中鐵隧道集團(tuán)有限公司檔案管理辦法?第一章總則第一條目的為加強(qiáng)中鐵隧道集團(tuán)有限公司（以下簡稱"集團(tuán)公司"）檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案，提高企業(yè)管理水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合集團(tuán)公司實(shí)際情況，制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于集團(tuán)公司及所屬各單位（以下簡稱"各單位"）的檔案管理工作。第三條定義本辦法所稱檔案，是指各單位在生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動中形成的對國家、社會和本單位具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括紙質(zhì)、電子、聲像等載體的文件材料。第四條管理原則檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中保管、方便利用的原則。第二章管理體制與職責(zé)第五條集團(tuán)公司檔案管理體制集團(tuán)公司設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)全集團(tuán)檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)等工作。第六條集團(tuán)公司檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定集團(tuán)公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)集團(tuán)公司檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督檢查，對所屬單位檔案管理工作進(jìn)行考核評價(jià)。3.集中保管集團(tuán)公司重要檔案，承擔(dān)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。5.負(fù)責(zé)集團(tuán)公司檔案管理專業(yè)人員的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交流。6.參與集團(tuán)公司重大項(xiàng)目、重要活動檔案的管理工作。第七條各單位檔案管理職責(zé)1.各單位應(yīng)明確檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案管理工作。2.貫徹執(zhí)行集團(tuán)公司檔案管理制度，制定本單位檔案管理實(shí)施細(xì)則并組織實(shí)施。3.負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。4.定期向集團(tuán)公司檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案。5.配合集團(tuán)公司檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。第三章檔案的形成與收集第八條文件材料的形成各部門、各項(xiàng)目在工作活動中應(yīng)按照文件材料形成規(guī)律和歸檔要求，及時(shí)形成、積累各類文件材料。文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽署齊全。第九條檔案收集范圍1.反映集團(tuán)公司及各單位生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動的各類文件材料，包括但不限于項(xiàng)目策劃、施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)方案、質(zhì)量安全管理、物資設(shè)備管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等方面的文件。2.集團(tuán)公司及各單位召開的重要會議、舉辦的重大活動形成的文件材料。3.集團(tuán)公司及各單位與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議等文件材料。4.集團(tuán)公司及各單位的科研、技術(shù)創(chuàng)新成果文件材料。5.集團(tuán)公司及各單位的資質(zhì)、榮譽(yù)、證照等文件材料。6.其他具有保存價(jià)值的文件材料。第十條檔案收集要求1.各部門、各項(xiàng)目應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整收集。2.對歸檔的文件材料應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無用的文件。3.各單位應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將應(yīng)歸檔的檔案移交本單位檔案管理部門。第四章檔案的整理與歸檔第十一條檔案整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。第十二條檔案整理方法1.紙質(zhì)檔案按照年度類別保管期限進(jìn)行分類整理，編制卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷目錄等。2.電子檔案按照全宗號年度類別保管期限進(jìn)行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全。3.聲像檔案按照內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行分類整理，編制目錄，并對重要聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。第十三條檔案歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整，符合整理規(guī)范要求。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂整齊，編目準(zhǔn)確；電子檔案應(yīng)格式規(guī)范，元數(shù)據(jù)齊全。3.各單位檔案管理部門應(yīng)對歸檔的檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收，對不符合要求的檔案應(yīng)及時(shí)退回整改。第十四條歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。2.其他檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。第五章檔案的鑒定與保管期限劃分第十五條檔案鑒定工作組織集團(tuán)公司及各單位應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實(shí)施。檔案鑒定工作小組由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員組成。第十六條檔案鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面的觀點(diǎn)、歷史的觀點(diǎn)和發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。第十七條檔案保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期（30年）和短期（10年）三種。1.永久保管的檔案主要包括：本單位制定的重要規(guī)章制度、規(guī)范性文件。本單位召開的重要會議、舉辦的重大活動形成的具有長遠(yuǎn)查考價(jià)值的文件材料。