淺談?wù)袠?biāo)代理機構(gòu)的風(fēng)險管理

摘要：隨著中國經(jīng)濟的不停增加，政府、公司投資規(guī)模不停的擴大，招投標(biāo)市場的內(nèi)容不停豐富，招投標(biāo)活動范疇更加普及，招投標(biāo)已成為經(jīng)濟活動中的重要內(nèi)容，招標(biāo)市場的競爭越來越激烈，也隨著著多個各樣的風(fēng)險，代理機構(gòu)應(yīng)重視本身存在的風(fēng)險，加強風(fēng)險防備，建立本身的風(fēng)險管理體系。

核心詞：招標(biāo)代理機構(gòu)；風(fēng)險管理；公司管理；服務(wù)質(zhì)量

招標(biāo)代理機構(gòu)是指受招標(biāo)人委托，代為從事招標(biāo)組織活動的中介機構(gòu)?！吨腥A人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》實施以來，中國招標(biāo)代理機構(gòu)快速發(fā)展起來，從事招標(biāo)代理的人員隊伍不停的壯大，招標(biāo)代理的市場機會顯得很誘人，也給人感覺不需要多大的資本投入就能夠獲取很高的回報，事實上，在這高回報、高利益的背后也隨著著高風(fēng)險，招投標(biāo)行業(yè)本身就是個高風(fēng)險的行業(yè)，特別是工程招投標(biāo)領(lǐng)域也是貪污、賄賂、腐敗等職務(wù)犯罪案件的高發(fā)區(qū)，而招標(biāo)代理機構(gòu)在整個的招投標(biāo)過程中的重要作用，難免的就會涉及其中。因此作為招標(biāo)代理機構(gòu)對行業(yè)的風(fēng)險要有高度的認識和重視，招標(biāo)代理機構(gòu)一旦發(fā)生風(fēng)險或危機，往往都是致命的，可能會使招標(biāo)代理機構(gòu)面臨直接取消資格的風(fēng)險，不管是投標(biāo)人的投訴、監(jiān)管部門的處分、或者是項目委托人可能發(fā)生的連帶風(fēng)險。因此招標(biāo)代理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)把風(fēng)險管理放在公司發(fā)展的第一位，同時解決好風(fēng)險管理和業(yè)務(wù)發(fā)展的之間的關(guān)系。

隨著招標(biāo)代理機構(gòu)數(shù)量不停的增加，市場的競爭也越來越激烈，監(jiān)管部門的政策也在不停的更新變化，這就規(guī)定招標(biāo)代理機構(gòu)對本身所處的環(huán)境和風(fēng)險應(yīng)當(dāng)有充足的評定和分析，根據(jù)公司本身的狀況，提高自己的內(nèi)部管理水平和業(yè)務(wù)水平，應(yīng)對可能發(fā)生的環(huán)境的變化，提高自己的風(fēng)險防備意識，打造屬于公司本身的核心競爭力，在激烈的市場競爭中立于不敗之地。現(xiàn)以福建省的招標(biāo)代理市場為例，分析招標(biāo)代理機構(gòu)存在的風(fēng)險以及問題，并提出招標(biāo)代理機構(gòu)的風(fēng)險管理體系，作為探討。

一、招標(biāo)代理機構(gòu)存在的風(fēng)險

外部風(fēng)險

1.政策環(huán)境變化帶來的風(fēng)險。福建省的房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程建設(shè)項目采用的是招標(biāo)代理機構(gòu)比選方法，指由主管部門通過對招標(biāo)代理機構(gòu)的資格、能力、業(yè)績、信譽等狀況進行綜合比較，從中優(yōu)選前二十名招標(biāo)代理機構(gòu)進入名錄庫，招標(biāo)人從名錄庫中公開隨機抽取招標(biāo)代理機構(gòu)并委托其代理建設(shè)工程招標(biāo)事宜。而6月公布的《福建省房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程建設(shè)項目招標(biāo)代理機構(gòu)比選方法》比《比選方法》的重要內(nèi)容發(fā)生了重大的變化，調(diào)節(jié)省級名錄庫比選的評分內(nèi)容和分值，取消總分100分的限制；特別是對于代理機構(gòu)的業(yè)績采用了不封頂?shù)淖龇?，這使得進入的名錄庫的名單發(fā)生很大的變化，從現(xiàn)在公示的名單中原有的前二十名機構(gòu)有八名從名錄庫中出局。同樣的福州市的《福州市的房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程建設(shè)項目招標(biāo)代理機構(gòu)比選方法》采用了上述的變化。

