文秘崗位相關(guān)專業(yè)知識秘崗位所需知識文秘在公司起著上傳下達的作用?，F(xiàn)代社會的發(fā)展，越來越需要高素質(zhì)的文秘人材，所以我們要在提高自身素質(zhì)的同時要有自己的想法和思路，不斷接受新知識，培養(yǎng)自己的工作和社交能力，按照公司的規(guī)章制度辦事，合理安排工作，提高工作效率。文秘專業(yè)知識介紹一個稱職的秘書，必須具有運籌能力、辦事能力、調(diào)查研究能力、組織協(xié)調(diào)能力、交際能力、文字表達能力和操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力。其中文字表達能力是最重要、最基本的，也是實現(xiàn)其它能力的基礎(chǔ)?？梢赃@么說，文字表達能力是秘書工作人員的基本功，是〃看家〃的本領(lǐng)。那末，怎樣才干有效地提高文秘寫作的能力呢?具體說來，主要應(yīng)注意以下幾點：首先，要端正態(tài)度，培養(yǎng)興趣，自覺學好文秘寫作。不管干什么事情，必須有正確的態(tài)度和濃厚的興趣，這樣才有動力，才樂于去干，并千方百計去把工作干好。學習文秘寫作也是如此。寫作，是一種復雜、精細的精神生產(chǎn)，是一項十分嚴肅而艱難的創(chuàng)造性腦力勞動，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。美國著名的未來學家約翰?奈斯比特在《大趨勢——改變我們生活的十個新方向》一書中指出：〃在工業(yè)社會向信息社會過渡中，有五件?最重要?的事情應(yīng)該記住，而其中的一件就是：在這個文字密集的社會里，我們比以往任何時候都更需要具備最基本的讀寫技能。這里所說的?讀寫技能?，首先就是足以對付日常工作和生活所需的寫作能力，也就是應(yīng)用寫作能力?！ㄅc此同時:我們還要培養(yǎng)學習文秘寫作的濃厚興趣，變被動為主動，變要我學為我要學。愛因斯坦說過：熱愛是最好的老師。對寫作有強烈的責任感和濃厚的興趣，熱愛寫作，熱愛到〃忘我〃、〃癡迷〃的程度，〃衣帶漸寬終不悔為伊消得人蕉萃〃，〃每有會意，便欣然忘我‘，務(wù)的人員。目前我國秘書從業(yè)人員約達2300萬人。我國外資企業(yè)秘書分三類：初級秘書——以接電話、發(fā)傳真、收發(fā)信件等服務(wù)型為主；中等秘書（普通性秘書）——用英文寫普通信函、起草和準備會議等。多為大?；蛘弑究飘厴I(yè)。高級秘書（經(jīng)理助理）——能起草重要的文本、懂法律、稅務(wù)知識，有應(yīng)急處理能力，有較強的語文素質(zhì)和較高的應(yīng)用寫作能力。樂此不疲，如饑似渴地去鉆研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恒，這樣就一定會學得好，學得入門，就會不斷地取得進步。其次，學習文秘寫作基礎(chǔ)知識，借鑒優(yōu)秀作品。寫作有沒有規(guī)律可循、方法可求呢?我們的回答是肯定的。古人說：〃寫作無秘雇作文有要道’，〃定體則無，大體須有’，這種認識是符合辯證法的。我們所學的文秘寫作教材，就是前人文秘寫作經(jīng)驗的科學總結(jié)，就是揭示文秘寫作的普通規(guī)律、引導人們掌握文秘寫作方法和技巧的理論。要提高文秘寫作能力，還應(yīng)故意識地選讀一些，以作借鑒。魯迅說過：〃凡是已有定評的大作家，他的作品，全部就說明著?應(yīng)該怎樣寫?。只是讀者很不容易看出，也就不能領(lǐng)悟。我們也應(yīng)認識到：讀書是讀他人之書，作文是作自己之文;借鑒只是從中吸收營養(yǎng)，經(jīng)消化后成為自己的東西;而不是生搬硬套，摹仿抄襲，〃依葫蘆畫瓢〃。最后，要勇于實踐，堅持多練習、多修改。是一種技能，技能的提高要靠實踐。實踐出真知。立足于多寫多練，這是提高寫作能力最有效的途徑。如果只讀不寫或者少寫，那就會眼高手低，所學到的確良知識，將無用武之地，寫作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補拙。