辦公室事務(wù)全套可編輯PPT課件

常規(guī)事務(wù)篇上篇單元一單元三單元二單元四單元五辦公室環(huán)境管理辦公室日常工作（1）辦公室日常工作（2）辦公室計(jì)劃管理辦公室接待管理本課件是可編輯的正常PPT課件延展事務(wù)篇下篇單元六單元八單元七單元九輔助危機(jī)事務(wù)處理輔助后勤行政管理輔助人力資源管理輔助商務(wù)活動(dòng)管理本課件是可編輯的正常PPT課件常規(guī)事務(wù)篇上篇單元一單元三單元二單元四單元五辦公室環(huán)境管理辦公室日常工作（1）辦公室日常工作（2）辦公室計(jì)劃管理辦公室接待管理本課件是可編輯的正常PPT課件辦公室環(huán)境管理單元一優(yōu)化辦公室環(huán)境事務(wù)一維護(hù)辦公室環(huán)境事務(wù)二本課件是可編輯的正常PPT課件優(yōu)化辦公室環(huán)境事務(wù)一情景案例下午上班時(shí)間，秘書小張正在電腦上查資料，這時(shí)電話響了，而辦公室的公用話機(jī)在窗臺(tái)上，所以小張站起身來走到窗前去接電話。電話是找主管的，但她這時(shí)沒有在辦公室，對(duì)方要求留言，所以小張又走到辦公桌旁在抽屜里翻找可以用來記錄的紙張。記錄完畢，小張把這張紙壓到主管的水杯下面。剛在電腦前坐下，經(jīng)理進(jìn)來要一份資料，小張又趕忙起身走到資料柜前找資料。不到10分鐘，小張已經(jīng)在屋里轉(zhuǎn)了好幾個(gè)圈，真是夠辛苦的。本課件是可編輯的正常PPT課件學(xué)習(xí)任務(wù)：

學(xué)會(huì)如何科學(xué)地設(shè)計(jì)辦公室布局學(xué)會(huì)如何最優(yōu)化布置辦公室環(huán)境優(yōu)化辦公室環(huán)境事務(wù)一本課件是可編輯的正常PPT課件優(yōu)化辦公室環(huán)境事務(wù)一采用封閉式布局

在實(shí)際工作中，一般將這兩種布局方式結(jié)合使用，即采用混合式布局或半開放式布局。采用開放式布局（１）（2）技能點(diǎn)1如何對(duì)辦公室進(jìn)行布局設(shè)計(jì)本課件是可編輯的正常PPT課件優(yōu)化辦公室環(huán)境事務(wù)一（1）注意布置的程序

總體來講，要注意按需布局、合理結(jié)構(gòu)、按圖落實(shí)。（2）注意布置的細(xì)節(jié)

把握辦公用具布置、部門安排布置、員工區(qū)域布置和主管區(qū)域布置幾個(gè)關(guān)鍵細(xì)節(jié)。技能點(diǎn)2如何對(duì)辦公室進(jìn)行布置本課件是可編輯的正常PPT課件優(yōu)化辦公室環(huán)境事務(wù)一知識(shí)點(diǎn)1：辦公室設(shè)計(jì)的基本要求符合企業(yè)實(shí)際

企業(yè)自身生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和人力、財(cái)力、物力等狀況。符合行業(yè)特點(diǎn)

針對(duì)不同的行業(yè)應(yīng)當(dāng)有顯著的不同。符合工作性質(zhì)

如接待部門需要對(duì)外聯(lián)系和接待工作相應(yīng)的設(shè)備和家具。本課件是可編輯的正常PPT課件優(yōu)化辦公室環(huán)境事務(wù)一知識(shí)點(diǎn)2：不同人員的辦公室設(shè)計(jì)處于企業(yè)決策層的主要領(lǐng)導(dǎo)（1）

一是相對(duì)封閉

二是相對(duì)寬敞

三是方便工作

四是特色鮮明一般管理人員和行政人員（2）

一是按部門或小部門分區(qū)

二是采用低隔斷

三是有專門的接待區(qū)和休息區(qū)本課件是可編輯的正常PPT課件上海一家銷售公司在新辦公樓的設(shè)計(jì)圖上，采用全開放式和半開放式辦公室結(jié)合進(jìn)行的方式，將銷售部和接待部置于大廳前部，財(cái)務(wù)部門和技術(shù)部門置于相對(duì)安靜的大廳后部。英航（BritishAirways)新辦公樓將最好景觀留給后勤人員。美國(guó)家具公司利用燈光技術(shù)創(chuàng)造虛擬加州海灘工作環(huán)境，工作人員可以穿短褲、T恤上班，享受100%新鮮空氣和自然光。010203優(yōu)化辦公室環(huán)境事務(wù)一訓(xùn)練１

請(qǐng)討論和分析：下述不同辦公環(huán)境的優(yōu)化設(shè)計(jì)能夠給我們什么啟示？本課件是可編輯的正常PPT課件優(yōu)化辦公室環(huán)境事務(wù)一訓(xùn)練２

假設(shè)你的辦公桌上有下列辦公用品：電話、便利貼、參考書、文件盒、公文紙、訂書機(jī)、膠水、涂改液、文件夾、臺(tái)歷等。你將如何布置你的辦公桌？訓(xùn)練３

假設(shè)班上同學(xué)為同一家玩具銷售公司員工，分屬銷售部、研發(fā)部、財(cái)務(wù)部、前臺(tái)。請(qǐng)繪制出各部門在同一辦公區(qū)間的分布圖（同時(shí)要合理安排好經(jīng)理室及會(huì)議室的位置，注意不要忽略了洗手間位置哦！），并列表記載各部門相關(guān)辦公設(shè)備。本課件是可編輯的正常PPT課件優(yōu)化辦公室環(huán)境事務(wù)一訓(xùn)練４

請(qǐng)同學(xué)們?cè)谡n后分組分別考察本校相關(guān)辦公室環(huán)境，分析辦公室布局與布置上的優(yōu)點(diǎn)與不足，針對(duì)不足提出改進(jìn)建議?？疾旖Y(jié)束在班級(jí)舉辦小型匯報(bào)會(huì)，每小組選一名發(fā)言人現(xiàn)場(chǎng)發(fā)言（要求輔以PPT講解），并最終以“考察報(bào)告”的形式提交給相關(guān)辦公室做參考。本課件是可編輯的正常PPT課件維護(hù)辦公室環(huán)境事務(wù)二情景案例

××公司業(yè)務(wù)部門人員較多，十幾位職員共同在一個(gè)大辦公室辦公。大家平時(shí)工作都很忙碌，導(dǎo)致辦公室非常零亂：放清潔用具的角落里堆滿了紙屑、零食袋等垃圾；有幾位員工的桌上甚至堆積起了厚厚的灰塵；打印機(jī)旁邊的紙張抽拿凌亂，放微波爐和熱水壺、電話的桌子上臟兮兮，就連為數(shù)不多的幾盆仙人掌也蔫蔫地立在窗臺(tái)上。更可怕的是，各種設(shè)備的電線到處都是，縱橫交錯(cuò)；飲水機(jī)經(jīng)常是24小時(shí)燒著；本就狹窄的門口過道堆放著幾個(gè)空紙箱……新秘書小王看在眼里，心里想只要管好自己的辦公區(qū)和上司的辦公區(qū)就可以了。本課件是可編輯的正常PPT課件學(xué)習(xí)任務(wù)：

學(xué)會(huì)管理和維護(hù)日常辦公區(qū)域?qū)W會(huì)識(shí)別和消除辦公安全隱患維護(hù)辦公室環(huán)境事務(wù)二本課件是可編輯的正常PPT課件維護(hù)辦公室環(huán)境事務(wù)二（1）維護(hù)個(gè)人辦公區(qū)

維護(hù)秘書人員自己辦公桌椅所在區(qū)域內(nèi)的地面、墻面、辦公家具、辦公設(shè)備和辦公用具等。（2）維護(hù)公共辦公區(qū)

一般包括傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備，還有檔案柜、書柜、報(bào)紙夾、茶水桌等。（3）維護(hù)上司辦公區(qū)

維護(hù)上司工作區(qū)域的辦公設(shè)備和用具等。要注意事先與上司溝通并得到上司的授權(quán)。技能點(diǎn)1如何維護(hù)日常辦公區(qū)域本課件是可編輯的正常PPT課件維護(hù)辦公室環(huán)境事務(wù)二（1）確定檢查周期，做好風(fēng)險(xiǎn)防范（2）發(fā)現(xiàn)安全隱患，盡快排除或減少（3）個(gè)人職權(quán)無法排除的危險(xiǎn)，予以報(bào)告、跟進(jìn)，直至解決（4）認(rèn)真記錄在本企業(yè)的隱患記錄及處理表中技能點(diǎn)2如何進(jìn)行辦公室日常安檢本課件是可編輯的正常PPT課件維護(hù)辦公室環(huán)境事務(wù)二知識(shí)點(diǎn)1：辦公室環(huán)境維護(hù)的重點(diǎn)清潔衛(wèi)生整齊有序本課件是可編輯的正常PPT課件維護(hù)辦公室環(huán)境事務(wù)二知識(shí)點(diǎn)2：辦公室常見的安全隱患辦公建筑隱患物理環(huán)境隱患辦公家具隱患辦公設(shè)備隱患人為隱患消防隱患本課件是可編輯的正常PPT課件維護(hù)辦公室環(huán)境事務(wù)二訓(xùn)練１

劉小姐是公司總經(jīng)理秘書。早上上班時(shí)，劉小姐提前10分鐘到公司。她首先把上司辦公室的窗簾拉起，窗戶打開，桌面的文件按照柜架上貼的標(biāo)簽分類碼放，把電腦下糾結(jié)的電線梳理清楚，把上司到公司就要審閱的重要文件放在辦公桌中間。然后，劉小姐用酒精擦試自己辦公桌上的電話話筒和傳真機(jī)磁頭，清潔自己辦公區(qū)域的地面、桌面、柜臺(tái)的衛(wèi)生，整理自己保管的各類文件。之后，劉小姐又到接待室把書架上的供閱覽的資料、宣傳品放回原處，碼放整齊。做完這些，上班的上司和同事也陸續(xù)來到公司，開始一天的工作。

請(qǐng)分析和討論：劉小姐值得我們學(xué)習(xí)的地方有哪些？本課件是可編輯的正常PPT課件維護(hù)辦公室環(huán)境事務(wù)二訓(xùn)練２

請(qǐng)分析下列問題哪些屬于安全隱患？應(yīng)當(dāng)如何處置？地板打滑

家具或設(shè)備有突出的棱角

柜櫥頂端的抽屜堆放著太多的東西

轉(zhuǎn)椅無法調(diào)節(jié)高度

電線拖曳太長(zhǎng)

某些設(shè)備未接地線

消防栓無法打開傳真機(jī)卡紙本課件是可編輯的正常PPT課件維護(hù)辦公室環(huán)境事務(wù)二訓(xùn)練３

秘書小王一大早上班時(shí)候發(fā)現(xiàn)，公司的打印機(jī)打印出來的文件非常不清晰，這個(gè)時(shí)候小王應(yīng)該怎么辦？訓(xùn)練４

請(qǐng)同學(xué)們分組檢查一下你學(xué)習(xí)的教學(xué)樓、教室和居住的宿舍、就餐的食堂等處是否存在安全隱患，如發(fā)現(xiàn)請(qǐng)記錄下來并向有關(guān)部門匯報(bào)。本課件是可編輯的正常PPT課件

