信息化管理在解決高等院校固定資產(chǎn)管理問題中的優(yōu)勢(shì)與應(yīng)用策略

摘要：高校資產(chǎn)中固定資產(chǎn)比例極高，這類資產(chǎn)是保障高校正常運(yùn)作、發(fā)展的基礎(chǔ)性資產(chǎn)，同時(shí)也是高校質(zhì)量和條件的重要判別因素，因此高校固定資產(chǎn)管理是保障高校健康和科學(xué)發(fā)展的重要前提。但目前一些高校在固定資產(chǎn)管理方面存在一定問題，其中信息化管理是解決相應(yīng)問題的有效方法之一，對(duì)此本文著重探討了信息化管理在解決高等院校固定資產(chǎn)管理問題中的優(yōu)勢(shì)，并從實(shí)踐層面探討了高校固定資產(chǎn)信息化管理具體策略，以期為高校資產(chǎn)管理改革提供一定參考。關(guān)鍵詞：高等院校;固定資產(chǎn)管理;信息化;應(yīng)用一、高校固定資產(chǎn)管理的常見問題（一）責(zé)任分配不合理固定資產(chǎn)管理對(duì)于絕大多數(shù)企業(yè)而言都屬于核心財(cái)務(wù)管理和組織管理工作之一，但對(duì)于高等院校等事業(yè)性單位而言固定資產(chǎn)管理通常不會(huì)作為核心管理內(nèi)容，因此在實(shí)際資產(chǎn)管理中也常出現(xiàn)受重視度偏低的問題，較為突出的是責(zé)任分配不夠細(xì)化、責(zé)任管理不夠嚴(yán)格?，F(xiàn)階段國(guó)內(nèi)高校在固定資產(chǎn)管理中通常采用歸口管理方式，即按照固定資產(chǎn)的類型向各責(zé)任部門分配不同的責(zé)任，例如財(cái)務(wù)部門主要負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的定期評(píng)估但不負(fù)責(zé)具體管理，重大固定資產(chǎn)（如土地資源、房屋和大型設(shè)施等）一般由院校后勤部門負(fù)責(zé)管理，一般固定資產(chǎn)（如教學(xué)和教研設(shè)備與儀器、圖書館館藏書籍等）通常由院校行政管理。高校固定資產(chǎn)管理的相關(guān)責(zé)任分配相對(duì)分散，從表面上看固定資產(chǎn)的分類較多且不同類型資產(chǎn)具有歸口管理部門。實(shí)際上高校固定資產(chǎn)的主要使用者為院系行政部門和教師，管理責(zé)任部門日常工作中主要負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的使用權(quán)分配、排序，其他時(shí)間主要負(fù)責(zé)對(duì)固定資產(chǎn)的一般保護(hù)，而相應(yīng)保護(hù)內(nèi)容較少納入財(cái)務(wù)部門的監(jiān)管。由此不難發(fā)現(xiàn)高校固定管理的責(zé)任分配存在兩個(gè)突出問題：其一，固定資產(chǎn)管理的集中度不足，綜合管理存在部分空缺，例如過程監(jiān)管缺失等;其二，固定資產(chǎn)使用與監(jiān)管分離，主要管理工作由行政部門負(fù)責(zé)，主要使用過程集中在基層，主要監(jiān)督工作由財(cái)務(wù)部門在事后進(jìn)行，在人事大幅調(diào)動(dòng)等情況下固定資產(chǎn)管理質(zhì)量也會(huì)明顯下滑。（二）過程管理不完善我國(guó)部分高校的固定資產(chǎn)管理問題多出現(xiàn)在校區(qū)擴(kuò)展期及之后的時(shí)間內(nèi)，這一時(shí)期高校固定資產(chǎn)管理的常見問題在于固定資產(chǎn)投資風(fēng)險(xiǎn)。目前我國(guó)高考報(bào)名人數(shù)和高校招錄取人數(shù)仍保持增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，而國(guó)內(nèi)高校數(shù)量有限，為滿足持續(xù)增長(zhǎng)的生源規(guī)模，很大一部分高校選擇了擴(kuò)建，這期間高校固定資產(chǎn)投資規(guī)模明顯增加，而相應(yīng)建設(shè)活動(dòng)所需資金基本不可能完全依靠財(cái)政撥款來滿足，因此多數(shù)高校會(huì)選擇銀行貸款等方式進(jìn)行籌資。