Excel菜鳥職場辦公效率提升秘籍Excel企業(yè)高效辦公應(yīng)用匯報人:一夏如何提高日常數(shù)據(jù)處理效率?樹立一種正確高效使用Excel的基本理念和思路掌握實用的Excel技能和技巧靈活使用常用的函數(shù)了解和掌握一些實用的工具熟練使用數(shù)據(jù)透視表

感謝您下載模板網(wǎng)提供的PPT模板.請勿復(fù)制、傳播、銷售,否則將承擔(dān)法律責(zé)任!課程目錄前言高效數(shù)據(jù)處理日常數(shù)據(jù)的計算、提取、匯總邏輯判斷及查詢應(yīng)用高效數(shù)據(jù)分析工具及應(yīng)用前言零一前言（Excel的使用習(xí)慣）你設(shè)計表格是否很隨意?想怎么弄就怎么弄?你是不是輸入數(shù)據(jù)也很隨意,而不考慮Excel對數(shù)據(jù)格式的要求?你是不是特別喜歡設(shè)計多行表頭,還有大量合并單元格?你是不是特別喜歡在表格里插入很多合計行和空行?你是不是特別喜歡把所有的數(shù)據(jù)（包括計算結(jié)果）都保存在一個工作表,結(jié)果表格有非常多的列?你是不是只會簡單的加減乘除,而不會使用函數(shù)進行匯總計算?你是不是只會使用簡單的直接單元格鏈接,而不會使用函數(shù)引用數(shù)據(jù)?你是不是不注意保護工作表的計算公式?你是不是總在使用笨辦法來處理數(shù)據(jù)?前言（Excel的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化）樹立一種正確使用Excel的理念科學(xué)規(guī)范的表格結(jié)構(gòu)科學(xué)規(guī)范的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)正確區(qū)分和處理兩類Excel表格基礎(chǔ)表報告表正確處理三種Excel數(shù)據(jù)文本（純文本和數(shù)字型文本）日期和時間數(shù)字（純數(shù)字和文本型數(shù)字）高效數(shù)據(jù)處理零二第一部分高效數(shù)據(jù)處理技能一:快速處理非法日期技能二:非法數(shù)字與純數(shù)字之間的相互轉(zhuǎn)換技能三:快速填充數(shù)據(jù)（定位填充法的應(yīng)用）技能四:刪除數(shù)據(jù)中眼睛看不見的特殊字符技能五:自定義排序與高級篩選的靈活運用技能六:數(shù)據(jù)的快速分列技能七:設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)的表格模板,數(shù)據(jù)有效性應(yīng)用技能八:保護工作表指定區(qū)域,以免別人破壞或修改技能一:快速處理非法日期很多人對日期數(shù)據(jù)的輸入是很隨意的,有時侯輸入的“日期”并不是真正的日期.例如:“二零一四零八一七”、“二零一四.零八.一七”注:日期在Excel中是作為數(shù)值儲存在單元格中的,永遠是正整數(shù).正確的日期格式:年月日三個數(shù)字之間用減號（-）或者斜杠（/）隔開的.案例零一:非法日期的快速轉(zhuǎn)換技能二:非法數(shù)字與純數(shù)字之間的相互轉(zhuǎn)換在單元格輸入文本型數(shù)字的方法有兩種:方法一:應(yīng)先輸入單引號“‘”,再輸入數(shù)字；方法二:先將單元格設(shè)置為文本,然后正常輸入數(shù)字.文本型數(shù)字轉(zhuǎn)換為純數(shù)字利用智能標(biāo)記使用分列工具選擇性粘貼純數(shù)字轉(zhuǎn)換為文本型數(shù)字使用Text()函數(shù)使用分列工具案例零二:非法數(shù)字與純數(shù)字的相互轉(zhuǎn)換技能三:快速填充數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)如果有空白單元格,在使用數(shù)據(jù)透視表做數(shù)據(jù)分析時就會造成一些數(shù)據(jù)的分析困難,甚至?xí)绊懙綌?shù)據(jù)分析的準(zhǔn)確性.定位填充法步驟:一、選擇整個數(shù)據(jù)區(qū)域二、使用F五健,把數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)的所有空單元格都選中三、在活動單元格中輸入公式,“=活動單元格上一個單元格的地址”四、按[Ctrl+Enter]組合鍵案例零三:快速填充數(shù)據(jù)技能四:刪除數(shù)據(jù)中看不見的特殊字符

