超市外出采購(gòu)管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)超市外出采購(gòu)工作的管理，規(guī)范采購(gòu)流程，確保采購(gòu)商品的質(zhì)量、價(jià)格合理，保障超市的正常運(yùn)營(yíng)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于超市所有外出采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于生鮮食品、日用品、辦公用品等各類(lèi)商品的采購(gòu)。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策。2.效益性原則：在保證商品質(zhì)量的前提下，努力降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。3.公開(kāi)公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)透明，公平對(duì)待所有供應(yīng)商，確保采購(gòu)結(jié)果公正。4.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購(gòu)商品符合超市經(jīng)營(yíng)要求和消費(fèi)者需求。二、采購(gòu)計(jì)劃與審批（一）采購(gòu)計(jì)劃的制定1.各部門(mén)根據(jù)銷(xiāo)售情況、庫(kù)存狀況以及市場(chǎng)需求預(yù)測(cè)，每月底前提交次月采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出所需采購(gòu)商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息。2.采購(gòu)部門(mén)匯總各部門(mén)采購(gòu)計(jì)劃，結(jié)合超市整體經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和庫(kù)存水平，進(jìn)行綜合平衡和調(diào)整，形成超市月度采購(gòu)總計(jì)劃。（二）采購(gòu)計(jì)劃的審批1.采購(gòu)總計(jì)劃提交給超市管理層審批。管理層應(yīng)從超市經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、財(cái)務(wù)預(yù)算、市場(chǎng)趨勢(shì)等方面對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審核，確保采購(gòu)計(jì)劃符合超市整體利益和發(fā)展需求。2.對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目（金額超過(guò)[x]元）或特殊采購(gòu)需求，需經(jīng)超市管理層集體討論決策，并形成書(shū)面審批意見(jiàn)。三、供應(yīng)商選擇與管理（一）供應(yīng)商篩選1.采購(gòu)部門(mén)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行整理和初步評(píng)估，建立供應(yīng)商信息庫(kù)。2.根據(jù)采購(gòu)商品的類(lèi)別和特點(diǎn)，制定相應(yīng)的供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)。篩選標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)、信譽(yù)狀況等方面。3.采購(gòu)人員按照篩選標(biāo)準(zhǔn)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或要求供應(yīng)商提供相關(guān)證明材料，對(duì)符合條件的供應(yīng)商列入潛在供應(yīng)商名單。（二）供應(yīng)商評(píng)估與選擇1.采購(gòu)部門(mén)定期（每季度或半年）對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格執(zhí)行情況、售后服務(wù)等方面。評(píng)估方式可采用問(wèn)卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析、客戶反饋等多種形式。2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)分，按照得分高低對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行排名。選擇排名靠前的若干供應(yīng)商作為超市的合格供應(yīng)商，并與之簽訂采購(gòu)合作協(xié)議。3.在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)充分考慮供應(yīng)商的多樣性，避免過(guò)度依賴單一供應(yīng)商，以降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。（三）供應(yīng)商管理1.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作歷史、評(píng)估結(jié)果、合同執(zhí)行情況等內(nèi)容。供應(yīng)商檔案應(yīng)定期更新和維護(hù)，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.與供應(yīng)商保持密切溝通，定期召開(kāi)供應(yīng)商會(huì)議，反饋超市的采購(gòu)需求和質(zhì)量要求，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)。對(duì)于供應(yīng)商提出的問(wèn)題和建議，及時(shí)進(jìn)行研究和處理。3.對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控。采購(gòu)人員應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)商品進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取整改措施或退換貨處理。對(duì)于多次出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的供應(yīng)商，應(yīng)按照合作協(xié)議進(jìn)行處罰，直至終止合作。4.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行重新評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名單和合作策略。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和優(yōu)惠政策；對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)淘汰或進(jìn)行整改。四、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.各部門(mén)根據(jù)實(shí)際需求填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。采購(gòu)申請(qǐng)表應(yīng)由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.采購(gòu)申請(qǐng)表提交給采購(gòu)部門(mén)，采購(gòu)人員對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購(gòu)申請(qǐng)的必要性、合理性、與采購(gòu)計(jì)劃的一致性等方面。對(duì)于不符合要求的采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)部門(mén)溝通，說(shuō)明原因并要求其進(jìn)行修改或補(bǔ)充。（二）采購(gòu)詢價(jià)與報(bào)價(jià)1.采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)，向已選定的合格供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)單。