第一章總則

第一條為使**公司（以下簡稱“公司”）公文處理工作規(guī)范化、制

度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量，保證公文的嚴

肅性，結(jié)合集團公司的實際情況，特制訂本制度。

第二條本制度合用范圍為公司及分公司、全資子公司、控股子

公司；參股子公司參照本制度執(zhí)行。

第二章公文的定義和種類

第一節(jié)公文的定義

第三條公文是指公司內(nèi)部以及和其它組織之間為處理組織內(nèi)外

事務而形成的各種往來和記錄的文本。公文是傳達黨和國家的方針政

策、發(fā)布和執(zhí)行企業(yè)規(guī)章制度、請示和答復問題、指導和布置及商洽

工作、報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具。公文處理工作應做到及時、

準確、安全，執(zhí)行有關(guān)保密管理規(guī)定，嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司

管理制度。

（一）外來公文一指政府部門、行業(yè)協(xié)會、上級單位等外企事業(yè)

單位（轉(zhuǎn)）發(fā)給公司的公文。

（-）內(nèi)部公文一指在公司內(nèi)部使用的公文，包括公司下發(fā)的或者

公文處理制度

下屬分公司下發(fā)的規(guī)章制度、計劃總結(jié)、報告、會議記要、通知、通

告、通報、任命、決定和階段性規(guī)定等等。

（三）上行文一是指**公司，或者各下屬分公司/各職能中心向**,

報送的請求指示、匯報工作、反映情況、答復問詢等所用的公文，文

種有“請示、報告

（四）下行文一是指**公司，或者**公司向各下屬分公司/各職

能中心下發(fā)的文件，文種有“通知、通報、決定、批復”等。

（五）平行文一是指外部平級單位，或者公司內(nèi)部各部門間聯(lián)系

業(yè)務或者往來活動的知照性文件，文種有“函

第二節(jié)公文的種類

第四條公文種類主要有規(guī)定、決定、決議、通告、通知、通報、報

告、請示、批復、函、意見、會議記要等C

（一）規(guī)定：為處理某種事項、開展某種工作而提出的要求、規(guī)

范。

（二）決定：合月于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有

關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級部門不適當?shù)臎Q定事項。

（三）決議：合月于經(jīng)董事會、總裁辦公會、總經(jīng)理辦公會等重

要會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的重要決策事項。

（四）通告：合用于在一定范圍內(nèi)發(fā)布應當遵守或者周知的事項。

（五）通知：合用于批轉(zhuǎn)各部門的公文，轉(zhuǎn)發(fā)政府機關(guān)和不相隸

屬機關(guān)的公文，傳達要求各部門辦理、周知或者執(zhí)行的事項，任免和

聘

用干部。

公文處理制度

（六）通報：合用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

（七）報告：合用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復上級

機關(guān)的問詢。

（八）請示：合用于向上級單位請示或者批準的事項。請示和報

告要分開，請示問題應做到一文一事，報告中不得帶請示問題。

（九）批復：合用于答復下級單位請示的事項。

（十）意見：合用于對重要問題提出建議和處理辦法。

（十一）函：合用于不相隸屬部門或者單位之間商洽工作，問詢

和答復問題，請求批準和答復審批事項。

（十二）會議記要：合用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章公文的管理職責

第五條公文管理是指公司行政公文管理。具體包括：公司下發(fā)

的公文；各下屬分公司上報或者下發(fā)的公文；公司各職能中心上報或

者下發(fā)的公文；公司及各下屬分公司對外（包括政府機關(guān)、其他事業(yè)

