淺談建筑工程資料管理

工程部：穆成杰

二零一二年十一月三十日

目錄第一章建筑工程資料根底知識第二章建筑工程資料員工作流程第三章建設(shè)單位資料管理第四章監(jiān)理單位資料管理第五章施工單位資料管理第一章建筑工程資料根底知識第一節(jié)工程資料的意義和作用第二節(jié)工程資料管理人員職責(zé)第三節(jié)建筑工程施工資料分類、歸檔順序、組卷第四節(jié)工程資料保管的期限與密級第五節(jié)工程資料的載體形式第一節(jié)工程資料的意義和作用工程資料是工程建設(shè)過程中形成的各種形式記錄，并按一定原那么分類、組卷，最后移交城建檔案部門歸檔的整個建設(shè)工程的歷史記錄。建筑工程資料主要包括工程基建過程中形成的資料、監(jiān)理過程中形成的資料以及工程施工過程中形成的資料等，其作用是為工程建設(shè)管理者的決策提供真實(shí)、直接的工程信息，為現(xiàn)有工程新建、擴(kuò)建、維修、管理提供翔實(shí)的依據(jù)，為明確建筑工程質(zhì)量責(zé)任提供準(zhǔn)確、直接的信息等?，F(xiàn)在有許多想從事工程建設(shè)行業(yè)的人士，很想在短時間內(nèi)對工程建設(shè)資料的編制與管理有全面的了解，但他們又很少有直接接觸工程施工的時機(jī)，也就很難在較短的時間里掌握工程資料管理的知識和組卷的方法。而且現(xiàn)在有很多工程施工企業(yè)，乃至建設(shè)單位、監(jiān)理單位的工程資料管理水平極不平衡，仍存在嚴(yán)重的偏差，例如對種類繁多、數(shù)量巨大、來源廣泛的工程資料無法科學(xué)的分類；對現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)的了解程度不夠，缺乏靈活運(yùn)用的方式方法；缺乏必要的工程資料管理經(jīng)驗(yàn)等。3〕工程資料應(yīng)該隨著工程進(jìn)度同步收集、整理和立卷、并按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行移交。4〕工程各參建單位應(yīng)該確保各自資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、有效、完整、齊全，字跡清楚，無未了事項(xiàng)。所以表格應(yīng)按相關(guān)規(guī)定統(tǒng)一格式。5〕工程參建各方所提供的文件和資料。必須符合國家或地方的法律法規(guī)，?建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收?、?建筑工程文件歸檔整理標(biāo)準(zhǔn)?及工程合同等相關(guān)要求與規(guī)定。6〕對工程文件、資料進(jìn)行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、喪失的，應(yīng)規(guī)定給予處分。情節(jié)嚴(yán)重的，還應(yīng)依法追究法律責(zé)任。2．建設(shè)單位的職責(zé)1〕負(fù)責(zé)本單位工程資料管理工作，并設(shè)專人進(jìn)行收集、整理、立卷和歸檔工作。2〕在與參建各方簽訂合同，應(yīng)該對工程檔案資料的編制責(zé)任、套數(shù)、費(fèi)用、質(zhì)量和移交期限等內(nèi)容提出明確要求。3〕向勘察、設(shè)計、監(jiān)理等參建各方提出所需的工程資料，并保證所提供的資料真實(shí)、準(zhǔn)確、齊全。4〕本單位自行采購的建筑材料、構(gòu)配件和設(shè)備等，應(yīng)該保證符合設(shè)計文件和合同的要求，并保證相關(guān)質(zhì)量證明文件的完整、齊全、真實(shí)有效。5〕監(jiān)督和檢查參建各方工程資料形成、積累和立卷工作。也可委托監(jiān)理單位或其他單位監(jiān)督和檢查參建各方工程資料形成、積累和立卷工作。6〕對需本單位簽字的工程資料應(yīng)及時簽署意見。