秘書基礎(chǔ)第三章秘書工作的職能作用

中國加入WTO和全面建設(shè)小康社會的宏偉目標(biāo)，引發(fā)人們對改進(jìn)黨的領(lǐng)導(dǎo)方式和轉(zhuǎn)變政府職能等一系列問題的關(guān)注和思考。在人們對領(lǐng)導(dǎo)工作科學(xué)化要求越來越高的時(shí)候，秘書工作的地位和職能作用不僅沒有被絲毫淡化，反而得到了進(jìn)一步強(qiáng)化。其根本原因在于，秘書工作適應(yīng)了人類社會發(fā)展的客觀需要，在社會組織的領(lǐng)導(dǎo)活動中，具有獨(dú)特的地位和不可缺少的職能作用。正確理解和認(rèn)識秘書工作的地位和職能作用，對于卓有成效地做好秘書工作意義重大。第一節(jié)秘書工作的地位與職能一、秘書工作的地位

1.秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)工作中處于輔助地位

2.秘書工作在機(jī)關(guān)工作中處于樞紐與核心地位第一節(jié)秘書工作的地位與職能二、秘書工作的根本職能（一）秘書工作的根本職能及其表現(xiàn)（二）秘書工作參謀、助手職能的實(shí)現(xiàn)途徑1.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種事務(wù)，實(shí)現(xiàn)事務(wù)性助手職能。2.輔助領(lǐng)導(dǎo)制定正確決策，實(shí)現(xiàn)智能性參謀職能。第二節(jié)秘書工作的內(nèi)容與作用

秘書工作有廣義和狹義之分。廣義的秘書工作，是指各級各類機(jī)關(guān)的辦公廳（室）所做的全部工作，即辦公室人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者綜合輔助性服務(wù)的需要所承擔(dān)的明確、規(guī)范和穩(wěn)定的職責(zé)。狹義的秘書工作是指有正式秘書職務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的工作。第二節(jié)秘書工作的內(nèi)容與作用一、秘書工作的內(nèi)容（一）秘書工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及其領(lǐng)導(dǎo)者的工作內(nèi)容1.機(jī)關(guān)辦公廳（室）的基本任務(wù)辦公廳（室）的任務(wù)分為兩大部分。一是政務(wù)服務(wù)，是指辦文、辦會、文檔管理、代擬文稿、綜合協(xié)調(diào)等，即人們通常所說的秘書工作。二是事務(wù)服務(wù)，主要是大量的后勤服務(wù)保障工作。第二節(jié)秘書工作的內(nèi)容與作用2.秘書長、辦公廳（室）主任的基本任務(wù)秘書長和辦公廳（室）主任兼有秘書工作領(lǐng)導(dǎo)人和秘書人員的雙重身分。根據(jù)1951年4中央人民政府批準(zhǔn)頒發(fā)的《政務(wù)院關(guān)于各級政府秘書長和不設(shè)秘書長的辦公廳主任的工作任務(wù)和秘書工作機(jī)構(gòu)的決定》，各級政府機(jī)關(guān)的秘書長或辦公廳主任主要承擔(dān)以下任務(wù)：第一，協(xié)助首長綜合情況、研究政策、推行工作；第二，協(xié)助首長密切各方面的工作關(guān)系；第三，協(xié)助首長掌管機(jī)關(guān)內(nèi)部的統(tǒng)一戰(zhàn)線工作；第四，協(xié)助首長掌管保密工作；第五，掌管機(jī)要工作；第六，主持日常行政事務(wù)（包括公文處理、會議組織、檢查和督促政府決議的執(zhí)行等事項(xiàng)）；第七，掌管機(jī)關(guān)事務(wù)工作。此外，秘書長還承擔(dān)人民信訪工作和業(yè)務(wù)刊物與統(tǒng)計(jì)報(bào)表管理工作。第二節(jié)秘書工作的內(nèi)容與作用（二）秘書工作的主要內(nèi)容

1.撰擬公文

2.辦理公文

3.辦理會務(wù)

4.調(diào)查研究

5.信息工作

6.督察工作

7.協(xié)調(diào)工作

8.信訪工作

9.公務(wù)接洽第二節(jié)秘書工作的內(nèi)容與作用二、秘書工作的重要作用1.參謀智囊作用2.事務(wù)助手作用3.中心樞紐作用4.公務(wù)協(xié)調(diào)作用5.門面窗口作用6.耳目信息作用第三節(jié)正確認(rèn)識和發(fā)揮秘書工作的職能作用