本篇結(jié)束

Thankyou辦公室事務(wù)常規(guī)事務(wù)篇上篇單元一單元三單元二單元四單元五辦公室環(huán)境管理辦公室日常工作（1）辦公室日常工作（2）辦公室計(jì)劃管理辦公室接待管理本課件是可編輯的正常PPT課件管理前臺(tái)接待事務(wù)一管理值班安排事務(wù)二管理電話事務(wù)事務(wù)三管理郵件事務(wù)事務(wù)四辦公室日常工作（1）單元二本課件是可編輯的正常PPT課件管理前臺(tái)接待事務(wù)一情景案例

一天，有位客人一上來就說要找經(jīng)理，雖然約見日程安排中并沒有此人的姓名，可前臺(tái)新上崗的秘書小李一聽他說有急事，就不管三七二十一，趕緊帶他會(huì)見經(jīng)理。這下可真是闖了不小的禍，原來這位客人是一位上門的推銷員，而經(jīng)理當(dāng)時(shí)正在為即將召開的會(huì)議忙得不可開交，根本沒有時(shí)間約見他，可他卻著著實(shí)實(shí)纏著經(jīng)理說上了半個(gè)小時(shí)，這樣一來，經(jīng)理的工作就給耽擱了。事后，經(jīng)理狠狠地批評(píng)了小李，說她的前臺(tái)接待工作沒做好，對(duì)待不速之客，事先沒有做好分流工作，隨便就安排上司與他們見面，影響了上司的工作。

這可難倒了小李：“對(duì)待不速之客，事先還要進(jìn)行分流工作，前臺(tái)接待工作怎么這樣復(fù)雜，我該怎樣去甄別這些不速之客呢？”小李陷入苦苦的思索中。本課件是可編輯的正常PPT課件學(xué)習(xí)任務(wù)：

學(xué)會(huì)正確應(yīng)對(duì)前臺(tái)的有約接待

學(xué)會(huì)正確應(yīng)對(duì)前臺(tái)的無約接待管理前臺(tái)接待事務(wù)一本課件是可編輯的正常PPT課件管理前臺(tái)接待事務(wù)一（1）迎候客人

如果來訪的客人是依約前來，秘書人員事先已經(jīng)知曉并有心理準(zhǔn)備，對(duì)其身份及來訪目的也比較清楚，可禮貌地引導(dǎo)客人到指定的地點(diǎn)。如果來訪的客人是初次見面，秘書人員可以誠(chéng)懇地向客人做簡(jiǎn)要的自我介紹。

如果來訪的客人是依約前來，但秘書人員事先并不知道具體情況，這時(shí)可以客氣、禮貌而巧妙地向客人做一些必要的詢問，當(dāng)?shù)玫綄?duì)方肯定回答后，應(yīng)當(dāng)馬上向來賓表示歉意，然后及時(shí)靈活地處理。

如果來訪的客人是在約定的時(shí)間到達(dá)，秘書人員應(yīng)當(dāng)立即通知被訪者；如果來訪的客人比約定的時(shí)間來得早，而被訪者還不能馬上接待，秘書人員應(yīng)當(dāng)請(qǐng)客人在接待區(qū)或秘書人員的辦公室稍候。

如果客人到來時(shí)，秘書人員正在接打電話、打印文件、查找資料等，應(yīng)當(dāng)先以目光或手勢(shì)等向客人示意，請(qǐng)客人稍候，然后迅速放下手里的工作，進(jìn)行接待。技能點(diǎn)1如何做好前臺(tái)的有約接待本課件是可編輯的正常PPT課件管理前臺(tái)接待事務(wù)一（２）引導(dǎo)客人

一般要先向客人指示前行的方向，然后在客人左前方一步左右的位置引導(dǎo)。上樓梯應(yīng)當(dāng)請(qǐng)客人先行，自己走在左后方。乘無人服務(wù)的電梯應(yīng)當(dāng)先進(jìn)后出，在電梯中按住開關(guān)請(qǐng)客人進(jìn)入或走出；乘有人服務(wù)的電梯要后進(jìn)后出。進(jìn)出門時(shí)要主動(dòng)為客人開門，并請(qǐng)客人先行；走旋轉(zhuǎn)門時(shí)不要與客人走同一扇門。引導(dǎo)途中可與客人進(jìn)行適當(dāng)?shù)睾选⒔徽劇?/p>

引導(dǎo)客人來到上司（或其他被訪者）辦公室門先敲門，經(jīng)允許后進(jìn)入，為初次來訪的客人和上司做介紹，做好茶水等服務(wù)，然后微笑地點(diǎn)頭后輕輕退出。

如果來訪的客人正是上司等待之人，而且不是第一次來，也可以不再進(jìn)行通報(bào)上司，直接請(qǐng)客人自己去上司的辦公室。如果正在處理非常重要、緊急的事情，不方便走開，可以向客人指明上司的辦公室。本課件是可編輯的正常PPT課件管理前臺(tái)接待事務(wù)一（３）靈活處理

如上司因?yàn)橛屑笔峦獬龌蚍峭獬霾豢啥R時(shí)失約，應(yīng)該怎么辦？

有時(shí)可能被授權(quán)接待一些來訪的客人，要認(rèn)真對(duì)待，按上司的授意及時(shí)妥善地予以處理，接待完畢及時(shí)匯報(bào)。（４）送別客人

提醒和幫助對(duì)方拿好自己的東西，主動(dòng)為客人取拿衣帽等物品，為客人開門等。

可以根據(jù)客人身份的尊貴程度，將客人送至電梯間、公司大門口或直至將客人送上車。本課件是可編輯的正常PPT課件管理前臺(tái)接待事務(wù)一（1）了解來意

對(duì)于那些無約來訪的客人不能“有求必應(yīng)”，禮貌委婉地了解其身份及來意。（2）分流處理

上司熟識(shí)的上級(jí)、客戶、親屬等，或有重要而緊急事務(wù)者，應(yīng)當(dāng)在對(duì)其作初步接待后，或盡快安排他們的會(huì)面時(shí)間，或立即通知上司并按上司的指示處理。

對(duì)于應(yīng)該由上司接待，但事情并不緊急，上司又暫時(shí)沒有時(shí)間接待的來訪客人，可以誠(chéng)懇地與對(duì)方協(xié)商另外的會(huì)面時(shí)間。而對(duì)于不需要上司出面就可以解決問題的來訪客人，應(yīng)當(dāng)熱情地引薦他們給其他有關(guān)部門。

對(duì)于不愿表明來意的客人，應(yīng)當(dāng)恰當(dāng)?shù)負(fù)躐{。如果上司不愿會(huì)見來訪客人，應(yīng)當(dāng)明確地婉拒來賓。若對(duì)方再堅(jiān)持非見不可，可以更堅(jiān)決一點(diǎn)地為上司擋駕。

對(duì)于一些不受歡迎的來訪客人，甚至有個(gè)別無理取鬧者，也要以禮相待，以自己的涵養(yǎng)和禮貌，委婉而堅(jiān)決地請(qǐng)其離開，必要的可以請(qǐng)有關(guān)部門做適當(dāng)?shù)慕忉?。?）送別客人

以禮相送，維護(hù)組織形象。技能點(diǎn)2如何做好前臺(tái)的無約接待本課件是可編輯的正常PPT課件管理前臺(tái)接待事務(wù)一知識(shí)點(diǎn)1：前臺(tái)接待的準(zhǔn)備工作（1）環(huán)境準(zhǔn)備

應(yīng)該整潔、明亮、美觀、清新。（2）用品準(zhǔn)備

如座椅、茶具、茶葉、飲料、紙杯和宣傳資料、報(bào)紙雜志等。本課件是可編輯的正常PPT課件管理前臺(tái)接待事務(wù)一知識(shí)點(diǎn)2：前臺(tái)接待的基本環(huán)節(jié)客人、前臺(tái)秘書人員、上司的關(guān)系如下：前臺(tái)秘書人員客人上司本課件是可編輯的正常PPT課件管理前臺(tái)接待事務(wù)一××公司前臺(tái)崗位職責(zé)

1．負(fù)責(zé)進(jìn)入公司辦公場(chǎng)所的所有來客的招呼、接待、登記、導(dǎo)引，對(duì)無關(guān)人員、上門推銷和無理取鬧者，應(yīng)擋在外或協(xié)助保安人員處理。

2．負(fù)責(zé)公司郵件的收取、分發(fā)工作。

3．負(fù)責(zé)公司電話小總機(jī)的接線工作。對(duì)來往電話撥接準(zhǔn)確及時(shí)、聲音清晰、態(tài)度和藹，恰當(dāng)使用禮貌用語(yǔ)；對(duì)未能聯(lián)絡(luò)上的記錄在案并及時(shí)轉(zhuǎn)告；對(duì)緊急電話設(shè)法接通，未通者速報(bào)行政部領(lǐng)導(dǎo)處理。

4．定期維護(hù)、保養(yǎng)話機(jī)，并保持前臺(tái)環(huán)境清潔、安靜。

5．協(xié)助打字員、文秘兼做部分計(jì)算機(jī)打字、復(fù)印等行政工作。

6．完成行政部部長(zhǎng)臨時(shí)交辦的其他任務(wù)。本課件是可編輯的正常PPT課件管理前臺(tái)接待事務(wù)一訓(xùn)練１

前臺(tái)秘書人員在見到客人的第一時(shí)間，應(yīng)該馬上做出“3S”的動(dòng)作表情，即standup（站起來）、see（注視對(duì)方）、smile（微笑），并使用“您好，歡迎您！”、“您好，我能為您做些什么？”、“您好，希望我能幫助您?！钡扔驼Z(yǔ)言。

請(qǐng)分組分角色模擬演練。本課件是可編輯的正常PPT課件管理前臺(tái)接待事務(wù)一訓(xùn)練２

小李是銷售部的經(jīng)理助理，主要負(fù)責(zé)接待來訪客人。銷售部每天要接待各種不同的客人，因此小李每天的工作非常繁忙。這一天，一位與銷售部經(jīng)理預(yù)約好的客人提前半小時(shí)到達(dá)了公司。小李立即通知了經(jīng)理，而經(jīng)理正在接待一位重要的客人，所以讓對(duì)方稍等。小李向客人轉(zhuǎn)告說：“經(jīng)理正在接待一位重要的客人，請(qǐng)您稍等一下?！闭f完，小李就匆匆用手指了指客廳的椅子，說了聲“請(qǐng)坐！”，就去做其他事情了。請(qǐng)完成：

（1）請(qǐng)分析秘書小李在接待過程中存在哪些問題？

（2）如果你是小李，你會(huì)怎樣接待這位客人？本課件是可編輯的正常PPT課件管理前臺(tái)接待事務(wù)一訓(xùn)練３

一天，前臺(tái)秘書小王剛上班，就接到總經(jīng)理從會(huì)議室打來的電話，說上午有位姓呂的客人要來，因他正在開會(huì)，暫時(shí)不想見這位客人，必要時(shí)可以讓副經(jīng)理見一下，并讓小王熱情接待。剛放下電話，那位客人就到了。客人說自己是總經(jīng)理的好朋友，有急事要見總經(jīng)理。小王告訴總經(jīng)理不在，那位客人便說：“我知道你們總經(jīng)理沒有外出，他剛才還給我打了電話呢。”