7〕及時收集和匯總勘察、設(shè)計、監(jiān)理和施工等參建各方立卷歸檔的工程資料。8〕組織竣工圖的繪制、組卷工作?？勺孕型瓿?，也可委托設(shè)計單位、施工單位來完成。9〕工程開工前，與城建檔案館簽訂?建筑工程竣工檔案責(zé)任書?，工程竣工驗(yàn)收前，提請城建檔案館對列入城建檔案館接收范圍的工程檔案，進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。未取得?建筑工程竣工檔案預(yù)驗(yàn)收意見?的，不得組織工程竣工驗(yàn)收。10〕在工程竣工驗(yàn)收后3個月內(nèi)，將1套符合標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的工程檔案原件，移交給城建檔案館辦理好移交手續(xù)。3．勘察、設(shè)計單位的職責(zé)1〕按照合同和標(biāo)準(zhǔn)的要求及時提供完整的勘察、設(shè)計文件。2〕對需要勘察、設(shè)計單位簽字的工程資料應(yīng)簽署意見。3〕及時對參見各單位針對提出的問題給予答復(fù)。4〕在工程分部、竣工驗(yàn)收時，應(yīng)據(jù)實(shí)簽署本單位對工程質(zhì)量檢查驗(yàn)收意見。6．施工單位職責(zé)6.1．資料崗位職責(zé)1〕負(fù)責(zé)施工單位內(nèi)部及與建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位及設(shè)備供給單位、分包單位、其他有關(guān)部門之間的文件及資料的收發(fā)、傳達(dá)、管理等工作，應(yīng)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)管理，做到及時收發(fā)、認(rèn)真?zhèn)鬟_(dá)、妥善管理、準(zhǔn)確無誤。2〕負(fù)責(zé)所涉及到的工程圖紙的收發(fā)、登記、傳閱、借閱、整理、組卷、保管、移交、歸檔。3〕參與施工生產(chǎn)管理，做好各類文件資料的及時收集、核查、登記、傳閱、借閱、整理、保管等工作。6.3．文件資料的管理工作1〕整理分類。施工資料必須及時整理、分類，其分類的方法的很多?！?〕按資料的來源不同。如分為屬于建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位、材料設(shè)備供給單位、施工總包單位、分包單位、有關(guān)部門等等?！?〕按資料的專業(yè)性質(zhì)不同分類。如屬于建筑結(jié)構(gòu)工程、建筑裝飾裝修工程、建筑給水排水及采暖工程的、通風(fēng)與空調(diào)工程、建筑電氣工程、建筑智能工程、電梯工程等等?！?〕按資料歸檔的對象不同分類。如屬于建設(shè)單位、施工單位、城建檔案館等等。這種也是最常用和最適用的，同時對以上兩種整理方式得以相結(jié)合。4〕及時組卷、保管、移交、歸檔。整理后的文件應(yīng)及時組卷，按照合同和有關(guān)規(guī)定，及時把需要建設(shè)單位、施工單位、城建檔案館保存收藏的竣工資料，分別進(jìn)行移交，完好歸檔。6.4．處理好各種公共關(guān)系1〕處理好內(nèi)部管理層之間的責(zé)任和承包關(guān)系。2〕處理好與勘察單位、設(shè)計單位之間的業(yè)務(wù)往來關(guān)系。6〕處理好與建設(shè)單位現(xiàn)場主管、工程主管的工作關(guān)系。4〕處理好與監(jiān)理單位之間的各專業(yè)監(jiān)理關(guān)系。7〕處理好與城建檔案管理部門之間的監(jiān)督、指導(dǎo)的關(guān)系。D類資料，這類資料為工程竣工文件。由工程竣工圖和竣工驗(yàn)收資料兩大塊組成，主要將最終工程圖紙針對前期一系列變更匯總整理后所出的最終幅員紙，包含工程綜合圖紙、各專業(yè)圖紙及外網(wǎng)配套一系列圖紙；并且對工程做統(tǒng)一竣工驗(yàn)收總結(jié)，包含整個工程的過程記錄，保障后期修繕有依據(jù)可查。