食藥監(jiān)局文件管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)食藥監(jiān)局文件管理，確保文件的制定、審批、印發(fā)、傳達(dá)、執(zhí)行、歸檔等環(huán)節(jié)規(guī)范有序，提高工作效率，保障食藥監(jiān)局各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及工作實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于食藥監(jiān)局機(jī)關(guān)各科室、直屬事業(yè)單位及派出機(jī)構(gòu)所涉及的各類文件管理，包括但不限于規(guī)范性文件、工作文件、通知、報(bào)告、函件等。（三）基本原則1.合法性原則：文件的制定必須符合法律法規(guī)及政策要求。2.準(zhǔn)確性原則：文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，表述清晰，避免歧義。3.時(shí)效性原則：文件應(yīng)及時(shí)制定、傳達(dá)和執(zhí)行，確保信息的時(shí)效性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及機(jī)密的文件妥善保管，防止泄露。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.規(guī)范性文件：指食藥監(jiān)局依據(jù)法定權(quán)限和程序制定并公布的，涉及公民、法人或者其他組織權(quán)利義務(wù)，具有普遍約束力，在一定期限內(nèi)反復(fù)適用的文件。2.工作文件：包括各類工作安排、實(shí)施方案、工作總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告等，用于指導(dǎo)和推動(dòng)食藥監(jiān)局具體業(yè)務(wù)工作開(kāi)展。3.通知類文件：傳達(dá)上級(jí)指示、要求，發(fā)布工作通知、會(huì)議通知等。4.函件：用于與其他單位、部門之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)等。（二）文件編號(hào)1.規(guī)范性文件編號(hào)：采用"食藥監(jiān)規(guī)〔年份〕序號(hào)"的格式，如"食藥監(jiān)規(guī)〔20XX〕X號(hào)"。其中，"食藥監(jiān)規(guī)"為規(guī)范性文件標(biāo)識(shí)，"年份"為文件制定年份，"序號(hào)"為該年度規(guī)范性文件的順序號(hào)。2.工作文件編號(hào)：按照"食藥監(jiān)工字〔年份〕科室代碼序號(hào)"的格式編制。例如，"食藥監(jiān)工字〔20XX〕辦公室01號(hào)"，"食藥監(jiān)工字"表示工作文件，"年份"為年份，"科室代碼"由各科室自行確定的兩位代碼組成，"序號(hào)"為本科室該年度文件順序號(hào)。3.通知類文件編號(hào)：采用"食藥監(jiān)通〔年份〕序號(hào)"的形式，如"食藥監(jiān)通〔20XX〕X號(hào)"。4.函件編號(hào)：以"食藥監(jiān)函〔年份〕序號(hào)"編號(hào)，如"食藥監(jiān)函〔20XX〕X號(hào)"。三、文件起草（一）職責(zé)分工1.規(guī)范性文件起草：由法規(guī)科或相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)，法規(guī)科進(jìn)行合法性審查。2.工作文件起草：根據(jù)文件內(nèi)容涉及的業(yè)務(wù)范圍，由相應(yīng)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)起草。3.通知類文件起草：由辦公室或相關(guān)業(yè)務(wù)科室根據(jù)工作需要起草。4.函件起草：由具體承辦業(yè)務(wù)的科室或人員負(fù)責(zé)起草。（二）起草要求1.內(nèi)容要求：符合法律法規(guī)、政策規(guī)定及食藥監(jiān)局的工作實(shí)際。主題明確，邏輯清晰，重點(diǎn)突出，措施具體，具有可操作性。涉及多個(gè)部門的文件，應(yīng)充分征求相關(guān)部門意見(jiàn)，確保文件內(nèi)容協(xié)調(diào)一致。2.格式要求：應(yīng)準(zhǔn)確概括文件的主要內(nèi)容，一般采用"關(guān)于......的......"格式。正文：層次分明，段落清晰，字體、字號(hào)應(yīng)符合規(guī)范要求。落款：注明起草部門和日期。四、文件審核（一）初審1.起草科室完成文件初稿后，應(yīng)首先進(jìn)行內(nèi)部初審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性以及與本科室工作的銜接性等。2.初審?fù)ㄟ^(guò)后，起草科室將文件初稿提交至科室負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，科室負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)文件的整體質(zhì)量、政策依據(jù)、工作要求等進(jìn)行把關(guān)，并簽署審核意見(jiàn)。