從數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入的數(shù)據(jù)往往會含有一些眼睛看不見的特殊字符,為了能正確的處理分析,必須把這些特殊字符刪除.步驟:一）復(fù)制單元格中看不見的字符二）打開查找和替換對話框,將特殊字符粘貼進“查找內(nèi)容”輸入框中,“替換為”輸入框中不輸入任何字符,單擊“全部替換”按鈕.案例零四刪除數(shù)據(jù)中看不見的特殊字符技能五:自定義排序與高級篩選的靈活運用排序如何按照規(guī)定的格式進行排序?排序的妙用:制作工資條注意事項（有公式時要小心）案例零五自定義排序與高級篩選應(yīng)用篩選如何篩選不重復(fù)數(shù)據(jù)?如何進行多條件下的高級篩選?案例零五自定義排序與高級篩選應(yīng)用技能六:數(shù)據(jù)的快速分列數(shù)據(jù)分列是在實際工作中經(jīng)常遇到的問題.基本方法方法一:使用“分列”工具根據(jù)分融符號進行數(shù)據(jù)分列根據(jù)數(shù)據(jù)寬度進行數(shù)據(jù)分列方法二:利用函數(shù)案例零六數(shù)據(jù)的快速分列技能七:設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)的表格模板使用數(shù)據(jù)有效性規(guī)范控制數(shù)據(jù)的輸入.數(shù)據(jù)有效性的應(yīng)用:案例零七設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的管理表單技能八:保護工作表指定區(qū)域工作表中的有些地方有時是需要保護或設(shè)置修改權(quán)限的,例如:做好的計算公式等.步聚Step一:先解除整個工作表或者指定區(qū)域的鎖定Step二:選擇要保護的公式單元格,鎖定或隱藏Step三:保護工作表案例零八保護工作表日常數(shù)據(jù)的計算、提取、匯總邏輯判斷及查詢應(yīng)用零三第二部分日常數(shù)據(jù)的計算、提取、匯總邏輯判斷及查詢應(yīng)用技能九:日期的計算（日期函數(shù)的綜合應(yīng)用）技能一零:從數(shù)據(jù)字符中提取需要的數(shù)據(jù)（文本函數(shù)綜合應(yīng)用）技能一一:日常數(shù)據(jù)的邏輯判斷處理技能一二:日常數(shù)據(jù)的高效求和與匯總技能一三:日常數(shù)據(jù)的高效查詢技能九:日期計算（日期函數(shù)的綜合應(yīng)用）三個重要的日期函數(shù)TODAY計算當(dāng)天日期

用法:=TODAY()EDATE計算到期日用法:=EDATE(開始日期,總月數(shù))DATEDIF計算兩個日期之間的期限

用法:=DATEDIF(開始日期,截止日期,計算類型)計算類型:"Y"時間段中的整年數(shù);"M"時間段中的整月數(shù).問題:已知合同簽訂日和期限,如何計算合同到期日?已知付款期限,截止日為下月五日,如何計算付款日?已知生日,如何計算年齡?案列零九常用日期函數(shù)的應(yīng)用技能一零:從數(shù)據(jù)字符中提取需要的數(shù)據(jù)幾個注意事項:輸入文字應(yīng)該注意的幾個問題正確區(qū)別文本型數(shù)字和純數(shù)字將不能計算的數(shù)字快速修改為可以計算的純數(shù)字常用的幾個文本函數(shù)LEN()計算字符串的長度LENB()計算字符串中字節(jié)的長度LEFT()從左往右取數(shù)RIGHT()從右往左取數(shù)MID()從指定位置取數(shù)