這對于從名錄庫出局的招標(biāo)代理機構(gòu)來說，簡直是災(zāi)難性的風(fēng)險，普通狀況下省市名錄庫的抽簽項目會占到一種招標(biāo)代理機構(gòu)的招標(biāo)代理服務(wù)費收入的70%以上。對于招標(biāo)代理機構(gòu)來說不可避免的出現(xiàn)大幅的業(yè)務(wù)下滑，從而造成惡性循環(huán)，難有機會再進入名錄庫。這些招標(biāo)代理機構(gòu)的生存將受很大的威脅。固然對于那些能進到名錄庫的新組員來說，把握了時機，化威脅為機遇，應(yīng)當(dāng)說這些新組員更含有憂患和風(fēng)險意識。因此對重大政策變化帶來的風(fēng)險和機會把握充足與否，將對公司的生存產(chǎn)生重大的影響。招投標(biāo)方式、形式的變化。隨著電子商務(wù)和管理信息化的快速發(fā)展，建設(shè)工程電子招投標(biāo)近年來在全國各地快速推開。建設(shè)主管部門對此高度重視，更快了電子招投標(biāo)的推廣步伐，電子招投標(biāo)在健全社會監(jiān)督機制、轉(zhuǎn)變政府監(jiān)督方式、規(guī)范招投標(biāo)秩序上起到了重要作用。隨著電子化招投標(biāo)的逐步實施，投標(biāo)人采用電子平臺上下載或上傳招投標(biāo)文獻，福建省、福州市市場的項目的書、圖紙將銷售逐步取消，造成招標(biāo)代理機構(gòu)收入大幅的減少。監(jiān)管部門不同的程序規(guī)定帶來的風(fēng)險。重要是來自項目所在行業(yè)的主管部門在招投標(biāo)過程中不同的監(jiān)督機構(gòu)的監(jiān)督程序規(guī)則，并且不同行業(yè)的招標(biāo)項目都有不同的政府主管部門，如工程建設(shè)、交通、電力、電信在招投標(biāo)的程序和規(guī)則都不盡相似，同行業(yè)省級和市級的主管部門在管理的手段、程序和辦法也存在差別，例如福建省、福州市以及福州市各縣、區(qū)也存在差別，容易出現(xiàn)因違反招標(biāo)程序、不熟悉有關(guān)規(guī)定而受到處分或者是投訴的狀況等等，這些都有可能會使招標(biāo)機構(gòu)面臨風(fēng)險。

內(nèi)部風(fēng)險

1.招標(biāo)代理機構(gòu)業(yè)務(wù)流程管理上的風(fēng)險。根據(jù)《招投標(biāo)法》以及福建省招投標(biāo)條例規(guī)定，招標(biāo)代理的業(yè)務(wù)流程有一套非常規(guī)范的操作的流程，普通涉及：訂立委托招標(biāo)代理合同—編制招標(biāo)方案—公布招標(biāo)公示、出售招標(biāo)文獻—標(biāo)前答疑、發(fā)補充告知—投標(biāo)人編制投標(biāo)文獻—組建評標(biāo)委員會—截標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)—提交評標(biāo)狀況報告—擬定中標(biāo)人后公示、發(fā)中標(biāo)告知書—訂立合同。

