湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1公司簡介................................................................................................................1

2公司管理費用現(xiàn)狀................................................................................................1

3公司管理費用報銷存在的問題............................................................................2

3.1費用審批不嚴(yán).............................................................................................2

3.2差旅費報銷監(jiān)管不到位.............................................................................2

4公司管理費用報銷審批流程優(yōu)化設(shè)計................................................................3

4.1細(xì)化管理費用管控措施.............................................................................3

4.1.1明確費用報銷時間..........................................................................3

4.1.2明確費用報銷附件..........................................................................3

4.1.3明確審核人員職責(zé)..........................................................................4

4.2差旅費報銷審批流程優(yōu)化設(shè)計.................................................................5

4.2.1明確差旅費開支標(biāo)準(zhǔn)......................................................................5

4.2.2差旅費報銷審批流程......................................................................6

5總結(jié).......................................................................................................................7

參考資料...................................................................................................................8

I

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

湖南華日制藥有限公司管理費用

報銷審批流程優(yōu)化設(shè)計

1公司簡介

湖南華日制藥有限公司成立于2001年7月23日，位于湖南省寧鄉(xiāng)市經(jīng)濟

開發(fā)區(qū)二環(huán)東路，注冊資金500萬人民幣，專注于各類醫(yī)藥產(chǎn)品的研究、開發(fā)、

生產(chǎn)和銷售。公司主要業(yè)務(wù)覆蓋多個領(lǐng)域，包括化學(xué)藥品、生物制品、中藥提

取物及保健食品等，廣泛應(yīng)用于抗感染、抗腫瘤、治療和預(yù)防心血管、神經(jīng)系

統(tǒng)、呼吸系統(tǒng)等疾病。公司擁有一支豐富經(jīng)驗和專業(yè)技術(shù)的研發(fā)團隊，以及高

度自動化的生產(chǎn)線，確保公司產(chǎn)品質(zhì)量與安全。公司經(jīng)過多年的發(fā)展，已成為

國內(nèi)外多種藥品的主要供應(yīng)商。公司組織結(jié)構(gòu)如圖1-1所示：

圖1-1公司組織架構(gòu)圖

2公司管理費用現(xiàn)狀

湖南華日制藥有限公司是一家醫(yī)藥制造公司，其公司管理費用分為管理部

門發(fā)生的管理費用和研發(fā)部門發(fā)生的計入費用類的研發(fā)費用。管理部門發(fā)生的

管理費用主要有職工薪酬、折舊與攤銷、租賃費、辦公費、差旅費、修理費、

安全及勞動保護費、保險費、水電費、其他費用。

具體管理費用項目明細(xì)表如表2-1所示：

表2-1管理費用明細(xì)

費用大類費用科目所屬部門

職工薪資

租賃費

管理費用管理部門

辦公費

維修設(shè)備費

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安全及勞動保護費

保險費

其他費用

差旅費

湖南華日制藥有限公司對于每一類費用，在一些主要的關(guān)鍵控制點上，大

多數(shù)有著具體的控制措施。費用報銷管理的流程雖然有一些共性，但是每一項

費用之間也有差異，所以管理的方式方法還是略有不同，以下就各類費用的管

理方法特點進(jìn)行分別介紹:

表2-2費用管理方式

費用發(fā)生方式管理方式審核流程

差旅費財務(wù)相關(guān)政策監(jiān)控個人審批流程

職工工資費財務(wù)按績效勞務(wù)實施財務(wù)部門直接審核

租賃費按合同進(jìn)行管控財務(wù)部門憑票報銷

辦公費財務(wù)相關(guān)政策監(jiān)控財務(wù)部門憑票報銷

3公司管理費用報銷存在的問題

3.1費用審批不嚴(yán)

湖南華日制藥有限公司股東于2023年2月初聘請了大信會計師事務(wù)所對公

司2021-2022年財務(wù)報告進(jìn)行審計，該事務(wù)所在審計過程中發(fā)現(xiàn)公司費用審批不

嚴(yán)的問題。

（1）費用報銷不及時，部分費用出現(xiàn)跨年報銷的現(xiàn)象。例如：2021年10

月份購置的一批低值易耗品，至2022年2月份才審批入賬。

（2）費用附件不全，難以審核其真實性。湖南華日制藥有限公司員工在報

銷辦公用品的時候，并沒有將有效的購物明細(xì)清單附在報銷單之后，這在很大

程度上增加了公司員工將個人辦公用品與公司辦公用品混合使用后無法分辨的

風(fēng)險，由于沒有購物清單明細(xì)，財務(wù)審核人員因此根本無法具體審查，審查實

際發(fā)生的費用難度較大。

3.2差旅費報銷監(jiān)管不到位

（1）在員工出差期間，由于一些不可預(yù)見的因素（如突發(fā)事件、節(jié)假日旅

游高峰期、臨時出差等），可能導(dǎo)致員工難以購買符合公司規(guī)定的車票或住宿

旅店。

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（2）由于公司的差旅費管理制度存在缺陷，部分員工可能會在出差期間選