第二章建筑工程資料員工作流程第一節(jié)負(fù)責(zé)工程工程資料、圖紙等檔案的收集、管理第二節(jié)參加分局部項(xiàng)工程的驗(yàn)收工作第三節(jié)負(fù)責(zé)方案、統(tǒng)計的管理工作第四節(jié)負(fù)責(zé)工程工程的內(nèi)業(yè)管理工作第五節(jié)完成工程部經(jīng)理交辦的其他任務(wù)3.按時向公司檔案室移交。在工程竣工后，負(fù)責(zé)將文件資料、工程資料立卷移交公司。文件材料移交與歸檔時，應(yīng)有“歸檔文件材料交接表〞，交接雙方必須根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對，履行簽字手續(xù)。移交目錄一式二份，雙方各持一份。4.負(fù)責(zé)監(jiān)督總包單位向市城建檔案館的檔案移交工作。提前請城建檔案館對列入城建檔案館接收范圍的工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，取得?建設(shè)工程竣工檔案預(yù)驗(yàn)收意見?，在竣工驗(yàn)收后將工程檔案移交城建檔案館。第三節(jié)負(fù)責(zé)方案、統(tǒng)計的管理工作1.負(fù)責(zé)對施工形象、產(chǎn)值完成情況的匯總、申報、按月編制施工統(tǒng)計報表。在平時統(tǒng)計資料根底上，編制整個工程當(dāng)月進(jìn)度統(tǒng)計報表和其他信息統(tǒng)計資料。編報的統(tǒng)計報表要按現(xiàn)場實(shí)際完成情況嚴(yán)格審查核對,不得多報,早報,重報,漏報。2.負(fù)責(zé)與工程有關(guān)的各類合同的檔案管理。負(fù)責(zé)對簽訂完成的合同進(jìn)行收編歸檔，并開列編制目錄。作好借閱登記，不得擅自抽取、復(fù)制、涂改，不得遺失，不得在案卷上隨意劃線、抽拆。3.負(fù)責(zé)向銷售籌劃提供工程主要形象進(jìn)度信息。向各專業(yè)工程師了解工程進(jìn)度、隨時關(guān)注工程進(jìn)展情況，為銷售籌劃提供確實(shí)、可靠的工程信息。第四節(jié)負(fù)責(zé)工程工程的內(nèi)業(yè)管理工作1.協(xié)助工程經(jīng)理做好對外協(xié)調(diào)、接待工作：協(xié)助工程經(jīng)理對內(nèi)協(xié)調(diào)公司、部門間，對外協(xié)調(diào)施工單位間的工作。做好與有關(guān)部門及外來人員的聯(lián)絡(luò)接待工作，樹立企業(yè)形象。2.負(fù)責(zé)工程工程的內(nèi)業(yè)管理工作：匯總各種內(nèi)業(yè)資料，及時準(zhǔn)確統(tǒng)計，登記臺帳，報表按要求上報。通過實(shí)時跟蹤、反響監(jiān)督、信息查詢、經(jīng)驗(yàn)積累等多種方式，保證匯總的內(nèi)業(yè)資料反映施工過程中的各種狀態(tài)和責(zé)任，能夠真實(shí)地再現(xiàn)施工時的情況，從而找到施工過程中的問題所在。對產(chǎn)生的資料進(jìn)行及時的收集和整理，確保工程工程的順利進(jìn)行。有效地利用內(nèi)業(yè)資料記錄、參考、積累，為企業(yè)發(fā)揮它們的潛在作用。3.負(fù)責(zé)工程工程的后勤保障工作。負(fù)責(zé)做好文件收發(fā)、歸檔工作。負(fù)責(zé)部門成員考勤管理和日常行政管理等經(jīng)費(fèi)報銷工作。負(fù)責(zé)對總包單位上報的工程竣工檔案歸檔、保管、便于有關(guān)部門查閱調(diào)用。負(fù)責(zé)部門文字及有關(guān)表格等打印。保管工程印章，對工程蓋章登記，并留存?zhèn)浒?。第五?jié)完成工程部經(jīng)理交辦的其他任務(wù)〔視不同部門的資料員工作內(nèi)容而定〕第三章建設(shè)單位資料管理