在對(duì)貸款所獲得的資金進(jìn)行固定資產(chǎn)投資的過程中，風(fēng)險(xiǎn)管理必須被高度重視。而許多開展擴(kuò)建工作的高校對(duì)此類投資活動(dòng)的事前和事中管理不到位，例如事前管理中風(fēng)險(xiǎn)分析不足，導(dǎo)致投資風(fēng)險(xiǎn)未被有效識(shí)別;事后管理中缺乏對(duì)固定資產(chǎn)收益創(chuàng)造能力的建設(shè)，進(jìn)而引發(fā)固定資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)和潛在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。從本質(zhì)上看，這是對(duì)固定資產(chǎn)投資的過程管理不到位，輕視了風(fēng)險(xiǎn)管控問題。（三）內(nèi)控制度落實(shí)存在障礙高校固定資產(chǎn)管理屬于內(nèi)控工作的組成部分，由相應(yīng)內(nèi)控制度作為指導(dǎo)，但實(shí)際內(nèi)控制度在落實(shí)過程中還存在一系列的問題：首先是因職能分配不合理導(dǎo)致的約束力不足。當(dāng)前我國(guó)高校固定資產(chǎn)管理責(zé)任主要依照資產(chǎn)類型劃分，固定資產(chǎn)管理體系實(shí)際上呈現(xiàn)出明顯的扁平化特點(diǎn)，而扁平化管理體系更適合于基層決策權(quán)需求較高的管理內(nèi)容，固定資產(chǎn)顯然不在此列，同時(shí)扁平化管理還導(dǎo)致了責(zé)任部門間難以進(jìn)行有效的監(jiān)督和約束，進(jìn)而導(dǎo)致部分固定資產(chǎn)控制制度的操作性下降。其次是審批制度不健全。在高度扁平化的固定資產(chǎn)管理體系下，高校部分固定資產(chǎn)投資的申請(qǐng)、審核、清查工作難以全面貫穿，實(shí)際決策和管理略顯隨意，導(dǎo)致許多隱性風(fēng)險(xiǎn)無法被及時(shí)有效地識(shí)別。最后是內(nèi)部監(jiān)督審計(jì)制度不完善。目前國(guó)內(nèi)所有高校幾乎都設(shè)有內(nèi)部審計(jì)部門，但在固定資產(chǎn)審計(jì)方面的主要工作內(nèi)容仍局限于采購固定資產(chǎn)的驗(yàn)收、評(píng)價(jià)等基礎(chǔ)層面，部分監(jiān)督審計(jì)工作仍存在空白。二、信息化管理思想在解決高校固定資產(chǎn)管理問題中的優(yōu)勢(shì)（一）國(guó)家制度支持優(yōu)勢(shì)高校內(nèi)控管理的信息化發(fā)展目前己納入政策規(guī)定范圍，2012年我國(guó)財(cái)政部聯(lián)合多部門共同印發(fā)的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》中明確提出了要“建立資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)，做好資產(chǎn)的統(tǒng)計(jì)、報(bào)告、分析工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)管理”的基本要求。此外在2016年財(cái)政部主持的全國(guó)行政事業(yè)單位資產(chǎn)清查工作中又再次強(qiáng)調(diào)了各單位必須建立國(guó)有資產(chǎn)信息化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的硬性要求，這其中就包含了固定資產(chǎn)的信息化數(shù)據(jù)庫建設(shè)。因此高校固定資產(chǎn)信息化管理是當(dāng)前國(guó)家政策要求下的必要工作，這一規(guī)范明確了高校資產(chǎn)信息化管理的必要性，為固定資產(chǎn)的信息化管理提供了上層制度支持，信息化管理在未來高校開展固定資產(chǎn)制度建設(shè)方面也將獲得一定的政策資源優(yōu)勢(shì)。