本單位與外部單位簽訂的涉及重大權(quán)益、重要業(yè)務(wù)的合同、協(xié)議等文件材料。本單位的產(chǎn)權(quán)證書、資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照等重要證照。本單位的歷史沿革、大事記、組織沿革等文件材料。本單位的科研成果、技術(shù)創(chuàng)新成果等具有重大價(jià)值的文件材料。其他對本單位和國家具有重要保存價(jià)值的文件材料。2.長期保管的檔案主要包括：本單位一般規(guī)章制度、規(guī)范性文件。本單位召開的一般性會議、舉辦的一般性活動形成的文件材料。本單位與外部單位簽訂的一般業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等文件材料。本單位的項(xiàng)目建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營等活動中形成的重要文件材料。本單位的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等重要財(cái)務(wù)文件。其他對本單位具有一定保存價(jià)值的文件材料。3.短期保管的檔案主要包括：本單位一般性文件材料。本單位短期內(nèi)需要查考的文件材料。其他對本單位保存價(jià)值較小的文件材料。第十八條檔案鑒定程序1.檔案管理部門提出檔案鑒定意見，確定需要鑒定的檔案范圍。2.檔案鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出保管期限建議。3.檔案管理部門根據(jù)檔案鑒定工作小組的意見，編制檔案保管期限表，報(bào)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)審批后的檔案保管期限表作為檔案整理、保管的依據(jù)。第六章檔案的保管第十九條檔案保管場所集團(tuán)公司及各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)符合防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵、防污染等要求，確保檔案安全。第二十條檔案保管設(shè)備檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，保證檔案的妥善保管。第二十一條檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如異地備份、數(shù)字化存儲等。3.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。第二十二條電子檔案保管1.建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。2.采用先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)，確保電子檔案的安全存儲和有效利用。3.定期對電子檔案進(jìn)行檢查，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失、損壞或被篡改。第七章檔案的統(tǒng)計(jì)與移交第二十三條檔案統(tǒng)計(jì)1.集團(tuán)公司及各單位應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案管理部門應(yīng)定期向上級主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。第二十四條檔案移交1.各單位應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將應(yīng)移交集團(tuán)公司檔案管理部門的檔案及時(shí)移交。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.集團(tuán)公司檔案管理部門應(yīng)對接收的檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收，對不符合要求的檔案應(yīng)及時(shí)退回整改。第八章檔案的利用第二十五條利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。第二十六條利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，按時(shí)歸還。3.復(fù)制：檔案利用者可根據(jù)需要復(fù)制檔案，但應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明復(fù)制用途。第二十七條利用審批1.查閱、借閱檔案應(yīng)填寫申請表，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人或檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及重要檔案或機(jī)密檔案的利用，應(yīng)經(jīng)集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。第二十八條利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、審批情況等。第二十九條保密規(guī)定1.檔案利用者應(yīng)遵守檔案保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露檔案內(nèi)容。2.對涉及國家機(jī)密、企業(yè)商業(yè)秘密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理。第九章檔案的信息化建設(shè)第三十條信息化建設(shè)目標(biāo)集團(tuán)公司及各單位應(yīng)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。第三十一條信息化建設(shè)內(nèi)容1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用等全過程信息化管理。2.推進(jìn)電子檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和協(xié)同利用。3.開展檔案數(shù)字化工作，將重要紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。第三十二條信息化建設(shè)保障1.加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的信息化水平。2.加大檔案信息化建設(shè)投入，保障信息化建設(shè)所需的設(shè)備、軟件等。3.建立健全檔案信息化管理制度，確保檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。第十章檔案管理的監(jiān)督與考核第三十三條監(jiān)督檢查1.集團(tuán)公司檔案管理部門應(yīng)定期對各單位檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。2.各單位應(yīng)加強(qiáng)對本單位檔案管理工作的日常監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。第三十四條考核評價(jià)1.集團(tuán)公司建立檔案管理工作考核評價(jià)制度，對各單位檔案管理工作進(jìn)行考核評價(jià)。2.考核評價(jià)內(nèi)容包括檔案管理機(jī)構(gòu)與人員配備、檔案管理制度執(zhí)行、檔案收集整理歸檔、檔案保管利用、檔案信息化建設(shè)等方面。3.考核評價(jià)結(jié)果作為各單位年度績效考核的重要依據(jù)。第三十五條獎懲