但是在實際的操作過程中，往往任何一種環(huán)節(jié)都會出現(xiàn)突發(fā)的狀況或者難以預(yù)料的狀況，例如在代理機構(gòu)與業(yè)主訂立委托代理合同后，由于行業(yè)的不同，“隔行如隔山”，代理機構(gòu)所服務(wù)的業(yè)主中，很大一部分人對招投標(biāo)工作不理解，有某些招標(biāo)人含有了較強的專業(yè)的知識，但對招標(biāo)程序缺少理解，或者跟上最新的形式變化和政策，還經(jīng)常會提出例如像提高投標(biāo)人的門檻、縮短招標(biāo)公示時間的問題，尚有國有投資項目的招標(biāo)人組建評標(biāo)委員會，提供專家，并成立評標(biāo)委員會等等問題。如果代理機構(gòu)在本身的內(nèi)部業(yè)務(wù)流程不盡完善，把關(guān)不夠嚴密，程序不夠完整，在任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)疏漏，如果解決不當(dāng)，給業(yè)主提供錯誤的建議和信息，給業(yè)主造成損失，造成流標(biāo)或者投訴。內(nèi)部綜合管理流程上的風(fēng)險以及財務(wù)風(fēng)險。由于業(yè)務(wù)人員在對外與業(yè)主之間的溝通和交流比較多，可能在對內(nèi)與綜合部門之間的溝通少，造成檔案文獻的歸檔不及時、丟失，資金回收與財務(wù)的數(shù)據(jù)銜接不上，收入不實、收入減少的狀況出現(xiàn)。綜合部門加強與業(yè)務(wù)部門的溝通，實現(xiàn)對業(yè)務(wù)收入和成本的有效控制，同時要避免業(yè)務(wù)員直接接觸現(xiàn)金，避免現(xiàn)金管理不善造成丟失等等，影響公司的正常運行。招標(biāo)代理業(yè)務(wù)服務(wù)質(zhì)量的風(fēng)險。招標(biāo)代理業(yè)務(wù)對人員有較高的綜合素質(zhì)的規(guī)定，如與業(yè)主及監(jiān)管部門的溝通能力以及對行業(yè)標(biāo)的的理解和學(xué)習(xí)能力，由于招標(biāo)項目涉及諸多行業(yè)的不同類別，行業(yè)有房建市政、公路交通、水利水電、鐵路等等，類型涉及設(shè)計、監(jiān)理、工程等，并且要含有熟悉國家、省、市有關(guān)法規(guī)并合理運用的能力，編標(biāo)及解決質(zhì)疑投訴的能力等等。在招標(biāo)代理過程中，招標(biāo)代理機構(gòu)作為中介組織，在項目委托人、投標(biāo)人以及行業(yè)主管部門起到承上啟下的作用，首先需要在正當(dāng)合規(guī)的原則下，根據(jù)業(yè)主的規(guī)定，運用本身的專業(yè)優(yōu)勢，為業(yè)主招到最適宜的投標(biāo)人，另首先解決好與投標(biāo)人的關(guān)系，投標(biāo)人作為招投標(biāo)活動中的另一種重要主體，代理機構(gòu)需要在職責(zé)范疇內(nèi)做好投標(biāo)人的解釋、答疑工作，避免糾紛及發(fā)生道德風(fēng)險。因此從制作招標(biāo)文獻開始到解決質(zhì)疑、投訴的能力，體現(xiàn)招標(biāo)代理機構(gòu)為招標(biāo)人服務(wù)質(zhì)量的好壞。從業(yè)人員的道德風(fēng)險。由于業(yè)主對于國家有關(guān)的法律法規(guī)理解程度不同，有些業(yè)主對中標(biāo)單位有傾向性，因此招標(biāo)文獻中某些重要條款的設(shè)定就十分重要，在這過程中從業(yè)人員的道德風(fēng)險可能發(fā)生，招標(biāo)代理機構(gòu)的業(yè)務(wù)人員掌握招標(biāo)文獻內(nèi)容的某些商業(yè)機密以及業(yè)主、投標(biāo)人的狀況信息，如果業(yè)務(wù)人員在道德方面出現(xiàn)問題，泄露招投標(biāo)過程中的全部涉密事項，還例如與招標(biāo)人、投標(biāo)人串通搞“暗箱操作”；進行私下交易，為招標(biāo)人指定或推薦投標(biāo)人、評委，越權(quán)解決招標(biāo)代理職責(zé)范疇內(nèi)的其它服務(wù)。

二、招標(biāo)代理機構(gòu)建立風(fēng)險管理體系的方法和方法

在防備外部風(fēng)險方面

1.招標(biāo)代理機構(gòu)避免業(yè)務(wù)來源、業(yè)務(wù)收入單一的風(fēng)險，在招標(biāo)代理機構(gòu)穩(wěn)健發(fā)展招標(biāo)代理的同時，能夠拓展有關(guān)的業(yè)務(wù)范疇，涉及不同行業(yè)不同監(jiān)管部門所涉及的業(yè)務(wù)，增進代理機構(gòu)的有關(guān)業(yè)務(wù)多元化，提高本身的業(yè)務(wù)來源，提高本身的抗風(fēng)險能力以及風(fēng)險防備能力。

