公司資料檔案管理規(guī)定TOC\o"1-2"\h\u8576第一章總則 1152921.1目的與依據(jù) 1240781.2適用范圍 26321.3管理原則 26087第二章檔案分類與編號 287412.1檔案分類標(biāo)準(zhǔn) 2282462.2檔案編號規(guī)則 2105832.3分類與編號的實施 313641第三章檔案收集與歸檔 3183033.1收集范圍與要求 3265993.2歸檔流程與時間 3220173.3歸檔責(zé)任人 324690第四章檔案保管與存儲 3150624.1保管條件與設(shè)施 458104.2存儲方式與安全 4310954.3保管期限與鑒定 41993第五章檔案利用與查閱 4112365.1利用申請與審批 4147385.2查閱規(guī)定與流程 4115135.3檔案復(fù)制與借閱 47714第六章檔案銷毀與處置 4180446.1銷毀標(biāo)準(zhǔn)與程序 4336.2處置方式與記錄 521806.3監(jiān)督與審核 510004第七章檔案信息化管理 5238497.1電子檔案管理 568647.2信息系統(tǒng)與安全 5170507.3數(shù)據(jù)備份與恢復(fù) 526541第八章附則 6100028.1解釋權(quán)與修訂權(quán) 644078.2生效日期 6320658.3相關(guān)表格與附件 6第一章總則1.1目的與依據(jù)為了加強公司資料檔案的管理，保證檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司的實際情況，制定本規(guī)定。1.2適用范圍本規(guī)定適用于公司內(nèi)部各類資料檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等管理工作。涵蓋了公司的各個部門和業(yè)務(wù)領(lǐng)域，包括但不限于行政管理、人力資源、財務(wù)會計、市場營銷、技術(shù)研發(fā)等方面的檔案。1.3管理原則公司資料檔案管理遵循以下原則：（1）集中統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案進行集中統(tǒng)一管理，保證檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。（2）完整性原則：保證檔案資料的完整性，包括文件的正文、附件、審批記錄等都應(yīng)完整地歸檔。（3）安全性原則：采取必要的安全措施，保證檔案的實體安全和信息安全，防止檔案丟失、泄露或損壞。（4）便利性原則：檔案的管理和利用應(yīng)方便快捷，提高工作效率，滿足公司內(nèi)部各部門對檔案的查詢和使用需求。（5）保密性原則：對于涉及公司機密的檔案，嚴(yán)格按照保密制度進行管理，保證公司的商業(yè)秘密和知識產(chǎn)權(quán)得到保護。第二章檔案分類與編號2.1檔案分類標(biāo)準(zhǔn)公司檔案按照內(nèi)容和性質(zhì)進行分類，分為行政管理類、人力資源類、財務(wù)會計類、市場營銷類、技術(shù)研發(fā)類等。行政管理類檔案包括公司的規(guī)章制度、會議紀(jì)要、行政公文等；人力資源類檔案包括員工檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核等；財務(wù)會計類檔案包括財務(wù)報表、憑證、審計報告等；市場營銷類檔案包括市場調(diào)研報告、銷售合同、客戶資料等；技術(shù)研發(fā)類檔案包括項目文檔、技術(shù)報告、專利申請等。2.2檔案編號規(guī)則檔案編號采用分類編碼與流水號相結(jié)合的方式。分類編碼根據(jù)檔案的類別進行設(shè)定，如行政管理類為“XZ”，人力資源類為“RZ”，財務(wù)會計類為“CW”，市場營銷類為“SC”，技術(shù)研發(fā)類為“JS”。流水號則按照檔案的歸檔時間順序進行編排，從“001”開始依次遞增。例如，一份行政管理類的檔案編號為“XZ001”，表示這是行政管理類的第1份檔案。2.3分類與編號的實施檔案分類與編號工作由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實施。在檔案收集時，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)進行分類，并按照編號規(guī)則進行編號。同時應(yīng)建立檔案分類與編號的目錄，便于查詢和管理。對于新產(chǎn)生的檔案，應(yīng)及時進行分類和編號，并納入檔案管理系統(tǒng)。第三章檔案收集與歸檔3.1收集范圍與要求檔案收集的范圍包括公司內(nèi)部各部門在工作中形成的具有保存價值的各種文件、資料、記錄等。收集的要求如下：（1）完整性：收集的檔案應(yīng)完整無缺，包括文件的正文、附件、審批手續(xù)等。（2）準(zhǔn)確性：檔案的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，如實反映公司的各項工作情況。（3）及時性：各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間將檔案移交至檔案管理部門，保證檔案的及時收集。3.2歸檔流程與時間歸檔流程如下：（1）各部門整理本部門的檔案，并填寫《檔案移交清單》。（2）檔案管理部門對移交的檔案進行審核，如發(fā)覺問題，及時通知相關(guān)部門進行整改。（3）審核通過后，檔案管理部門進行歸檔，并在《檔案歸檔登記表》上進行登記。歸檔時間為每年的3月和9月，各部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成檔案的移交工作。