惟獨勤學若練，堅持不懈，才會熟能生巧，運筆自如，真正學到本領(lǐng)。作為文秘人員，多寫多練固然重要，但每次擬稿時，還要進行子細的修改。多修改自己的文章也是提高文秘寫作能力的一個重要環(huán)節(jié)。多改符合人們認識客觀事物由淺入深、由片面到全面的規(guī)律，也是寫文章責任心強的一種表現(xiàn)。文章頻改，工夫自出。事實上，多一次認真修改，就多一份寫作的體驗，就多一項具體的收獲。作為稱職的秘書人員，要有高度的責任感，，養(yǎng)成修改文章的良好的良好習慣，虛心聽取領(lǐng)導和同志們的意見，克服怕人挑〃刺〃的思想，對每一篇文章反復推敲，精思細改，這樣寫作能力才干迅速地提高。文秘必須掌握的電腦技巧一、紅頭文件的制作及標準1、進行頁面設(shè)置的〃文件〃——‘頁面設(shè)置〃選擇〃頁邊距〃催，±：3.7厘米下:3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。選擇〃版式〃附簽，將〃頁眉和頁腳’設(shè)1成〃奇偶頁不同’，在該則前打V。選擇〃文檔IW懈，〃字體設(shè)置”，〃中文字體"設(shè)置為〃仿宋〃；〃字號"設(shè)置成〃三號’，單擊〃確定"按鈕，選中〃指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格〃符〃每行〃設(shè)置成"28〃個字符；〃每頁〃設(shè)置成22〃行。然后單擊〃確定〃按鈕，這樣就將版心設(shè)置成為了以三號字為標準、每頁22行、每行28個漢字的國家標準。2、插入頁號選擇〃插入"——〃頁碼〃，"位置"設(shè)置為〃頁面底端（頁腳）〃，〃對齊方式〃設(shè)置為〃外側(cè)〃。然后單擊〃格式’按鈕，〃數(shù)字格北設(shè)置為全角的顯示格式，單擊〃確定〃按鈕，再次單擊〃確定〃按鈕完成頁碼設(shè)置。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加之一條全角方式的短線;并將頁碼字號設(shè)置成〃四號〃；字體任意;奇數(shù)頁的頁碼設(shè)置成右空一個漢字，偶數(shù)頁的頁碼設(shè)置成左空一個漢字。3、發(fā)文機關(guān)標識制作郵‘插入"——〃文本疑——'榭F菜單頁明將^變成中，在Word20XX年版面上單擊鼠標左鍵，浮現(xiàn)一個文本框，在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機關(guān)標識，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標右鍵——〃設(shè)置文本框格式〃，在這里來設(shè)置紅頭的屬性。斷〃顏色秘躲〃修，顏色”設(shè)1成〃無舅漱色〃。選擇〃大小〃附簽，〃高度〃設(shè)置成〃2cm〃溫度設(shè)置成〃lS5cm〃。注用戶可根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)尺寸。選擇〃版式〃附簽，單擊“高級〃按鈕，水平對齊：〃對齊方式〃設(shè)置成〃居中〃，〃度量依據(jù)〃設(shè)置成〃頁面〃；垂直對齊：〃絕對位置〃譴成頂邊距〃，，下側(cè)〃設(shè)S成25cm"—格改標準，’80cm〃—一上行文標準，注：用戶可根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)尺寸。然后單擊〃確定〃。選擇〃文本框〃附簽，左、右、上、下都設(shè)置成〃0cm〃，單擊〃確定〃完成。文本框?qū)傩匀吭O(shè)置完成，單擊〃確定〃按鈕。選中文本框內(nèi)的全部文字，將顏色設(shè)置成〃紅色〃，字體設(shè)置成〃小標宋簡體〃，字號根據(jù)文本框的大小設(shè)置成相應(yīng)字號，但要盡量充滿該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。