〔屬于A類資料〕

第一節(jié)單位工程資料的形成過程第二節(jié)綠地集團(tuán)甲方資料管理范疇第三節(jié)綠地集團(tuán)內(nèi)業(yè)控制資料講解第一節(jié)單位工程資料的形成過程1.建設(shè)工程劃分分布示意一個或N個單位工程N(yùn)個分部工程N(yùn)個分項(xiàng)工程N(yùn)個單項(xiàng)檢驗(yàn)批N個子單位工程N(yùn)個子分布工程一個建設(shè)工程一個或N個單項(xiàng)2.根據(jù)建筑工程資料(文件)歸檔組卷目錄，將單位工程中建設(shè)單位資料的A類資料分為七大類：1〕、立項(xiàng)文件A12〕、建設(shè)用地征地拆遷文件A23〕、勘察設(shè)計測繪文件A34〕、招投標(biāo)文件A45〕、開工審批文件A56〕、工程財務(wù)文件A67〕、組成機(jī)構(gòu)A7該步驟為政府立項(xiàng)可研依據(jù)

立項(xiàng)申請流程圖雙方簽訂合同提交工程數(shù)據(jù)、相關(guān)相關(guān)背景資料及工程最新進(jìn)展雙方溝通，提交修改意見提交工程初稿組織專家評審，最終定稿上報發(fā)改委等相關(guān)部門

可行性研究報告流程圖初步洽談簽訂協(xié)議深入溝通編制執(zhí)行交付客戶排版印刷討論修改提交初稿A2建設(shè)用地征地拆遷文件：A2-1選址申請及選址規(guī)劃意見通過書由建設(shè)單位提請，規(guī)劃部門批準(zhǔn)的文件。A2-2建設(shè)用地批準(zhǔn)文件A2-3拆遷安置意見、協(xié)議、方案等由政府相關(guān)部門負(fù)責(zé)提供。A2-4建設(shè)用地規(guī)劃許可證及附件建設(shè)單位到規(guī)劃部門辦理的，由規(guī)劃部門提供。A2-5劃撥建設(shè)用地文件A2-6國有土地使用證A3-10施工圖及其說明A3-11設(shè)計計算書A3-12施工圖設(shè)計審查合格書A4招投標(biāo)文件：A4-1勘察、設(shè)計招投標(biāo)文件〔中標(biāo)通知書〕A4-2勘察、設(shè)計承包合同A4-3施工招投標(biāo)文件〔中標(biāo)通知書〕A4-4施工承包合同A4-5工程監(jiān)理招投標(biāo)文件〔中標(biāo)通知書〕A4-6監(jiān)理委托合同第二節(jié)綠地集團(tuán)甲方資料管理范疇1.工程部發(fā)文工程部發(fā)出所有文件需由部門負(fù)責(zé)人認(rèn)可簽發(fā)，工作聯(lián)系單及簡易審批表編號，參照?工程部發(fā)文文號編碼規(guī)那么?，工程部直接發(fā)文的，需做好發(fā)文登記，記清發(fā)文日期及收文人簽字，所發(fā)工作聯(lián)系單及簡易審批表需制定臺賬備查。2.工程部收文〔1〕公司內(nèi)部各部門之間的發(fā)文〔資料員接收其他部門或者單位發(fā)文，復(fù)印后轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)責(zé)任人〕；

