軟件企業(yè)合同管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門對外簽訂的各類軟件相關(guān)合同，包括但不限于軟件開發(fā)合同、軟件銷售合同、軟件服務(wù)合同、軟件外包合同等。（三）基本原則1.依法簽訂原則：合同的簽訂、履行必須遵守國家法律法規(guī)和政策的規(guī)定。2.平等互利原則：合同雙方的權(quán)利和義務(wù)應(yīng)對等，遵循公平、公正、公開的原則。3.協(xié)商一致原則：合同條款應(yīng)經(jīng)雙方充分協(xié)商達(dá)成一致意見，避免出現(xiàn)歧義或顯失公平的條款。4.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）合同管理委員會公司設(shè)立合同管理委員會，由公司高層管理人員、法務(wù)人員、財務(wù)人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。合同管理委員會負(fù)責(zé)審議重大合同、研究解決合同管理中的重大問題、監(jiān)督合同的履行情況等。（二）合同管理部門公司指定法務(wù)部門為合同管理部門，負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一歸口管理工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善合同管理制度，并組織實施。2.參與合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除等全過程管理。3.建立合同臺賬，對合同的簽訂、履行情況進(jìn)行跟蹤、統(tǒng)計和分析。4.負(fù)責(zé)合同糾紛的處理，參與訴訟、仲裁等法律事務(wù)。5.定期組織合同管理培訓(xùn)，提高公司員工的合同管理意識和能力。（三）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合同的起草、談判、簽訂、履行等具體工作。2.及時向合同管理部門報送合同簽訂、履行情況等相關(guān)信息。3.配合合同管理部門處理合同糾紛，提供相關(guān)資料和證據(jù)。三、合同的簽訂（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，發(fā)起合同簽訂申請，填寫《合同簽訂申請表》，詳細(xì)說明合同的基本情況、簽訂背景、主要條款等內(nèi)容，并提交相關(guān)業(yè)務(wù)資料。2.合同管理部門對合同簽訂申請進(jìn)行初審，重點審查合同的合法性、合規(guī)性、完整性等方面。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與業(yè)務(wù)部門溝通，提出修改意見。3.法務(wù)人員對合同條款進(jìn)行法律審核，從法律角度對合同的風(fēng)險進(jìn)行評估，提出法律意見和建議。4.財務(wù)人員對合同的財務(wù)條款進(jìn)行審核，確保合同的財務(wù)收支符合公司財務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定。5.合同管理部門將審核通過的合同提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。根據(jù)合同金額、重要程度等因素，按照公司的授權(quán)審批制度進(jìn)行審批。6.業(yè)務(wù)部門根據(jù)審批意見，與合同對方當(dāng)事人進(jìn)行談判，協(xié)商確定合同條款。達(dá)成一致后，雙方簽訂合同。（二）合同文本要求1.合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的合同模板，如無合適模板，可由業(yè)務(wù)部門起草，但必須經(jīng)過合同管理部門和法務(wù)人員審核。2.合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免使用模糊、歧義或容易引起爭議的語言。3.合同中應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、合同價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等主要條款。4.對于涉及軟件知識產(chǎn)權(quán)、保密條款、售后服務(wù)等特殊條款，應(yīng)在合同中予以明確約定。（三）合同印章管理1.公司設(shè)立合同專用章，由合同管理部門負(fù)責(zé)保管。2.合同簽訂時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同用印申請表》，經(jīng)合同管理部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可加蓋合同專用章。3.印章管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見加蓋合同專用章，確保印章使用的合法性和嚴(yán)肅性。4.合同簽訂后，印章管理人員應(yīng)及時將合同用印申請表歸檔保存，以備查閱。四、合同的履行（一）履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的具體履行工作，應(yīng)按照合同約定的時間、地點、方式等要求，全面履行合同義務(wù)。2.合同管理部門應(yīng)建立合同履行跟蹤臺賬，定期對合同的履行情況進(jìn)行檢查和督促，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向合同管理部門報送合同履行情況報告，包括合同執(zhí)行進(jìn)度、款項收付情況、存在的問題及解決方案等。（二）款項收付管理1.財務(wù)部門負(fù)責(zé)合同款項的收付管理工作，嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和時間進(jìn)行款項收付。2.業(yè)務(wù)部門在申請付款時，應(yīng)填寫《付款申請表》，附上合同副本、發(fā)票、驗收報告等相關(guān)資料，經(jīng)合同管理部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。3.財務(wù)部門收到款項后，應(yīng)及時進(jìn)行賬務(wù)處理，并向業(yè)務(wù)部門反饋收款情況。