飼料公司采購管理制度?一、總則（一）目的為加強公司采購管理，規(guī)范采購工作流程，確保采購物資的質(zhì)量、及時性和經(jīng)濟性，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有生產(chǎn)用原材料、輔助材料、包裝材料等物資的采購活動。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)計劃、銷售訂單及庫存情況，合理確定采購數(shù)量和時間，避免盲目采購。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：采購物資必須符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定的質(zhì)量要求，確保產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定可靠。3.成本控制原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和供應(yīng)商管理，降低采購成本。4.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益，杜絕不正當(dāng)交易。5.廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂或不正當(dāng)利益。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門1.采購部職責(zé)負(fù)責(zé)制定采購計劃，根據(jù)公司需求和庫存情況，確定采購物資的種類、數(shù)量、規(guī)格和采購時間。尋找、篩選、評估和選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護供應(yīng)商關(guān)系。組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，保證物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。負(fù)責(zé)采購物資的驗收、入庫、付款等工作的協(xié)調(diào)和跟進。定期分析采購數(shù)據(jù)，總結(jié)采購經(jīng)驗，提出改進采購工作的建議和措施。2.采購人員職責(zé)按照采購計劃實施采購活動，積極尋找合適的供應(yīng)商，收集供應(yīng)商信息。與供應(yīng)商進行溝通和洽談，了解物資價格、質(zhì)量、交貨期等情況，爭取有利的采購條件。制作采購訂單，確保訂單信息準(zhǔn)確無誤，并及時發(fā)送給供應(yīng)商。跟進采購訂單的執(zhí)行進度，及時掌握物資的生產(chǎn)、運輸?shù)惹闆r，如有異常及時向部門負(fù)責(zé)人匯報。協(xié)助驗收人員對采購物資進行驗收，確保物資符合要求。負(fù)責(zé)與供應(yīng)商對賬、結(jié)算等工作，處理采購過程中的相關(guān)文件和資料。（二）其他相關(guān)部門1.生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)提供準(zhǔn)確的生產(chǎn)計劃和物資需求預(yù)測，協(xié)助采購部門制定采購計劃。參與采購物資的質(zhì)量驗收工作，對物資是否符合生產(chǎn)要求提出意見。2.質(zhì)量部門制定采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗規(guī)范，參與采購物資的質(zhì)量驗收工作，確保物資質(zhì)量符合要求。對不合格采購物資提出處理意見，并跟蹤處理結(jié)果。3.財務(wù)部門審核采購合同付款條款，監(jiān)督采購付款流程，確保資金支付安全、合理。負(fù)責(zé)采購成本的核算和分析，提供相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)支持采購決策。三、采購流程（一）采購計劃制定1.月度采購計劃每月末，生產(chǎn)部門根據(jù)下月生產(chǎn)計劃，結(jié)合現(xiàn)有庫存情況，填寫《月度物資需求計劃表》，詳細列出所需物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并提交給采購部門。采購部門根據(jù)生產(chǎn)部門提供的需求計劃，結(jié)合庫存動態(tài)，考慮合理的安全庫存，制定月度采購計劃，明確采購物資的種類、數(shù)量、采購時間等，并報部門負(fù)責(zé)人審核。2.臨時采購計劃在生產(chǎn)過程中，因生產(chǎn)任務(wù)變更、設(shè)備突發(fā)故障等原因需要緊急采購物資時，相關(guān)部門應(yīng)填寫《臨時采購申請表》，說明采購原因、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、緊急程度等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交給采購部門。采購部門接到臨時采購申請后，應(yīng)立即評估其必要性和緊迫性，優(yōu)先安排采購，并及時跟蹤采購進度，確保物資盡快到位。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門根據(jù)采購物資的需求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進行初步調(diào)查，了解其基本情況，包括企業(yè)規(guī)模、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等，并填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》。對于符合基本要求的供應(yīng)商，采購部門組織相關(guān)人員進行實地考察，考察內(nèi)容包括企業(yè)生產(chǎn)環(huán)境、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)設(shè)備、人員素質(zhì)等?？疾旖Y(jié)束后，填寫《供應(yīng)商考察報告》。