一、正確認(rèn)識秘書工作的參謀活動任何領(lǐng)導(dǎo)者的個(gè)人智慧，都不可能應(yīng)付現(xiàn)代社會極其復(fù)雜多變的問題，都更需要依靠參謀“外腦”來補(bǔ)償個(gè)人學(xué)識、智慧、經(jīng)驗(yàn)、閱歷的不足，以免決策活動的失誤。二、正確發(fā)揮秘書部門的參謀職能對于如何發(fā)揮參謀助手職能的問題，應(yīng)糾正兩種認(rèn)識。一是否定秘書工作的參謀職能。二是夸大秘書工作的參謀職能。第三節(jié)正確認(rèn)識和發(fā)揮秘書工作的職能作用

充分發(fā)揮秘書部門的參謀作用，從秘書部門自身角度，要注意以下幾點(diǎn)：首先，有一支政治過硬、業(yè)務(wù)精良、樂于奉獻(xiàn)的，能夠堅(jiān)定不移地，創(chuàng)造性地貫徹執(zhí)行黨和國家的方針政策和法律法規(guī)的秘書隊(duì)伍；其次，建立精干高效的辦事機(jī)構(gòu)，注重發(fā)揮秘書工作的整體功能，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的工作程序；第三，建立靈敏可靠的信息渠道，全面、及時(shí)、準(zhǔn)確地提供領(lǐng)導(dǎo)活動需求的信息；要明確工作重點(diǎn)，培養(yǎng)主動服務(wù)意識，把注意力集中在為直接領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)上面要，實(shí)現(xiàn)秘書工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化要求。第三節(jié)正確認(rèn)識和發(fā)揮秘書工作的職能作用思考練習(xí)題：1.怎樣認(rèn)識秘書工作的地位與職能？2.如何認(rèn)識秘書工作的參謀助手職能？3.秘書工作的主要內(nèi)容有哪些？第四章秘書工作的特征與規(guī)律

秘書工作特征與規(guī)律，屬于秘書學(xué)的基本問題。正確認(rèn)識和揭示秘書工作的特征與規(guī)律，從實(shí)踐價(jià)值上說，有助于秘書部門樹立的良好職業(yè)形象，增強(qiáng)自覺性，減少盲目性，提高“三服務(wù)”的水平；從理論價(jià)值上來說，有助于認(rèn)清秘書工作的本質(zhì)，豐富和完善秘書學(xué)理論體系，推動秘書學(xué)學(xué)科建設(shè)工作不斷發(fā)展。第一節(jié)秘書工作的基本特征一、秘書工作的本質(zhì)屬性（一）綜合輔助性服務(wù)是秘書工作的本質(zhì)屬性將綜合輔助性服務(wù)確定為秘書工作的本質(zhì)屬性，理由有三：首先，看服務(wù)的含義。其次，看服務(wù)的性質(zhì)。最后，看綜合輔助性服務(wù)對秘書工作的決定性影響。第一節(jié)秘書工作的基本特征（二）綜合輔助性服務(wù)的突出特點(diǎn)1.貼近領(lǐng)導(dǎo)核心2.參謀而不決斷

3.輔助而不擅權(quán)第一節(jié)秘書工作的基本特征二、秘書工作的一般特征（一）秘書工作具有很強(qiáng)的政治機(jī)要性（二）秘書工作具有典型的從屬性（三）秘書工作具有突出的被動性特征（四）秘書工作具有明顯的事務(wù)性特征第一節(jié)秘書工作的基本特征三、認(rèn)識秘書工作特征的啟迪意義1.要有服從意識2.要有全局意識3.要有創(chuàng)新意識4.要有奉獻(xiàn)意識。5.要有學(xué)習(xí)意識。6.要有獨(dú)立人格意識。7.要有貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖意識第二節(jié)秘書工作的規(guī)律一、秘書工作的普遍規(guī)律（一）秘書工作普遍規(guī)律的確認(rèn)秘書人員的綜合輔助性服務(wù)水平，必須適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的需求，是秘書工作的基本規(guī)律。第二節(jié)秘書工作的規(guī)律（二）秘書工作普遍規(guī)律的內(nèi)在涵義1.領(lǐng)導(dǎo)工作對綜合輔助性服務(wù)的需求，是秘書工作賴以存在的客觀基礎(chǔ)。2.秘書工作高質(zhì)量的綜合輔助性服務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)工作正常開展的必要條件。3.不斷滿足領(lǐng)導(dǎo)工作對綜合輔助性服務(wù)的需求，是改進(jìn)秘書工作的根本動力。4.領(lǐng)導(dǎo)者對綜合輔助性服務(wù)的滿意程度，是檢驗(yàn)秘書工作水平的主要標(biāo)志。第二節(jié)秘書工作的規(guī)律二、秘書工作的特殊規(guī)律（一）秘書參謀活動的規(guī)律性