（二）信息技術(shù)發(fā)展相對(duì)完善21世紀(jì)的科技與經(jīng)濟(jì)發(fā)展是以網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)為基礎(chǔ)的，在21世紀(jì)已經(jīng)過去的不足20年中，全球網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)發(fā)展與迭代迅速，其中不乏可應(yīng)用于固定資產(chǎn)管理方面的實(shí)用性技術(shù)。例如固定資產(chǎn)信息的在線管理能夠有效提升高校固定資產(chǎn)管理的統(tǒng)一性，而大型固定資產(chǎn)監(jiān)管中的人員需求也可以在新型傳感器技術(shù)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下得到消解，利用GIS.GPS.條形碼和二維碼技術(shù)等也能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)高校大小型科研設(shè)備的快速信息錄入與跟蹤管理等?？梢哉f新時(shí)代網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的高速發(fā)展為固定資產(chǎn)日常化管理提供了諸多便利，能夠大幅解決管理障礙問題，例如降低固定資產(chǎn)管理對(duì)人的過度依賴、提高固定資產(chǎn)實(shí)時(shí)檢查的可能性、保障固定資產(chǎn)清查的真實(shí)和準(zhǔn)確性等。（三）可消除固定資產(chǎn)常見問題中的溝通障礙前文對(duì)高校固定資產(chǎn)管理的常見問題進(jìn)行了總結(jié)，主要為管理責(zé)任分配不合理、過程管理不完善、內(nèi)控制度落實(shí)存在障礙，從本質(zhì)上看這三類問題都與資產(chǎn)管理體系內(nèi)部信息溝通不暢有一定關(guān)系，引入信息化管理手段對(duì)解決相應(yīng)問題有十分重要的作用。從固定資產(chǎn)管理責(zé)任分配角度來看，現(xiàn)階段高校采用歸口管理的主要原因在于多數(shù)高校己有固定資產(chǎn)類型多樣，而實(shí)際可投入到固定資產(chǎn)管理工作上的人力資源不足，故采用效率更高的歸口管理方式。而在信息技術(shù)的支持下，固定資產(chǎn)統(tǒng)一管理對(duì)人力資源的需求顯著下降，可以擺脫對(duì)歸口管理模式的過度依賴。同時(shí)在信息化管理模式下高校固定資產(chǎn)使用過程中可以采取更嚴(yán)格的多級(jí)化管理，這樣能夠強(qiáng)化責(zé)任分配質(zhì)量和落實(shí)質(zhì)量，其中信息化技術(shù)還能夠避免多級(jí)化管理下固定資產(chǎn)申用審核等的效率問題。從過程管理的角度來看，目前高校固定資產(chǎn)管理的過程不完善主要集中在事前和事后管理階段，相應(yīng)管理中的核心問題在于固定資產(chǎn)投資管理部門對(duì)于所投資項(xiàng)目的分析不足，而根本原因在于管理部門不重視經(jīng)驗(yàn)積累，難以支持風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估;同時(shí)在固定資產(chǎn)購置后缺乏對(duì)固定資產(chǎn)的實(shí)時(shí)監(jiān)管，導(dǎo)致資產(chǎn)損失、流失問題無法被及時(shí)發(fā)現(xiàn)。而這兩類問題都能夠通過信息化技術(shù)來解決，例如前者可依托高校固定資產(chǎn)投資大數(shù)據(jù)來分析和定位風(fēng)險(xiǎn)，后者則可利用物聯(lián)網(wǎng)監(jiān)控技術(shù)等對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行有效的追蹤管理等。從內(nèi)控制度落實(shí)角度來看，高校固定資產(chǎn)管理內(nèi)控制度的核心問題在于內(nèi)控體系的連貫性不足，其本質(zhì)在于信息傳遞效率低、信息共享質(zhì)量差，大多數(shù)審計(jì)監(jiān)管信息需要審計(jì)部門工作人員親自到現(xiàn)場(chǎng)獲取，這嚴(yán)重影響了內(nèi)控工作執(zhí)行效率和質(zhì)量。