2.供應(yīng)商評估與選擇采購部門根據(jù)供應(yīng)商的調(diào)查和考察情況，建立供應(yīng)商評估指標(biāo)體系，包括質(zhì)量、價格、交貨期、服務(wù)等方面，對供應(yīng)商進行綜合評估打分。根據(jù)評估得分，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商，并建立《合格供應(yīng)商名錄》。對于重要物資的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行會審，確定最終合作供應(yīng)商。3.供應(yīng)商管理采購部門定期對供應(yīng)商進行評估和考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格執(zhí)行情況、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于不合格的供應(yīng)商進行警告、整改或淘汰。采購部門與供應(yīng)商簽訂《采購合同》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門。采購部門應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場動態(tài)，協(xié)調(diào)解決合作過程中的問題，維護良好的供應(yīng)商關(guān)系。（三）采購訂單下達1.采購訂單制作采購人員根據(jù)采購計劃和選定的供應(yīng)商，制作《采購訂單》，訂單內(nèi)容應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點、付款方式等詳細信息。采購訂單制作完成后，采購人員應(yīng)認(rèn)真核對訂單信息，確保準(zhǔn)確無誤，然后提交給部門負(fù)責(zé)人審核。2.采購訂單審批部門負(fù)責(zé)人對采購訂單進行審核，重點審核訂單的必要性、物資規(guī)格和數(shù)量的準(zhǔn)確性、價格的合理性、交貨期的可行性等方面。如審核通過，部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)；如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與采購人員溝通，進行修改完善后重新提交審核。3.采購訂單發(fā)送采購訂單審核通過后，采購人員應(yīng)及時將采購訂單發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。采購人員應(yīng)留存采購訂單的副本，作為跟蹤采購進度和結(jié)算的依據(jù)。（四）采購物資驗收1.驗收準(zhǔn)備采購物資到貨前，采購部門應(yīng)及時通知質(zhì)量部門和倉庫管理部門做好驗收準(zhǔn)備工作。質(zhì)量部門根據(jù)物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定驗收方案，倉庫管理部門安排好驗收場地和人員。2.驗收實施物資到貨后，倉庫管理部門負(fù)責(zé)組織驗收人員按照驗收方案對物資進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀質(zhì)量等方面。質(zhì)量部門按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對物資進行抽樣檢驗，檢驗物資的內(nèi)在質(zhì)量是否符合要求。對于重要物資或質(zhì)量要求較高的物資，質(zhì)量部門應(yīng)進行全檢。3.驗收結(jié)果處理驗收合格的物資，驗收人員應(yīng)填寫《物資驗收單》，辦理入庫手續(xù)。倉庫管理人員根據(jù)驗收單將物資入庫，并更新庫存臺賬。驗收不合格的物資，驗收人員應(yīng)及時填寫《不合格物資報告單》，說明不合格原因和處理建議。采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，協(xié)商處理不合格物資的退換貨、補貨或降價等事宜。（五）采購付款1.付款申請采購物資驗收合格且入庫后，采購人員應(yīng)根據(jù)采購合同和驗收單，填寫《付款申請表》，詳細列出物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息，并附上采購合同、驗收單等相關(guān)憑證。采購人員將付款申請表提交給部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人審核通過后簽字確認(rèn)。2.付款審批采購部門將審核通過的付款申請表提交給財務(wù)部門。財務(wù)部門對付款申請進行審核，重點審核付款金額是否準(zhǔn)確、付款方式是否符合合同約定、相關(guān)憑證是否齊全等方面。如審核通過，財務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)；如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與采購部門溝通，要求其補充完善相關(guān)資料。3.付款執(zhí)行財務(wù)部門根據(jù)付款審批結(jié)果，按照合同約定的付款方式和時間進行付款操作。付款方式包括支票付款、銀行轉(zhuǎn)賬、電匯等。財務(wù)部門應(yīng)及時記錄付款情況，更新應(yīng)付賬款臺賬。四、采購合同管理（一）合同簽訂1.合同起草采購部門根據(jù)采購談判結(jié)果，起草采購合同。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.合同審核采購合同起草完成后，應(yīng)提交給公司法律顧問和相關(guān)部門進行審核。法律顧問重點審核合同條款是否符合法律法規(guī)要求，相關(guān)部門重點審核合同條款是否符合公司利益和業(yè)務(wù)實際情況。3.合同簽訂采購合同審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，作為執(zhí)行合同和結(jié)算的依據(jù)。（二）合同執(zhí)行1.