外購件采購流程1目的為了確保外購整機(jī)和配套采購信息準(zhǔn)確，明確采購過程職責(zé)權(quán)限，規(guī)范采購操作步驟，符合信息系統(tǒng)要求，更好滿足生產(chǎn)、物流、銷售需求，特制訂本程序。2范圍本程序適用于外購整機(jī)和配套物料整個(gè)采購過程。定義本程序采用了GB/T19000-2000idtISO90002008《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語》標(biāo)準(zhǔn)中的定義及下述定義。7.4.1采購過程指的是采購部門應(yīng)確保產(chǎn)品符合規(guī)定的采購要求。3職責(zé)3.1采購員執(zhí)行請購單，簽訂執(zhí)行合同，按時(shí)保質(zhì)保量完成采購任務(wù)。3.2質(zhì)量中心負(fù)責(zé)開展進(jìn)料質(zhì)量檢驗(yàn)和控制，并跟蹤《不合格處理單》執(zhí)行進(jìn)度；3.3倉儲部按照《外購物料入庫操作程序》，進(jìn)行清點(diǎn)驗(yàn)證型號和數(shù)量，進(jìn)行庫存日常保養(yǎng)和數(shù)據(jù)管理；生產(chǎn)中心執(zhí)行生產(chǎn)反饋的不合格處理通知；品質(zhì)部協(xié)助提供技術(shù)支持和圖紙審核；必要時(shí)開展技術(shù)工藝指導(dǎo)；3.6物流部負(fù)責(zé)催貨落實(shí)，通知物資回廠，貨物裝卸，執(zhí)行物流返修的不合格處理；物流中心計(jì)劃組負(fù)責(zé)執(zhí)行配套物料回廠計(jì)劃，并通知物料回廠；銷售中心備貨組負(fù)責(zé)審核客戶需求，制作備提貨單，5程序內(nèi)容5.1請購需求確定階段5.1.1銷售中心參照《可售產(chǎn)品一覽表》和《公司機(jī)型備貨周期表》對于短于常規(guī)備貨周期的貨物在下單當(dāng)日向生產(chǎn)管理中心提出《短于周期備貨申請書》；5.1.2采購員負(fù)責(zé)審核《短于周期備貨申請書》，經(jīng)物流中心落實(shí)庫存調(diào)配結(jié)果后反饋至生管中心，無庫存的情況下，采購員負(fù)責(zé)確定最短供貨周期）等情況后，2個(gè)小時(shí)內(nèi)反饋至生管中心；5.1.3對于可售產(chǎn)品一覽表之外的機(jī)型和配件，業(yè)務(wù)人員經(jīng)銷管部門審核后下單當(dāng)日向生產(chǎn)管理中心提出《非標(biāo)產(chǎn)品銷售申請書》；5.1.4整機(jī)和配套采購員負(fù)責(zé)審核《非標(biāo)產(chǎn)品銷售申請書》，經(jīng)與戰(zhàn)略采購協(xié)商供應(yīng)商開發(fā)情況后，收到戰(zhàn)略采購回復(fù)后2個(gè)小時(shí)內(nèi)反饋至生管中心；5.1.5待型號和周期確認(rèn)無誤后，銷售中心備貨制單員，編制備貨單和直開提貨單；并負(fù)責(zé)錄入外購類物資的《請購單》；5.1.6生管中心負(fù)責(zé)下單當(dāng)日分解并下發(fā)備貨單，包含主機(jī)備貨單和配件備貨單，直開提貨單不經(jīng)分級直接下發(fā)生產(chǎn)、采購、物流等部門；5.1.7物流中心配套計(jì)劃員收到備貨單后，根據(jù)二十日發(fā)貨計(jì)劃和特殊需求，進(jìn)行采購計(jì)劃分析，每周定期下發(fā)《配套物料采購計(jì)劃》，并填寫配套物資《請購單》；5.2請購單審批階段5.2.1采購員收到采購任務(wù)后，根據(jù)采購中心提供的《現(xiàn)有供應(yīng)商廠家》開始選擇現(xiàn)有供應(yīng)商，若相應(yīng)原料無常規(guī)供應(yīng)商，采購員需在一個(gè)工作日向采購部門提交《供應(yīng)商開發(fā)申請書》，采購中心在3個(gè)工作日內(nèi)向執(zhí)行采購反饋結(jié)果，詳見《供應(yīng)商開發(fā)流程》5.2.2采購員收到請購單，根據(jù)貨物采購周期，按照公司已有的《采購合同模板》合理選擇時(shí)機(jī)并在一個(gè)工作日內(nèi)與供應(yīng)商簽訂《整機(jī)采購合同》；5.2.3采購員收到配