4、紅線制作首先將〃視圖〃——〃工具欄〃——"繪圖〃選中，單擊〃繪圖〃工具條的直線工具，鼠標會變成〃十〃字形，左手按住鍵盤上的Shift鍵，右手拖動鼠標從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標右鍵，選擇〃設(shè)置自選圖形格式〃，紅線的屬性在這里進行設(shè)置。選擇〃顏色和線條〃附簽，〃顏色〃設(shè)置為〃紅色'；〃虛實〃設(shè)置為〃實線〃；"粗線"設(shè)置為〃225磅〃。選擇"大小〃附簽，〃寬度〃設(shè)置為〃15.5cm〃。選擇〃版式〃附簽，單擊〃高級〃按鈕，水平對齊：〃對齊方式〃設(shè)置成〃中‘，渡Sf橢’設(shè)置成負時，垂直臍‘絕對位置’設(shè)fi成項邊田’，〃下側(cè)’設(shè)置成一平行文標準，’①&方’一一上行文標準，注：用戶可根據(jù)實際情況進行調(diào)節(jié)。單擊確定。5、文號制作平行文文號：文號——三號仿宋、居中顯示。上行文文號：文號——三號仿宋字體、左空一個字的距離;簽發(fā)人——三號仿宋字體;簽發(fā)人姓名——三號楷體、右空一個字的距離。注：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇〃插入〃——〃符號〃一〃符號〃附簽，找到六角符號后，將光標置于準備插入的地方，單擊〃插入〃按鈕即可。6、主題辭制作郵"表格〃——'插入〃——〃表格〃，選中表格，單擊鼬祐鍵一表格屬性一"表格〃做，〃對齊方式’設(shè)置為〃居中〃然后單擊〃邊框和&按鈕，在〃預(yù)覽〃窗口中將每行的下線選中，其它線取銷，在表格中填寫具體內(nèi)容：主題辭用三號黑體;主題辭詞目用三號小標宋;抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號仿宋。7、保存成模板文件單擊〃文件〃——〃保存〃，〃保存類型〃：選擇〃文檔模板(*dot)〃「文件名〃：給模板命名；〃保存位置〃：模板所在路徑(普通不做，默認即可)。至此，模板制作完成。以后所有屬于此種類型的都可以調(diào)用該模板，直接進行公文正文的排版。要對該模板進行修改，可以調(diào)出相應(yīng)模板，方法是:選擇"文件〃——〃打開〃，找到相應(yīng)佝物路徑，若模板保存時按系統(tǒng)默認設(shè)置的，然后單擊〃打開〃按鈕調(diào)出模板即可進行修改。二、公文正文排版.依據(jù)模板建立新公文：嫡〃文伊一制建'一〃常用〃附簽選中所需模板，單擊確定，調(diào)出模板。2.制作公文正文內(nèi)容：正文內(nèi)容根據(jù)用戶的實際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復制進來，但必須遵循以下國家標準：標題——二號小標宋字體，居中顯示；主送機關(guān)——三號仿宋字體，頂格，冒號使用全角方式；正文——三號仿宋字體；成文日期——三號仿宋字體，右空四個字的距離，〃。〃和六角符號的輸入方法一致，不能使用〃字母G或者〃數(shù)字0〃代替。文號、簽發(fā)人、主題辭■一按照模板定義的字體填寫完整。最后，將紅頭、紅線、文號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、成文日期、主題辭的相互位置調(diào)整好。三、用Word制作電子公章1、圖章輪廓選擇〃插入一圖片一自選圖形〃，在〃繪圖〃工具欄中選擇橢圓，按下Sfift鍵在文檔中拖出一個圓，設(shè)置為〃無填充色〃，線條寬度為2磅，顏自必色，‘疊放妍"為每底層’。2、編輯文字在文檔中插入藝術(shù)字，選擇環(huán)形藝術(shù)字，輸入內(nèi)容后設(shè)置字體、字號，然后用藝術(shù)字周圍的8個拖拉按鈕把文字拖成圓形，并放在已經(jīng)畫好的圓內(nèi)，可以用Ctrl鍵和方向鍵匡助挪移到準確的位置。并把藝術(shù)字設(shè)置成紅色。3、插入五角星在〃自選圖形一星與旗幟〃中選中五角星，然后在文檔中畫出一個大小適合的五角星，并設(shè)置成紅色，挪移到圓中合適的位置，然后選中圓、藝術(shù)字、五角星，單擊鼠標右鍵，選擇〃組合〃，一個公章就制作出來了，要用時復制一個到目標處，是不是很正規(guī)??！