假設(shè)你是秘書小王，這時(shí)你該怎么辦？本課件是可編輯的正常PPT課件管理前臺(tái)接待事務(wù)一訓(xùn)練４

秘書小張正在公司前臺(tái)接電話，電話是一個(gè)客戶打來的，較為復(fù)雜。這時(shí)候，一前一后進(jìn)來三位客人，一位是已經(jīng)預(yù)約的客人，要拜訪行政部經(jīng)理；一位是不認(rèn)識(shí)的不速之客，要拜訪總經(jīng)理；一位是當(dāng)?shù)啬持襟w的記者，出示了記者證，要采訪公司的上層領(lǐng)導(dǎo)。作為秘書人員必須使電話里的客戶和來訪客人都滿意。請(qǐng)完成：

（1）請(qǐng)討論秘書小張應(yīng)該怎樣做？如果你是小張，你又會(huì)如何做？

（2）請(qǐng)幾位同學(xué)分別扮演秘書小張、打電話的客戶及三位來訪者，模擬演練以上情景。本課件是可編輯的正常PPT課件管理前臺(tái)接待事務(wù)一訓(xùn)練５

這天上午，秘書小于正在前臺(tái)值班，一個(gè)理著大光頭、戴著大墨鏡、顯得很酷的中年客人推門而入。小于馬上站起身迎接客人：“您好！請(qǐng)問您是……”“我找你們老總！”客人說著就要往里走。請(qǐng)完成：

（1）請(qǐng)討論秘書小于應(yīng)該如何處理這件事？

（2）請(qǐng)同學(xué)分別扮演小于和客人，分組模擬演練以上情景。

本課件是可編輯的正常PPT課件管理前臺(tái)接待事務(wù)一訓(xùn)練６

一天上午，兩位預(yù)約的客人來到三美公司辦公室，秘書小江正準(zhǔn)備引導(dǎo)他們?nèi)ヒ娳w經(jīng)理，這時(shí)一位客人急急忙忙趕來，說是有急事必須馬上見到趙經(jīng)理。但小江認(rèn)為這位客人沒有預(yù)約，提前引見會(huì)導(dǎo)致其他客人的不滿，婉拒了他的要求。事后證明這位客人當(dāng)時(shí)確有與公司相關(guān)的事務(wù)需要與趙經(jīng)理協(xié)商，因未能與趙經(jīng)理及時(shí)溝通給公司帶來了損失。請(qǐng)完成：

（1）請(qǐng)分析秘書小江的問題出在哪里？

（2）如果你是秘書小江，你會(huì)怎樣處理？本課件是可編輯的正常PPT課件管理前臺(tái)接待事務(wù)一訓(xùn)練７

請(qǐng)分組分角色扮演對(duì)前臺(tái)有約接待和無約接待的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行模擬演練。訓(xùn)練８

請(qǐng)同學(xué)們?cè)趯W(xué)習(xí)完本單元事務(wù)二后，思考前臺(tái)接待與值班工作有什么區(qū)別與聯(lián)系？本課件是可編輯的正常PPT課件管理值班安排事務(wù)二情景案例

劉小姐是公司秘書，也是公司值班辦公室成員。公司實(shí)行專職性值班，三班倒制度。下午16：00劉小姐來到值班室值班，上一班的小李正在處理一份文件，是經(jīng)理19：00要用的材料。與小李交接工作后，小李下班離去。劉小姐繼續(xù)處理文件，18：30完成。劉小姐在值班記錄表上填上值班的基本信息。19：00把文件送到經(jīng)理辦公室。此后，又收到5份郵件，接待了一位來訪者。劉小姐都在值班記錄表上做了詳細(xì)的記錄。20：00劉小姐在公司巡查了一遍，檢查了沒有人辦公的辦公室里的電源、門窗是否關(guān)好。填寫值班記錄，24：00下一班值班人員來到，兩人交接完工作后，劉小姐下班。本課件是可編輯的正常PPT課件學(xué)習(xí)任務(wù)：

學(xué)會(huì)如何進(jìn)行值班

學(xué)會(huì)如何管理值班管理值班安排事務(wù)二本課件是可編輯的正常PPT課件管理值班安排事務(wù)二（1）要及時(shí)傳遞信息

上傳下達(dá)，溝通內(nèi)外，使信息隨時(shí)都保持暢通狀態(tài)。（2）要做好來訪接待

以良好形象迎候來訪者，根據(jù)來訪者的意圖作出合理的安排或靈活的應(yīng)對(duì)。（3）要認(rèn)真處理函電

做好函件登記和收存，或及時(shí)傳遞。處理值班期間的電話事務(wù)。對(duì)于值班期間的函電注意做好保密工作。技能點(diǎn)1如何做好值班工作本課件是可編輯的正常PPT課件管理值班安排事務(wù)二（4）要正確處理應(yīng)急事項(xiàng)

及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)或其他部門臨時(shí)交辦事項(xiàng)。

如遇到突發(fā)性緊急情況，沉著、冷靜、機(jī)智、果斷地加以處理，采取適當(dāng)?shù)膽?yīng)急措施，如及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，就近組織人員搶救、搶險(xiǎn)等。（5）要確保組織安全

對(duì)出入人員和物資嚴(yán)加審核，履行有關(guān)手續(xù)，做好登記和管理。（6）要詳細(xì)做好值班記錄

一是記好值班電話記錄

二是記好值班接待記錄

三是記好值班日記本課件是可編輯的正常PPT課件管理值班安排事務(wù)二010203具體值班時(shí)間和值班期限值班人的姓名值班的地點(diǎn)040506負(fù)責(zé)人或帶班人的姓名值班的工作內(nèi)容和相關(guān)要求替班人的姓名和交接方法技能點(diǎn)2如何編制值班表本課件是可編輯的正常PPT課件管理值班安排事務(wù)二知識(shí)點(diǎn)1：值班工作的管理制度崗位責(zé)任制度信息處理制度保密安全制度交接班制度請(qǐng)示報(bào)告制度本課件是可編輯的正常PPT課件管理值班安排事務(wù)二知識(shí)點(diǎn)2：值班表的種類

（1）節(jié)假日部門值班表

（2）節(jié)假日總值班表

（3）夜間值班表本課件是可編輯的正常PPT課件管理值班安排事務(wù)二××公司值班管理制度

第一條

本公司于節(jié)假日及工作時(shí)間外應(yīng)辦一切事務(wù)，除由主管人員在各自職守內(nèi)負(fù)責(zé)外，應(yīng)另派值班人員值班處理下列事項(xiàng)：

1．臨時(shí)發(fā)生事件及各項(xiàng)必要措施。

2．指揮監(jiān)督報(bào)案人員及值勤人員。

3．預(yù)防災(zāi)害、盜竊及其他危機(jī)事項(xiàng)。

4．隨時(shí)注意清潔衛(wèi)生、安全措施與公務(wù)保密。

5．公司交辦的各項(xiàng)事宜。

第二條

本公司員工值班，其時(shí)間規(guī)定如下：

1．自星期一至星期六每日下午下班時(shí)起至次日上午上班時(shí)間止。

2．例假日：日班上午八時(shí)起至下午五時(shí)止（可隨辦公時(shí)間的變更而變更）。夜班下午五時(shí)半起次日上午八時(shí)止。

第三條

員工值班安排表由各部門編排，于上月底公布并通知，值班人員按時(shí)值班。并應(yīng)配置值日牌，寫明值班人員的姓名懸掛于明顯地方。

第四條

值班人員應(yīng)按照規(guī)定時(shí)間在指定場(chǎng)所連續(xù)執(zhí)行任務(wù)，不得中途停歇或隨意外出，并須在本公司或工廠內(nèi)所指定的地方食宿。

第五條

值班人員遇有事情發(fā)生可先行處理，事后方可報(bào)告。如遇其職權(quán)不能處理的，應(yīng)立即通報(bào)并請(qǐng)示主管領(lǐng)導(dǎo)辦理。

第六條

值班人員收到電文應(yīng)分別依下列方式處理：

1．屬于職權(quán)范圍的可及時(shí)處理。

2．非職權(quán)所及，視其性質(zhì)應(yīng)立即聯(lián)系有關(guān)部門負(fù)責(zé)人處理。

3．密件或限時(shí)信件應(yīng)立即原封保管，于上班時(shí)呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

第七條

值班人員應(yīng)將值班時(shí)所處理的事項(xiàng)填寫報(bào)告表，于交班后送主管領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)呈檢查，報(bào)告表另定。

第八條

值班人員如遇緊急事件處理得當(dāng)，使公司減少損失，公司視其情節(jié)給予嘉獎(jiǎng)。

第九條

值班人員在值班時(shí)間內(nèi)，擅離職守應(yīng)給予記大過處分，因情節(jié)嚴(yán)重造成損失，從重論處。

第十條

值班人員因病和其他原因不能值班的，應(yīng)先行請(qǐng)假或請(qǐng)其他員工代理并呈準(zhǔn)，出差時(shí)亦同，代理者應(yīng)負(fù)一切責(zé)任。

