價格水平等。2.實地考察對于初步篩選合格的供應商，采購部門組織相關人員進行實地考察。考察內容包括供應商的生產(chǎn)場地、設備設施、人員配備、質量管理體系等方面。通過實地考察，全面了解供應商的實際情況，評估其是否具備提供優(yōu)質裝訂服務的能力。3.樣品測試要求供應商提供裝訂樣品，業(yè)務部門對標書裝訂樣品進行測試，測試內容包括裝訂工藝、裝訂質量、外觀效果等方面。根據(jù)測試結果，綜合評估供應商的裝訂水平，選擇符合要求的供應商。4.合同簽訂采購部門與選定的外委裝訂供應商簽訂裝訂服務合同，合同應明確雙方的權利義務、服務內容、服務期限、服務費用、質量標準、驗收方式、違約責任等條款。合同簽訂后，雙方應嚴格按照合同約定履行各自職責。（二）供應商評估1.定期評估采購部門定期對外委裝訂供應商進行評估，評估周期為每季度一次。評估內容包括供應商的服務質量、交貨期、價格水平、售后服務等方面。評估方式可采用問卷調查、實地檢查、客戶反饋等多種形式。2.動態(tài)管理根據(jù)供應商評估結果，對供應商進行動態(tài)管理。對于評估結果優(yōu)秀的供應商，給予適當?shù)莫剟詈透嗟暮献鳈C會；對于評估結果不合格的供應商，及時發(fā)出整改通知，要求其限期整改。如供應商在規(guī)定期限內未能完成整改或整改后仍不符合要求，采購部門應及時終止合作，并將其從合格供應商名錄中刪除。（三）供應商淘汰1.淘汰情形如外委裝訂供應商出現(xiàn)以下情形之一，采購部門應及時將其淘汰：嚴重違反合同約定，如多次延誤交貨期、提供的裝訂服務質量嚴重不達標等。存在商業(yè)欺詐行為，如提供虛假信息、惡意抬高價格等。經(jīng)營狀況惡化，無法正常履行合同義務。其他嚴重影響公司利益的情形。2.淘汰程序采購部門提出淘汰供應商的建議，報公司領導審批。經(jīng)公司領導批準后，采購部門向供應商發(fā)出書面通知，告知其被淘汰的原因和終止合作的時間。同時，采購部門應及時清理與該供應商相關的業(yè)務往來，確保公司利益不受損失。四、標書資料管理（一）資料提供1.業(yè)務部門應在規(guī)定時間內將標書所需的全部資料整理齊全，并確保資料的準確性、完整性和規(guī)范性。資料內容包括但不限于投標文件正文、附件、圖紙、證書、業(yè)績證明等。2.業(yè)務部門應對提供的資料進行審核，確保資料內容符合招標文件要求和公司業(yè)務需求。審核通過后，業(yè)務部門將資料提交給行政部門，辦理交接手續(xù)。（二）資料交接1.行政部門在收到業(yè)務部門提交的標書資料后，應及時與外委裝訂供應商進行交接。交接時，雙方應填寫交接清單，明確資料的名稱、數(shù)量、交接時間等信息，并簽字確認。2.行政部門應對交接過程進行記錄，記錄內容包括交接時間、交接地點、交接雙方人員姓名等信息。記錄應妥善保存，以備查閱。（三）資料保管1.外委裝訂供應商在收到標書資料后，應妥善保管，確保資料安全。如因保管不善導致資料丟失、損壞等情況，供應商應承擔相應責任。2.行政部門應定期對外委裝訂供應商保管的標書資料進行檢查，確保資料保管情況良好。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時要求供應商進行整改，并記錄整改情況。五、標書裝訂流程（一）裝訂要求溝通1.