套物料請購單后，復(fù)核型號數(shù)量無誤后一個(gè)工作日內(nèi)與供應(yīng)商簽訂《配套采購合同》；采購合同執(zhí)行階段5.3.1采購員簽訂合同后，有計(jì)劃的追蹤了解供應(yīng)商生產(chǎn)制作進(jìn)度，督促落實(shí)供應(yīng)商按時(shí)保質(zhì)完成送貨，必要時(shí)需駐廠查看督促;重要物資填寫《采購合同執(zhí)行進(jìn)度追蹤表》5.3.2物流部備貨內(nèi)勤結(jié)合倉庫庫存和發(fā)貨需求，經(jīng)合理安排調(diào)配，收到發(fā)貨計(jì)劃4個(gè)小時(shí)內(nèi)向整機(jī)和配套采購員填寫《催貨通知書》；5.3.3采購員經(jīng)落實(shí)供應(yīng)商預(yù)計(jì)到廠日期后，一個(gè)工作日簽字回執(zhí)《催貨通知書》；必要時(shí)了解查看現(xiàn)有庫存和在途計(jì)劃，并作出調(diào)配調(diào)整建議；5.3.4物流收到《催貨通知書》匯總自制貨物進(jìn)度，反饋給跟單部并追蹤客戶預(yù)計(jì)發(fā)貨周期，并協(xié)助完成國貿(mào)海運(yùn)訂艙工作；5.3.5采購員收到物流部訂艙協(xié)助通知后，四個(gè)工作內(nèi)要求供應(yīng)商提供貨物的發(fā)貨包裝尺寸、重量等預(yù)發(fā)貨清單，轉(zhuǎn)交給物流中心物流部備貨內(nèi)勤；5.3.6合同執(zhí)行期間，采購員對于供應(yīng)商遇到的技術(shù)問題和需求核實(shí)的疑問，需在一個(gè)工作日通知技術(shù)人員和備貨咨詢?nèi)寺?lián)系解決，送貨前兩周未得到反饋向部門經(jīng)理匯報(bào)預(yù)警；發(fā)貨準(zhǔn)備階段5.4.1海運(yùn)組完成訂艙后，向物流傳遞《裝箱時(shí)間確認(rèn)單》物流部備貨內(nèi)勤填寫《到貨通知書》通知給采購員進(jìn)行發(fā)貨準(zhǔn)備；5.4.2對于配套物料，物流中心計(jì)劃組結(jié)合發(fā)貨需求和庫存，在不影響發(fā)貨的前提下，合理安排向配套采購員下發(fā)《物料回廠通知書》；5.4.3采購員收到到貨通知，一個(gè)工作日內(nèi)反饋供應(yīng)商送貨到廠時(shí)間；若出現(xiàn)到廠時(shí)間不滿足裝箱時(shí)間要求，反饋給物流內(nèi)勤，進(jìn)而通知海運(yùn)組修改船期；5.4.4送貨時(shí)間滿足后，采購員填寫《預(yù)付款單》，經(jīng)部門經(jīng)理審批后通知財(cái)務(wù)支付預(yù)付款，同時(shí)到貨前三天反饋物流內(nèi)勤運(yùn)輸時(shí)間和到廠日期，并通知倉庫準(zhǔn)備收貨卸貨；送貨結(jié)算階段5.5.1供應(yīng)商到廠，倉庫核實(shí)到貨通知后，通知物流部裝卸班組卸貨，原則上上班時(shí)間到貨當(dāng)天完成卸貨，當(dāng)天下班時(shí)間到貨在隔日下班前完成卸貨，并通知聯(lián)系質(zhì)檢按照驗(yàn)收，具體參照《進(jìn)貨質(zhì)量控制流程》；5.5.2倉管員進(jìn)行數(shù)量和型號清單復(fù)核，進(jìn)料質(zhì)檢員進(jìn)行質(zhì)控檢驗(yàn)，對于進(jìn)料質(zhì)檢員開具的《不合格處理單》，采購員全力配合要求供應(yīng)商執(zhí)行，必要時(shí)協(xié)助廠區(qū)整改反饋；以實(shí)現(xiàn)滿足發(fā)貨要求；5.5.3質(zhì)量合格后，倉管元核實(shí)無誤后簽字回執(zhí)《送貨單》并進(jìn)行材料會計(jì)，收到供應(yīng)商的發(fā)票后完成復(fù)核，詳見《物流中心倉管員入庫操作程序》5.5.4采購員根據(jù)倉庫核算的發(fā)票，填寫《應(yīng)付款單》，經(jīng)部門經(jīng)理審批提交財(cái)務(wù)付款；5.5.5采購員經(jīng)與供應(yīng)商核算收款后，采購程序結(jié)束，進(jìn)入售后處理程序。原則上不允許供應(yīng)商廠家直接發(fā)貨，特殊情況必須經(jīng)物流中心通知采購中心要求供應(yīng)商執(zhí)行。對