供應(yīng)商履約跟蹤采購部門負(fù)責(zé)跟蹤供應(yīng)商的合同履約情況，包括物資的生產(chǎn)進度、交貨期、質(zhì)量等方面。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商有違約行為，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其采取措施予以糾正，并按照合同約定追究其違約責(zé)任。2.合同變更管理在合同執(zhí)行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)需求調(diào)整等原因需要變更合同條款，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門審核和公司法定代表人或其授權(quán)代表批準(zhǔn)后生效。（三）合同終止1.合同正常終止采購合同履行完畢，雙方的權(quán)利和義務(wù)已經(jīng)全部實現(xiàn)，合同自然終止。采購部門應(yīng)及時辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù)，并對合同執(zhí)行情況進行總結(jié)分析。2.合同提前終止在合同履行過程中，如因不可抗力、供應(yīng)商嚴(yán)重違約等原因需要提前終止合同，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，簽訂合同終止協(xié)議，并按照合同約定處理相關(guān)事宜。合同終止后，采購部門應(yīng)做好相關(guān)資料的歸檔工作。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.市場風(fēng)險關(guān)注原材料市場價格波動情況，評估價格上漲或下跌對公司采購成本的影響。分析市場供應(yīng)情況，包括供應(yīng)商數(shù)量、供應(yīng)穩(wěn)定性等，評估供應(yīng)短缺或過剩對公司生產(chǎn)經(jīng)營的風(fēng)險。2.質(zhì)量風(fēng)險評估采購物資質(zhì)量不符合要求的可能性，如供應(yīng)商質(zhì)量管理體系不完善、原材料質(zhì)量不穩(wěn)定等。分析質(zhì)量問題對公司生產(chǎn)、銷售和聲譽的影響。3.供應(yīng)商風(fēng)險識別供應(yīng)商破產(chǎn)、倒閉、經(jīng)營不善等導(dǎo)致無法按時交貨或提供合格物資的風(fēng)險。評估供應(yīng)商違約的可能性，如不履行合同條款、提供虛假信息等。4.合同風(fēng)險審查采購合同條款是否存在漏洞或風(fēng)險，如付款條款不合理、違約責(zé)任不明確等。分析合同執(zhí)行過程中可能出現(xiàn)的糾紛和風(fēng)險。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握原材料價格變化趨勢，通過套期保值、簽訂長期合同等方式鎖定采購價格，降低價格波動風(fēng)險。與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)，確保供應(yīng)渠道的穩(wěn)定性，降低供應(yīng)短缺風(fēng)險。2.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對加強對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，定期對供應(yīng)商進行質(zhì)量評估和考核。增加檢驗頻次和嚴(yán)格度，對采購物資進行全檢或抽檢，確保物資質(zhì)量符合要求。對于質(zhì)量問題嚴(yán)重的供應(yīng)商，及時采取更換供應(yīng)商等措施。3.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對對供應(yīng)商進行定期評估和監(jiān)控，了解其經(jīng)營狀況和財務(wù)狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施，如要求供應(yīng)商提供擔(dān)保、增加預(yù)付款比例等。在采購合同中明確違約責(zé)任，加大對供應(yīng)商違約行為的處罰力度，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。4.合同風(fēng)險應(yīng)對加強采購合同的審核和管理，確保合同條款嚴(yán)謹(jǐn)、合理、合法，避免合同漏洞和風(fēng)險。建立合同執(zhí)行跟蹤機制，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中的問題，防止糾紛發(fā)生。如發(fā)生合同糾紛，應(yīng)及時通過協(xié)商、仲裁或訴訟等方式解決。六、采購績效評估（一）評估指標(biāo)設(shè)定1.采購成本采購物資的實際采購價格與預(yù)算價格的對比，計算采購成本節(jié)約率。采購成本占生產(chǎn)成本的比例，評估采購成本對公司成本控制的影響。2.采購質(zhì)量采購物資的合格率，反映采購物資的質(zhì)量水平。因采購物資質(zhì)量問題導(dǎo)致的生產(chǎn)損失、客戶投訴等情況，評估采購質(zhì)量對公司生產(chǎn)經(jīng)營的影響。3.采購交貨期采購物資按時交貨率，衡量供應(yīng)商的交貨及時性。采購周期的長短，評估采購流程的效率。4.供應(yīng)商管理供應(yīng)商滿意度，了解供應(yīng)商對公司采購工作的評價。新增合格供應(yīng)商數(shù)量，評估供應(yīng)商開發(fā)工作的成效。供應(yīng)商淘汰率，反映對不合格供應(yīng)商的管理效果。（二）評估方法1.定期評估每月或每季度對采購績效進行評估，采購部門根據(jù)設(shè)定的評估指標(biāo)，收集相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，進行自我評估，并撰寫采購績效評估報告。2.綜合評估采購績效評估報告提交給公司管理層和相關(guān)部門后，由管理層組織相關(guān)部門進行綜合評估，對采購部門的工作進行全面評價，并提出改進建議和措施。（三）評估結(jié)果應(yīng)用1.績效獎勵根據(jù)采購績效評