作為招標(biāo)代理機構(gòu)應(yīng)首先確保工程招標(biāo)代理業(yè)務(wù)領(lǐng)域業(yè)務(wù)作為核心的業(yè)務(wù)，作為經(jīng)營發(fā)展之本，同時應(yīng)大力拓展不同行業(yè)、部門的招標(biāo)代理業(yè)務(wù)，獲得有關(guān)部門的資質(zhì)許可，拓展新的業(yè)務(wù)范疇，涉及財政部政府采購業(yè)務(wù)、發(fā)改委的中央投資項目、商務(wù)部的國際招標(biāo)代理業(yè)務(wù)、醫(yī)藥行業(yè)的招標(biāo)代理業(yè)務(wù)。多元化的業(yè)務(wù)范疇還應(yīng)當(dāng)涉及招標(biāo)代理以外的其它有關(guān)業(yè)務(wù)，例如建設(shè)部的工程造價業(yè)務(wù)、發(fā)改委的工程咨詢業(yè)務(wù)、新型的投融資業(yè)務(wù)以及代建業(yè)務(wù)等等。在新領(lǐng)域拓展招標(biāo)業(yè)務(wù)，例如在土地出讓方面采用招標(biāo)方式，減少土地成本，有助于房地產(chǎn)市場的健康發(fā)展。熟悉有關(guān)的法律法規(guī)，掌握最新的政策制度，避免制度上風(fēng)險。招投標(biāo)方面的法律法規(guī)非常多，涉及到各個主管部門各個行業(yè)，因此對于招標(biāo)代理機構(gòu)來說。熟悉已在運行的有關(guān)的法律法規(guī)，以及時刻關(guān)注即將出臺的法律法規(guī)，評定對本身公司帶來的影響和風(fēng)險，做好事前的工作和準(zhǔn)備，首先避免政策忽然變化帶來的危機，另首先能夠提高業(yè)務(wù)人員的代理服務(wù)水平，提高服務(wù)質(zhì)量。特別是在某些關(guān)系到招投標(biāo)工作的重大規(guī)定出臺時，招標(biāo)代理人員首先要及時與招標(biāo)單位聯(lián)系溝通，獲得招標(biāo)單位的信任，確保招投標(biāo)工作的進展；另首先要加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，盡快理解并能夠純熟運用。招標(biāo)代理人員本著誠實服務(wù)的原則，規(guī)范好程序性工作，完善好技術(shù)性工作，給業(yè)主一種滿意的答案和解決方案是水到渠成的。

在防備內(nèi)部風(fēng)險方面內(nèi)部管理方面代理機構(gòu)要制訂有關(guān)的規(guī)章制度，強化內(nèi)部管理，提高招標(biāo)參加人員的責(zé)任心，加強道德風(fēng)險意識。涉及公司內(nèi)部本身的基本管理制度，涉及《薪酬制度》、《人事制度》、《項目管理目的責(zé)任制度》、《危機應(yīng)急解決方案》等等。確保公司本身正常運行，將風(fēng)險化解在招標(biāo)代理業(yè)務(wù)的制度管理過程中。制訂機構(gòu)內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程，進行業(yè)務(wù)流程再造，實現(xiàn)高效嚴謹?shù)臉I(yè)務(wù)管理流程，對業(yè)務(wù)人員提出嚴格的規(guī)定，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程原則化，業(yè)務(wù)流程各個環(huán)節(jié)都應(yīng)當(dāng)有章可循，有對應(yīng)的行為準(zhǔn)則和評判原則，完善流程的審批程序。

能夠通過建立招標(biāo)機構(gòu)的科學(xué)管理思路，將先進的管理辦法在招標(biāo)投標(biāo)行業(yè)中運用，引進ISO9001質(zhì)量管理體系，用最簡潔的方式將公司運行的模式進行概括，理順公司管理的基本流程。公司采用符合ISO9001質(zhì)量原則規(guī)定的管理程序，使公司內(nèi)部的管理運作程序規(guī)范、效率、并含有較強的操作性，這是招標(biāo)代理機構(gòu)在提高業(yè)務(wù)效率、提高質(zhì)量管理水平方面重要方法。