文秘小知識核心職能工作管理能依工作的輕重緩急排定優(yōu)先級，妥善運用自己的時間與資源，有效管理工作流程及進度。認真負責確實達成工作職責及要求，能勇于承擔自己的錯誤或者失敗，不歸咎他人并努力改善。主動積極不需他人指示或者要求能自動自發(fā)做事，面臨問題即將采取行動加以解決，且為達目標愿意主動承擔額外責任。顧客服務(wù)對顧客展現(xiàn)服務(wù)熱忱，有效滿足顧客需求、解決顧客問題，進而提高顧客滿意度。誠信樸重為人坦誠、確實遵守組織規(guī)定與社會規(guī)范、信守承諾且言行一致。適變能力對工作內(nèi)容或者環(huán)境的改變能夠保持鎮(zhèn)定，嘗試了解改變的原因并以開放態(tài)度面對，有效調(diào)整行為且維持應(yīng)有的工作表現(xiàn)。問題解決能夠掌握問題核心，精確解讀訊息做出結(jié)論，尋求適當解決方案，衡量利弊得失并采取實際行動以排除障礙。壓力承受面臨工作壓力能夠使用適當方法加以紓解，并維持應(yīng)有的工作表現(xiàn)與人際關(guān)系。溝通協(xié)調(diào)能視談話對象有條理地清晰表達想法，除確保對方專注聆聽及充分了解，并可正確解讀、響應(yīng)、厘清他人所傳達的訊息以取得共識。工作職責一、教學秘書工作職責：1、協(xié)助院領(lǐng)導抓好教學常規(guī)工作的安排，檢查與工作。2、及時向院領(lǐng)導傳達上級部門安排的各項任務(wù)及上報院的有關(guān)情況。3、協(xié)助院領(lǐng)導處理好日常的教學事務(wù)工作，并及時進行請示與匯報。4、負責采集撰寫整理，管理各種教學信息和教學文件。5、負責教學檔案的建立與管理工作，作到分門別類，有條理。6、作好各種文件的收發(fā)，登記與管理工作。二、生活秘書工作職責1、協(xié)助院領(lǐng)導抓好教學辦公用品的供應(yīng)與發(fā)放工作，監(jiān)督辦公費用的使用情況。2、協(xié)助院領(lǐng)導、班主任抓好勞動衛(wèi)生工作。3、負責院辦公室必須設(shè)施如教室、辦公室門窗、桌、椅、照明設(shè)施、黑板等的維修和電話管理工作。為保證正常的教學秩序作好物質(zhì)保證。4、負責全院教職工的考勤與學生考勤的匯總工作。5、協(xié)助院工會作好全院教職工的福利工作。6、協(xié)助院長用好院基金的使用管理工作，所有經(jīng)費的支付與回收工作。7、作好教職工的生活服務(wù)工作如準備好開水、洗手水、內(nèi)務(wù)整理等。8、作好院資料室的收發(fā)與報刊雜志的征訂工作。特性從屬性秘書工作不是獨立的，是從屬于領(lǐng)導的，是徹底按領(lǐng)導意圖辦事的。方圓性一是工作圓滿，有較強的協(xié)調(diào)綜合能力;二是圓熟能力，工作很熟練。三是圓通能力，不能沒有原則，但也要通融，而又不能圓滑。輔助性辦公室是辦事機構(gòu)，不是決策機構(gòu)。忠于職守，守就是守本分，做好本職工作。要做到三不越：不越位、不越職、不越權(quán)。綜合性概括起來是〃三三四四〃：第一個三是三個中心，即信息中心、協(xié)調(diào)綜合中心和參謀辦事中心；第二個三是三辦十項工作，即辦文（撰文、文書處理）、辦會、辦事（信息調(diào)研、協(xié)調(diào)、督查、信訪、接待、機要、綜合辦理）；第一個四是四句話，即貫通上下，協(xié)調(diào)擺布，聯(lián)系內(nèi)外，綜合辦理。所以說辦公室處于樞紐地位；第二個四是四個結(jié)論，即參政、管理事務(wù)、搞好服務(wù)、提高綜合管理能力。綜合管理能力實際上就是領(lǐng)導能力。行政文員行政文員工作涉及面較廣，事務(wù)較繁瑣，對完成工作的質(zhì)量效率也有一定的要求。那末，行政文員應(yīng)該具備的基本素質(zhì)和技能要求有哪些呢？他應(yīng)能獨立操作計算機，熟練操作Word、ExcekPowerPoint等辦公自動化軟件及Internet郵件收發(fā)和處理技巧。熟練運用各類辦公自動化