案例一零文本函數(shù)的綜合應(yīng)用技能一一:日常數(shù)據(jù)的邏輯判斷處理數(shù)據(jù)的處理和分析,離不開邏輯判斷.常用的邏輯判斷函數(shù)IF,簡單的判斷函數(shù)=IF(判斷表達式,條件成立的結(jié)果,條件不成立的結(jié)果)嵌套IF,注意邏輯關(guān)系和正確的輸入方法

案例一一數(shù)據(jù)的邏輯判斷處理技能一二:日常數(shù)據(jù)的高效求和與匯總常用的分類匯總函數(shù)SUM:簡單的無條件求和函數(shù)SUMIF:單條件求和函數(shù)=SUMIF(條件判斷區(qū)域,條件值,實際求和區(qū)域)SUMIF函數(shù)兩種用法:一.精確匹配匯總二.模糊匹配匯總注:sumif函數(shù)模糊匹配匯總,使用通配符合連接符通配符*連接符&

案例一二數(shù)據(jù)的高效求和匯總技能一三:日常數(shù)據(jù)的高效查詢查找數(shù)據(jù):

從表格中把滿足條件的數(shù)據(jù)查找出來

常用函數(shù):VLOOKUP=VLOOKUP(查找依據(jù),查找區(qū)域,取數(shù)的列位置,查找模式)

注意事項列結(jié)構(gòu)表格單條件查詢從左往右查找不允許有重復(fù)不區(qū)分大小寫

案例一三日常數(shù)據(jù)的高效查詢高效數(shù)據(jù)分析工具及應(yīng)用零四第三部分高效數(shù)據(jù)分析工具及應(yīng)用技能一四:條件格式的實際應(yīng)用技能一五:數(shù)據(jù)透視表的快速創(chuàng)建與布局技能一六:數(shù)據(jù)報表的多角度統(tǒng)計分析技能一七:數(shù)據(jù)報表的占比分析技能一八:數(shù)據(jù)報表中日期、地區(qū)、年齡、工資的組合統(tǒng)計分析應(yīng)用技能一九:數(shù)據(jù)透視表中新分析指標(biāo)的添加技能二零:相同結(jié)構(gòu)工作表的快速匯總（多表快速匯總）技能二一:快速核對數(shù)據(jù)（不同工作表數(shù)據(jù)的快速核銷）技能一四:條件格式的實際應(yīng)用條件格式根據(jù)指定的條件,來設(shè)置單元格格式應(yīng)用:跟蹤數(shù)據(jù)變化合同提前提醒庫存預(yù)警美化表格注意事項:正確設(shè)置公式正確設(shè)置單元格引用方式

案例一四條件格式的實際應(yīng)用

技能一五:數(shù)據(jù)透視表的快速創(chuàng)建與布局創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表利用數(shù)據(jù)透視表向?qū)О凑障驅(qū)Р襟E進行操作缺點:無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)源的動態(tài)更新,除非使用動態(tài)數(shù)據(jù)區(qū)域名稱利用導(dǎo)入數(shù)據(jù)工具制作數(shù)據(jù)透視表利用Excel的導(dǎo)入數(shù)據(jù)工具制作優(yōu)點:這種數(shù)據(jù)透視表是一種動態(tài)的數(shù)據(jù)透視表,如果工作表的數(shù)據(jù)的增加或減少了,數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源也隨之發(fā)生改變

案例一五數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建與布局技能一六:數(shù)據(jù)報表的多角度統(tǒng)計分析

案例一六數(shù)據(jù)報表的多角度統(tǒng)計分析源始數(shù)據(jù)多角度分析報表技能一七:數(shù)據(jù)報表的占比分析設(shè)置字段顯示方式:對數(shù)據(jù)進行深層分析

案例一七數(shù)據(jù)報表的占比分析技能一八:數(shù)據(jù)報表組合統(tǒng)計分析應(yīng)用組合字段:挖掘深層次分析指標(biāo)按日期（年、季度、月）分組查看按地區(qū)分組查看數(shù)字組合（職工年齡、工資）

組合應(yīng)注意的事項頁字段不能進行組合字段內(nèi)有空白項不能進行組合有非法日期時不能對日期進行組合某個字段內(nèi)有不同類型數(shù)據(jù)時不能組合案例一八數(shù)據(jù)的組合應(yīng)用技能一九:數(shù)據(jù)透視表中新分析指標(biāo)的添加添加自定義計算字段通過自定義計算字段,可以為報表設(shè)計新的考察分析指標(biāo),對數(shù)據(jù)進行多角度和深層次的分析.

