公司介紹信管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司介紹信的管理，規(guī)范介紹信的開具、使用和保管流程，確保介紹信的嚴(yán)肅性和有效性，維護(hù)公司的正常運(yùn)營(yíng)秩序，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)，全體員工因公務(wù)需要開具和使用介紹信的情況。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：介紹信的開具必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，確保使用事由真實(shí)、合理、必要。2.規(guī)范使用原則：介紹信應(yīng)按照規(guī)定的格式和用途使用，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借或用于其他非公務(wù)目的。3.妥善保管原則：介紹信的保管應(yīng)安全、保密，防止丟失、被盜用或?yàn)E用。二、介紹信的定義與種類（一）定義公司介紹信是公司出具的用于證明員工身份、介紹員工前往有關(guān)單位辦理公務(wù)的書面憑證。（二）種類1.正式介紹信：用于員工前往政府部門、企事業(yè)單位等辦理重要公務(wù)，如項(xiàng)目申報(bào)、商務(wù)洽談、合同簽訂等。2.普通介紹信：用于員工前往相關(guān)單位辦理一般性公務(wù)，如業(yè)務(wù)咨詢、資料索取、會(huì)議參加等。3.專用介紹信：針對(duì)特定業(yè)務(wù)或項(xiàng)目，由公司專門開具的介紹信，如招投標(biāo)介紹信、資質(zhì)審核介紹信等。三、介紹信的開具（一）開具流程1.申請(qǐng)人填寫申請(qǐng)表：?jiǎn)T工因公務(wù)需要開具介紹信時(shí)，應(yīng)填寫《介紹信申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明使用事由、前往單位、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.部門負(fù)責(zé)人審批：申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核，確認(rèn)事由真實(shí)、合理后，簽署審批意見并簽字。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：申請(qǐng)表提交至分管領(lǐng)導(dǎo)處，分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)具體情況進(jìn)行審批，簽署意見并簽字。4.綜合管理部門審核：申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交至綜合管理部門。綜合管理部門對(duì)申請(qǐng)表內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核使用事由、前往單位、有效期等是否符合規(guī)定，審核通過(guò)后加蓋公司公章。5.介紹信開具：綜合管理部門根據(jù)審核通過(guò)的申請(qǐng)表，按照規(guī)定格式開具介紹信，并將介紹信發(fā)放給申請(qǐng)人。（二）開具要求1.格式規(guī)范：介紹信應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的格式，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，包括公司名稱、員工姓名、職務(wù)、前往單位、事由、有效期等信息。2.內(nèi)容真實(shí)：介紹信內(nèi)容必須真實(shí)反映員工的身份和公務(wù)事由，不得虛假開具或隱瞞重要信息。3.有效期明確：根據(jù)公務(wù)需要合理確定介紹信的有效期，有效期一般不超過(guò)[x]個(gè)工作日。四、介紹信的使用（一）使用范圍介紹信僅限于在申請(qǐng)表中明確的前往單位和事由范圍內(nèi)使用，不得用于其他任何單位和事項(xiàng)。（二）使用方式1.當(dāng)面遞交：?jiǎn)T工應(yīng)親自將介紹信遞交至前往單位，并在對(duì)方的介紹信回執(zhí)上簽字確認(rèn)。2.郵寄送達(dá)：如因特殊情況需要郵寄介紹信，應(yīng)選擇安全可靠的郵寄方式，并留存郵寄憑證。員工應(yīng)及時(shí)跟蹤介紹信的郵寄情況，確保對(duì)方按時(shí)收到。（三）注意事項(xiàng)1.不得轉(zhuǎn)借：?jiǎn)T工不得將介紹信轉(zhuǎn)借他人使用，否則將追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.不得涂改：介紹信內(nèi)容不得擅自涂改，如有涂改，應(yīng)重新開具。3.妥善保管：?jiǎn)T工應(yīng)妥善保管介紹信，如因保管不善導(dǎo)致介紹信丟失或被盜用，應(yīng)及時(shí)向公司報(bào)告，并采取相應(yīng)措施防止損失擴(kuò)大。五、介紹信的保管（一）保管部門公司介紹信由綜合管理部門統(tǒng)一保管，并指定專人負(fù)責(zé)。（二）保管要求1.專柜存放：介紹信應(yīng)存放在專用的保險(xiǎn)柜或文件柜中，確保安全。2.登記管理：建立介紹信使用登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄介紹信的開具時(shí)間、編號(hào)、申請(qǐng)人、前往單位、事由、有效期、領(lǐng)取時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.定期盤點(diǎn)：綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)介紹信進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)介紹信丟失或短缺，應(yīng)及時(shí)查明原因，并報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。六、介紹信的核銷（一）核銷流程1.員工歸還：?jiǎn)T工使用完介紹信后，應(yīng)及時(shí)將介紹信原件交回綜合管理部門。2.審核確認(rèn)：綜合管理部門對(duì)交回的介紹信進(jìn)行審核，確認(rèn)介紹信已按規(guī)定使用，無(wú)涂改、轉(zhuǎn)借等違規(guī)情況后，在介紹信使用登記臺(tái)賬上進(jìn)行核銷登記。3.存檔備案：核銷后的介紹信應(yīng)作為公司檔案資料進(jìn)行存檔備案，保存期限為[x]年。（二）逾期處理如介紹信超過(guò)有效期仍未歸還或使用，綜合管理部門應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)人說(shuō)明情況。如無(wú)正當(dāng)理由，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.虛假開具介紹信：故意提供虛假信息開具介紹信。2.轉(zhuǎn)借介紹信：將介紹信轉(zhuǎn)借他人使用。3.涂改介紹信：擅自涂改介紹信內(nèi)容。4.超范圍使用介紹信：超出申請(qǐng)表中明確的前往單位和事由使用介紹信。5.介紹信保管不善：因保管不善導(dǎo)致介紹信丟失或被盜用。（二）處理措施1.批評(píng)教育：對(duì)于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的員工，給予批評(píng)教育，責(zé)令其作出書面檢討。2.警告處分：對(duì)于違規(guī)情節(jié)較重的員工，給予警告處分，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。3.經(jīng)濟(jì)處罰：對(duì)于因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的員工，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。4.解除勞動(dòng)合同：對(duì)于違規(guī)情節(jié)嚴(yán)重，給公司造成重大損失或惡劣影響的員工，公司將依法解除勞動(dòng)合同，并追究其法律責(zé)任。八、附則