而統(tǒng)一的固定資產(chǎn)信息化管理體系能將大部分審計(jì)工作所需的信息集中整合到固定資產(chǎn)信息庫中，大幅降低審計(jì)人員線下工作比重，從而保障內(nèi)控工作質(zhì)量。三、高校固定資產(chǎn)信息化管理策略（一）構(gòu)建多級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式多級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理的根本目標(biāo)是要保障固定資產(chǎn)管理責(zé)任的細(xì)化分配與統(tǒng)一監(jiān)管，從而以多級(jí)管理替代扁平化管理，更有效地規(guī)避固定資產(chǎn)管理責(zé)任空缺與執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)。具體到管理實(shí)踐中，應(yīng)分別從固定資產(chǎn)管理的組織結(jié)構(gòu)和信息化管理體系結(jié)構(gòu)兩個(gè)方面進(jìn)行多級(jí)化調(diào)整。首先，建立多級(jí)化固定資產(chǎn)管理組織結(jié)構(gòu)。即從固定資產(chǎn)管理組織制度層面強(qiáng)化責(zé)任多級(jí)細(xì)化分配，應(yīng)由院長(zhǎng)聯(lián)合財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人共同對(duì)全校固定資產(chǎn)管理進(jìn)行統(tǒng)一指揮，下設(shè)固定資產(chǎn)投資管理部門，負(fù)責(zé)投資需求分析、投資風(fēng)險(xiǎn)分析與評(píng)估、投資風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與跟蹤管理;原按固定資產(chǎn)類型的歸口管理分類不變，新增專業(yè)資管部門對(duì)固定資產(chǎn)管理做綜合統(tǒng)籌與協(xié)調(diào)管理，審計(jì)部門責(zé)任小組納入統(tǒng)計(jì)管理層，負(fù)責(zé)對(duì)統(tǒng)計(jì)歸口部門的責(zé)任監(jiān)督和管理;基層固定資產(chǎn)使用和管理部門設(shè)定明確管理權(quán)，負(fù)責(zé)使用權(quán)分配、固定資產(chǎn)使用和變更（變化）記錄等，保證權(quán)責(zé)明確，避免權(quán)責(zé)交叉、重疊等混亂現(xiàn)象。其次，建立與固定資產(chǎn)管理組織結(jié)構(gòu)匹配的一體化、多權(quán)限層級(jí)的信息化管理系統(tǒng)。一般可采用三級(jí)管理模式，其中：一級(jí)管理模塊的使用權(quán)人主要為院長(zhǎng)、財(cái)務(wù)部門固定資產(chǎn)管理負(fù)責(zé)人、固定資產(chǎn)投資管理部門相關(guān)人員，負(fù)責(zé)對(duì)固定資產(chǎn)投資、分配與使用的全流程管控;二級(jí)管理模塊的使用權(quán)人主要為歸口責(zé)任部門，包括財(cái)務(wù)部、各院系行政部門和院校后勤部門，各部門負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)分配、使用信息審核與跟蹤管理、向上反饋資源需求、向下下達(dá)管理需求等;三級(jí)管理模塊為基層管理部門，負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)使用需求提交、固定資產(chǎn)的使用與保護(hù)、固定資產(chǎn)的出＼歸庫記錄等。各級(jí)管理模塊按照管理層級(jí)不同設(shè)置不同權(quán)限，其中審核后信息的變更操作應(yīng)做限制，所有審核后信息的變更歷史應(yīng)保存系統(tǒng)記錄，同時(shí)保留變更前所有操作記錄和舊版本信息，確保資產(chǎn)信息完整性和真實(shí)性。