案例一九數(shù)據(jù)透視表中新分析指標(biāo)的添加源始數(shù)據(jù)新增指標(biāo)后的分析報表技能二零:相同結(jié)構(gòu)工作表的快速匯總使用合并計算工具快速匯總多個報表每個工作表的結(jié)構(gòu)完全相同行、列也一樣多行順序和列順序一模一樣案例二零相同結(jié)構(gòu)工作表的快速匯總技能二一:快速核對數(shù)據(jù)如何快速核對兩個表格的差異?實用技能:利用查找函數(shù)利用數(shù)據(jù)透視表多重合并計算區(qū)域

案例二一快速核對兩個表的數(shù)據(jù)你好,Excel!匯報人:一夏Excel的功能序言一.

創(chuàng)造表格

Createansheet二.數(shù)據(jù)共享

Sharethedata三.

娛樂生活

Entertainment

感謝您下載模板網(wǎng)提供的PPT模板.請勿復(fù)制、傳播、銷售,否則將承擔(dān)法律責(zé)任!內(nèi)容大綱零一零三零二日常操作常用函數(shù)推薦Excel服務(wù)器功能介紹日常操作PART一Copy、Paste、Cutclip復(fù)制、粘貼、剪切根據(jù)目的不同,可以對數(shù)據(jù)進行剪切、復(fù)制、粘貼、選擇性粘貼.對于選擇性粘貼,可以對目標(biāo)區(qū)域數(shù)據(jù)進行加減乘除的轉(zhuǎn)換,還可以實現(xiàn)目標(biāo)區(qū)域數(shù)據(jù)進行轉(zhuǎn)置DataValidation數(shù)據(jù)有效性通過設(shè)置實現(xiàn)固定標(biāo)題靈活選擇,演示如下,操作見演示:Conditionalformatting條件格式通過設(shè)置實現(xiàn)固定標(biāo)題靈活選擇,演示如下,操作見演示:Aggregatedata分類匯總實現(xiàn)對同類別數(shù)據(jù)進行匯總,根據(jù)數(shù)據(jù)標(biāo)題不同和匯總方式的不同進行匯總；分類匯總后點擊表頭左上方一、二、三可以對總會總數(shù)進行展開和折疊；注意對數(shù)據(jù)分類匯總時要將同類別數(shù)據(jù)進行排序,否則會在不同的行或列出現(xiàn)；具體見截圖和實例演示:AutoFilter自動篩選自動篩選:根據(jù)自定義條件進行篩選,或者直接輸入條件篩選；AdvanceFilter高級篩選高級篩選:通過兩個或者以上的條件實現(xiàn)篩選.“列表區(qū)域（L）”為需要高級篩選的數(shù)據(jù),“條件區(qū)域（C）”為篩選條件,“復(fù)制到（T）”為篩選結(jié)果顯示的區(qū)域Pivottable數(shù)據(jù)透視表/圖數(shù)據(jù)透視表:根據(jù)明細數(shù)據(jù)字段屬性求匯總值、最大值、最小值、方差、百分比等功能；一、在“插入”菜單欄找到數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖（P）:Pivottable數(shù)據(jù)透視表/圖二、選擇要數(shù)據(jù)透視的區(qū)域,然后下一步,注意透視表原數(shù)據(jù)表頭不能有空格和合并單元格,如圖:三、此時你可以選擇在當(dāng)前工作表和新建工作表建立數(shù)據(jù)透視表,然后點擊“布局（L）”,將表格屬性拖入列或航中,將需要加工的數(shù)據(jù)拖入數(shù)據(jù)區(qū)域,請看演示:Pivottable數(shù)據(jù)透視表/圖Pivottable數(shù)據(jù)透視表/圖四、雙擊已拖入數(shù)據(jù)區(qū)域的項目,可以選擇要匯總的方式以及值顯示方式,如下圖:Hyperlink超鏈接“插入”菜單欄中找到“超鏈接”,點擊彈出插入超鏈接框其他文件選擇“原有