第十一條

本公司員工值班可領(lǐng)取值班津貼，其表另定。本課件是可編輯的正常PPT課件管理值班安排事務(wù)二訓(xùn)練１請(qǐng)為某公司編制一份春節(jié)假期值班表，具體內(nèi)容可以合理虛擬補(bǔ)充。訓(xùn)練2假設(shè)你是某公司的值班秘書，你在值班時(shí)，一個(gè)電話打入，一名訪客到來，三封信件送到（一封緊急，一封普通文件，一封宣傳信件），一名私人訪客到來。請(qǐng)完成：（1）請(qǐng)同學(xué)配合，模擬演練你是如何靈活處理以上事情的。（2）請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)并模擬練習(xí)填寫值班工作登記表。本課件是可編輯的正常PPT課件管理值班安排事務(wù)二某集團(tuán)有限責(zé)任公司是“××”牌防盜門的專業(yè)集團(tuán)公司。今天是秘書小李值班。上午9：00，接到南京路專賣店?duì)I業(yè)員的電話，說一位家住靜安區(qū)的顧客所需的N12型防盜門缺貨。小李翻看倉(cāng)庫(kù)記錄，倉(cāng)庫(kù)也沒有存貨，此時(shí)只有從淮海分店調(diào)貨。因此，小李又打電話與淮海分店店長(zhǎng)聯(lián)系，得知有此型號(hào)的防盜門，他趕緊跟淮海分店店長(zhǎng)發(fā)出請(qǐng)求，請(qǐng)求調(diào)貨給南京店，再讓營(yíng)業(yè)員小張請(qǐng)顧客留下地址、電話、押金，并開出收貨憑證，讓顧客回家等候，一小時(shí)后為其上門服務(wù)。請(qǐng)完成：（1）請(qǐng)將此案例進(jìn)行情景設(shè)置，分組分角色進(jìn)行模擬演練。（2）請(qǐng)為小李制作出一份值班表，并把一天的工作填寫好。訓(xùn)練3本課件是可編輯的正常PPT課件管理值班安排事務(wù)二訓(xùn)練4這天，某公司行政部門秘書小孔值班。凌晨2點(diǎn)剛過，小孔突然聞到一股燒焦的味道，他立即順著味道傳來的方向查去，看到一個(gè)倉(cāng)庫(kù)的門縫冒出濃煙，“不好，失火了！”他飛快地跑回值班室，撥打119報(bào)警，接著撥打行政部門經(jīng)理的電話，報(bào)告了情況，然后找出值班室的滅火器，拔出插銷，嚴(yán)陣以待，防止火勢(shì)向值班室方向蔓延。5分鐘后，消防車趕到，迅速將火撲滅。事后經(jīng)過調(diào)查，起火原因是老鼠咬斷電線造成短路，引燃了倉(cāng)庫(kù)里的衣服。就這事，公司總經(jīng)理在大會(huì)上表?yè)P(yáng)了小孔，由于他及時(shí)、正確的處理，使公司的損失降到了最低。請(qǐng)完成：（1）請(qǐng)分析和討論：秘書小孔的做法給大家?guī)砟男﹩⑹?？?）請(qǐng)模擬演練秘書小孔處理這起值班中發(fā)生的突發(fā)事件的過程。本課件是可編輯的正常PPT課件管理值班安排事務(wù)二訓(xùn)練5秘書小葉在周日值班時(shí)，遇到下列情況：（1）發(fā)現(xiàn)上周有工作人員代理他人打卡的記錄。（2）未見交班人或沒有找到前一班的值班記錄。（3）收到一封發(fā)給銷售經(jīng)理的特快專遞。（4）接到電話，說要公司一貨車在××公路上發(fā)生車禍，具體情況不明。請(qǐng)分析和討論：小葉應(yīng)該如何處理這些情況。訓(xùn)練6請(qǐng)自擬情景，模擬練習(xí)填寫后面工具箱中的各種與值班有關(guān)的表單。本課件是可編輯的正常PPT課件管理電話事務(wù)事務(wù)三情景案例劉小姐是公司總經(jīng)理秘書。在她上午上班時(shí)，電話鈴就響了。劉小姐在鈴響第二聲時(shí)接起：“您好！這里是東方公司，我是秘書劉紅。”電話是上司打來的，讓劉小姐通知各部門主管下午3：00到會(huì)議室開會(huì)，會(huì)議議題是關(guān)于新產(chǎn)品發(fā)布的事項(xiàng)。劉小姐在電話記錄本上記錄下時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容。掛斷電話后，劉小姐把所有要通知的部門在便箋上列出，然后逐個(gè)打電話通知。通知銷售部主管時(shí)，劉小姐在電話里這樣說的：“李主管，今天下午3：00在會(huì)議室有一個(gè)關(guān)于公司新產(chǎn)品發(fā)布事項(xiàng)的會(huì)議，會(huì)議由總經(jīng)理主持，希望您到時(shí)參加?！钡玫娇隙ù饛?fù)后，劉小姐等對(duì)方掛斷電話后再掛斷電話。本課件是可編輯的正常PPT課件學(xué)習(xí)任務(wù)：

學(xué)會(huì)正確地接聽和撥打電話

學(xué)會(huì)正確處理各種特殊電話管理電話事務(wù)事務(wù)三本課件是可編輯的正常PPT課件管理電話事務(wù)事務(wù)三（1）熟悉撥打電話的程序梳理通話內(nèi)容→確認(rèn)對(duì)方單位名稱及電話號(hào)碼→準(zhǔn)確撥打?qū)Ψ诫娫捥?hào)碼→撥通后自我介紹→說出要找的人的姓名→禮貌性地寒暄→陳述通話事項(xiàng)→確認(rèn)通話要點(diǎn)→禮貌地道別→掛斷電話。（2）選擇恰當(dāng)?shù)耐ㄔ挄r(shí)間除特殊情況外，公事最好在上班時(shí)間打電話，最佳通話時(shí)間是雙方約定的時(shí)間和對(duì)方方便的時(shí)間。技能點(diǎn)1如何正確撥打電話本課件是可編輯的正常PPT課件管理電話事務(wù)事務(wù)三（3）明確通話的目的電話要打給誰(shuí)、為什么要打這個(gè)電話、要說什么事情等。通話時(shí)先把通話要點(diǎn)告訴對(duì)方，然后再詳細(xì)說明內(nèi)容。（4）端正通話的姿態(tài)（5）準(zhǔn)確表達(dá)通話的內(nèi)容（6）禮貌地結(jié)束通話本課件是可編輯的正常PPT課件管理電話事務(wù)事務(wù)三熟悉接聽電話的程序辨別對(duì)方的身份認(rèn)真地傾聽記錄及時(shí)地接聽?wèi)?yīng)答仔細(xì)地代轉(zhuǎn)電話

禮貌地結(jié)束通話電話鈴響及時(shí)摘機(jī)——自報(bào)家門——確認(rèn)對(duì)方——與對(duì)方交流或傾聽記錄——確認(rèn)通話要點(diǎn)——禮貌地道別——掛斷電話最好在第二聲鈴響之后、第三聲鈴響之前迅速摘機(jī)應(yīng)答，即主動(dòng)問好并作自我介紹。如果對(duì)方未表明身份和用意，應(yīng)當(dāng)用禮貌的方式來了解對(duì)方的身份和來電意圖。如果對(duì)方要找的人不在，自己無法處理，應(yīng)當(dāng)委婉地探求對(duì)方來電的目的，可請(qǐng)對(duì)方留下電話號(hào)碼，或詢問對(duì)方需要怎樣的幫助。技能點(diǎn)2如何正確接聽電話本課件是可編輯的正常PPT課件管理電話事務(wù)事務(wù)三（1）應(yīng)對(duì)糾纏電話

不怒不躁，不被對(duì)方利用，同時(shí)也要禮貌地回絕，不留任何余地。（2）應(yīng)對(duì)匿名電話

保持彬彬有禮的態(tài)度，堅(jiān)持不報(bào)姓名或不說明來意就不打擾領(lǐng)導(dǎo)的原則。（3）應(yīng)對(duì)投訴電話

心平氣和，冷靜耐心地傾聽，等對(duì)方發(fā)完火后再誠(chéng)懇地解釋原因或提出建議。（4）應(yīng)對(duì)告急電話

沉著、冷靜、細(xì)心、果斷、迅速地予以處理，盡快弄清楚來龍去脈，或在自己范圍內(nèi)提出初步處理意見，或馬上向有關(guān)部門請(qǐng)示匯報(bào)。技能點(diǎn)3如何處理特殊電話本課件是可編輯的正常PPT課件管理電話事務(wù)事務(wù)三（5）應(yīng)對(duì)推銷電話

根據(jù)單位的規(guī)定，禮貌而明確地拒絕對(duì)方，不要過于模糊和婉轉(zhuǎn)。（6）應(yīng)對(duì)錯(cuò)打電話

以禮相待，不可出言不遜，也不可簡(jiǎn)單處置。（7）應(yīng)對(duì)恐嚇電話

警惕而冷靜地處理，巧妙運(yùn)用語(yǔ)言與之周旋，同時(shí)利用設(shè)備保存好證據(jù)，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告或報(bào)警。（8）應(yīng)對(duì)嘮叨電話

最好的辦法是使用善意的謊言。本課件是可編輯的正常PPT課件管理電話事務(wù)事務(wù)三知識(shí)點(diǎn)1：秘書人員電話交談的要求（1）規(guī)范（2）禮貌（4）保密（3）簡(jiǎn)潔本課件是可編輯的正常PPT課件管理電話事務(wù)事務(wù)三知識(shí)點(diǎn)2：秘書人員電話交談的技巧不要直呼其名使用溫和語(yǔ)言用肯定語(yǔ)氣表示否定意思將命令形式轉(zhuǎn)為請(qǐng)求形式慎重使用“你”字開頭本課件是可編輯的正常PPT課件管理電話事務(wù)事務(wù)三××公司電話管理規(guī)定1目的

規(guī)范公司電話管理與使用，提高電話使用率，降低辦公費(fèi)用。2范圍

本規(guī)定適用于集團(tuán)各公司辦公室電話管理。3職責(zé)

3.1人力資源及行政部負(fù)責(zé)對(duì)公司所有電話的管理監(jiān)督。

3.2財(cái)務(wù)部對(duì)電話費(fèi)用行使稽查權(quán)。

3.3各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)部門所屬的電話使用進(jìn)行監(jiān)督。

3.4信息部負(fù)責(zé)公司辦公電話整體規(guī)劃、配布及日常維護(hù)。4公司電話配布

4.1總經(jīng)理或以上高層管理人員開通國(guó)際直拔電話功能。

4.2副經(jīng)理、經(jīng)理、高級(jí)經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理秘書等開通國(guó)內(nèi)直拔電話功能。

4.3其他各分機(jī)開通本市市話功能，如需拔打長(zhǎng)途可通過前臺(tái)轉(zhuǎn)接。

4.4其他人員因工作需要開通國(guó)內(nèi)或國(guó)際長(zhǎng)途直拔專線的，須由總經(jīng)理（副總裁）批準(zhǔn)。5使用規(guī)定

5.1所有直線電話分別設(shè)立責(zé)任人，責(zé)任人職責(zé)包括呼出控制、密碼控制及電話機(jī)∕傳真機(jī)的維護(hù)保養(yǎng)。

5.2通話內(nèi)容應(yīng)言簡(jiǎn)意賅、長(zhǎng)話短說，如遇事情復(fù)雜、內(nèi)容較多，可事先擬好相應(yīng)提綱。

5.3傳真機(jī)不能作電話使用，傳真內(nèi)容較多時(shí)應(yīng)考慮電腦掃描后用郵件形式發(fā)送。

5.4當(dāng)電話機(jī)或傳真機(jī)發(fā)生故障時(shí)應(yīng)通知信息部派人維修，嚴(yán)禁擅自拆卸。

5.5直拔長(zhǎng)途電話前應(yīng)加拔IP號(hào)（17909或96688）。

5.6各分機(jī)拔打長(zhǎng)途電話均由總機(jī)轉(zhuǎn)撥，通話時(shí)間原則上要求不超過五分鐘；轉(zhuǎn)接國(guó)際長(zhǎng)途需說明事由，否則總機(jī)有權(quán)不予授話。6前臺(tái)電話管理

6.1樹立良好的企業(yè)形象，對(duì)外來電話應(yīng)當(dāng)及時(shí)接聽，最遲不得超過三聲鈴響，規(guī)范用語(yǔ)：“您好！×××，請(qǐng)問您找哪位？請(qǐng)問哪里找？好的，請(qǐng)稍等”；如遇當(dāng)事人不在，應(yīng)問明對(duì)方需要轉(zhuǎn)告與否。

