酒店招標(biāo)采購管理制度?一、總則1.目的為了規(guī)范酒店招標(biāo)采購活動，確保采購工作的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于酒店所有物資、設(shè)備、服務(wù)等項目的招標(biāo)采購活動。3.基本原則合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定進行采購活動。公平競爭原則：營造公平的市場競爭環(huán)境，讓所有符合條件的供應(yīng)商有機會參與投標(biāo)。效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購成本最低，實現(xiàn)經(jīng)濟效益最大化。誠信原則：采購過程中各方應(yīng)誠實守信，履行各自的責(zé)任和義務(wù)。二、職責(zé)分工1.采購部門負(fù)責(zé)制定采購計劃和采購預(yù)算。組織實施招標(biāo)采購活動，包括發(fā)布招標(biāo)公告、資格預(yù)審、招標(biāo)文件編制、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作。與供應(yīng)商進行商務(wù)談判，簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進行評估和管理。2.需求部門根據(jù)酒店實際需求，提出采購申請，明確采購物資、設(shè)備或服務(wù)的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。參與采購項目的技術(shù)規(guī)格制定、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)確定等工作。協(xié)助采購部門進行驗收工作，對采購物資、設(shè)備或服務(wù)的質(zhì)量進行評價。3.財務(wù)部門參與采購預(yù)算的編制和審核。負(fù)責(zé)采購資金的支付和結(jié)算管理，對采購項目進行財務(wù)核算和監(jiān)督。協(xié)助采購部門對采購成本進行分析和控制。4.審計部門對采購項目進行審計監(jiān)督，檢查采購活動是否符合法律法規(guī)和酒店制度規(guī)定。參與重大采購項目的開標(biāo)、評標(biāo)過程監(jiān)督。對采購項目的合同執(zhí)行情況、資金使用情況等進行審計檢查。三、招標(biāo)采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)酒店經(jīng)營計劃和實際需求，填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購項目的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預(yù)算金額等內(nèi)容，并提交相關(guān)技術(shù)文件或資料?！恫少徤暾埍怼方?jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于金額較大或重要的采購項目，需報總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.采購計劃制定采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購申請，結(jié)合酒店庫存情況、市場供應(yīng)情況等，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購項目的實施時間、采購方式、采購進度安排等。采購計劃報分管領(lǐng)導(dǎo)審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施。3.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商信息收集：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商信息庫。供應(yīng)商資格預(yù)審：對潛在供應(yīng)商進行資格預(yù)審，審查其營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績情況、信譽狀況等，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營資格和良好的履約能力。供應(yīng)商評估：定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格水平、合作態(tài)度等。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。供應(yīng)商淘汰：對于出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題、交貨期延誤、售后服務(wù)差等情況的供應(yīng)商，及時進行淘汰，并從供應(yīng)商信息庫中刪除其信息。4.招標(biāo)采購方式確定根據(jù)采購項目的性質(zhì)、金額大小、市場競爭情況等因素，確定招標(biāo)采購方式。常見的招標(biāo)采購方式包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等。公開招標(biāo)適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的項目；邀請招標(biāo)適用于具有特定資格要求、供應(yīng)商數(shù)量有限的項目；競爭性談判適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)、技術(shù)復(fù)雜或性質(zhì)特殊、不能確定詳細(xì)規(guī)格和具體要求等情況；單一來源采購適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購等情況；詢價采購適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的項目。5.招標(biāo)文件編制對于采用招標(biāo)方式采購的項目，采購部門負(fù)責(zé)編制招標(biāo)文件。招標(biāo)文件應(yīng)包括招標(biāo)公告（或投標(biāo)邀請書）、投標(biāo)人須知、評標(biāo)辦法、合同條款及格式、技術(shù)規(guī)格、投標(biāo)文件格式等內(nèi)容。招標(biāo)文件應(yīng)明確采購項目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等，確保招標(biāo)活動的公平、公正、公開。招標(biāo)文件編制完成后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布。6.發(fā)布招標(biāo)公告（或投標(biāo)邀請書）采用公開招標(biāo)方式的，在指定的媒體上發(fā)布招標(biāo)公告，公告內(nèi)容包括采購項目名稱、招標(biāo)內(nèi)容、投標(biāo)人資格要求、獲取招標(biāo)文件的方式和時間、投標(biāo)截止時間、開標(biāo)時間和地點等。