文件和記錄管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司文件和記錄的管理，確保文件的有效控制和記錄的真實、完整、可追溯，為公司的運營管理、質(zhì)量控制、決策支持等提供有力保障。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門所產(chǎn)生的各類文件和記錄，包括但不限于管理文件、技術(shù)文件、作業(yè)文件、質(zhì)量記錄、財務記錄等。3.職責分工行政部負責制定、修訂和完善文件和記錄管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。負責公司文件的歸口管理，包括文件的收發(fā)、編號、歸檔、保管、借閱、銷毀等工作。負責對公司記錄的格式、內(nèi)容等進行規(guī)范和指導，并定期對記錄進行抽查和審核。各部門負責本部門文件的起草、審核、批準、發(fā)放、使用、保管和修訂等工作，并確保文件的有效性和適用性。負責按照公司要求及時、準確地記錄各項工作活動，并保證記錄的真實性和完整性。配合行政部做好文件和記錄的相關管理工作，如文件的借閱、記錄的歸檔等。二、文件管理1.文件分類管理文件：包括公司的規(guī)章制度、管理辦法、崗位職責、會議紀要等，用于規(guī)范公司的管理活動和流程。技術(shù)文件：如產(chǎn)品設計圖紙、工藝文件、技術(shù)標準、檢驗規(guī)范等，是指導公司生產(chǎn)、研發(fā)等技術(shù)活動的依據(jù)。作業(yè)文件：涵蓋操作規(guī)程、作業(yè)指導書、流程圖等，為具體的作業(yè)活動提供詳細的操作指導。2.文件編號文件編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于文件的識別、查詢和管理。編號規(guī)則如下：管理文件：[公司簡稱]GL[文件類別代碼][年份][順序號]技術(shù)文件：[公司簡稱]JS[文件類別代碼][年份][順序號]作業(yè)文件：[公司簡稱]ZY[文件類別代碼][年份][順序號]其中，文件類別代碼根據(jù)文件的具體類型進行設定，如"ZD"表示制度，"BG"表示報告等。年份為文件發(fā)布的年份，順序號為該類文件在當年的流水號。3.文件起草與審核起草文件由相關部門根據(jù)工作需要進行起草，起草人應確保文件內(nèi)容準確、完整、清晰，符合法律法規(guī)和公司實際情況。涉及多個部門的文件，應由主辦部門牽頭，會同相關部門共同起草。審核文件起草完成后，應提交至本部門負責人進行審核。審核人應重點審查文件內(nèi)容的準確性、完整性、合規(guī)性以及與其他相關文件的協(xié)調(diào)性。對于重要文件或涉及多個部門的文件，還應組織相關部門進行會審，確保文件的科學性和可行性。4.文件批準審核通過的文件，由公司分管領導或總經(jīng)理進行批準。批準人應對文件的整體質(zhì)量和適用性進行把關，確保文件能夠有效指導公司的各項工作。文件批準后，方可進行發(fā)放和實施。5.文件發(fā)放行政部根據(jù)文件批準人的批示，對文件進行編號、排版、印刷，并按照規(guī)定的發(fā)放范圍進行發(fā)放。文件發(fā)放應進行登記，記錄文件名稱、編號、發(fā)放部門、發(fā)放日期、領取人等信息，確保文件發(fā)放的準確性和可追溯性。對于電子文件，行政部應將其存儲在公司指定的文件服務器或共享文件夾中，并設置相應的訪問權(quán)限，確保文件的安全性和保密性。6.文件使用與保管使用各部門應指定專人負責本部門文件的領取、保管和使用，確保文件的妥善保管和正確使用。文件使用人員應嚴格按照文件規(guī)定的要求進行操作，不得擅自修改、涂抹、轉(zhuǎn)借文件。保管文件保管人員應建立文件臺賬，對文件的收發(fā)、借閱、歸還等情況進行詳細記錄。文件應分類存放，標識清晰，便于查找和使用。對于紙質(zhì)文件，應存放在干燥、通風、防火、防潮的文件柜中；對于電子文件，應進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。行政部應定期對文件進行清查和盤點，確保文件的完整性和準確性。7.文件修訂文件在實施過程中，如發(fā)現(xiàn)存在問題或因法律法規(guī)、公司政策、業(yè)務流程等發(fā)生變化需要修訂時，由文件起草部門提出修訂申請。修訂申請應說明修訂的原因、內(nèi)容及修訂后的文件版本等信息，并提交至行政部。行政部對修訂申請進行審核后，組織相關部門進行修訂。修訂后的文件應按照文件起草、審核、批準、發(fā)放的流程進行重新發(fā)布和實施。文件修訂后，應在文件首頁注明修訂日期和修訂版本號，并在文件臺賬中進行相應記錄。