詢價(jià)單應(yīng)明確采購(gòu)商品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、付款方式等內(nèi)容。2.供應(yīng)商收到詢價(jià)單后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)（一般為[x]個(gè)工作日）進(jìn)行報(bào)價(jià)。采購(gòu)人員對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行整理和比較，分析價(jià)格差異和合理性。3.在詢價(jià)和報(bào)價(jià)過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，了解供應(yīng)商的價(jià)格構(gòu)成、優(yōu)惠政策、產(chǎn)品優(yōu)勢(shì)等信息，為采購(gòu)決策提供參考依據(jù)。（三）采購(gòu)談判1.根據(jù)詢價(jià)和報(bào)價(jià)情況，采購(gòu)人員選擇若干家供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判。采購(gòu)談判應(yīng)在公平、公正、公開(kāi)的原則下進(jìn)行，雙方就采購(gòu)商品的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商和溝通。2.在采購(gòu)談判過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)充分了解供應(yīng)商的底線和需求，靈活運(yùn)用談判技巧，爭(zhēng)取最有利的采購(gòu)條件。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)向超市管理層匯報(bào)談判進(jìn)展情況，聽(tīng)取管理層的意見(jiàn)和建議。3.經(jīng)過(guò)談判達(dá)成一致意見(jiàn)后，采購(gòu)人員與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購(gòu)商品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購(gòu)合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的職責(zé)。（四）采購(gòu)訂單下達(dá)1.采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)合同，制作采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、收貨人等信息，并發(fā)送給供應(yīng)商。2.供應(yīng)商收到采購(gòu)訂單后，應(yīng)確認(rèn)訂單內(nèi)容，并按照訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨。采購(gòu)人員應(yīng)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購(gòu)商品按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。（五）采購(gòu)驗(yàn)收1.采購(gòu)商品到貨前，采購(gòu)人員應(yīng)通知倉(cāng)庫(kù)管理人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)訂單和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購(gòu)商品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)商品的數(shù)量不符、規(guī)格錯(cuò)誤、質(zhì)量問(wèn)題等情況，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)人員和供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商采取整改措施或退換貨處理。采購(gòu)人員應(yīng)跟蹤處理結(jié)果，確保問(wèn)題得到妥善解決。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的采購(gòu)商品，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)，并填寫(xiě)入庫(kù)單。入庫(kù)單應(yīng)詳細(xì)記錄采購(gòu)商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間、供應(yīng)商名稱等信息。采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)將入庫(kù)單交財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行賬務(wù)處理。（六）采購(gòu)付款1.采購(gòu)商品驗(yàn)收合格且入庫(kù)后，采購(gòu)人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和入庫(kù)單，填寫(xiě)付款申請(qǐng)單。付款申請(qǐng)單應(yīng)明確采購(gòu)商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、付款方式、付款期限等信息，并附上采購(gòu)合同、入庫(kù)單等相關(guān)憑證。2.付款申請(qǐng)單提交給財(cái)務(wù)部門(mén)審核。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實(shí)性和合法性、付款金額的準(zhǔn)確性等方面。對(duì)于審核通過(guò)的付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門(mén)按照規(guī)定的付款方式和付款期限進(jìn)行付款。3.采購(gòu)人員應(yīng)跟蹤付款情況，確保供應(yīng)商按時(shí)收到貨款。同時(shí)，應(yīng)與財(cái)務(wù)部門(mén)保持溝通，及時(shí)處理付款過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)1.關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和價(jià)格波動(dòng)，建立市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制。采購(gòu)人員應(yīng)定期收集市場(chǎng)價(jià)格信息，分析價(jià)格走勢(shì)，為采購(gòu)決策提供參考依據(jù)。2.根據(jù)市場(chǎng)情況，合理安排采購(gòu)時(shí)間和采購(gòu)數(shù)量。對(duì)于價(jià)格波動(dòng)較大的商品，可采用分批采購(gòu)、套期保值等方式降低采購(gòu)成本和風(fēng)險(xiǎn)。3.加強(qiáng)與供應(yīng)商的合作與溝通，共同應(yīng)對(duì)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。與供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合作協(xié)議，約定價(jià)格調(diào)整機(jī)制和風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)方式，確保在市場(chǎng)波動(dòng)時(shí)雙方能夠共同承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，保持合作關(guān)系的穩(wěn)定。（二）質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)1.