文件或網(wǎng)頁（X）”,本文檔選擇“本文檔中的位置（A）”選擇對應(yīng)文件名,然后確認InsertObject插入對象“插入”菜單欄中找到“對象”,點擊彈出插入對象框其他文件選擇“由文件創(chuàng)建”,本文創(chuàng)建選擇“新建”Search、substituted查找、替換打開對應(yīng)工作表,按Ctrl+F為尋找,將依次查找輸入符合條件的結(jié)果,但不能查到保留公式計算結(jié)果的數(shù)值打開對應(yīng)工作表,按Ctrl+F為替換,將查找的內(nèi)容替換為要替換的內(nèi)容,還可以根據(jù)選項進行設(shè)置,也可以替換公式.FreezePane凍結(jié)窗口凍結(jié)窗口:當(dāng)需要顯示表頭或者列標(biāo)題時就需要在合適的位置凍結(jié)窗口；常用函數(shù)PART二Generalintroduction總體介紹函數(shù)的定義:Excel中所提的函數(shù)其實是一些預(yù)定義的公式,他們使用一些稱為參數(shù)的特定數(shù)值按特定的順序或者結(jié)果進行計算.用戶可以直接用他們對某個區(qū)域內(nèi)的數(shù)值進行一系列運算.下圖為函數(shù)結(jié)構(gòu):Generalintroduction總體介紹公式選項表:幫助創(chuàng)建或編輯公式的工具,還可提供有關(guān)函數(shù)及其參數(shù)的信息.單擊編輯欄中“編輯公式”按鈕,就會在編輯欄下面出現(xiàn)公式選項板:Generalintroduction總體介紹函數(shù)的種類:Excel函數(shù)一共有一一類,分別是數(shù)據(jù)庫函數(shù)、日期與時間函數(shù)、工程函數(shù)、財務(wù)函數(shù)、信息函數(shù)、邏輯函數(shù)、查詢和引用函數(shù)、數(shù)學(xué)和三角函數(shù)、統(tǒng)計函數(shù)、文本函數(shù)以及用戶自定義函數(shù).下面從工作應(yīng)用的角度為大家介紹一些函數(shù)的使用方法:求和函數(shù)SUM函數(shù)是Excel中使用最多的函數(shù),利用他進行求和運算可以忽略存在文本、空格等數(shù)據(jù)的單元格,語法簡單、使用方便區(qū)域求和:常用于對一張工作表所有數(shù)據(jù)求總計.此時你可以讓單元格指針停留在存在結(jié)果的單元格,然后在Excel編輯欄輸入公式“=SUM()”用鼠標(biāo)在括號中間單擊,最后拖過需要求和的所有單元格（不連續(xù)單元格可按住Ctrl鍵逐個選中）注意:SUM函數(shù)中的參數(shù),即被求和的單元格和單元格區(qū)域不能超過三零個求和函數(shù)SUMIF函數(shù):可對滿足某一條件的單元格區(qū)域求和,該條件可以是數(shù)值、文本或表達式.語法:SUMIF(range,criteria,[sum_range])其中,range必須項,表示條件范圍criteria必須項,表示條件sum_range可選項,表示求和范圍四舍五入Round函數(shù):返回某個數(shù)字按指定位數(shù)舍入后的數(shù)字,格式ROUND(number,num_digits),number就是將要進行四舍五入的數(shù)字；num_digits則是希望的得到數(shù)字的小數(shù)點后的位數(shù).INT函數(shù):返回實數(shù)舍入后的整數(shù)值.因此,用INT函數(shù)進行四舍五入還是需要一些技巧的,也就是要加上零.五,才能達到去整的目的.INT(number),number就是將要進行去整的數(shù)字.ROMAN工作表函數(shù)將阿拉伯?