資料借閱管理制度模板?一、總則（一）目的為了加強公司資料的管理，規(guī)范資料借閱行為，確保資料的安全與完整，提高資料的使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、員工以及因工作需要借閱公司資料的外部人員。（三）基本原則1.資料借閱應遵循"按需借閱、限期歸還、確保安全"的原則。2.嚴格控制資料的借閱范圍，確保資料僅供授權(quán)人員使用。3.借閱人員應妥善保管所借資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復制、涂改、污損或遺失。二、資料分類與管理職責（一）資料分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、報告、決議等。2.業(yè)務(wù)資料類：涉及公司各業(yè)務(wù)領(lǐng)域的合同、協(xié)議、項目文檔、市場調(diào)研報告、技術(shù)資料等。3.財務(wù)檔案類：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)相關(guān)資料。4.人事檔案類：員工個人信息、履歷、考核記錄、培訓資料等。5.其他資料類：如公司榮譽證書、宣傳資料、會議記錄等。（二）管理職責1.綜合管理部門負責制定和完善資料借閱管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。統(tǒng)一管理公司各類資料，建立資料檔案庫，對資料進行分類、編號、登記和存儲。負責審核資料借閱申請，辦理資料借閱手續(xù)，記錄借閱情況。定期對資料借閱情況進行統(tǒng)計和分析，確保資料的正常流轉(zhuǎn)和安全。2.資料所屬部門負責本部門資料的整理、歸檔和保管工作，確保資料的完整性和準確性。協(xié)助綜合管理部門做好資料借閱的審核和催還工作，對歸還的資料進行檢查。3.借閱人員按照本制度規(guī)定的程序和要求申請借閱資料，并在借閱期限內(nèi)歸還。妥善保管所借資料，不得擅自更改、損壞或丟失資料，如發(fā)現(xiàn)問題及時向綜合管理部門報告。三、資料借閱流程（一）內(nèi)部員工借閱1.填寫借閱申請表：借閱人員需填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱目的、預計歸還日期等信息。2.部門負責人審批：申請表提交至所在部門負責人處，部門負責人根據(jù)工作需要對借閱申請進行審批，簽署意見。3.綜合管理部門審核：經(jīng)部門負責人審批后的申請表交至綜合管理部門，綜合管理部門對申請進行審核，重點審核借閱目的是否合理、借閱期限是否符合規(guī)定等。如審核通過，在申請表上加蓋"資料借閱專用章"，并根據(jù)申請表提供相應資料。4.資料領(lǐng)?。航栝喨藛T憑加蓋"資料借閱專用章"的申請表到綜合管理部門資料檔案庫領(lǐng)取資料，并在《資料借閱登記臺賬》上簽字確認。（二）外部人員借閱1.提出借閱申請：因工作需要借閱公司資料的外部人員，需提前向公司相關(guān)部門或人員提出書面申請，說明借閱資料的名稱、用途、借閱期限等。2.公司內(nèi)部協(xié)調(diào)：公司相關(guān)部門或人員收到外部人員的借閱申請后，進行內(nèi)部協(xié)調(diào)，確定是否同意借閱以及借閱的具體流程。如需綜合管理部門參與，應及時將申請轉(zhuǎn)至綜合管理部門。3.綜合管理部門審核：綜合管理部門對外部人員借閱申請進行嚴格審核，必要時需征求公司領(lǐng)導意見。審核通過后，要求外部人員提供有效身份證明，并簽訂《資料借閱承諾書》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.資料借閱：外部人員按照審核通過的借閱流程，到綜合管理部門辦理資料借閱手續(xù)，領(lǐng)取資料，并在《資料借閱登記臺賬》上簽字確認。（三）特殊情況借閱1.如遇緊急情況需要借閱資料，借閱人員可先電話向綜合管理部門說明情況，經(jīng)同意后先行借閱，但需在事后及時補辦借閱手續(xù)。2.對于涉及公司核心機密或重要商業(yè)信息的資料，原則上不允許借閱。如因特殊工作需要確需借閱的，須經(jīng)公司高層領(lǐng)導批準，并采取嚴格的保密措施。四、借閱期限與歸還（一）借閱期限1.一般資料的借閱期限為[x]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，借閱人員應提前向綜合管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。2.對于重要資料或使用頻率較高的資料，借閱期限可根據(jù)實際情況適當縮短，一般不超過[x]個工作日。3.外部人員借閱公司資料的期限根據(jù)具體情況協(xié)商確定，但最長不得超過[x]天。（二）歸還1.借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借資料。如需續(xù)借，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還資料時，借閱人員應確保資料的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、遺失等情況，應及時向綜合管理部門報告，并按照公司規(guī)定進行賠償。3.綜合管理部門在收到歸還的資料后，應對資料進行檢查，如無問題，在《資料借閱登記臺賬》上注明歸還日期，并將資料歸檔存放。五、資料保管與保密（一）保管要求1.借閱人員應妥善保管所借資料，不得隨意亂放，防止資料丟失、損壞或泄露。2.如需將資料帶出公司，應經(jīng)綜合管理部門批準，并采取必要的保密措施，確保資料安全。3.對于電子資料，借閱人員應按照公司規(guī)定的存儲方式和安全要求進行保管，不得擅自更改或刪除資料內(nèi)容。（二）保密規(guī)定1.借閱人員應對所借資料的內(nèi)容嚴格保密，不得向無關(guān)人員透露資料中的任何信息。2.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息等重要資料的借閱，借閱人員應簽署保密協(xié)議，承諾嚴格遵守公司的保密制度。3.如因工作需要對資料進行復制，應經(jīng)綜合管理部門批準，并按照規(guī)定進行登記和保管。復制后的資料應按照原件的保密要求進行管理。4.一旦發(fā)現(xiàn)所借資料有泄露風險，借閱人員應立即采取措施，并及時向綜合管理部門報告。公司將視情節(jié)輕重追究相關(guān)人員的責任。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定程序申請借閱資料，擅自借閱公司資料。2.超出借閱期限未歸還資料，且未辦理續(xù)借手續(xù)。3.將所借資料轉(zhuǎn)借他人或擅自復制、涂改、污損、遺失資料。4.違反資料保密規(guī)定，泄露資料內(nèi)容。5.其他違反本制度規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的借閱人員，綜合管理部門將給予口頭警告，并要求其立即改正違規(guī)行為。2.如借閱人員再次違規(guī)或違規(guī)情節(jié)較重，公司將視情況給予通報批評、罰款等處罰，并限制其在一定期限內(nèi)的資料借閱權(quán)限。3.對于因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失或不良影響的，公司將依法追究相關(guān)人員的賠償責任，并視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，直至解除勞動合同。4.如外部人員違反本制度規(guī)定，公司有權(quán)終止其借閱關(guān)系，并要求其承擔相應的法律責任。七、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查綜合管理部門定期對資料借閱情況進行檢查，包括借閱記錄、資料歸還情況、資料保管狀況等，確保資料借閱制度的有效執(zhí)行。（二）不定期抽查公司領(lǐng)導或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對資料借閱情況進行不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（三）反饋與改進綜合管理部門應定期對資料借閱管理制度的執(zhí)行情況進行總結(jié)分析，收集借閱人員和資料所屬部門的意見和建議，及時發(fā)現(xiàn)制度存在的問題并進行修訂