嚴(yán)格篩選供應(yīng)商，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)考察供應(yīng)商的生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制體系、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等方面，確保供應(yīng)商具備穩(wěn)定的產(chǎn)品質(zhì)量保證能力。2.加強(qiáng)采購(gòu)商品的檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作。采購(gòu)人員應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和合同要求，對(duì)采購(gòu)商品進(jìn)行嚴(yán)格的檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保采購(gòu)商品的質(zhì)量符合要求。對(duì)于關(guān)鍵商品和重要物資，可增加檢驗(yàn)頻次和檢驗(yàn)項(xiàng)目，確保質(zhì)量安全。3.建立質(zhì)量反饋機(jī)制，及時(shí)處理質(zhì)量問(wèn)題。如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)商品存在質(zhì)量問(wèn)題，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取整改措施或退換貨處理。同時(shí)，應(yīng)將質(zhì)量問(wèn)題反饋給相關(guān)部門(mén)，分析原因，采取措施防止類(lèi)似問(wèn)題再次發(fā)生。（三）供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)1.對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行全面評(píng)估和動(dòng)態(tài)管理，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問(wèn)題，確保供應(yīng)商能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。2.與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)以及違約責(zé)任。在合同中約定嚴(yán)格的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、付款方式等條款，對(duì)供應(yīng)商的違約行為進(jìn)行明確界定和約束，確保在供應(yīng)商違約時(shí)超市能夠依法維護(hù)自身權(quán)益。3.建立供應(yīng)商備份機(jī)制，降低對(duì)單一供應(yīng)商的依賴。對(duì)于重要商品或關(guān)鍵物資，應(yīng)選擇多家合格供應(yīng)商作為備份，以便在原供應(yīng)商出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能夠及時(shí)切換到其他供應(yīng)商，保證采購(gòu)活動(dòng)的正常進(jìn)行。（四）法律風(fēng)險(xiǎn)1.采購(gòu)人員應(yīng)熟悉國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。在采購(gòu)過(guò)程中，嚴(yán)格遵守《合同法》、《招投標(biāo)法》、《政府采購(gòu)法》等法律法規(guī)的規(guī)定，避免因違法違規(guī)行為給超市帶來(lái)法律風(fēng)險(xiǎn)。2.加強(qiáng)合同管理，確保采購(gòu)合同的合法性和有效性。采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)進(jìn)行法律審核，確保合同條款符合法律法規(guī)的要求。合同簽訂后，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的職責(zé)，避免因合同糾紛給超市帶來(lái)法律風(fēng)險(xiǎn)。3.關(guān)注法律法規(guī)的變化，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略和合同條款。隨著國(guó)家法律法規(guī)的不斷完善和變化，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)了解相關(guān)政策動(dòng)態(tài)，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和規(guī)范，確保采購(gòu)活動(dòng)始終符合法律法規(guī)的要求。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的全過(guò)程監(jiān)督。超市內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂和履行情況、采購(gòu)商品的質(zhì)量和價(jià)格等方面，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.設(shè)立舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的員工，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于違規(guī)行為的責(zé)任人，按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。3.加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的監(jiān)督管理，定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格執(zhí)行情況等進(jìn)行檢查和評(píng)估。對(duì)于違反合作協(xié)議的供應(yīng)商，及時(shí)采取措施進(jìn)行處罰，直至終止合作。（二）考核指標(biāo)1.采購(gòu)成本控制指標(biāo)：考核采購(gòu)部門(mén)降低采購(gòu)成本的成效，以采購(gòu)金額節(jié)約率為主要考核指標(biāo)。采購(gòu)金額節(jié)約率=（預(yù)算采購(gòu)金額實(shí)際采購(gòu)金額）/預(yù)算采購(gòu)金額×100%。2.采購(gòu)質(zhì)量指標(biāo)：考核采購(gòu)商品的質(zhì)量合格率，以采購(gòu)商品質(zhì)量合格率為主要考核指標(biāo)。采購(gòu)商品質(zhì)量合格率=合格采購(gòu)商品數(shù)量/采購(gòu)商品總數(shù)量×100%。3.交貨期準(zhǔn)時(shí)率指標(biāo)：考核供應(yīng)商的交貨期執(zhí)行情況，以交貨期準(zhǔn)時(shí)率為主要考核指標(biāo)。交貨期準(zhǔn)時(shí)率=按時(shí)交貨的采購(gòu)訂單數(shù)量/采購(gòu)訂單總數(shù)量×100%。4.供應(yīng)商滿意度指標(biāo)：考核采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商的合作關(guān)系，以供應(yīng)商滿意度為主要考核指標(biāo)。供應(yīng)商滿意度通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查或供應(yīng)商評(píng)價(jià)等方式進(jìn)行收集和統(tǒng)計(jì)。（三）考核方式與頻率1.采購(gòu)部門(mén)定期（每月或每季度）對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行總結(jié)和自評(píng)，填寫(xiě)考核自評(píng)表，上報(bào)超市管理層。2.超市管理層根據(jù)采購(gòu)部門(mén)的自評(píng)情況，結(jié)合內(nèi)部審計(jì)部門(mén)的審計(jì)結(jié)果和其他相關(guān)部門(mén)的反饋意見(jiàn)，對(duì)采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行綜合考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)