6.2無特殊情況，不準(zhǔn)他人在前臺(tái)撥打及接聽電話。

6.3所撥出的長(zhǎng)途電話一律造冊(cè)登記，必須照實(shí)填寫。

6.4對(duì)需撥打的外線電話，按登記先后順序撥出，同時(shí)盡量保持一條線空置，以便外線打入。

6.5嚴(yán)禁利用前臺(tái)電話拔打私人電話。

6.6前臺(tái)工作人員下班時(shí)應(yīng)將前臺(tái)電話用密碼控制呼出功能，調(diào)至自動(dòng)轉(zhuǎn)接功能。

6.7前臺(tái)文員定于每月5日前匯總上月各長(zhǎng)途電話登記表交人力資源及行政經(jīng)理審核。7對(duì)擅自拔打與公司無關(guān)的電話或聲訊臺(tái)（聊天）電話的，將相關(guān)追究責(zé)任人，由責(zé)任人承擔(dān)該部分話費(fèi)。本課件是可編輯的正常PPT課件管理電話事務(wù)事務(wù)三訓(xùn)練１請(qǐng)同學(xué)們分組模擬演練撥出電話和接聽電話的程序，具體通話內(nèi)容自定。一組同學(xué)演練后，請(qǐng)其他同學(xué)作出評(píng)判。訓(xùn)練２當(dāng)你給他人打電話時(shí)，你并不確定對(duì)方是否具有合適的對(duì)話時(shí)間，為了向?qū)Ψ奖砻髯鹬厮麄兊臅r(shí)間，你應(yīng)該如何說？請(qǐng)同學(xué)配合進(jìn)行模擬演練。訓(xùn)練３秘書小于一次早上8：00就給新疆的一位老板打電話?！拔?，你是張總嗎？”“你是誰(shuí)？”“我是遠(yuǎn)方公司人力資源部的辦公室秘書。”“對(duì)不起，我在吃早餐，等會(huì)兒打過來好嗎？”“噢，好的?！奔僭O(shè)你是秘書小于，你該如何做？本課件是可編輯的正常PPT課件管理電話事務(wù)事務(wù)三如果你不小心撥錯(cuò)了電話號(hào)碼，電話又接通了，對(duì)方禮貌地告知你打錯(cuò)了。請(qǐng)為自己設(shè)計(jì)幾種不同的應(yīng)對(duì)語(yǔ)言，并請(qǐng)同學(xué)配合進(jìn)行模擬演練。訓(xùn)練4訓(xùn)練5你接到一個(gè)電話要找你的上司。請(qǐng)分別給出下列不同情況的應(yīng)對(duì)辦法，并請(qǐng)同學(xué)配合進(jìn)行模擬演練和體會(huì)。（1）上司不在（外出/休假/出差/上洗手間）；（2）上司正在（開會(huì)/會(huì)客/通話/午休）；（3）上司不想接。訓(xùn)練6你正在接聽一個(gè)電話，這時(shí)另一部電話的鈴聲又響起，你該怎么應(yīng)對(duì)？本課件是可編輯的正常PPT課件管理電話事務(wù)事務(wù)三訓(xùn)練7新秘書小李第一天上班就受到了主任的批評(píng)，原因是她接的幾個(gè)電話：第一個(gè)電話，鈴聲剛響，她就趕緊抓起電話：“喂，你找誰(shuí)？”；第二個(gè)電話是對(duì)方打錯(cuò)了，小李一聽就告訴對(duì)方：“你打錯(cuò)了。”隨即掛了電話；第三個(gè)電話是找趙經(jīng)理的，小李告訴他經(jīng)理外出了，對(duì)方馬上問到：“你知道經(jīng)理的手機(jī)嗎？”小李趕忙幫他查到了趙經(jīng)理的手機(jī)號(hào)。而下午辦公室的人全部外出辦事，小李接到上級(jí)讓趙經(jīng)理開會(huì)的電話，但當(dāng)他把開會(huì)通知告訴經(jīng)理時(shí)，經(jīng)理反問她開會(huì)的具體時(shí)間、地點(diǎn)、議題，則已經(jīng)記不太清了，因?yàn)樗龥]做電話記錄……你知道主任為什么批評(píng)她嗎？請(qǐng)找出小李接電話中所犯的錯(cuò)誤，并討論接打電話還應(yīng)當(dāng)注意哪些問題？本課件是可編輯的正常PPT課件管理電話事務(wù)事務(wù)三訓(xùn)練8比較下面秘書人員接聽電話與應(yīng)答時(shí)兩種表達(dá)的差異，體會(huì)兩者的效果是否一樣？對(duì)話1：A：電話鈴響?！拔?，您好！××公司，行政秘書趙×……噢，張經(jīng)理……”B：電話鈴響。“喂，××公司，行政秘書趙×……噢，張經(jīng)理，您好！……”對(duì)話2：A：秘書人員：您好！××公司總經(jīng)理辦公室。來電者：您好！請(qǐng)問張總經(jīng)理在嗎？秘書人員：對(duì)不起，他不在辦公室。請(qǐng)問您是哪里？B：秘書人員：您好！××公司總經(jīng)理辦公室。來電者：您好！請(qǐng)問張總經(jīng)理在嗎？秘書人員：請(qǐng)問您是哪里？來電者：××公司的李紅。秘書人員：對(duì)不起，張總經(jīng)理不在辦公室，要留話嗎？對(duì)話3：A：“您好，××公司?！薄罢?qǐng)找戴先生聽電話?！薄按飨壬辉凇！薄澳憧次沂裁磿r(shí)候能找到他？”“您10點(diǎn)以后來電話來吧?！薄昂茫x謝?！薄安豢蜌狻！盉：“您好，××公司，請(qǐng)講。”“請(qǐng)找戴先生聽電話?！薄皩?duì)不起，是哪位戴先生？”“戴××先生?！薄昂鼙?，戴先生現(xiàn)在不在?！薄澳憧次沂裁磿r(shí)候能找到他？”“戴先生10點(diǎn)鐘回來，等他回來打電話給您？還是由我?guī)湍D(zhuǎn)告什么？”“謝謝，我10點(diǎn)以后再打電話?！薄皩?duì)不起，我該怎么向戴先生講起您？是否方便留下您的電話號(hào)碼？”“我姓王，是××公司的。我的電話是……”“噢，王先生，麻煩您10點(diǎn)后再來電話，或者戴先生回來也會(huì)給您電話的，再見?！北菊n件是可編輯的正常PPT課件管理電話事務(wù)事務(wù)三訓(xùn)練9這天上午10：00左右，趙總正在主持一個(gè)小型會(huì)議，聽取有關(guān)部門的工作匯報(bào)。這時(shí)，秘書小張接到趙總的一個(gè)老朋友打來的電話，要求找趙總接聽。按照有關(guān)規(guī)定，公司領(lǐng)導(dǎo)在開會(huì)時(shí)原則上不得接電話。如果你是秘書小張，此時(shí)你會(huì)怎么辦？訓(xùn)練10一天，秘書小劉在幾分鐘內(nèi)連續(xù)幾次接到同一個(gè)人錯(cuò)打的電話，可是每一次對(duì)方都是什么都不說就把電話都掛了。小劉非常惱火，于是特意按照來電顯示屏上的那個(gè)號(hào)碼撥通電話，狠狠把對(duì)方臭罵了一頓。你認(rèn)為小劉做得對(duì)嗎？你認(rèn)為應(yīng)該怎么處理？本課件是可編輯的正常PPT課件管理電話事務(wù)事務(wù)三訓(xùn)練11作為一位秘書人員，需要對(duì)公司的商業(yè)信息保密。秘書小王接到一個(gè)客戶的電話，詢問他們公司的一些信息，同時(shí)又問了一些屬于機(jī)密的問題。小王直接回答說：“我們有規(guī)定，這些屬于商業(yè)秘密不能外傳?！苯Y(jié)果客戶電話里傳來的是“嘀，嘀……”的聲音，對(duì)方掛斷了電話，后來聽說這位客戶買了其他企業(yè)的電纜。請(qǐng)為秘書小王想一個(gè)兩全其美的辦法，既能不得罪客戶，為企業(yè)爭(zhēng)取到客戶，又能對(duì)公司的商業(yè)信息保密。訓(xùn)練12秘書小張剛上班，就接到總經(jīng)理從會(huì)議室打來的電話，說上午有位姓呂的客人要來，因他正在開會(huì)，暫時(shí)不想見這位客人，必要時(shí)可以讓副總經(jīng)理見一下，并讓小張熱情接待。剛放下電話，那位客人就到了。客人說自己是總經(jīng)理的好朋友，有急事要見總經(jīng)理本人。小王告訴他總經(jīng)理不在。那位客人便說：“我知道你們總經(jīng)理沒有外出，他剛才還給我打了個(gè)電話呢?！?/p>

假如你是秘書小張，你會(huì)怎么處理呢？本課件是可編輯的正常PPT課件管理電話事務(wù)事務(wù)三訓(xùn)練13

××公司的秘書小丁正埋頭起草一份文件，電話鈴響了，拿起電話，小丁聽著對(duì)方的聲音，辨別出又是那位推銷員朱×打來的電話。第一次他來電時(shí)，小丁聽著朱×的自我介紹，判斷這電話不是經(jīng)理正在等的電話，也不是緊急要事。于是她說：“很抱歉，經(jīng)理不在。請(qǐng)你留下姓名、地址、回電號(hào)碼，我會(huì)轉(zhuǎn)達(dá)給經(jīng)理的。”可對(duì)方非要找經(jīng)理本人不可。掛斷電話，小丁就此事匯報(bào)了經(jīng)理。經(jīng)理聽后，告訴她，曾在一次交易會(huì)上見過此人，印象不佳，不想和他有生意上的來往。十天前，朱×又來電話，小丁說：“對(duì)不起，經(jīng)理仍然不在。我已將你的情況和要求轉(zhuǎn)告經(jīng)理，目前他非常繁忙，尚未考慮與你聯(lián)系?！彪S即主動(dòng)掛斷了電話。現(xiàn)在，朱×第三次來電，小丁應(yīng)該怎么辦？訓(xùn)練14美國(guó)貝爾電話公司向25萬話務(wù)小姐提出了“帶著微笑接聽電話”、“以電話贏得友誼”的職業(yè)要求。這對(duì)秘書人員處理電話事務(wù)有何啟示？本課件是可編輯的正常PPT課件管理郵件事務(wù)事務(wù)四情景案例劉小姐是公司總經(jīng)理秘書。一清早進(jìn)入辦公樓，就到公司租用的信箱中把郵件取了出來，用專用信袋裝好，提著走進(jìn)了自己的辦公室。略微整理了一下，她就坐在自己的辦公桌前開始工作了。她先細(xì)數(shù)了一下信件的數(shù)量，然后就拿出郵件登記簿，邊登記邊按部門分檢歸類，接著就把總經(jīng)理親啟的信件放在總經(jīng)理的辦公桌上，把其他信件放到各個(gè)部門的專用信格里，留下了兩份報(bào)紙和兩封總經(jīng)理辦公室的信。在拆信前，劉小姐先把信拿到光亮的地方照了一下，并在桌上磕了幾下，盡可能使信紙沉落下去，然后取出剪刀，小心翼翼地剪開了信口。她將信封內(nèi)的信紙一一展開，蓋上日戳，再用回形針把信紙和信封一一別住。她發(fā)現(xiàn)，一封信寫明有3份附件，但仔細(xì)檢查卻只找到2份，于是她用鋼筆在信紙上寫下“缺少一份附件”，然后簽上自己的姓名，剩下的工作就讓總經(jīng)理來處理吧。另一封是對(duì)本公司提出業(yè)務(wù)方面的客戶來信，按照慣例，她決定立即復(fù)信。擬好復(fù)信稿，本已坐到電腦前的她想了想，還是拿出了鋼筆，手寫謄抄了一遍，并寫好了信封，填好了發(fā)函登記。本課件是可編輯的正常PPT課件學(xué)習(xí)任務(wù)：

學(xué)會(huì)實(shí)物郵件收取的流程與處理細(xì)節(jié)學(xué)會(huì)實(shí)物郵件發(fā)出的流程與處理細(xì)節(jié)學(xué)會(huì)電子郵件發(fā)送與接收的基本規(guī)范管理郵件事務(wù)事務(wù)四本課件是可編輯的正常PPT課件管理郵件事務(wù)事務(wù)四收?。?）

