“8運行-8.3提出疑慮”解讀和應用指導材料GB∕T35770-2022《合規(guī)管理體系要求及使用指南》之17：“8運行-8.3提出疑慮”解讀和應用指導材料GB∕T35770-2022GB∕T35770-2022《合規(guī)管理體系要求及使用指南》8.3提出疑慮組織應確立、實施并保持一個報告過程，以鼓勵和促進（在有合理理由相信信息真實的情況下）報告試圖、涉嫌或實際存在的違反合規(guī)方針或合規(guī)義務的行為。該過程應：——在整個組織內(nèi)可見并可訪問；——對報告保密；——接受匿名報告；——保護報告者免于遭受打擊報復；——便于人員獲得建議。組織應確保所有人員了解報告程序、了解其自身的權利和保障機制，并能運用相關程序。運行提出疑慮目的和意圖；確立、實施并保持一個報告過程，以鼓勵和促進對試圖、涉嫌或實際存在的違反合規(guī)方針或義務的行為的報告，同時確保該過程可見、可訪問、保密、接受匿名、保護報告者并便于獲取建議，并確保所有人員了解并能運用該程序。“疑慮”的定義：指對可能存在的違反合規(guī)方針或合規(guī)義務的行為的懷疑或擔憂；疑慮的產(chǎn)生往往是因為觀察到某種行為或決策可能與合規(guī)方針或合規(guī)義務相違背；這些疑慮可能源于對特定操作、決策或行為的觀察，認為其可能不符合相關法律法規(guī)、行業(yè)標準、組織內(nèi)部政策或道德準則，表明存在不合規(guī)的風險或已經(jīng)發(fā)生了不合規(guī)的行為；疑慮可能涉及組織的運營活動、員工行為、商業(yè)決策等多個方面。組織應確立、實施并維護一個報告過程，以鼓勵和促進（在有合理理由相信信息真實的情況下）報告試圖、涉嫌或實際存在的違反合規(guī)方針或合規(guī)義務的行為；組織應建立一個系統(tǒng)化、結構化的報告過程，該過程程不僅是為了響應已經(jīng)發(fā)生的違規(guī)行為，還包括鼓勵員工報告潛在的、尚未實際發(fā)生的違規(guī)企圖或嫌疑。這一機制的建立體現(xiàn)了組織對合規(guī)行為的零容忍態(tài)度，以及對全員參與合規(guī)監(jiān)督的積極倡導；鼓勵和促進（在有合理理由相信信息真實的情況下）報告試圖、涉嫌或實際存在的違反合規(guī)方針或合規(guī)義務的行為：疑慮報告機制的核心目的：鼓勵員工在發(fā)現(xiàn)有違反合規(guī)方針或合規(guī)義務的行為時，能夠勇敢地站出來報告。這包括那些尚處于嘗試階段、有違規(guī)嫌疑的行為，以及已經(jīng)實際發(fā)生的違規(guī)行為。為了確保報告的有效性和避免惡意舉報，報告人應基于合理理由相信信息的真實性；疑慮報告平臺的設立與疑慮報告渠道公布；設立疑慮報告平臺：組織需建立一個專門的立疑慮報告平臺，作為接收和處理立疑慮報告的中心。多渠道公布：通過公告、內(nèi)部通訊、官方網(wǎng)站等多種方式公布立疑慮報告電話、郵箱或專用信箱，確保員工及外部相關方能夠輕松獲取立疑慮報告途徑。職責明確：明確界定相關部門在處理立疑慮報告中的職責權限，確保立疑慮報告得到及時、專業(yè)的受理。確保疑慮報告機制高效運作，適時上報至最高管理層與治理機構；“適宜時”的界定：指在發(fā)現(xiàn)重大合規(guī)疑慮或違規(guī)行為時，或當疑慮涉及到組織的核心業(yè)務、高級管理層成員、或可能對組織造成重大影響時。這些情況需要更高層級的介入和決策，以確保問題得到及時、妥善的處理。上報至最高管理者：將重大合規(guī)疑慮上報至最高管理者，可以確保問題得到足夠的重視和關注，并促進高層級的決策和資源的快速調(diào)配；上報至治理機構：將合規(guī)疑慮上報至治理機構，有助于實現(xiàn)多方監(jiān)督和制衡，確保決策的公正性和透明度。同時，治理機構具有更廣泛的代表性，能夠從不同角度審視問題，提出更為全面和長遠的解決方案；上報至相關委員會：將合規(guī)疑慮上報至相關委員會（如審計委員會、合規(guī)委員會等），可以充分發(fā)揮其專業(yè)性和針對性，快速識別問題本質，提出有效的應對措施。報告過程的關鍵要素。報告過程應：在整個組織內(nèi)可見并可訪問：報告渠道應當是公開透明的，確保所有員工都能方便地找到并了解如何使用。無論是通過內(nèi)部網(wǎng)站、熱線電話還是其他方式，組織都應該確保員工在需要時能夠輕松獲取報告途徑。對報告保密：為了保護報告人的隱私和安全，報告過程必須嚴格保密。這包括保護報告人的身份信息不被泄露，以及對報告內(nèi)容的保密處理。組織應制定明確的政策和程序來保護舉報人的隱私和安全，確保他們不會因舉報行為而受到任何形式的報復或歧視；接受匿名報告：允許匿名報告可以進一步消除報告人的顧慮，提高報告的積極性和真實性。組織應提供便捷的匿名報告方式，并確保這些報告能夠得到同等的重視和處理。保護報告者免于遭受打擊報復：組織應明確表態(tài)并采取措施，明確禁止任何單位和個人以任何形式對舉報人進行打擊報復，確保任何因報告違規(guī)行為而遭受打擊報復的行為都將受到嚴厲懲罰，確保舉報人的合法權益得到保護；便于人員獲得建議：報告過程中，員工可能需要就如何報告、報告的內(nèi)容以及如何保護自己等方面獲得建議和支持。組織應提供便捷的途徑和資源，幫助員工獲得這些必要的支持和指導。組織應確保所有人員了解報告程序、了解其自身的權利和保障機制，并能運用相關程序；確保所有人員了解報告程序：組織有責任和義務確保每一位員工都清楚知曉如何報告合規(guī)疑慮或違規(guī)行為。這包括提供詳細的報告流程指南，明確報告途徑（如熱線電話、電子郵箱、內(nèi)部舉報系統(tǒng)等），并解釋每一步操作的具體要求。通過內(nèi)部培訓、宣傳海報、員工手冊等多種方式，確保信息的全面覆蓋和深入傳達；了解其自身的權利和保障機制：員工在報告疑慮或違規(guī)行為時，應明確知曉自己享有的權利和組織提供的保障機制。這包括但不限于匿名報告的權利、報告過程的保密性、免受打擊報復的保障，以及對于報告被采納后可能獲得的獎勵或認可。組織需通過明確的政策文件、內(nèi)部通訊等方式，向員工詳細說明這些權利和保障措施，增強其報告的信心和積極性。能運用相關程序：僅僅了解報告程序和權利保障機制是不夠的，組織還需要確保員工能夠在實際需要時正確、有效地運用這些程序。這要求組織提供必要的