（二）復(fù)審1.對(duì)于涉及多個(gè)科室業(yè)務(wù)或重要事項(xiàng)的文件，由辦公室組織相關(guān)科室進(jìn)行復(fù)審。2.復(fù)審主要對(duì)文件的必要性、可行性、協(xié)調(diào)性等方面進(jìn)行審查，各相關(guān)科室應(yīng)充分發(fā)表意見(jiàn)，形成一致看法。3.復(fù)審?fù)ㄟ^(guò)后，文件返回起草科室進(jìn)行修改完善。（三）合法性審查（規(guī)范性文件）1.法規(guī)科負(fù)責(zé)對(duì)規(guī)范性文件進(jìn)行合法性審查。2.審查內(nèi)容包括文件制定主體是否合法、權(quán)限是否合法、內(nèi)容是否符合法律法規(guī)規(guī)定、制定程序是否合法等。3.法規(guī)科應(yīng)在收到規(guī)范性文件送審稿后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成合法性審查，并出具審查意見(jiàn)。對(duì)于審查不通過(guò)的文件，起草科室應(yīng)根據(jù)審查意見(jiàn)進(jìn)行修改，直至通過(guò)合法性審查。（四）終審1.文件經(jīng)初審、復(fù)審及合法性審查（規(guī)范性文件）后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。2.分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)文件的政策導(dǎo)向、工作目標(biāo)、總體框架等進(jìn)行全面審核，并簽署終審意見(jiàn)。3.對(duì)于重大事項(xiàng)或涉及全局工作的文件，需提交局長(zhǎng)辦公會(huì)或局黨組會(huì)議審議通過(guò)。五、文件簽發(fā)（一）簽發(fā)權(quán)限1.規(guī)范性文件：由局長(zhǎng)簽發(fā)。2.工作文件、通知類文件：根據(jù)文件內(nèi)容和重要程度，分別由分管領(lǐng)導(dǎo)或局長(zhǎng)簽發(fā)。3.函件：由承辦科室負(fù)責(zé)人審核后，根據(jù)函件性質(zhì)和內(nèi)容，由分管領(lǐng)導(dǎo)或局長(zhǎng)簽發(fā)。（二）簽發(fā)程序文件起草科室將經(jīng)過(guò)審核且簽署完整意見(jiàn)的文件送審稿，按照簽發(fā)權(quán)限呈送相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，對(duì)文件質(zhì)量負(fù)責(zé)，簽署明確的意見(jiàn)和姓名、日期。六、文件印發(fā)（一）印發(fā)流程1.辦公室負(fù)責(zé)文件的印發(fā)工作。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件，辦公室對(duì)文件格式進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，包括字體、字號(hào)、排版、頁(yè)碼等。2.核對(duì)文件內(nèi)容，確保與簽發(fā)稿一致。對(duì)于需要修改的地方，及時(shí)與起草科室溝通確認(rèn)。3.確定文件印發(fā)范圍，按照規(guī)定的格式填寫文件印發(fā)通知單，注明文件名稱、文號(hào)、印發(fā)范圍、份數(shù)等信息。4.安排文件印刷，選擇具備資質(zhì)、印刷質(zhì)量可靠的印刷單位進(jìn)行印刷。印刷過(guò)程中，嚴(yán)格監(jiān)督印刷質(zhì)量，確保文件清晰、整潔、無(wú)誤。5.文件印刷完成后，進(jìn)行清點(diǎn)、裝訂，確保文件份數(shù)準(zhǔn)確、裝訂牢固。同時(shí)，將文件電子版進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中。（二）印發(fā)范圍1.規(guī)范性文件：根據(jù)文件規(guī)定的適用范圍印發(fā)，一般面向食藥監(jiān)局系統(tǒng)內(nèi)部及相關(guān)行政相對(duì)人。2.工作文件：按照工作需要確定印發(fā)范圍，包括機(jī)關(guān)各科室、直屬事業(yè)單位、派出機(jī)構(gòu)等。3.通知類文件：根據(jù)通知事項(xiàng)的性質(zhì)和要求，確定具體的印發(fā)范圍，可能涉及系統(tǒng)內(nèi)全體人員或部分特定人員。4.函件：根據(jù)函件的內(nèi)容和對(duì)象，確定發(fā)送范圍，一般為相關(guān)單位或部門。七、文件傳達(dá)與執(zhí)行（一）傳達(dá)方式1.紙質(zhì)文件傳達(dá)：對(duì)于需要送達(dá)具體人員的文件，通過(guò)專人遞送、機(jī)要交換等方式進(jìn)行傳達(dá)。2.電子文件傳達(dá)：利用食藥監(jiān)局內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式，將文件電子版本發(fā)送至相關(guān)人員，并要求及時(shí)查收。3.會(huì)議傳達(dá)：對(duì)于重要文件或涉及面廣的文件，通過(guò)召開(kāi)會(huì)議的形式進(jìn)行傳達(dá)，由文件起草人或相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行解讀，確保參會(huì)人員準(zhǔn)確理解文件精神。