4.對于逾期未付款項，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方溝通催款，并將情況報告合同管理部門。合同管理部門可根據(jù)情況采取相應(yīng)的措施，如發(fā)函催款、追究違約責(zé)任等。（三）變更與解除1.合同履行過程中，如需變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審批和管理。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知對方，并按照合同約定的解除程序辦理相關(guān)手續(xù)。解除合同后，雙方應(yīng)進(jìn)行清算，結(jié)清款項，辦理交接手續(xù)。3.合同變更或解除后，合同管理部門應(yīng)及時對合同臺賬進(jìn)行更新，并將相關(guān)資料歸檔保存。五、合同的歸檔與保管（一）歸檔范圍公司簽訂的所有軟件相關(guān)合同及與合同有關(guān)的文件、資料，包括合同文本、合同簽訂申請表、合同用印申請表、審批文件、往來信函、補(bǔ)充協(xié)議、驗收報告、發(fā)票等，均應(yīng)進(jìn)行歸檔。（二）歸檔要求1.合同管理部門應(yīng)在合同簽訂或履行完畢后及時進(jìn)行歸檔，確保歸檔資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.歸檔資料應(yīng)按照合同類別、簽訂時間等進(jìn)行分類整理，編制目錄，裝訂成冊，并注明保管期限。3.對于電子合同及相關(guān)資料，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并建立電子檔案管理制度，確保電子檔案的安全、完整和可檢索。（三）保管期限合同檔案的保管期限根據(jù)合同的重要程度和性質(zhì)確定，一般分為短期、中期和長期。短期保管期限為13年，中期保管期限為310年，長期保管期限為10年以上。具體保管期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行。（四）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時應(yīng)在指定地點進(jìn)行，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案原件。2.外單位人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由合同管理部門安排專人陪同查閱，并嚴(yán)格按照查閱范圍進(jìn)行查閱。3.因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。六、合同風(fēng)險防范與糾紛處理（一）風(fēng)險防范1.合同管理部門和法務(wù)人員應(yīng)加強(qiáng)對合同法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，及時了解和掌握國家法律法規(guī)和政策的變化，為合同管理提供法律支持。2.在合同簽訂前，應(yīng)對合同對方當(dāng)事人的主體資格、資信狀況、經(jīng)營能力等進(jìn)行調(diào)查和評估，防范合同主體風(fēng)險。3.加強(qiáng)合同條款的審核，特別是對于關(guān)鍵條款和風(fēng)險條款，要進(jìn)行重點審查，確保合同條款的合法性、合規(guī)性和完整性，防范合同條款風(fēng)險。4.建立合同風(fēng)險預(yù)警機(jī)制，對合同履行過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險進(jìn)行及時預(yù)警和提示，采取相應(yīng)的防范措施，降低合同風(fēng)險。（二）糾紛處理1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時報告合同管理部門，并積極與對方協(xié)商解決。協(xié)商過程中應(yīng)注意收集和保留相關(guān)證據(jù)，如合同文本、往來信函、會議紀(jì)要、驗收報告、發(fā)票等。2.如協(xié)商不成，合同管理部門應(yīng)及時組織法務(wù)人員、財務(wù)人員等相關(guān)人員進(jìn)行分析研究，制定糾紛處理方案。根據(jù)糾紛的性質(zhì)和情況，可采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決。3.在糾紛處理過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)和公司規(guī)定的程序進(jìn)行，維護(hù)公司的合法權(quán)益。同時，應(yīng)注意保守公司的商業(yè)秘密和機(jī)密信息，避免給公司造成不必要的損失。4.糾紛處理結(jié)束后，合同管理部門應(yīng)及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，對糾紛產(chǎn)生的原因、處理過程和結(jié)果進(jìn)行分析，提出改進(jìn)措施和建議，完善合同管理制度，防止類似糾紛再次發(fā)生。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.合同管理部門應(yīng)定期對公司合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、解除、歸檔等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，合同管理制度的落實情況等。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行。定期檢查每年至少進(jìn)行[X]次，不定期抽查根據(jù)工作需要隨時進(jìn)行。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，合同管理部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）考核評價1.公司建立合同管理考核評價制度，對各業(yè)務(wù)部門的合同管理工作進(jìn)行考核評價。考核評價指標(biāo)包括合同簽訂的規(guī)范性、合同履行的及時性和準(zhǔn)確性、合同糾紛的發(fā)生率、合同檔案的管理情