單位）往來公文等。

第六條公司總裁辦是公司公文處理的管理部門。負責指導各職

能中心和各下屬分公司的公文處理工作。同時負責建立健全公司公文

管理制度，負責制度的制定、修改與實施。

（一）公司總裁辦負責接收和處理公司層面的外來文件，接收和

處理公司內(nèi)部各職能中心和下屬分公司對領(lǐng)導的請示、報告，負責處

理以公司名義上報、下發(fā)的公文文件。

（二）公司各職能中心負責接收和處理對口相關(guān)領(lǐng)域的外來文件,

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公文處理制度

負責處理以各職能中心名義上報、下發(fā)的公文文件。

（三）公司各下屬分公司總經(jīng)辦負責屬地地方政府相關(guān)職能部門

的外來文件，負責接收、處理、宣貫和落實公司轉(zhuǎn)發(fā)的外來文件和公

司下發(fā)的規(guī)章制度、工作指令、通知、通報等文件；負責處理以分公

司名義上報、下發(fā)E勺公文文件。

（四）各職能中心和下屬分公司根據(jù)業(yè)務需要，設置專職或者兼

職行政文員，負責各類制度、公文等信息的傳遞、接收、處理、跟

進落實和編號保管存檔等工作。

第四章公文格式

第七條公文普通由版頭、秘密等級、緊急程度、發(fā)文單位、發(fā)

文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印

章、主題辭、抄送單位和印發(fā)份數(shù)等部份組成。

（一）版頭發(fā)文單位全稱用套紅大字居中印在公文首頁上部。

（二）發(fā)文字號由發(fā)文單位代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成，

標注于版頭下方居中。聯(lián)合發(fā)文普通只標明主辦單位的發(fā)文字號（公

司、各職能中心和下屬分公司發(fā)文代字規(guī)范見附件一）。公文應在發(fā)

文字號右側(cè)標注“簽發(fā)人”，“簽發(fā)人”后面標注簽發(fā)人姓名，發(fā)文字號的

標注放在左側(cè)。

（三）標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類。

標題除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，普通不使用標點符合。

（四）主送單位主送單位指公文的主要受理單位，置于標題之下，

正文之上，起頭頂格。主送單位名稱應為全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱,

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公文處理制度

羅列順序力求相對統(tǒng)一。向上請示、報告公文，普通惟獨一個主送單

位，不宜多頭主送，以免責任不明。如需同時送其他單位，可用抄送

形式。

（五）正文正文是公文主體部份。要求情況確實、觀點明確、文

字精煉。正文起于主送機關(guān)名稱卜一行，字體采用4號仿宋體。字距、

行距要清晰。頁面四周要留出適當空白，上頁邊距為2厘米，下頁邊

距為2.6厘米，左、右頁邊距各為2.7厘米。

（六）附件對正文具有補充、說明性的附加文字材料?，應當置于

主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后發(fā)文日期之前注明附件

順序和名稱。附件順序使用阿拉伯數(shù)碼，附件名稱后不加標點符號。

（七）發(fā)文單位標注在正文下面偏右。要寫全稱，并加蓋單位印

卡?

早。

（八）成文日期普通署會議通過或者領(lǐng)導人簽發(fā)日期，聯(lián)合行文

署最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導人的簽發(fā)日期。會議記要以會議通過日期為準。

成文日期使用漢字，并標明年、月、日，零寫為“0”。

（九）印章除會議記要外，公文應當加蓋發(fā)文機關(guān)印章。用印應

當上不壓正文，下壓成文日期。

（十）主題辭上報公文應當注明主題辭、標注在發(fā)文日期和印發(fā)

說明之間，并按照規(guī)定標引，最多不超過五個。

（十一）印發(fā)說明公文的最后組成部份。包括印發(fā)范圍和公文印

數(shù)。

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公文處理制度

（十二）用紙及裝訂公文用紙采用國際標準A4紙張（長297毫米,

寬210毫米）。裝訂時，公文紙右側(cè)與下邊對齊，統(tǒng)一在左側(cè)裝訂，

訂2顆訂書釘，書釘位置距左側(cè)邊沿1CM和距上、下邊5cM的交匯處。

張貼公文用紙大小視實際需要而定。

第五章行文規(guī)見

第八條行文原則

（一）依據(jù)隸屬關(guān)系行文：普通情況下，下級單位不得越級行文，

特別不應越級請示問題。因特殊情況必須越級行文時，應當抄送被越

過的上級單位。

（二）依據(jù)職責范圍行文：徹底屬于職責范圍內(nèi)的事項，可直接

行文；屬于職責范圍之內(nèi)，但涉及其他部門職責的事項，應與涉及部

門商議一致，進行會簽。

（三）不相隸屬機關(guān)的行文規(guī)則：行文雙方的關(guān)系基本上是對等的;