8.文件作廢與銷毀作廢因文件修訂、改版或其他原因不再使用的文件，應由行政部及時進行標識和隔離，防止誤用。作廢文件應妥善保管，保留一定期限后再進行銷毀，以滿足法律法規(guī)和公司管理的要求。銷毀行政部定期對作廢文件進行清理，填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并提交至公司分管領導審批。經(jīng)批準后，行政部可采用粉碎、焚燒等方式對作廢文件進行銷毀，并記錄銷毀的時間、地點、方式等信息。銷毀記錄應保存一定期限，以備查閱。三、記錄管理1.記錄分類質(zhì)量記錄：如產(chǎn)品檢驗報告、質(zhì)量檢驗記錄、不合格品處理記錄等，用于證明產(chǎn)品質(zhì)量符合要求以及質(zhì)量管理體系的有效運行。生產(chǎn)記錄：包括生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)日報表、生產(chǎn)臺賬等，反映公司生產(chǎn)活動的過程和結(jié)果。銷售記錄：如銷售合同、銷售發(fā)票、客戶訂單等，記錄公司的銷售業(yè)務情況。采購記錄：涵蓋采購訂單、供應商評價記錄、進貨檢驗記錄等，用于管理公司的采購活動。人力資源記錄：如員工檔案、考勤記錄、培訓記錄等，與公司人力資源管理相關。財務記錄：包括會計憑證、賬簿、財務報表等，是公司財務管理的重要依據(jù)。2.記錄格式與內(nèi)容格式記錄格式應根據(jù)實際工作需要進行設計，確保記錄內(nèi)容完整、清晰、易于填寫和識別。記錄格式應保持相對穩(wěn)定，如需變更，應提前通知相關部門，并對涉及記錄的部門進行培訓和指導。內(nèi)容記錄應包含足夠的信息，如日期、時間、地點、事件描述、責任人等，以便能夠準確追溯工作活動的全過程。記錄內(nèi)容應真實、準確、完整，不得隨意編造或篡改。3.記錄填寫與審核填寫記錄應由相關崗位人員按照規(guī)定的要求及時、準確地進行填寫。填寫時應使用黑色或藍色中性筆，字跡清晰、工整，不得使用鉛筆或圓珠筆。記錄如有錯誤，應采用劃改的方式進行更正，并在劃改處簽名或蓋章，確保原記錄內(nèi)容可清晰辨認。審核記錄填寫完成后，應由本部門負責人或指定的審核人員進行審核。審核人應檢查記錄內(nèi)容的完整性、準確性和合規(guī)性，確保記錄符合要求。對于重要記錄或涉及多個部門的記錄，還應組織相關部門進行會審，確保記錄的一致性和可靠性。4.記錄保管與歸檔保管各部門應指定專人負責本部門記錄的保管工作，確保記錄的安全和完整。記錄保管人員應建立記錄臺賬，對記錄的名稱、編號、日期、存放地點等信息進行詳細登記。記錄應分類存放，標識清晰，便于查找和使用。對于紙質(zhì)記錄，應存放在專門的文件柜中；對于電子記錄，應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并設置相應的訪問權(quán)限。行政部應定期對各部門記錄的保管情況進行檢查和指導，確保記錄保管符合要求。歸檔記錄保管期限屆滿后，各部門應按照公司規(guī)定將記錄移交至行政部進行歸檔。歸檔記錄應進行整理和編目，以便于查閱和檢索。行政部應建立歸檔記錄清單，記錄歸檔記錄的名稱、編號、日期、保管期限等信息，并按照檔案管理的要求對歸檔記錄進行妥善保管。5.記錄查閱與借閱查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱記錄時，應填寫《記錄查閱申請表》，注明查閱記錄的名稱、編號、查閱原因等信息，并提交至行政部。行政部對查閱申請進行審核后，指定專人陪同查閱，并對查閱過程進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自復印、摘抄記錄內(nèi)容，如需復印或摘抄，應另行申請并經(jīng)批準。借閱因工作需要借閱記錄時，借閱人應填寫《記錄借閱申請表》，經(jīng)部門負責人和行政部批準后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱記錄應在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，借閱人應對借閱記錄的安全和完整性負責，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞記錄。行政部應對借閱記錄的歸還情況進行跟蹤檢查，確保記錄按時歸還。6.記錄銷毀記錄保管期限屆滿后，如無繼續(xù)保存價值，行政部應填寫《記錄銷毀申請表》，注明記錄名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并提交至公司分管領導審批。經(jīng)批準后，行政部可采用粉碎、焚燒等方式對記錄進行銷