建設(shè)單位文件資料的形成過程〔一〕建設(shè)單位文件資料的形成過程〔二〕建設(shè)單位文件資料的形成過程〔三〕建設(shè)單位文件資料的形成過程〔四〕第三節(jié)綠地集團(tuán)內(nèi)業(yè)控制資料講解集團(tuán)針對工程部制定了詳細(xì)的內(nèi)業(yè)控制資料，在每周五前的周報、每月末25日前的月報及每季度末當(dāng)月25日前的季度報表都詳細(xì)的對所管轄工程做了系統(tǒng)的記錄和描述。1.周報每周五前上報辦公室本周完成及下周方案表，為Excel固定格式，表達(dá)部門每人負(fù)責(zé)的工程完成情況，以及個人本周工作突出重點(diǎn)。上報事業(yè)部的周報為Word固定格式，分為三局部內(nèi)容：工程進(jìn)展情況與下周方案；急需解決的問題；影像資料。2.月報每月25日前上報辦公室的月報有兩個，1〕本月完成情況及下月方案，性質(zhì)同周報表，一樣為Excel固定格式；2〕月工作方案考核表，指的是下月工作方案重點(diǎn)，同時分配出每項(xiàng)占用本部門所有工作量的權(quán)重比例，從而方便領(lǐng)導(dǎo)更好的協(xié)調(diào)分配工作。上報事業(yè)部的月報比較詳細(xì)，分為三個大項(xiàng)1〕最根本的是工程管理月報，首先是介紹的工程進(jìn)度控制情況，然后對所管轄工程質(zhì)量控制情況作出評價，其次分析本月工程本錢控制情況，接下來再對整體工程的平安文明施工情況作出評價及采取的主要措施，還有就是場地內(nèi)主要大型設(shè)備進(jìn)出場情況，最后還要突出三個重點(diǎn)：工程內(nèi)部管理情況描述；需各方協(xié)調(diào)的問題；工程形象進(jìn)度照片。2〕工程進(jìn)度月報。以月歷為節(jié)點(diǎn)表達(dá)本月形象進(jìn)度和下月進(jìn)度方案，再根據(jù)事業(yè)部下發(fā)總工期時間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行分析，是否完成六項(xiàng)節(jié)點(diǎn)要求。3〕工程工程推進(jìn)月報。本表主要圍繞進(jìn)度推進(jìn)情況、質(zhì)量平安管理情況、其他管理對單項(xiàng)工程進(jìn)行描述，自行評分。而且提出整體工程下月工作著重點(diǎn)。2.季度報表工程部每季度需要上報事業(yè)部的報表有三個，季度供給方案分解表、平安生產(chǎn)季報、工程管理標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)季度自評?！苍斠姼奖怼车谒恼卤O(jiān)理單位資料管理

〔屬于B類資料〕

第一節(jié)監(jiān)理單位資料的形成過程第二節(jié)綠地集團(tuán)對監(jiān)理單位日常檢查重點(diǎn)第一節(jié)監(jiān)理單位資料的形成過程1.監(jiān)理資料是由兩局部組成:工程監(jiān)理工程部自身組成的資料和工程施工單位施工過程中形成的資料。監(jiān)理工程部的資料,由監(jiān)理單位企業(yè)資質(zhì)、總監(jiān)資質(zhì)、專業(yè)工程師資質(zhì)、各種會議紀(jì)要、監(jiān)理規(guī)劃、各專業(yè)監(jiān)理細(xì)那么、監(jiān)理人員發(fā)出的通知單聯(lián)系單,后期的質(zhì)量評估報告、監(jiān)理工作總結(jié)等等組成。施工單位的資料,是工程施工機(jī)構(gòu)管理人員在實(shí)施工程施工過程中積累的一系列書面資料,由施工單位企業(yè)資質(zhì)、工程經(jīng)理資質(zhì)、特殊工種人員資質(zhì)、進(jìn)場材料合格證質(zhì)保書、施工方案、施工過程資料等等組成。施工單位是工程質(zhì)量的責(zé)任主體之一,屬于風(fēng)險管理。?建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例?對監(jiān)理的質(zhì)量責(zé)任和義務(wù)的規(guī)定,實(shí)質(zhì)就是監(jiān)理單位應(yīng)對工程建設(shè)的質(zhì)量形成過程實(shí)施有效的監(jiān)督和控制,而監(jiān)督、控制行為的文字表達(dá)就是一系列的監(jiān)理資料。如何界定監(jiān)理承擔(dān)的監(jiān)理責(zé)任,監(jiān)理資料就是有效的依據(jù)。2.施工監(jiān)理資料按照不同類性質(zhì)劃分