擇昂貴的交通方式，即便實際距離并不遠(yuǎn)?；蛘哂嗁徍廊A酒店來滿足員工個人

需求。

（3）各部門對于當(dāng)?shù)夭惋嫎?biāo)準(zhǔn)的了解準(zhǔn)備不足，可能會導(dǎo)致員工虛報較高

額度的差旅費用。

（4）出差員工除正常報銷的交通費、住宿費、伙食補助費三大項以外，還

可能私自參雜電話費、培訓(xùn)費、材料費、油料費等額外費用。

總體而言，財務(wù)部門在審核差旅費報銷時缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，而這種監(jiān)督差

旅費報銷不到位的情況，可能會導(dǎo)致實際發(fā)生的費用與員工報銷額度出現(xiàn)較大

差異，從而造成員工的不滿情緒，對公司的團結(jié)不利。

4公司管理費用報銷審批流程優(yōu)化設(shè)計

4.1細(xì)化管理費用管控措施

4.1.1明確費用報銷時間

明確費用報銷時間非常重要，因為及時報銷可以避免費用的滯留和拖延，

同時也可以加快財務(wù)結(jié)算和賬務(wù)核對的速度。湖南華日制藥有限公司應(yīng)設(shè)定費

用報銷的時間限制：

1.原則上在業(yè)務(wù)結(jié)束后的7個工作日內(nèi)辦理報賬手續(xù)。

2.當(dāng)年12月份發(fā)生的經(jīng)濟事項原則上允許跨年報賬，1-11月所發(fā)生的經(jīng)濟

事項不允許跨年度報賬。

3.每周的周一至周四為財務(wù)人員審批與核驗原始憑證時間，周五為賬務(wù)整理

時間，除特殊情況之外，不對外辦理業(yè)務(wù)。

4.結(jié)賬期為月末最后一天至次月3日，結(jié)賬期內(nèi)停止報賬。次月4日起財務(wù)

部門授理相關(guān)報銷單據(jù)。

5.每年度報賬截止時間由財務(wù)部門統(tǒng)籌規(guī)劃后決定。

如果有特殊情況需要延遲報銷，員工應(yīng)該提前向財務(wù)部門申請并獲得批準(zhǔn)。

4.1.2明確費用報銷附件

在明確費用報銷附件時，湖南華日制藥有限公司應(yīng)該考慮到員工的實際情

況和工作需要，避免因為要求過于苛刻導(dǎo)致員工無法按時報銷費用。同時，應(yīng)

通過辦公平臺以通知等方式，讓員工都能清楚地知道哪些附件需要提交，如何

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提交附件以及附件審批流程，以確保費用報銷的準(zhǔn)確性和合法性。

1.維修費：費用報銷單、經(jīng)審批維修申請單（單次維修超500元）、設(shè)備維

修清單和發(fā)票，另維修金額超過1萬元，需附維修合同。

2.業(yè)務(wù)招待費：費用報銷單、經(jīng)審批的招待費申請單、餐飲發(fā)票（附上菜

單）、住宿發(fā)票等。

3.差旅費：差旅費報銷單、經(jīng)審批的出差申請單、車票、住宿發(fā)票、油料發(fā)

票、過路過橋費等。

4.辦公費：費用報銷單、用品清單、發(fā)票、辦公用品驗收單。

5.租賃費：租賃費報銷單、租賃合同、發(fā)票。

6.水電費：費用報銷單、起止碼數(shù)、水電費發(fā)票。

7.保險費：費用報銷單、保險費用發(fā)票、保險合同復(fù)印件。

4.1.3明確審核人員職責(zé)

圖4-1公司管理費用審批流程圖

部門主管審核：部門主管審核費用的合理性和必要性，確保費用支出符合

公司的政策和規(guī)定，如果費用金額較大或者屬于特殊情況，可以向財務(wù)部門提

出申請，經(jīng)財務(wù)主管審核后再進(jìn)行審批通過。

財務(wù)部門審核：財務(wù)主管審核費用報銷單據(jù)和附件的真實性和合法性，對

費用進(jìn)行核對和整理，確保報銷金額和報銷事由的準(zhǔn)確性和完整性。

總經(jīng)理審批：報銷是否批準(zhǔn)，由總經(jīng)理對報銷費用的必要性和合法性進(jìn)行

綜合評價后進(jìn)行決定。

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4.2差旅費報銷審批流程優(yōu)化設(shè)計

4.2.1明確差旅費開支標(biāo)準(zhǔn)