雙方公文效力的登記應是對等的。

（四）涉密公文的行文規(guī)則：“明來明復，密來密復”；主件和附件的

秘密等級一致。

（五）上行文的行文規(guī)則：請示類公文應堅持“一文一事”制度，避

免“一文數(shù)事”，普通只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應當

用抄送形式，但不得抄送下級機關(guān)；“報告”中不得夾帶請示事項。

（六）公司各職能部、各下屬分公司可以聯(lián)合行文。

（七）各職能中心可根據(jù)領(lǐng)導授權(quán)，向下屬分公司行文。

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公文處理制度

（八）正式公文須以“紅頭文件”上報。如以“白頭文”形式上報，

原則應提前征得收文部門的允許。

第九條不能行文的幾種情況：

（一）不能對領(lǐng)導者個人行文（特殊是請示、報告，不能浮現(xiàn)

領(lǐng)導姓名）。

（二）各職能中心內(nèi)部之間的工作往來普通不行文。

（三）個人講話普通不以正式文件的形式印發(fā)。

（四）相關(guān)部門就有關(guān)問題未商議一致時，不能各自行文。

（五）能用簡報、電話、便函等形式解決的事宜盡量不正式行

文。

第六章公文處理

第一節(jié)收文處理

第1條收文處理指對公司收到的公文的辦理過程，包括簽收、

登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第十一條簽收、登記。為保證公文辦理的準確、及時、安全和

可追溯，對收到的各級公文、各類文字材料、各種信件等，須進行簽

收、登記。

第十二條分發(fā)、擬辦。

（一）總裁辦收文：首先由總裁辦主任閱簽，根據(jù)來文的內(nèi)容和

公司領(lǐng)導分工等情況，分發(fā)給相關(guān)的領(lǐng)導或者部門。對屬于董事長、

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黨委書記或者總裁審批權(quán)限的事項，簽發(fā)給董事長、黨委書記或者總

裁；對

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公文處理制度

于來文內(nèi)容不能明確對應領(lǐng)導班子成員分工的，分發(fā)給董事長或者總

裁確定。對于只涉及公司有關(guān)職能部門管理權(quán)限的事項，簽發(fā)給該部

門負責人直接閱知并辦理。

（二）職能中心收文：涉及公司整體工作，需要董事長、黨委書

記、總裁審批的轉(zhuǎn)總裁辦，按上面程序執(zhí)行。只涉及職能，作的交主

管副總裁審批。

（三）總經(jīng)辦收文：涉及公司整體工作，需要董事長、黨委書記、總

裁審批的轉(zhuǎn)總裁辦，按上面程序執(zhí)行。只涉及分公司的事項，由總

經(jīng)理審批。

第十三條批辦。公司領(lǐng)導在審閱文件時，應簽署明確意見，并

寫上姓名和審批時間。批辦完成直接退往總裁辦，不得將文件直接交

給承辦部門或者原報送部門?？偛棉k應根據(jù)領(lǐng)導的批示、意見內(nèi)容進

行登記后，再轉(zhuǎn)送承辦部門處理。

第十四條承辦。承辦部門收到交辦的公文后，應及時辦理，辦

理結(jié)果應及時報送給本事項的主管領(lǐng)導，并將相關(guān)材料存檔。對不屬

于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的事項，應當及時將來文退

還給總裁辦，并需附上說明。對內(nèi)容、形式要件不齊全等不符合相關(guān)