采用邀請招標(biāo)方式的，向符合資格條件的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書，邀請書內(nèi)容與招標(biāo)公告基本相同。7.資格審查在開標(biāo)前，對投標(biāo)人的資格進行審查。審查內(nèi)容包括營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證副本、組織機構(gòu)代碼證副本、法定代表人授權(quán)書、投標(biāo)保證金繳納憑證、業(yè)績證明材料、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書等。通過資格審查的投標(biāo)人方可進入評標(biāo)環(huán)節(jié)。8.開標(biāo)按照招標(biāo)文件規(guī)定的時間和地點進行開標(biāo)。開標(biāo)由采購部門主持，邀請需求部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員參加。開標(biāo)時，由投標(biāo)人或其推選的代表檢查投標(biāo)文件的密封情況，經(jīng)確認(rèn)無誤后，由工作人員當(dāng)眾拆封，宣讀投標(biāo)人名稱、投標(biāo)價格、投標(biāo)文件的其他主要內(nèi)容等。開標(biāo)過程應(yīng)記錄在案，并由參加開標(biāo)的各方簽字確認(rèn)。9.評標(biāo)評標(biāo)由評標(biāo)委員會負(fù)責(zé)。評標(biāo)委員會由采購部門、需求部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員以及技術(shù)、經(jīng)濟等方面的專家組成。評標(biāo)委員會成員人數(shù)應(yīng)為單數(shù)，其中技術(shù)、經(jīng)濟等方面的專家不得少于成員總數(shù)的三分之二。評標(biāo)委員會按照招標(biāo)文件規(guī)定的評標(biāo)辦法進行評標(biāo)，對投標(biāo)文件的技術(shù)部分、商務(wù)部分進行評審，綜合比較各投標(biāo)人的報價、技術(shù)方案、售后服務(wù)等因素，推薦中標(biāo)候選人。評標(biāo)過程應(yīng)嚴(yán)格保密，評標(biāo)委員會成員不得泄露評標(biāo)情況和中標(biāo)候選人推薦情況。10.定標(biāo)根據(jù)評標(biāo)委員會推薦的中標(biāo)候選人，采購部門報分管領(lǐng)導(dǎo)審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后確定中標(biāo)人。向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書，并同時將中標(biāo)結(jié)果通知所有未中標(biāo)的投標(biāo)人。11.合同簽訂采購部門與中標(biāo)人按照招標(biāo)文件和中標(biāo)人的投標(biāo)文件簽訂采購合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資、設(shè)備或服務(wù)的規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。合同簽訂后，報財務(wù)部門備案。12.驗收采購物資、設(shè)備或服務(wù)到貨后，需求部門負(fù)責(zé)組織驗收。驗收人員應(yīng)根據(jù)合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對采購物資、設(shè)備或服務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等進行檢驗。驗收合格后，由驗收人員填寫《驗收報告》，經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。對于金額較大或重要的采購項目，還需審計部門進行審計驗收。如發(fā)現(xiàn)采購物資、設(shè)備或服務(wù)存在質(zhì)量問題或其他不符合合同要求的情況，需求部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨、降價等措施，直至達到合同要求。13.付款財務(wù)部門根據(jù)合同約定和驗收報告，辦理采購資金的支付手續(xù)。付款時，應(yīng)審核采購合同、發(fā)票、驗收報告等相關(guān)憑證，確保支付款項的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。對于采用預(yù)付款方式的采購項目，財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定在供應(yīng)商發(fā)貨前支付預(yù)付款；對于采用貨到付款方式的采購項目，在驗收合格后支付貨款；對于采用分期付款方式的采購項目，按照合同約定的付款期限和比例支付款項。四、招標(biāo)采購文件管理1.采購部門負(fù)責(zé)招標(biāo)采購文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、存檔等工作。2.招標(biāo)采購文件應(yīng)包括招標(biāo)公告（或投標(biāo)邀請書）、投標(biāo)人須知、評標(biāo)辦法、合同條款及格式、技術(shù)規(guī)格、投標(biāo)文件格式等內(nèi)容。3.招標(biāo)采購文件應(yīng)明確采購項目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等，確保招標(biāo)活動的公平、公正、公開。4.招標(biāo)采購文件編制完成后，應(yīng)報分管領(lǐng)導(dǎo)審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布。5.對于已發(fā)布的招標(biāo)采購文件，如因特殊原因需要修改或補充的，采購部門應(yīng)及時發(fā)布變更通知，并以書面形式通知所有潛在投標(biāo)人。6.招標(biāo)采購活動結(jié)束后，采購部門應(yīng)將招標(biāo)采購文件整理歸檔，保存期限按照酒店檔案管理規(guī)定執(zhí)行。五、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督審計部門負(fù)責(zé)對采購項目進行審計監(jiān)督，檢查采購活動是否符合法律法規(guī)和酒店制度規(guī)定。審計部門應(yīng)參與重大采購項目的開標(biāo)、評標(biāo)過程監(jiān)督，對采購項目的合同執(zhí)行情況、資金使用情況等進行審計檢查。對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門進行整改。2.外部監(jiān)督接受酒店內(nèi)部員工、供應(yīng)商及社會公眾的監(jiān)督。對于投訴和舉報，應(yīng)及時進行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給相關(guān)人員。3.考核建立采購部門和采購人員的考核機制，對采購工作的質(zhì)量、效率、成本控制等方面進行考核?？己藘?nèi)容包括采購計劃完成率、采購成