差旅費標(biāo)準(zhǔn)按照分地區(qū)、分級別的原則制定，并根據(jù)經(jīng)濟發(fā)展水平、市場

價格和消費水平等變動情況適時調(diào)整。

（1）公共交通工具乘坐標(biāo)準(zhǔn)

公司應(yīng)根據(jù)員工級別制定相應(yīng)的出行方式要求。具體標(biāo)準(zhǔn)見下表所示：

表4-1公共交通工具乘坐標(biāo)準(zhǔn)

職位/出差工具高鐵火車飛機其他交通

經(jīng)濟艙

員工出差二等座硬座憑單據(jù)報銷

（緊急情況）

部門主管一等座軟座經(jīng)濟艙憑單據(jù)報銷

經(jīng)理出差一等座軟座經(jīng)濟艙憑單據(jù)報銷

總經(jīng)理出差商務(wù)座軟臥頭等艙憑單據(jù)報銷

出差人員應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的級別乘坐公共交通工具。乘坐公共交通工具的出

差人員如果未按規(guī)定級別正確選擇的，超支部分應(yīng)當(dāng)由個人自行承擔(dān)。在緊急

情況下（例如臨時出差時無法購買到指定等級的車票或機票），可在征得上級

領(lǐng)導(dǎo)同意后購買其他等級的車票或機票。

（2）其他差旅費開支標(biāo)準(zhǔn)

公司差旅費報銷存在的主要問題是未對差旅費用設(shè)定限制，因此需設(shè)定清

晰的差旅費用上限。對差旅費支出，各地市要制定相應(yīng)的限制條件。具體標(biāo)準(zhǔn)

見下表所示：

表4-2其他差旅費開支標(biāo)準(zhǔn)

地點/項目住宿標(biāo)準(zhǔn)交通標(biāo)準(zhǔn)餐飲標(biāo)準(zhǔn)

北京、上海、天津、重慶、320/天120/天100/天

廣州、深圳

其他省會城市280/天120/天100/天

市240/天100/天80/天

縣城200/天80/天60/天

村鎮(zhèn)180/天60/天60/天

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4.2.2差旅費報銷審批流程

湖南華日制藥有限公司應(yīng)健全出差審批制度。嚴(yán)格控制出差人數(shù)和天數(shù)，

按規(guī)定必須向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報批的出差經(jīng)費開支，控制規(guī)模；嚴(yán)禁無實質(zhì)目的、無

明確目的的出差活動。

（1）出差申請審批流程

出差人員填寫出差申請表：職工出差前需填寫出差申請表，注明出差目的、

時間、地點等信息。

部門經(jīng)理審核：出差申請表需要提交給部門經(jīng)理進(jìn)行審核。部門經(jīng)理會根

據(jù)實際情況判斷員工是否需要出差，并對申請表進(jìn)行批準(zhǔn)或駁回。

財務(wù)部經(jīng)理審批：部門經(jīng)理批準(zhǔn)的出差申請表需要提交給財務(wù)部經(jīng)理進(jìn)行

審批。財務(wù)部經(jīng)理將根據(jù)公司的財務(wù)政策和預(yù)算情況，對申請進(jìn)行審批。

出納人員進(jìn)行借支：經(jīng)過財務(wù)部經(jīng)理審批通過的申請表將交給出納人員，

出納人員會根據(jù)申請表中的信息為員工提前支付出差所需的費用。具體流程如

圖4-2所示：

出差人員部門經(jīng)理財務(wù)經(jīng)理

出納借支

填寫申請表審核審批

圖4-2出差審批流程圖

（2）差旅費報銷審批流程

當(dāng)員工出差之后，需在10天內(nèi)提交差旅費報銷單。

員工填寫出差報銷申請單：員工按照公司制定的出差報銷標(biāo)準(zhǔn)，填寫包括

出差費用明細(xì)、交通出行方式、出差目的等信息，并附相關(guān)憑證和附件，報銷

出差費用。

部門負(fù)責(zé)人審批：部門負(fù)責(zé)人對員工提交的差旅費報銷申請單進(jìn)行審批，

包括差旅費用是否符合標(biāo)準(zhǔn)、是否存在不合理費用等問題。

財務(wù)部門審核：財務(wù)部門對已通過部門負(fù)責(zé)人審批的差旅費報銷申請單進(jìn)

行審核，包括費用計算、憑證審核等，確保費用真實、合理、準(zhǔn)確。

總經(jīng)理審批：總經(jīng)理對已通過財務(wù)部門審核的差旅費報銷申請單進(jìn)行審批，

包括審批費用是否符合公司政策、是否存在合規(guī)風(fēng)險等問題。

財務(wù)部門付款：經(jīng)總經(jīng)理審批的差旅費報銷申請單，財務(wù)部門進(jìn)行付款操

作，并記錄在賬冊中。具體流程圖如圖4-3所示：

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