要求的公文，承辦部門可退還給總裁辦C

第十五條催辦?？偛棉k對需要辦理公文的承辦情況要隨時進行

催促檢查。緊急或者重要的公文應當及時、重點催辦，普通公文應當

定期催辦，做到件件有結(jié)果，并及時向有關(guān)領(lǐng)導反饋。

第十六條各職能中心和下屬分公司收文辦理流程

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公文處理制度

（一）職能中心收文：涉及公司整體工祚，需要董事長、黨委書

記、總裁審批的轉(zhuǎn)總裁辦，按上面程序執(zhí)行。只涉及職能工作的交主

管副總裁審批。參照上面的批辦、承辦、催辦程序執(zhí)行。

（二）總經(jīng)辦收文：涉及公司整體工作，需要董事長、黨委書記、總

裁審批的轉(zhuǎn)總裁辦，按上面程序執(zhí)行。只涉及分公司的事項，由總

經(jīng)理審批。參照上面的批辦、承辦、催辦程序執(zhí)行。

第二節(jié)發(fā)文處理

第十七條發(fā)文處理指以公司名義制發(fā)公文的過程，包括擬稿、

審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

第十八條擬稿。非部門業(yè)務范圍的綜合性重要文件，由公司總

裁辦擬稿；內(nèi)容屬各職能領(lǐng)域業(yè)務范圍內(nèi)的文件，由各職能中心擬稿；

內(nèi)容屬分公司職能領(lǐng)域和部門內(nèi)部業(yè)務范圍內(nèi)的文件，由各下屬分公

司擬稿；相關(guān)公司部門聯(lián)合行文，由主辦部門擬稿。

擬稿的基本要求：

（一）要符合國家的法律法規(guī)和方針政簧及有關(guān)規(guī)定；符合公司

的章程及有關(guān)規(guī)定；

（二）文稿必須情況確實、觀點明確、表達準確、結(jié)構(gòu)嚴謹、條

理清晰、文字精煉、字詞規(guī)范、標點正確，篇幅力求剪短；

（三）公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文公司的職權(quán)和與主送

公司的行文關(guān)系確定；

（四）公文內(nèi)容普通由份號、秘級和保密期限、緊急程度、發(fā)文

機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、

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公文處理制度

發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、印

發(fā)日期、主頁碼等18項要素組成。

第十九條審核。以公司名義發(fā)文的由總裁辦主任核稿；以各職

能中心名義發(fā)文，由職能中心總監(jiān)核稿；以分公司名義發(fā)文，由分公

司總經(jīng)辦主任核稿；相關(guān)公司部門聯(lián)合行文，由主辦部門負責人或者

公司主管領(lǐng)導核稿。

核稿的重點是：

（一）是否需要行文，是否符合國家的法律法規(guī)和方針政策及有

關(guān)規(guī)定，與其它有關(guān)公文有無重復或者矛盾；

（二）是否完整準確地體現(xiàn)了發(fā)文意圖，政策是否保持連續(xù)性，

提法是否同已發(fā)布的有關(guān)公文相銜接，提出的措施和辦法是否切實可

行；

（三）是否與有關(guān)部門商議，涉及其他公司或者部門的問題是否

協(xié)商一致；

（四）文字表達、文種使用、公文格式等是否符合公文規(guī)定的要

求。

第二十條會簽。聯(lián)合行文的公司部門應予會簽，再送有關(guān)領(lǐng)導

簽發(fā)C

第二十一條簽發(fā)。以公司名義行文，由董事長或者總裁簽發(fā)；

以公司各職能中心名義行文，由主管副總裁簽發(fā)；以董事長或者總裁

名義行文，由其本人簽發(fā)；以各下屬分公司名義行文，由各下屬分

公司總經(jīng)理簽發(fā)，特殊行文上報公司簽發(fā)。

公文處理制度

第二十二條編號。以公司名義對外發(fā)文由總裁辦統(tǒng)一編寫發(fā)文

字號；以分公司名義對外發(fā)文由分公司總經(jīng)辦統(tǒng)一編寫發(fā)文字號。經(jīng)