1.秘書參謀職能寓于為領(lǐng)導(dǎo)辦事的過程中，必須與完成秘書工作的具體任務(wù)緊密結(jié)合。

2.秘書參謀方向必須服從和服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)決策需要，與決策目標(biāo)保持同一性。

3.秘書參謀內(nèi)容必須與領(lǐng)導(dǎo)決策需求相一致，圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作的中心內(nèi)容開展參謀活動。

4.秘書參謀方法必須與領(lǐng)導(dǎo)決策特征相適應(yīng)，以便提高參謀質(zhì)量與效率。

5.“謀而不斷”是秘書參謀活動的根本準(zhǔn)則，要切記秘書人員的本分，不要越俎代庖。第二節(jié)秘書工作的規(guī)律（二）辦公室日常運(yùn)轉(zhuǎn)的規(guī)律性在日常運(yùn)轉(zhuǎn)工作中，以下一些規(guī)律性認(rèn)識值得重視：1.辦公室的頭等大事，是輔助領(lǐng)導(dǎo)完成中心工作。不能讓中心工作淹沒在日常事務(wù)性工作之中。2.辦公室日常工作的運(yùn)轉(zhuǎn)，要增強(qiáng)質(zhì)量和效率意識。這是提高領(lǐng)導(dǎo)工作質(zhì)量和效率的重要突破口。3.辦公室日常工作，力戒文牘主義和事務(wù)主義，要有利于領(lǐng)導(dǎo)工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。4.優(yōu)化辦公室環(huán)境氛圍，增強(qiáng)辦公室的凝聚力和向心力，是保證秘書工作優(yōu)質(zhì)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要因素。第二節(jié)秘書工作的規(guī)律（三）秘書寫作活動的規(guī)律性在秘書寫作實(shí)踐中，經(jīng)過人們逐漸總結(jié)和摸索，形成了以下一些規(guī)律性的認(rèn)識。

1.秘書人員的知識、能力、素質(zhì)水平，要與“以文輔政”的職能相適應(yīng)。

2.秘書人員的思想觀點(diǎn)，要與領(lǐng)導(dǎo)者的思想意圖相統(tǒng)一。

3.秘書寫作的內(nèi)容，要與領(lǐng)導(dǎo)工作的要求相合拍。

4.秘書起草文稿的風(fēng)格，要與領(lǐng)導(dǎo)者風(fēng)格、個(gè)性相協(xié)調(diào)。

5.秘書起草文稿的表達(dá)，要與領(lǐng)導(dǎo)立意相吻合。第三節(jié)秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系一、秘書與領(lǐng)導(dǎo)者之間的基本關(guān)系

1.工作上的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系

2.人格上、政治上的平等關(guān)系總之，領(lǐng)導(dǎo)者與秘書之間，在工作關(guān)系上是領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)、輔助與被輔助的關(guān)系。這種關(guān)系的和諧與穩(wěn)定，對于保證領(lǐng)導(dǎo)決策和管理職能的實(shí)現(xiàn)，有著重要的決定性的意義。同時(shí)，秘書與領(lǐng)導(dǎo)在人格上、政治上完全平等，只有職務(wù)高低和社會分工的區(qū)別，沒有社會身份和地位等級上的高低貴賤之分。他們之間的關(guān)系，體現(xiàn)為根本利益完全一致的、人格地位上完全平等的、不同的社會分工關(guān)系。這與封建專制時(shí)代秘書與領(lǐng)導(dǎo)的人身依附關(guān)系，即領(lǐng)導(dǎo)把秘書當(dāng)作私人奴仆是根本不同的，與資本主義制度下領(lǐng)導(dǎo)與秘書之間的雇傭關(guān)系也根本不同。第三節(jié)秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系二、正確處理秘書與領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)系的原則和方法1.秘書要服從領(lǐng)導(dǎo)，不能越位用權(quán)。2.秘書要貼緊服務(wù)，自覺忠于職守。3.秘書要善于溝通，實(shí)現(xiàn)默契配合4.秘書要及時(shí)諫言，恰當(dāng)拾遺補(bǔ)缺。第三節(jié)秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系三、正確處理秘書與領(lǐng)導(dǎo)班子關(guān)系的原則和方法1.既為主要領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，也為領(lǐng)導(dǎo)集體服務(wù)。2.維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)集體團(tuán)結(jié)，努力化解矛盾。3.妥善處理多頭指示，避