另外，還能夠通過當(dāng)代化信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)辦公自動化以及規(guī)范化的管理，結(jié)合ISO9001質(zhì)量原則實現(xiàn)與電子化招投標(biāo)的對接。加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)質(zhì)量，提高人員素質(zhì)。招標(biāo)中介服務(wù)行業(yè)需要的是多面手，含有較高的綜合素質(zhì)，才干確保把招標(biāo)服務(wù)質(zhì)量，讓業(yè)主滿意。代理業(yè)務(wù)涉及的專業(yè)面廣，好的代理服務(wù)作品就是整個建設(shè)工作中的一種好開始，代理人員只有含有了前觀后瞻的視野和比較廣闊的知識面才干夠勝任。這就規(guī)定代理工作者含有較為全方面的業(yè)務(wù)知識，不僅是招投標(biāo)知識，并且在造價、合同、設(shè)計、監(jiān)理乃至前期工作等方面都能有一定的理解和掌握。一次完美的招標(biāo)代理業(yè)務(wù)不單單是簡樸的技術(shù)解決，應(yīng)當(dāng)是為業(yè)主提供一套完整的解決方案，除了規(guī)范性的程序和技術(shù)工作外，還應(yīng)當(dāng)把有關(guān)的咨詢工作做好。因此招標(biāo)代理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)在各個環(huán)節(jié)都能充足的與業(yè)主溝通，例如在編制招標(biāo)文獻前，多與業(yè)主溝通，合理地擬定投標(biāo)單位的資格規(guī)定、技術(shù)規(guī)定及評標(biāo)方法，是招標(biāo)成功的核心環(huán)節(jié)。對不合理的規(guī)定提供有關(guān)的法律法規(guī)根據(jù)給業(yè)主，認真地擺出有關(guān)文獻，耐心地做好解釋工作以及告之如果自行決定違法程序會造成的后果。因此,通過在崗培訓(xùn)和激勵員工參加再教育學(xué)習(xí)等方式，提高公司業(yè)務(wù)人員的整體素質(zhì)，涉及樹立優(yōu)質(zhì)服務(wù)及法律意識，以提高招標(biāo)項目的質(zhì)量管理。公司要重視內(nèi)外部溝通。內(nèi)部溝通方面，要制訂有效的溝通制度和溝通機制，避免由于缺少溝通而造成的事件，提高溝通意識，講究有效率的溝通；質(zhì)量體系運行過程中，對公司各部門、員工之間存在的質(zhì)量問題，由公司組織召開專項會及質(zhì)量分析會進行討論解決，消除了部門壁壘和責(zé)任推諉。外部溝通重要是與業(yè)主有關(guān)人員及有關(guān)行政監(jiān)督管理部門的交流，良好的外部溝通交流能夠較好地理解招標(biāo)人的需求及項目人員構(gòu)成狀況，獲得招標(biāo)單位的信賴和支持是圓滿完畢招標(biāo)代理工作的前提和確保。理解行政監(jiān)督管理部門對政策法規(guī)執(zhí)行狀況、監(jiān)督尺度，對提高招投標(biāo)項目的服務(wù)質(zhì)量有協(xié)助。聘任專業(yè)的律師控制和防備招投標(biāo)代理機構(gòu)的風(fēng)險，特別是對于突發(fā)事件的解決，以及危機應(yīng)急解決機制。由于律師能夠從整個法律體系的高度來審視招標(biāo)代理業(yè)務(wù)過程中可能發(fā)生的風(fēng)險，有助于給招標(biāo)代理機構(gòu)提供從代理合同、招標(biāo)公示、招標(biāo)文獻、投訴解決全部環(huán)節(jié)的法律咨詢和法律援助，用更嚴謹更科學(xué)的法律知識來提前介入可能發(fā)生的風(fēng)險，把風(fēng)險防備在事前，把問題提出在事前，最大程度的規(guī)避法律風(fēng)險。由律師參加到代理業(yè)務(wù)重點環(huán)節(jié)把關(guān)，能夠減少法律風(fēng)險發(fā)生，也能夠強化代理業(yè)務(wù)人員的法律意識和道德意識。

6.加強財務(wù)的風(fēng)險管理和控制。特別是要將財務(wù)部門的管理前置，實現(xiàn)對風(fēng)險的事前控制以避免招標(biāo)過程中出現(xiàn)多個問題和風(fēng)險。首先在財務(wù)核算層面，運用財務(wù)管理軟件系統(tǒng)，對業(yè)務(wù)每個項目的收支狀況進行逐個的輔助核算，將每筆業(yè)務(wù)收支逐個貫徹各個具體項目之中。為各項指標(biāo)分析、績效考核以及成本控制提供了有力的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，為領(lǐng)導(dǎo)進行戰(zhàn)略決策提供根據(jù)。另首先，加強對投標(biāo)確保金進出的管理。由于行業(yè)特點，每個招標(biāo)代理項目的投標(biāo)人少則三五家，多則上百家，數(shù)量龐大的往來賬核算始終是個重點。因此增設(shè)投標(biāo)確保金專戶，并開通了網(wǎng)銀查詢來提高了工作效率，也確保了資金頻繁進出的精確無誤。最后，加強發(fā)票及現(xiàn)金管理。標(biāo)書的收入占招標(biāo)代理機構(gòu)的代理費收入中一定的比重。標(biāo)書銷售人員必須領(lǐng)用由財務(wù)部門開具的專用發(fā)票，避免在銷售招標(biāo)文獻的環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)員直接接觸現(xiàn)金