必須保證郵件的安全，要及時(shí)收取，不能損毀或遺失，特別是對(duì)掛號(hào)函件和特快專遞等要逐一清點(diǎn)，履行簽收手續(xù)。分揀（２）

首先應(yīng)該將私人郵件與公務(wù)郵件分開，將辦公室內(nèi)部郵件與外部郵件分開，將優(yōu)先考慮的材料放在一起。拆封（３）

既要考慮拆封的權(quán)限，又要注意郵件的安全。技能點(diǎn)1如何收進(jìn)實(shí)物郵件本課件是可編輯的正常PPT課件拆封時(shí)要注意：管理郵件事務(wù)事務(wù)四拆封時(shí)發(fā)現(xiàn)郵票丟失或郵票、郵戳不完整，應(yīng)當(dāng)注明。不能拆啟標(biāo)有“親啟”、“保密”等字樣的郵件，除非有領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)。如果誤拆不該拆啟的郵件，應(yīng)當(dāng)立即封口，在信封上注明“對(duì)不起，誤拆”字樣，簽上自己的名字，盡快轉(zhuǎn)交收件人，并致歉說明。如果是單位的訂購(gòu)郵件，應(yīng)當(dāng)找出當(dāng)初的訂購(gòu)副本予以核對(duì)，看品種、規(guī)格、數(shù)量等是否相一致。如果是單據(jù)、支票或賬單、結(jié)算單等，應(yīng)當(dāng)及時(shí)轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)或付款等有關(guān)部門。如果是廣告等宣傳資料，有用的如有關(guān)行業(yè)、產(chǎn)品的資料等，應(yīng)當(dāng)保存好或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門。秘書人員如果經(jīng)過授權(quán)可以對(duì)信函進(jìn)行閱看，應(yīng)該把其中某些重點(diǎn)內(nèi)容圈點(diǎn)或勾劃出來，以提示領(lǐng)導(dǎo)注意。

本課件是可編輯的正常PPT課件管理郵件事務(wù)事務(wù)四登記（4）

對(duì)重要的郵件要進(jìn)行登記，寫明編號(hào)、郵件主題、收閱人或部門、處理辦法等。分辦（5）

將郵件分別呈送給領(lǐng)導(dǎo)或其他有關(guān)人員。在向領(lǐng)導(dǎo)呈送郵件時(shí)，注意要將重要的郵件放在上面，一般性質(zhì)的郵件放在下面。本課件是可編輯的正常PPT課件管理郵件事務(wù)事務(wù)四（1）檢查郵件一是檢查名址二是檢查標(biāo)記三是檢查簽名四是檢查附件（2）裝封登記

根據(jù)所使用信封的大小，信紙可采用二折法、三折法、四折法或不折疊。多頁(yè)信紙應(yīng)當(dāng)按順序折疊成一疊，不能單頁(yè)折疊。若有附件，附件應(yīng)當(dāng)與信件正文分開，把附件疊好放在正文的最后一疊中。將信紙放入信封后，封好封口。其他非信紙類的郵件酌情采用捆、套、盒等方式裝封。在寄發(fā)郵件前，要對(duì)按掛號(hào)郵件寄發(fā)的信函、印刷品、特快專送等進(jìn)行登記，記錄日期、發(fā)件單位、性質(zhì)、件數(shù)、份數(shù)、簽收人等。（3）交寄郵件

到郵政窗口或?qū)ｉT的郵遞公司，按照不同的寄發(fā)要求分類付費(fèi)交寄。技能點(diǎn)2如何發(fā)出實(shí)物郵件本課件是可編輯的正常PPT課件管理郵件事務(wù)事務(wù)四（1）準(zhǔn)確填寫地址（2）簡(jiǎn)潔概括主題（3）得體書寫內(nèi)容（4）講究禮儀規(guī)范（5）不忘結(jié)尾簽名技能點(diǎn)3如何發(fā)出電子郵件本課件是可編輯的正常PPT課件管理郵件事務(wù)事務(wù)四（一）定期查看（二）及時(shí)回復(fù)（三）定期整理技能點(diǎn)4如何接收電子郵件本課件是可編輯的正常PPT課件管理郵件事務(wù)事務(wù)四××公司電子郵件管理規(guī)定隨著公司管理水平的提升，電子郵箱的數(shù)量也日益增多。為了維護(hù)集團(tuán)及個(gè)人信息的安全性，保障郵件傳輸?shù)目煽啃?，保持工作的高效率，提高各公司?nèi)部的信息化應(yīng)用水平，特制定本規(guī)定。一、總則

1．公司對(duì)員工電子郵箱進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和管理。

2．公司鼓勵(lì)和提倡各下屬部門及員工采用電子郵件進(jìn)行內(nèi)外交流。

3．員工或部門以電子郵件對(duì)外聯(lián)系時(shí)必須使用本公司提供的、以相應(yīng)域名為后綴的郵箱×××@××××××.net。

4．公司郵箱用戶的賬號(hào)名以員工姓名的全拼或縮寫字母為準(zhǔn)，如有重名，允許用戶自定義1～3位的識(shí)別碼。已有賬號(hào)員工可保留原賬號(hào)不變。

5．在職人員名片及集團(tuán)其它對(duì)外宣傳資料上必須印有以相應(yīng)業(yè)務(wù)域名為后綴的郵件地址。二、管理權(quán)限和職責(zé)財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)公司郵件系統(tǒng)的管理和技術(shù)維護(hù)。所有郵箱用戶：應(yīng)熟練使用OA及外部郵箱收發(fā)郵件。三、郵箱管理流程

1．新申請(qǐng)流程：?jiǎn)T工因工作需要申請(qǐng)公司域名的郵箱的，由所在部門提出申請(qǐng)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，同意后由所在部門向財(cái)務(wù)部申報(bào)開通，財(cái)務(wù)部門同時(shí)做好登記備案工作。

2．使用人異動(dòng)管理流程：?jiǎn)T工因調(diào)職或離職不再使用公司業(yè)務(wù)郵箱，由直管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)通知財(cái)務(wù)部執(zhí)行注銷，特殊人員的郵箱賬號(hào)需要保留的，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可。

3．對(duì)于長(zhǎng)時(shí)間（超過一個(gè)月）無人管理的郵箱，公司有權(quán)予以注銷并收回。

4．公司郵箱僅限本人使用，禁止借給他人使用，禁止非工作用途將公司郵箱公布于外部網(wǎng)絡(luò)。四、郵件使用

1．一般郵件內(nèi)容不應(yīng)超過10M，如需發(fā)送較大附件，建議將附件拆分后分開發(fā)送。

2．禁止群發(fā)與工作無關(guān)的或有害社會(huì)、企業(yè)安定的郵件，因此被公安機(jī)關(guān)追究個(gè)人責(zé)任，或給公司造成不良影響或損失的，公司將從重處理。

3．公司內(nèi)部日常業(yè)務(wù)聯(lián)系溝通應(yīng)盡量使用OA平臺(tái)或電話等其他即時(shí)聯(lián)系方式進(jìn)行，需傳遞資料等通過郵件發(fā)送的，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意并抄送給分管領(lǐng)導(dǎo)，盡量避免越級(jí)匯報(bào)或大量群發(fā)。

4．需群發(fā)以及發(fā)送涉密文件需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意后發(fā)送，涉密文件需加密處理后方可發(fā)送。

5．各部門需通過郵件匯報(bào)總經(jīng)理處理的事項(xiàng)，應(yīng)發(fā)送給分管副總批示后予以轉(zhuǎn)發(fā)。本課件是可編輯的正常PPT課件管理郵件事務(wù)事務(wù)四知識(shí)點(diǎn)1：郵件分揀常用的方法

（1）按照收件人的姓名分揀

（3）按照郵件的重要性分揀

（2）按照收件部門的名稱分揀本課件是可編輯的正常PPT課件管理郵件事務(wù)事務(wù)四知識(shí)點(diǎn)2：秘書人員郵件拆封的范圍

（1）收件人名稱為本單位法人名稱的郵件

（2）收件人名稱為本單位秘書部門的郵件

（3）部分收件人名稱為本單位法人代表的郵件本課件是可編輯的正常PPT課件管理郵件事務(wù)事務(wù)四知識(shí)點(diǎn)3：常用郵政業(yè)務(wù)知識(shí)信函交寄的范圍（1）

信函適用于交寄書面通信、各種公文、印有“內(nèi)部”字樣的書籍、報(bào)紙、期刊、教材和各種資料；各種業(yè)務(wù)性書面材料，如稿件、提貨單、請(qǐng)柬、征訂單、協(xié)議、票據(jù)、入場(chǎng)券、郵票、照片、報(bào)表；各種證件，如戶口遷移證、戶口本、團(tuán)員證等。郵寄信函的常見方式（２）一是平常信函二是掛號(hào)信函三是特快專遞印刷品的交寄（3）特快專遞的交寄（4）本課件是可編輯的正常PPT課件管理郵件事務(wù)事務(wù)四訓(xùn)練1

小劉是××集團(tuán)機(jī)械設(shè)備公司新上任的辦公室秘書。今天一上班，她收到了10份郵件，收件人分別為：（1）××集團(tuán)機(jī)械設(shè)備公司；（2）××集團(tuán)機(jī)械設(shè)備公司辦公室；（3）××集團(tuán)機(jī)械設(shè)備公司錢××總經(jīng)理；（4）××集團(tuán)機(jī)械設(shè)備公司財(cái)務(wù)部；（5）××集團(tuán)機(jī)械設(shè)備公司技術(shù)部；（6）××集團(tuán)機(jī)械設(shè)備公司營(yíng)銷部吳××；（7）××集團(tuán)計(jì)算機(jī)公司開發(fā)部；（8）××集團(tuán)足球俱樂部；（9）××集團(tuán)機(jī)械設(shè)備公司負(fù)責(zé)人；（10）××集團(tuán)總裁；