3.3歸檔責(zé)任人各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，保證檔案的質(zhì)量和完整性。檔案管理部門負(fù)責(zé)對各部門的檔案工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，保證檔案管理工作的順利進行。第四章檔案保管與存儲4.1保管條件與設(shè)施公司設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，保證檔案的安全保管。庫房內(nèi)的溫度和濕度應(yīng)保持在適宜的范圍內(nèi)，定期進行通風(fēng)和消毒。4.2存儲方式與安全檔案的存儲方式采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式。紙質(zhì)檔案按照分類編號進行存放，便于查找和利用。電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器上，并采取備份措施，防止數(shù)據(jù)丟失。同時應(yīng)加強對檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止非法訪問和信息泄露。4.3保管期限與鑒定根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定不同的保管期限。保管期限分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。定期對檔案進行鑒定，對于超過保管期限的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀或處置。第五章檔案利用與查閱5.1利用申請與審批公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，如同意查閱，應(yīng)指定查閱地點和時間，并告知查閱人相關(guān)注意事項。5.2查閱規(guī)定與流程查閱人應(yīng)在指定的地點和時間內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱地點。查閱時應(yīng)遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，不得涂改、損壞、丟失檔案。如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進行復(fù)制。5.3檔案復(fù)制與借閱檔案復(fù)制應(yīng)嚴(yán)格按照審批程序進行，復(fù)制的檔案應(yīng)注明復(fù)制件的出處和日期，并加蓋“復(fù)制件”章。檔案借閱應(yīng)辦理借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如需要續(xù)借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。第六章檔案銷毀與處置6.1銷毀標(biāo)準(zhǔn)與程序?qū)τ诔^保管期限或失去保存價值的檔案，應(yīng)進行銷毀處理。銷毀標(biāo)準(zhǔn)如下：（1）檔案內(nèi)容已無參考價值。（2）檔案保管期限已滿，且經(jīng)鑒定無繼續(xù)保存的必要。銷毀程序如下：（1）檔案管理部門提出銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。（2）公司領(lǐng)導(dǎo)對銷毀申請進行審批。（3）經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門和相關(guān)部門共同組成銷毀小組，對檔案進行銷毀處理，并填寫《檔案銷毀清單》。6.2處置方式與記錄銷毀后的檔案應(yīng)采取合理的處置方式，如粉碎、焚燒等，保證檔案信息不被泄露。同時應(yīng)做好銷毀記錄，包括銷毀時間、地點、方式、人員等信息，以備查閱。6.3監(jiān)督與審核檔案銷毀工作應(yīng)接受公司內(nèi)部的監(jiān)督和審核，保證銷毀工作的合法性和規(guī)范性。監(jiān)督部門應(yīng)對銷毀過程進行全程監(jiān)督，審核部門應(yīng)對銷毀申請和銷毀記錄進行審核，如發(fā)覺問題，應(yīng)及時糾正。第七章檔案信息化管理7.1電子檔案管理加強電子檔案的管理，建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案的收集、整理、存儲、利用和銷毀等進行全過程管理。電子檔案應(yīng)具備真實性、完整性、可用性和安全性，符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。7.2信息系統(tǒng)與安全建立完善的檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的信息化和自動化。加強信息系統(tǒng)的安全管理，采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等安全措施，防止信息系統(tǒng)受到攻擊和數(shù)據(jù)泄露。7.3數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全的地方，防止數(shù)據(jù)丟失。建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機制，保證在數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況下，能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證檔案管理工作的正常進行。