（二）統(tǒng)一固定資產(chǎn)信息化管理數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和接口固定資產(chǎn)信息化管理最重要的一個(gè)目標(biāo)是建立統(tǒng)一的信息資源管理系統(tǒng)，這一方面能夠保證固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)信息的完整性，提升管理和審計(jì)質(zhì)量，另一方面能夠?qū)潭ㄙY產(chǎn)管理問題分析提供充足資料，幫助管理部門更好地發(fā)現(xiàn)潛在問題。但具體到事件當(dāng)中，固定資產(chǎn)管理細(xì)膩的統(tǒng)一管理要從制度和技術(shù)方面實(shí)現(xiàn)同步統(tǒng)一。首先，要建立標(biāo)準(zhǔn)的固定資產(chǎn)信息化管理流程。各責(zé)任部門必須嚴(yán)格按照工作制度與流程規(guī)范執(zhí)行資產(chǎn)購置申請(qǐng)、投資、使用和跟蹤管理工作，同步記錄固定資產(chǎn)信息，確保信息完整性。其次，要建立統(tǒng)一的信息錄入標(biāo)準(zhǔn)。在固定資產(chǎn)采購等投資活動(dòng)中，籌資申請(qǐng)、籌資記錄、投資記錄等信息都要提供標(biāo)準(zhǔn)模版，為未來統(tǒng)計(jì)信息提供標(biāo)準(zhǔn)化支持;在固定資產(chǎn)使用過程中，使用申請(qǐng)、出入庫記錄等都需要做到標(biāo)準(zhǔn)化管理，使用標(biāo)準(zhǔn)格式錄入;在固定資產(chǎn)檢查方面，所有檢查信息也需要采用標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)格式。最后，要建立歸一化數(shù)據(jù)接口。主要針對(duì)固定資產(chǎn)管理不同階段的綜合數(shù)據(jù)信息分庫管理等問題（例如多分院間使用不同物理數(shù)據(jù)庫的情況），提供統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和歸一數(shù)據(jù)接口，保證審計(jì)監(jiān)管部門和財(cái)務(wù)部門在進(jìn)行固定資產(chǎn)清查和核算過程中能夠有效調(diào)用所有信息且保證信息格式的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，進(jìn)而保證清查等管理工作的準(zhǔn)確性，也為其他固定資產(chǎn)實(shí)時(shí)管理工作提供高時(shí)效性的遠(yuǎn)程監(jiān)管條件。（三）建立專業(yè)的資產(chǎn)信息化管理隊(duì)伍發(fā)展模式固定資產(chǎn)管理的信息化改革必然提高了對(duì)相關(guān)管理人員的技術(shù)能力要求，未來高校在資產(chǎn)管理工作隊(duì)伍的建設(shè)過程中需要將資產(chǎn)信息化管理技能培育作為新增內(nèi)容，重點(diǎn)優(yōu)化相應(yīng)技能培育和發(fā)展相關(guān)的內(nèi)容體系、教育培訓(xùn)體系、實(shí)踐鍛煉方案等。同時(shí)在未來資產(chǎn)管理人才招募中增加對(duì)人才信息化技術(shù)的考察，將之作為人才能力的基礎(chǔ)要素進(jìn)行評(píng)價(jià)，相應(yīng)能力也作為在崗工作人員的績(jī)效評(píng)價(jià)與職稱評(píng)定參考要素，實(shí)現(xiàn)對(duì)隊(duì)伍成員自主技術(shù)能力發(fā)展的有效激勵(lì)，有效提升團(tuán)隊(duì)工作能力。四、結(jié)語通過本文分析來看，目前我國(guó)高校固定資產(chǎn)管理的問題主要表現(xiàn)在制度層面，而相應(yīng)制度的優(yōu)化大多依賴信息化管理的支持，甚至可以通過信息化管理來徹底解決相應(yīng)問題，而現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)普及和信息技術(shù)發(fā)展都為信息化管理改革提供了有利條件。針對(duì)現(xiàn)有問題，本文認(rèn)為高校固定資產(chǎn)信息化管理應(yīng)從多級(jí)管理、信息統(tǒng)一管理、隊(duì)伍發(fā)展三個(gè)方面著手，具體應(yīng)用中要同時(shí)從管理制度和信息技術(shù)方面實(shí)施并行改革，保障固定資產(chǎn)信息化管理的有效落實(shí)。R