她應(yīng)該怎么樣來處理這些郵件呢？請(qǐng)幫助她列出一個(gè)具體的處理方案來。本課件是可編輯的正常PPT課件管理郵件事務(wù)事務(wù)四訓(xùn)練2請(qǐng)分組討論，秘書人員如何處理上司不在期間的郵件。然后請(qǐng)各組選出一名同學(xué)陳述本組同學(xué)的結(jié)論，最后由老師做總結(jié)。訓(xùn)練3請(qǐng)模擬練習(xí)：準(zhǔn)備一個(gè)信封和3～5張信紙，把信紙折疊好裝入信封，把信封封好，然后再用剪刀把信封拆開，把信紙取出來。要求信紙折疊好后，略小于信封，以保證能夠順利地裝入和取出，并且避免拆封時(shí)“誤傷”信件。訓(xùn)練4小王是××外資公司秘書。一次，他不小心誤拆了法國(guó)總經(jīng)理的私人信件。而且信里寫的是總經(jīng)理極其不愿他人知曉的隱私，這可如何是好呢？小王當(dāng)時(shí)想，事情既然已經(jīng)發(fā)生，就要勇于面對(duì)，不可藏匿不交，更不可私自銷毀。誤拆信件只是工作事故，而藏匿或銷毀則是道德，甚至是法律問題了。當(dāng)務(wù)之急是先解決問題，然后再分析原因。于是他緊急采取了應(yīng)對(duì)措施。假設(shè)你就是小王，接下來你會(huì)如何處理這件事？本課件是可編輯的正常PPT課件管理郵件事務(wù)事務(wù)四今天，秘書小趙收到郵件后，把需要上司親自拆閱的郵件按照信封的大小擺放好呈交給上司，然后開始處理剩下的郵件。其中一份是客戶寄來的產(chǎn)品資料，小趙把信封的封口撕開，對(duì)里面的幾份文件進(jìn)行了認(rèn)真的閱讀，并做了摘要記錄；另一份是需要回復(fù)的商務(wù)信函，小趙看到此信需要盡快回復(fù)，于是就用電子郵件的形式以上司的名義進(jìn)行了回復(fù)……請(qǐng)分析和討論：小趙對(duì)郵件處理有什么不當(dāng)之處？并模擬演練正確的處理過程。訓(xùn)練5訓(xùn)練6公司每天都收到大量的廣告宣傳資料，作為秘書人員你負(fù)責(zé)公司的郵件處理工作，那么你將如何處理這些資料？本課件是可編輯的正常PPT課件管理郵件事務(wù)事務(wù)四除前述知識(shí)點(diǎn)3介紹的常用郵政業(yè)務(wù)知識(shí)外，請(qǐng)通過查閱書籍、網(wǎng)上搜索、實(shí)際考察等方式，獲取其他與秘書工作相關(guān)的郵政業(yè)務(wù)辦理的流程、要求與細(xì)節(jié)。訓(xùn)練7訓(xùn)練8請(qǐng)同學(xué)之間課下進(jìn)行互發(fā)電子郵件練習(xí)，注意符合規(guī)范。本課件是可編輯的正常PPT課件

本篇結(jié)束

Thankyou辦公室事務(wù)常規(guī)事務(wù)篇上篇單元一單元三單元二單元四單元五辦公室環(huán)境管理辦公室日常工作（1）辦公室日常工作（2）辦公室計(jì)劃管理辦公室接待管理本課件是可編輯的正常PPT課件管理印信事務(wù)事務(wù)一管理名片事務(wù)事務(wù)二管理考勤事務(wù)事務(wù)三管理零用現(xiàn)金事務(wù)四辦公室日常工作（2）單元三報(bào)銷公務(wù)費(fèi)用事務(wù)五本課件是可編輯的正常PPT課件管理印信事務(wù)事務(wù)一情景案例

袁紅是××汽車修理有限責(zé)任公司辦公室秘書，負(fù)責(zé)保管公司印章。經(jīng)營(yíng)汽車配件的個(gè)體戶劉星是她的朋友。一天，劉星向袁紅借用××汽車修理有限責(zé)任公司的印章、賬號(hào)和稅號(hào)，以××汽車修理有限責(zé)任公司名義與××汽車彈簧股份有限公司簽訂了一份購(gòu)銷汽車板簧合同。該合同約定由××汽車彈簧股份有限公司向劉星提供汽車板簧產(chǎn)品，劉星則以××汽車修理有限責(zé)任公司的名義接收貨物。合同簽訂后，××汽車彈簧股份有限公司按約發(fā)貨，劉星收到貨物，當(dāng)時(shí)劉星承諾在當(dāng)年年底付清貨款，但最終未能按約付款。半年后，劉星拖欠××汽車彈簧股份有限公司貨款1.03萬余元，于是法院據(jù)此依法判決××汽車修理有限責(zé)任公司與劉星共同給付貨款及其利息損失。

公司因此辭退了袁紅，袁紅后悔當(dāng)初不該借用公司印章給劉星。本課件是可編輯的正常PPT課件學(xué)習(xí)任務(wù)：

學(xué)會(huì)正確管理和使用印章

學(xué)會(huì)正確管理和使用介紹信管理印信事務(wù)事務(wù)一本課件是可編輯的正常PPT課件管理印信事務(wù)事務(wù)一技能點(diǎn)1如何制發(fā)印章（1）提出申請(qǐng)

提出申請(qǐng)，經(jīng)機(jī)關(guān)或單位負(fù)責(zé)人審核通過。申請(qǐng)人填寫刻制印章申請(qǐng)表，向秘書部門提交申請(qǐng)表、印章印模式樣。（2）刻制印章

秘書部門持機(jī)關(guān)或單位介紹信、法人身份證復(fù)印件、本人身份證、組織機(jī)構(gòu)代碼證復(fù)印件至公安部門指定的地方辦理刻章事宜。（3）領(lǐng)取印章

檢查印章的質(zhì)量是否符合要求，有無使用過的痕跡。印章領(lǐng)取人在接回印章后，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，待領(lǐng)導(dǎo)驗(yàn)證后，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示交給印章管理人員驗(yàn)收管理。（4）啟用印章

由批準(zhǔn)刻制機(jī)關(guān)頒發(fā)啟用通知，并于文到之后方能正式啟用，如由新印章取代舊印章，啟用新印章后，舊印章同時(shí)作廢。本課件是可編輯的正常PPT課件管理印信事務(wù)事務(wù)一技能點(diǎn)2如何保管印章

（1）定人

機(jī)關(guān)或單位的公章應(yīng)該由專人負(fù)責(zé)管理。

（3）保養(yǎng)

印章管理人員要注意并及時(shí)保養(yǎng)印章和清洗。

（2）定位

印章應(yīng)該放置在安全可靠地地方。本課件是可編輯的正常PPT課件管理印信事務(wù)事務(wù)一技能點(diǎn)3如何使用印章明確印章使用范圍（1）機(jī)關(guān)或單位公章用于以該印章所刻印文名義進(jìn)行的對(duì)外事務(wù)，如對(duì)外發(fā)文；領(lǐng)導(dǎo)人個(gè)人名章，需經(jīng)其本人或委托授權(quán)人簽字同意后方可加蓋；機(jī)關(guān)或單位辦公室印章可用于一般事務(wù)性的公文、介紹信、便函；部門印章使用范圍只限于上下對(duì)口業(yè)務(wù)之間的查詢、解答、催辦、介紹和一般性的事務(wù)聯(lián)系，一般情況下不得對(duì)外。核查用印申請(qǐng)（2）

需用印部門在用印前填寫用印申請(qǐng)單，由部門負(fù)責(zé)人審查簽字，再由單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后方可用印。本課件是可編輯的正常PPT課件管理印信事務(wù)事務(wù)一正確加蓋印章（3）

一是位置正確、規(guī)范二是印跡清晰、端正履行用印登記手續(xù)（4）

建立詳細(xì)的用印登記冊(cè)，將用印編號(hào)、用印日期、用印單位、經(jīng)辦人姓名、內(nèi)容、批準(zhǔn)人姓名、簽署的意見、發(fā)往何處、監(jiān)印人姓名及留存材料等清楚填寫。本課件是可編輯的正常PPT課件管理印信事務(wù)事務(wù)一技能點(diǎn)4如何停用印章（1）發(fā)布停用通知發(fā)文通知有關(guān)單位，說明印章停用的原因，標(biāo)明停用印章的印模和停用時(shí)間。（2）處理作廢印章停用的印章嚴(yán)格按上級(jí)規(guī)定將其及時(shí)上交頒發(fā)機(jī)關(guān)封存，或按上級(jí)機(jī)關(guān)指示在領(lǐng)導(dǎo)或兩個(gè)以上人員的監(jiān)督下銷毀處理。（3）做好注銷登記原制發(fā)印章的機(jī)關(guān)對(duì)作廢印章要予以登記注銷。本課件是可編輯的正常PPT課件管理印信事務(wù)事務(wù)一技能點(diǎn)5如何管理介紹信（1）掌握介紹信印制和保管方法（3）嚴(yán)格管理作廢介紹信（2）明確介紹信使用范圍及審批權(quán)限正式介紹信通常為專門印制并有編號(hào)。介紹信和公章一般由同一個(gè)人保管并使用，與公章須同等重視，不可缺頁(yè)或丟失。僅限本機(jī)關(guān)或單位工作人員對(duì)外聯(lián)系工作使用。出具機(jī)關(guān)或單位介紹信、辦公室介紹信，一般按使用相應(yīng)印章審批權(quán)限執(zhí)行。本課件是可編輯的正常PPT課件管理印信事務(wù)事務(wù)一技能點(diǎn)6如何填寫介紹信（１）寫清具體內(nèi)容（２）寫清有效限期本課件是可編輯的正常PPT課件管理印信事務(wù)事務(wù)一××公司印信管理規(guī)定為加強(qiáng)對(duì)公司印章、介紹信的管理，規(guī)范印章、介紹信的使用程序，特制定本規(guī)定。一、本規(guī)定的適用范圍為公司全體員工。二、印章的使用和管理

1．公司公章、合同專用章由總經(jīng)理指定專人管理，財(cái)務(wù)專用章、銀行留有印鑒的私章由財(cái)務(wù)部專人分別保管。

2．印章管理人應(yīng)妥善保管印章，未經(jīng)批準(zhǔn)，不能把印章交給他人管理使用。

3．公司印章的使用應(yīng)謹(jǐn)慎、規(guī)范并按規(guī)定程序經(jīng)申請(qǐng)報(bào)批后由印章管理人統(tǒng)一加蓋。任何人不能擅自使用印章。

4．印章管理人在使用印章前必須認(rèn)真檢查審批程序，對(duì)于不合法或不符合審批手續(xù)的用印，印章管理人有權(quán)提出異議或拒絕讓其使用。如遇特殊情況，印章管理人應(yīng)經(jīng)請(qǐng)示批準(zhǔn)后方可加蓋印章。

5．印章管理人對(duì)于借款、貸款、付款、簽訂重大經(jīng)濟(jì)合同、擔(dān)保、立項(xiàng)、成立新公司、人事任免等重大事項(xiàng)，須經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表人審批簽字后，方可加蓋印章。

6．印章原則上不準(zhǔn)攜帶出公司，如確有工作需要借用公章，應(yīng)填寫《公章借用登記表》，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后方可借出使用，使用人在使用期間應(yīng)對(duì)公章負(fù)全部責(zé)任，使用后應(yīng)及時(shí)歸還印章管理人。

7．對(duì)于擅自使用印章或以欺騙手段使用印章的，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重給予行政處分直至追究刑事責(zé)任。三、介紹信的使用和管理

1．公司介紹信由總經(jīng)理指定專人集中保管。

2．需開具單位介紹信者，報(bào)經(jīng)部門主管審批后交由介紹信管理人統(tǒng)一填寫并加蓋公章后交給使用者。

3．介紹信保管人在開具介紹信時(shí)應(yīng)嚴(yán)格審查，對(duì)于不符合規(guī)定或手續(xù)不齊全的，可拒絕辦理并要求其補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)后再予以辦理。

4．如情況變化，介紹信領(lǐng)用人應(yīng)立即向部門主管報(bào)告，通知介紹信管理人并及時(shí)采取相應(yīng)措施。

5．原則上不允許在空白介紹信上加蓋公章，如確有工作需要，須經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)并辦理領(lǐng)用登記手續(xù)，未使用的空白介紹信應(yīng)交回介紹信管理人及時(shí)銷毀。如發(fā)現(xiàn)加蓋公章的空白介紹信丟失，領(lǐng)用人應(yīng)立即向部門主管報(bào)告，通知介紹信管理人并及時(shí)采取相應(yīng)措施。