（二）執(zhí)行要求1.各科室、直屬事業(yè)單位及派出機(jī)構(gòu)收到文件后，應(yīng)及時(shí)組織學(xué)習(xí)傳達(dá)，確保全體工作人員了解文件內(nèi)容和要求。2.根據(jù)文件要求，明確本科室的工作任務(wù)和責(zé)任分工，制定具體的工作措施和實(shí)施方案，確保文件精神得到有效貫徹執(zhí)行。3.在文件執(zhí)行過(guò)程中，如遇問(wèn)題或困難，應(yīng)及時(shí)與文件起草科室或相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，尋求解決方案。對(duì)于涉及多個(gè)部門的問(wèn)題，應(yīng)加強(qiáng)協(xié)作配合，共同推進(jìn)工作落實(shí)。4.建立文件執(zhí)行情況跟蹤檢查機(jī)制，定期對(duì)文件執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正執(zhí)行過(guò)程中存在的偏差，確保文件執(zhí)行到位。八、文件歸檔與保管（一）歸檔范圍1.各類文件的正本、副本及電子文檔。2.文件起草過(guò)程中形成的征求意見(jiàn)稿、修改稿、審核意見(jiàn)等相關(guān)材料。3.文件傳達(dá)、執(zhí)行過(guò)程中產(chǎn)生的會(huì)議記錄、工作匯報(bào)、執(zhí)行情況反饋等資料。（二）歸檔要求1.各科室應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件歸檔工作，確保文件歸檔及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文件歸檔應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序、類別等進(jìn)行分類整理，編制歸檔目錄，便于查找和利用。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行保存，并建立相應(yīng)的索引目錄，確保電子文件的可讀性和可檢索性。4.歸檔文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫材料和裝訂方式，保證文件的質(zhì)量。（三）保管期限1.規(guī)范性文件：長(zhǎng)期保存。2.重要工作文件、涉及重大事項(xiàng)的文件：根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般為[X]年。3.一般性工作文件、通知類文件：保管期限為[X]年。4.函件：根據(jù)其重要性和涉及事項(xiàng)的性質(zhì)確定保管期限，一般為[X]年。（四）保管地點(diǎn)文件歸檔后，應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房或存儲(chǔ)設(shè)備中，確保檔案存放安全、環(huán)境適宜，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等，以保障檔案的質(zhì)量和安全。九、文件查閱與借閱（一）查閱1.本局工作人員因工作需要查閱文件的，應(yīng)填寫文件查閱申請(qǐng)表，注明查閱文件的名稱、文號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照查閱申請(qǐng)表的要求，及時(shí)提供文件，并做好查閱登記工作，記錄查閱時(shí)間、查閱人、文件名稱等信息。3.查閱文件時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將文件帶出查閱場(chǎng)所。如需復(fù)印文件，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（二）借閱1.本局工作人員因特殊原因需要借閱文件的，應(yīng)填寫文件借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱文件的名稱、文號(hào)、借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失文件。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人歸還文件時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。十、文件保密與銷毀（一）保密措施1.嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和工作秘密的文件，實(shí)行專人專管、專柜存放。2.對(duì)接觸涉密文件的人員進(jìn)行保密教育，明確保密責(zé)任，簽訂保密承諾書(shū)，防止文件泄露。3.在文件的起草、審核、印發(fā)、傳達(dá)、保管等過(guò)程中，采取必要的保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)權(quán)限、專人傳遞等。（二）文件銷毀1.文件保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，由檔案管理部門提出銷毀意見(jiàn)，填寫文件銷毀申請(qǐng)表，注明文件名稱、文號(hào)、數(shù)量