學(xué)校檔案管理制度?一、總則1.目的為了加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高學(xué)校管理水平和工作效率，根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門(mén)、各單位形成的各類檔案的管理。3.檔案管理原則遵循集中統(tǒng)一管理、真實(shí)完整、科學(xué)分類、便于利用的原則，確保檔案的安全與有效利用。

二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)1.檔案管理部門(mén)學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，負(fù)責(zé)全校檔案的集中統(tǒng)一管理。2.檔案管理部門(mén)職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案管理規(guī)章制度并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管學(xué)校各部門(mén)形成的各類檔案，確保檔案的完整與安全。對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、編目等整理工作，建立健全檔案檢索體系。開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案資料服務(wù)。監(jiān)督、指導(dǎo)學(xué)校各部門(mén)的檔案工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。

三、檔案的分類與編號(hào)1.檔案分類學(xué)校檔案分為黨群、行政、教學(xué)、科研、學(xué)生、教師業(yè)務(wù)、財(cái)會(huì)、基建、設(shè)備、外事、聲像、實(shí)物等十二大類。黨群類：主要包括學(xué)校黨組織的各種文件、會(huì)議記錄、黨員名冊(cè)、組織建設(shè)等方面的檔案。行政類：涵蓋學(xué)校行政工作的各類文件、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等檔案。教學(xué)類：包含教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課程表、學(xué)生成績(jī)、教學(xué)評(píng)估等教學(xué)過(guò)程中形成的檔案?？蒲蓄悾荷婕翱蒲许?xiàng)目申報(bào)、立項(xiàng)、研究過(guò)程記錄、科研成果等方面的檔案。學(xué)生類：有學(xué)生學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、畢業(yè)生檔案等。教師業(yè)務(wù)類：包括教師個(gè)人業(yè)務(wù)檔案、教學(xué)成果、科研成果、進(jìn)修培訓(xùn)等檔案。財(cái)會(huì)類：指學(xué)校財(cái)務(wù)工作中的憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等檔案?；悾喊瑢W(xué)校基本建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等檔案。設(shè)備類：涉及學(xué)校教學(xué)、科研、辦公等設(shè)備的購(gòu)置、使用、維護(hù)等檔案。外事類：包括學(xué)校對(duì)外交流合作、外事活動(dòng)等方面的檔案。聲像類：如照片、錄音、錄像等記錄學(xué)校重要活動(dòng)和事件的檔案。實(shí)物類：指學(xué)校獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書(shū)、紀(jì)念品等實(shí)物檔案。2.編號(hào)方法每大類檔案給予一個(gè)固定的代碼，如黨群類為DQ，行政類為XZ等。每大類下的二級(jí)類目再依次編號(hào)，編號(hào)采用阿拉伯?dāng)?shù)字，以清晰反映檔案的類別和層次關(guān)系。

四、檔案的收集與整理1.收集要求學(xué)校各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整。各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料，應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的要求，定期移交檔案室。對(duì)重要活動(dòng)、重大事件形成的檔案，承辦部門(mén)應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或事件處理完畢后及時(shí)整理并移交檔案室。2.整理步驟裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行分類整理，去除金屬物，按一定順序排列后進(jìn)行裝訂。分類：按照檔案分類方案，將收集到的檔案材料歸入相應(yīng)的類別。編號(hào)：對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。編目：填寫(xiě)檔案目錄，包括檔號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，便于查找和利用。裝盒：將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)注檔號(hào)、年度、保管期限等信息。

五、檔案的保管1.保管場(chǎng)所綜合檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等保管條件，配備必要的檔案裝具和設(shè)備，如檔案柜、密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防器材等。2.保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管：凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)學(xué)校有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長(zhǎng)期保管：主要是反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為30年。短期保管：只在較短時(shí)期內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限為10年。3.檔案庫(kù)房管理檔案庫(kù)房應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，溫濕度符合規(guī)定要求。溫度一般控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。檔案裝具應(yīng)排列整齊，便于查找和利用。檔案應(yīng)分類存放，不同保管期限、不同類別的檔案分開(kāi)存放。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。對(duì)破損或褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫(kù)房的安全管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。

六、檔案的利用1.利用范圍學(xué)校檔案主要供本校教職工、學(xué)生及有關(guān)部門(mén)查閱利用。外單位查閱利用學(xué)校檔案，須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.利用方式查閱：利用者可到檔案室查閱紙質(zhì)檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，寫(xiě)明查閱目的、內(nèi)容、范圍等。借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室借閱。借閱期限一般不超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案材料，應(yīng)填寫(xiě)復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案室同意后，由檔案室工作人員負(fù)責(zé)復(fù)制。復(fù)制的檔案材料應(yīng)加蓋檔案室印章方為有效。3.利用登記對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用者姓名、單位、查閱或借閱時(shí)間、內(nèi)容、期限等信息，以便統(tǒng)計(jì)和查詢。

七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成的鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存價(jià)值，提出鑒定意見(jiàn)。2.銷毀程序?qū)Υ_無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程的安全和徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。

八、檔案統(tǒng)計(jì)1.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)全面、準(zhǔn)確地反映學(xué)校檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用效果等。2.統(tǒng)計(jì)方法建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。每年末，對(duì)全年檔案工作進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，撰寫(xiě)檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)，向上級(jí)主管部門(mén)和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況。

九、檔案信息化建設(shè)1.建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的信息化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，方便檔案的檢索、利用和共享。2.信息化措施配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和檔案管理軟件，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)。利用檔案管理軟件對(duì)檔案進(jìn)行分類管理、編目檢索、借閱登記等操作，提高檔案管理的自動(dòng)化程度。建立檔案信息安全防護(hù)體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息的安全。

十、檔案工作人員職責(zé)1.檔案管理人員職責(zé)熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)，確保檔案的完整與安全。積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.部門(mén)兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案材料的收集、整理和初步分類工作，定期移交檔案室。協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、借閱等利