6．介紹信存根應(yīng)妥善保管，由介紹信管理人按保密要求歸檔。

7．對(duì)于以欺詐手段使用介紹信的應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重給予行政處分直至追究刑事責(zé)任。四、其他

1．本規(guī)定解釋權(quán)和修改權(quán)歸行政部。

2．本規(guī)定自頒布之日起實(shí)施。本課件是可編輯的正常PPT課件管理印信事務(wù)事務(wù)一知識(shí)點(diǎn)1：印章的作用

（1）權(quán)威作用

（2）憑證作用

（3）標(biāo)志作用本課件是可編輯的正常PPT課件管理印信事務(wù)事務(wù)一知識(shí)點(diǎn)2：印章的種類專用印章鋼印套印章領(lǐng)導(dǎo)人手章戳記校對(duì)章縮印個(gè)人名章正式印章本課件是可編輯的正常PPT課件管理印信事務(wù)事務(wù)一知識(shí)點(diǎn)3：印章的式樣02.形狀01.質(zhì)料03.印文05.尺寸04.圖案本課件是可編輯的正常PPT課件管理印信事務(wù)事務(wù)一知識(shí)點(diǎn)4：介紹信的種類便函式介紹信樣本××××公司

介紹信

：茲介紹我公司

同志等

人前往貴公司聯(lián)系

事務(wù)，請(qǐng)接洽?！痢痢痢凉荆ü拢┠暝氯眨ㄓ行凇撂欤?）便函式介紹信本課件是可編輯的正常PPT課件管理印信事務(wù)事務(wù)一（2）聯(lián)單式介紹信聯(lián)單式介紹信樣本××××公司介紹信（存根聯(lián)）

NO：××××

：茲介紹我公司

同志等

人前往貴公司聯(lián)系

事務(wù)。

年

月

日（有效期

天）（騎縫章）

NO：××××

：茲介紹我公司

同志等

人前往貴公司聯(lián)系

事務(wù)，請(qǐng)接洽。

××××公司（公章）年

月

日（有效期

天）本課件是可編輯的正常PPT課件管理印信事務(wù)事務(wù)一訓(xùn)練１請(qǐng)教師提供模擬印章、印泥、文件樣本，指導(dǎo)學(xué)生進(jìn)行蓋印練習(xí)。訓(xùn)練2員工張強(qiáng)要去外地一公司洽談一個(gè)合作開發(fā)項(xiàng)目，他是第一次和對(duì)方打交道，需要單位開具一份介紹信。請(qǐng)分組分角色模擬演練秘書人員為他開具介紹信的過程。本課件是可編輯的正常PPT課件管理印信事務(wù)事務(wù)一訓(xùn)練3下班前同事小王匆忙趕來，手里拿著一個(gè)信封，取出兩張空白的公用信箋，請(qǐng)秘書小李給蓋一下單位公章，說是要辦理住房公積金貸款，這兩張紙是準(zhǔn)備自己開介紹信用的，保證不作它用。請(qǐng)為上述情景提出有效的處理方法和步驟。訓(xùn)練4某公司要成立行風(fēng)監(jiān)督辦公室，請(qǐng)以公司辦公室的名義代擬一份啟用印章的通知。本課件是可編輯的正常PPT課件管理名片事務(wù)事務(wù)二情景案例

金星公司允許每位員工申請(qǐng)制作個(gè)人名片。張強(qiáng)應(yīng)聘成為公司的業(yè)務(wù)員，他從員工手冊(cè)上看到這一政策后，就來到行政部，找到秘書鄒佳，鄒佳明確張強(qiáng)的來意后，遞給他一張“名片申請(qǐng)表”，交待他按申請(qǐng)表中的事項(xiàng)要求找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，再拿到行政部統(tǒng)一安排制作。張強(qiáng)問：“那要幾天才能拿到啊？”“我這邊只要兩天就夠了，主要看你能不能盡快請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批好?！睆垙?qiáng)心想：不就印幾張名片嗎？干嘛這么麻煩？本課件是可編輯的正常PPT課件學(xué)習(xí)任務(wù)：學(xué)會(huì)為企業(yè)印制名片學(xué)會(huì)為員工加印名片學(xué)會(huì)整理和保存名片管理名片事務(wù)事務(wù)二本課件是可編輯的正常PPT課件重點(diǎn)校對(duì)文字部分，主要包括持有人姓名、職務(wù)、電話號(hào)碼、傳真號(hào)碼、電子郵箱等信息。管理名片事務(wù)事務(wù)二技能點(diǎn)1如何為企業(yè)印制統(tǒng)一名片確定印制方式（1）一是對(duì)名片的制作工藝進(jìn)行選擇二是對(duì)名片的印刷次數(shù)進(jìn)行選擇確定名片內(nèi)容（２）主要由企業(yè)標(biāo)志（Logo）、文字和圖案等信息構(gòu)成。文字信息包含單位名稱、名片持有人名稱、職務(wù)頭銜和聯(lián)系方法。商業(yè)名片還有經(jīng)營(yíng)范圍、多種文字選擇、企業(yè)理念標(biāo)語(yǔ)等。確定名片樣式（3）校對(duì)與付?。?）本課件是可編輯的正常PPT課件管理名片事務(wù)事務(wù)二技能點(diǎn)2如何為員工加印名片員工填寫名片印制申請(qǐng)單相關(guān)負(fù)責(zé)人審批秘書部門將印制要求交于制作商出清樣交予申請(qǐng)者本人簽字確認(rèn)確認(rèn)無誤后，交于制作商印制秘書部門從制作商處領(lǐng)回名片123456通知申請(qǐng)人領(lǐng)取名片7本課件是可編輯的正常PPT課件管理名片事務(wù)事務(wù)二技能點(diǎn)3如何整理名片確定名片的保存范圍1主要包括：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的名片、公司所有員工的名片、重要客戶的名片、訂票公司名片、旅游公司名片、咨詢公司名片、法律事務(wù)所名片、報(bào)刊訂閱聯(lián)系人名片、辦公設(shè)備售后服務(wù)中心名片、辦公用品公司名片、上司喜歡的餐飲公司名片、市內(nèi)星級(jí)酒店名片、物流公司及快遞公司名片、的士司機(jī)名片等。本課件是可編輯的正常PPT課件管理名片事務(wù)事務(wù)二加工處理欲留存名片2在收到名片后，可以在他人名片上隨手記下可供日后參考的資料，使其充當(dāng)客戶信息或辦公事務(wù)聯(lián)系信息的記事簿。分類和排列名片3根據(jù)行業(yè)類別先分大類，如果數(shù)量仍然很多，可以依經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)細(xì)類再分，再根據(jù)類別依筆畫多寡、漢語(yǔ)拼音為序排列；根據(jù)公司類別先分大類，然后依筆畫多寡、漢語(yǔ)拼音或英文字母為序排列；根據(jù)部門類別先分大類，然后依個(gè)人往來疏密程度順序排列；根據(jù)職位類別先分大類，然后依職位高低順序排列；根據(jù)姓名筆畫多寡、漢語(yǔ)拼音或英文字母順序依次排。本課件是可編輯的正常PPT課件管理名片事務(wù)事務(wù)二更新名片信息4

如果兩張名片信息沒有根本變更，可以隨意留一張，并把另一張上面的附加信息轉(zhuǎn)摘過來；如果舊的那張已經(jīng)磨損，最好留下新的，把舊名片上的其他信息轉(zhuǎn)摘到新名片上。如果新名片上的信息已經(jīng)變更，而且兩張名片上的信息可以相互補(bǔ)充就應(yīng)該全部留下。如果新名片上的所有信息都能夠替代舊名片，而且都是最新的信息，只需保存新名片。本課件是可編輯的正常PPT課件管理名片事務(wù)事務(wù)二×××事業(yè)部名片管理辦法

1為使事業(yè)部名片統(tǒng)一規(guī)范化，強(qiáng)化對(duì)外公關(guān)形象的塑造，同時(shí)加強(qiáng)內(nèi)部名片信息管理，特制定本辦法。

2本辦法適用于與事業(yè)部銷售、技術(shù)支持、客戶服務(wù)等對(duì)外工作需要的正式入職人員。

3.1事業(yè)部總經(jīng)理：審核事業(yè)部可持有名片資格人員名單報(bào)備表。

3.2公司企劃部：設(shè)計(jì)事業(yè)部名片格式，及時(shí)辦理事業(yè)部名片印制需求，保管名片底稿。

3.3事業(yè)部各部門：報(bào)備本部門可持有名片人名單，提出名片印制需求并承擔(dān)印制費(fèi)用，按規(guī)范使用名片。

4.1

4.1.1事業(yè)部名片格式實(shí)施統(tǒng)一化，由公司企劃部依據(jù)企業(yè)形象規(guī)劃設(shè)計(jì)。

4.1.2事業(yè)部持名片人員對(duì)名片格式有好的建議，可向企劃部提供書面意見，以便企劃部在設(shè)計(jì)時(shí)參考。

4.2

4.2.1事業(yè)部銷售人員、技術(shù)人員及對(duì)外內(nèi)勤正式入職人員可向事業(yè)部申請(qǐng)持有名片，原則上試用期員工不得持有名片。非事業(yè)部員工但業(yè)務(wù)需要持有公司名片的（如項(xiàng)目合作伙伴），需事先向事業(yè)部說明。

4.2.2每年1月份，各部門向事業(yè)部總經(jīng)理秘書報(bào)備本部門持有名片人員名單，報(bào)備表經(jīng)事業(yè)部經(jīng)理審批后提交給企劃部存檔。事業(yè)部每月對(duì)各部門名片持有人變化實(shí)施動(dòng)態(tài)備案。

4.2.3持有名片資格的員工在申請(qǐng)名片時(shí)均需填寫《名片印制申請(qǐng)表》，標(biāo)示個(gè)人信息，包括姓名、職務(wù)、聯(lián)系電話等，各部門負(fù)責(zé)人審批。駐外人員（含合作伙伴）名片申請(qǐng)由事業(yè)部統(tǒng)一安排辦理。

4.2.4部門負(fù)責(zé)人審核“名片印制申請(qǐng)”要點(diǎn)：（1）是否報(bào)備名片持有資格，如沒有報(bào)備，是否需要持有名片；（2）名片基本信息（如姓名、手機(jī)號(hào)、郵箱、地址等）是否真實(shí)（如郵箱是否是公司統(tǒng)一分配的對(duì)外郵箱，地址是否有公司總部地址等）；（3）名片職務(wù)與實(shí)際職務(wù)是否相符；（4）名片內(nèi)容有無特殊之處，是否可行；（5）名片是否需要有英文版，英文翻譯是否符合國(guó)際慣例和規(guī)范要求；（6）名片印制數(shù)量是否合理。

4.2.5事業(yè)部任何可持有名片人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得私自印制個(gè)人名片，如確因特殊情況不能由公司統(tǒng)一印制，需向事業(yè)部提前申請(qǐng)與溝通，否則事業(yè)部視其為“違反業(yè)務(wù)管理規(guī)定”從嚴(yán)處罰。本課件是可編輯的正常PPT課件管理名片事務(wù)事務(wù)二4.34.3.1企劃部在接到事業(yè)部批準(zhǔn)過的名片印制申請(qǐng)后3個(gè)工作日內(nèi)統(tǒng)一安排印制執(zhí)行，公司VI要求如時(shí)間緊急，申請(qǐng)人需在《名片印制申請(qǐng)表》標(biāo)示“加急”字樣。4