辦公室編號后的文稿，采用A4國際標準的正式紅頭文紙印制、蓋章

后發(fā)送。由相關(guān)部門保存原稿及一份正式文件，翌年交本單位檔案室

存檔。

第二十三條繕印。以公司名義行文，由公司總裁辦和各職能中

心分別負責打??；以各職能中心名義行文，由各職能中心負責打??；

以各下屬分公司名義行文，由該分公司總經(jīng)辦負責打印。

第二十四條用印。以公司及公司各職能中心名義行文，由公司

人力中心負責蓋章；以董事長名義行文，由其本人簽章；以各分公司

名義行文，由各分公司總經(jīng)辦負責蓋章；同時各用印和印章管理部門

做好用印審批程序和嚴格管理。

第二十五條發(fā)送。以公司名義行文，由公司總裁辦文員和各

職能中心文員負責發(fā)送；以公司各職能中心名義行文，由各職能中心

文員負責發(fā)送；以各下屬分公司名義行文，由各下屬子公司總經(jīng)辦文

員負責發(fā)送；對于實效性較強的如會議記要等公文，應當及時發(fā)送并

抄送相關(guān)所有參會人員。

第二十六條督辦。公司總裁辦、各職能中心與各下屬分公司

總經(jīng)辦有權(quán)力和責任對文件所載內(nèi)容的執(zhí)行情況予以催辦、監(jiān)督，而

且有義務適時予以提醒，提供必要的匡助，并將事情發(fā)展狀況以口頭

或者書面方式匯報上級領(lǐng)導，以保證有關(guān)公司、部門、人員依照指示

按時、按質(zhì)、按量完成任務，為下一步工作提供條件。

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公文處理制度

第二十七條備案。為使發(fā)文有備可查，公文的發(fā)送必須登記備

查，所有以公司名義下發(fā)的正式公文均由各相關(guān)職能中心進行備案，

以下屬分公司部門名義下發(fā)的正式公文均由分公司總經(jīng)辦進行備案。

第二十八條公文的發(fā)文流程：

（一）公司公文簽發(fā)流程：

編制（文件起草部門）一部門外會簽（可缺?。┮粚徍耍ǜ髀毮苤?/p>

心總監(jiān)/總裁辦主任）一會審（主管副總裁會審）一審批（董事長/總裁）

一編號下發(fā)（總裁辦/各職能中心）一備案（總裁辦/各職能中心）。

（二）各下屬分公司總經(jīng)辦公文簽發(fā)流程：

編制（文件起草部門）一部門外會簽（可缺?。┮粚徍耍ǚ止究?/p>

經(jīng)辦主任）一會審（副總經(jīng)理會審）一審批（總經(jīng)理）一編號下發(fā)（總

經(jīng)辦）一備案（總經(jīng)辦）。

各下屬分公司下發(fā)公文，必須同時抄報公司董事長/黨委書記/總

裁/副總裁/總裁辦主任及業(yè)務相關(guān)部門，以便協(xié)辦或者查考。

第二十九條應充分利用電子信息網(wǎng)絡，對普發(fā)或者轉(zhuǎn)發(fā)類的公

文實行網(wǎng)上處理。在辦理過程中，各職能中心、各下屬分公司總經(jīng)

辦應指定專人及時登錄，確保及時收取公文。

第七章公文的歸檔和銷毀

第三十條公文由辦公室或者專職人員統(tǒng)一收發(fā)、歸檔和銷毀。

第三十一條歸檔。公文辦理完畢后，應根據(jù)有關(guān)規(guī)定，及時立

卷歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。各職能中心和各下屬分公司

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公文處理制度

負責本部門文件的立卷和歸檔。公文歸檔，應根據(jù)其相互聯(lián)系、特征、

年度、機構(gòu)、問題等分