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)換為文本形式的羅馬數(shù)字；ROUNDDOWN工作表函數(shù)靠近零值,向下（絕對值減小的方向）舍入數(shù)字ROUNDUP工作表函數(shù)遠離零值,向上（絕對值增大的方向）舍入數(shù)字SQRT工作表函數(shù)返回正平方根邏輯函數(shù)用來判斷真假值,或則進行符合檢驗的Excel函數(shù),我們成為邏輯函數(shù).在Excel中提供了六種邏輯函數(shù).即AND、OR、NOT、FALSE、IF、TRUE函數(shù).AND所有參數(shù)的邏輯值為真時返回TRUE,邏輯值為假時返回FALSE.語法為AND(logical一,logical二,…),其中l(wèi)ogical一,logical二表示待檢測的一到三零個條件值,各條件值可能為TRUE,可能是FALSE,參數(shù)必須是邏輯值.邏輯函數(shù)普通條件判斷,如下圖:邏輯函數(shù)多層嵌套,如下圖:條件求解COUNTIF,根據(jù)條件計數(shù)值,可以計算單元格區(qū)域中某個文本串或數(shù)字出現(xiàn)的次數(shù),如要求計算出大于七零分的門數(shù),或者要求找出是否有重復(fù)記錄,如下圖:文本函數(shù)LOWER:將一個文字串中的所有大寫字母轉(zhuǎn)換為小寫字母；UPPER:將文本轉(zhuǎn)成大寫形式；PROPER:將文字串的首字母及任何非字母字符之后的首字母轉(zhuǎn)換成大寫,將其余的字母轉(zhuǎn)換成小寫；這三種函數(shù)的基本語法形式均為函數(shù)名（text）,將“pLeaseComEHere”,舉例如下:LOWER(pLeaseComEHere)=pleasecomehereUPPER(pLeaseComEHere)=PLEASECOMEHEREPROPER(pLeaseComEHere)=PleaseComeHere日期與時間函數(shù)取出當(dāng)前系統(tǒng)時間/日期信息的函數(shù)主要有NOW、TODAY;如果需要單獨的年份、月份、日數(shù)或小時的數(shù)據(jù)時,可以使用HOUR/DAY/MONTH/YEAR函數(shù)直接從日期/時間中取出需要的數(shù)據(jù)；DATEDIF:計算兩個日期之間的天數(shù)、月數(shù)或年數(shù),語法形式為:DATEDIF(start_date,end_data,unit),start_data為結(jié)束日期,可以是日期格式（二零一六-五-一五）或者文本格式（二零一六/五/一五）;end_date為結(jié)束日期,格式同start_date;Unit為所需信息所返回的類型查找函數(shù)LOOKUP用于返回向量（單行區(qū)域或單列區(qū)域）或者數(shù)組中的數(shù)字,函數(shù)LOOKUP有兩種語法形式:向量和數(shù)組（僅介紹向量形式）向量形式:函數(shù)LOOKUP的向量形式是在單行區(qū)域或單列區(qū)域（向量）中查找數(shù)值,然后返回第二個單行（列）區(qū)域中相同位置的數(shù)值.語法:LOOKUP(lookup_value,lookup_vector,result_vector_)Lookup_value為函數(shù)LOOKUP在第一個向量中所要尋找的數(shù)值,可以為數(shù)字、文本、邏輯值或包含數(shù)字的名稱或引用.Lookup_vector為只包含一行（列）的區(qū)域,可以喂文本、數(shù)字或邏輯值需要注意的是Lookup_vector的數(shù)值必須按升序排序,否則沒辦法返回正確結(jié)果.Result_vector只包含一行或則一列的區(qū)域,其大小必須與lookup_vector相同.如果函數(shù)LOOKUP找不到lookup_value,則查找lookup_vector