業(yè)務部門與外委裝訂供應商溝通協(xié)調，明確標書裝訂要求，包括裝訂方式、裝訂順序、頁碼編排、字體字號、紙張規(guī)格、封面封底設計等方面。2.業(yè)務部門應向供應商提供詳細的招標文件，以便供應商準確理解裝訂要求。同時，業(yè)務部門可提供以往類似項目的優(yōu)秀標書樣本，供供應商參考。（二）裝訂前準備1.外委裝訂供應商收到標書資料后，應對資料進行整理和分類，確保資料順序正確、無缺失頁。2.供應商根據(jù)業(yè)務部門確定的裝訂要求，準備裝訂所需的材料和設備，如裝訂機、膠水、線、封面紙、封底紙等。（三）標書裝訂1.外委裝訂供應商按照業(yè)務部門確定的裝訂要求進行標書裝訂，確保裝訂牢固、整齊、美觀。裝訂過程中應注意避免出現(xiàn)錯頁、漏頁、倒裝等問題。2.對于需要精裝的標書，供應商應采用專業(yè)的裝訂工藝，如膠裝、線裝等，確保標書外觀質量。對于需要平裝的標書，供應商應采用普通裝訂方式，確保裝訂牢固。（四）裝訂后檢查1.外委裝訂供應商完成標書裝訂后，應對裝訂質量進行自檢，檢查內容包括裝訂牢固程度、頁碼編排、外觀效果等方面。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時進行整改。2.業(yè)務部門和行政部門對標書裝訂質量進行抽檢，抽檢合格后，方可辦理驗收手續(xù)。抽檢內容包括裝訂質量、資料完整性、頁碼編排等方面。如抽檢不合格，應要求供應商重新裝訂，直至符合要求為止。六、標書驗收（一）驗收標準1.標書裝訂應符合招標文件要求，包括裝訂方式、裝訂順序、頁碼編排、字體字號、紙張規(guī)格、封面封底設計等方面。2.標書內容應完整、準確、清晰，無錯頁、漏頁、倒裝等問題。3.標書外觀應整潔、美觀，裝訂牢固，無破損、褶皺等現(xiàn)象。（二）驗收流程1.外委裝訂供應商完成標書裝訂后，向業(yè)務部門提交驗收申請。業(yè)務部門組織行政部門等相關人員對標書進行驗收。2.驗收人員按照驗收標準對標書進行檢查，填寫驗收報告。驗收報告應包括驗收時間、驗收人員、驗收內容、驗收結果等信息。3.如標書驗收合格，驗收人員在驗收報告上簽字確認，并辦理驗收手續(xù)。如標書驗收不合格，驗收人員應在驗收報告上注明不合格原因，并要求供應商限期整改。供應商整改完成后，重新提交驗收申請，直至驗收合格為止。七、費用結算（一）費用標準1.采購部門與外委裝訂供應商在簽訂裝訂服務合同時，應明確服務費用標準。服務費用標準應根據(jù)標書裝訂的難度、數(shù)量、裝訂方式等因素綜合確定。2.服務費用標準應在合同中明確約定，不得隨意變更。如因特殊情況需要調整服務費用標準，雙方應協(xié)商一致，并簽訂補充協(xié)議。（二）費用支付1.外委裝訂供應商完成標書裝訂并通過驗收后，向采購部門提交費用支付申請。采購部門對費用支付申請進行審核，審核內容包括合同約定、驗收報告、發(fā)票等方面。2.審核通過后，采購部門按照公司財務制度辦理費用支付手續(xù)。費用支付方式可采用銀行轉賬、支票等方式。八、違約責任（一）供應商違約責任1.如外委裝訂供應商未按照合同約定提供裝訂服務，如延誤交貨期、提供的裝訂服務質量不達標等，應承擔相應的違約責任。違約責任包括但不限于支付違約金、賠償公司因此遭受的損失等。2.如供應商違反保密協(xié)議，泄露公司標書內容或其他商業(yè)機密，應承擔相應的法律責任。公司有權追究供應商的法律責任，并要求供應商賠償因此遭受的損失。（