監(jiān)理管理資料B1進(jìn)度控制資料B2質(zhì)量控制資料B3造價控制資料B4分包資質(zhì)資料B5合同管理資料B6監(jiān)理單位文件資料的形成過程〔一〕監(jiān)理單位文件資料的形成過程〔二〕監(jiān)理單位文件資料的形成過程〔三〕第二節(jié)綠地集團(tuán)對監(jiān)理單位日常檢查重點(diǎn)針對監(jiān)理單位的資料檢查中，首先核查監(jiān)理工程師人員上崗資質(zhì)，監(jiān)理工程部對本工程編制的監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)那么及監(jiān)理人員組成機(jī)構(gòu)劃分和職責(zé)落實(shí)。接下來在日常施工過程中查看監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀(jì)要、旁站記錄、監(jiān)理日志等監(jiān)理范圍的同步資料。公司要求還要求監(jiān)理每周針對工程部上報監(jiān)理周報，反響時事工程進(jìn)展，包含影像資料。而對監(jiān)理工程師所下發(fā)的監(jiān)理工程師通知單，要求客觀的反響事情發(fā)生過程、研究處理結(jié)果、要求整改結(jié)果等要素；對施工單位上報的各分項(xiàng)報驗(yàn)單，監(jiān)理應(yīng)依據(jù)實(shí)際情況給予驗(yàn)收結(jié)論，按照責(zé)任是劃分及時簽字、蓋章。第五章施工單位資料管理

〔屬于C類資料〕

第一節(jié)施工資料概述第二節(jié)施工資料的主要形成過程第三節(jié)綠地集團(tuán)對施工單位資料的日常監(jiān)控重點(diǎn)第二節(jié)施工資料的主要形成過程1.施工單位文件資料的形成過程〔一〕編制施組設(shè)計或施工方案施工單位進(jìn)行內(nèi)部審批施組設(shè)計或施工方案形成合格施工單位文件資料的形成過程〔二〕監(jiān)理、建設(shè)單位批復(fù)意見施工質(zhì)量驗(yàn)收形成形成批準(zhǔn)2.施工物資資料的形成過程〔一〕供給單位根據(jù)供貨合同組織工程物資進(jìn)場相關(guān)質(zhì)量證明文件：1.產(chǎn)品合格證書2.質(zhì)量認(rèn)定證書3.生產(chǎn)許可證4.安裝、使用說明書5.有關(guān)部門出具的檢驗(yàn)報告6.井口物資檢驗(yàn)證明7.中文版質(zhì)量證明8.有關(guān)部門出具的認(rèn)可文件等形成施工單位進(jìn)行工程物資進(jìn)場驗(yàn)收：1.開箱檢驗(yàn)；2.抽樣試驗(yàn)。退貨或按照合同約定處理不合格1.材料及構(gòu)配件進(jìn)場檢驗(yàn)記錄2.物資進(jìn)場試驗(yàn)報告3.設(shè)備開箱檢驗(yàn)記錄形成施工物資資料的形成過程〔二〕監(jiān)理、建設(shè)單位審核形成施工物資進(jìn)場報驗(yàn)表退貨或按照合同約定處理不合格工程使用3.檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收及資料的形成過程〔一〕施工單位根據(jù)圖紙、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、方案、交底等進(jìn)行施工施工單位負(fù)責(zé)進(jìn)行過程質(zhì)量控制檢查、檢驗(yàn)1.施工物資資料2.施工測量記錄3.施工記錄4.隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄5.施工試驗(yàn)記錄6.施工檢測資料7.其他資料形成施工完成之后施工單位自檢不合格組織整改重新自檢合格檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收及資料的形成過程〔二〕不合格組織整改