第7章使用Excel管理數(shù)據(jù)

本章主要介紹了MicrosoftOfficeXP組件之Excel2002的基礎(chǔ)知識，以及使用Excel管理數(shù)據(jù)的方法。通過本章的學(xué)習(xí)，完成以下學(xué)習(xí)目標(biāo)：熟悉Excel的工作界面掌握工作表的基本操作掌握編輯工作表的方法掌握格式化工作表的方法掌握工作表的計算方法了解如何在Excel中管理分析數(shù)據(jù)掌握統(tǒng)計圖表的制作方法熟悉Excel工作界面對于初次使用Excel的用戶來說，在熟練掌握Excel制作表格和處理數(shù)據(jù)之前，首先應(yīng)熟悉Excel工作窗口的組成和各部分的功能。選擇【開始】｜【程序】｜【MicrosoftExcel】命令，系統(tǒng)將打開如圖7-1所示的Excel窗口。圖7-1Excel工作窗口

Excel的工作窗口由以下幾個部分組成：工組簿工作表單元格單元格區(qū)域編輯欄狀態(tài)欄行號和列標(biāo)工作表操作在首次打開一個新工作簿時，默認(rèn)情況下該工作簿包括了3個工作表。但是在實際應(yīng)用中，所需的工作表的數(shù)目可能各不相同，有時需要向工作簿添加一個或多個工作表，有時則又需要從工作簿中刪除不再需要的工作表。對工作表最長使用的操作如下所示：切換工作表添加和刪除工作表移動或復(fù)制工作表重命名工作表編輯工作表對于創(chuàng)建好的工作表，用戶可以利用Excel的編輯功能，對工作表及其數(shù)據(jù)進(jìn)行各種操作和處理，以保證工作表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。編輯工作表的基本方式如下：選定單元格或單元格區(qū)域修改單元格內(nèi)容編輯行、列和單元格移動和復(fù)制單元格或區(qū)域的數(shù)據(jù)格式化工作表建立好工作表之后，通常還需要對工作表進(jìn)行格式化操作，這樣可以使工作表更加美觀，同時工作表中的各項數(shù)據(jù)更易于閱讀。Excel提供了豐富的格式化命令，最常用的幾種如下所示：設(shè)置單元格格式調(diào)整行高和列高設(shè)置條件格式自動套用格式隱藏與取消行與列為工作表添加背景圖案工作表的計算在工作表中進(jìn)行數(shù)據(jù)計算，是Excel的重要功能。掌握好這部分內(nèi)容，是使用Excel進(jìn)行數(shù)字管理的先決條件。Excel提供了公式與函數(shù)，為用戶分析和處理工作表中的數(shù)據(jù)提供了很大方便。在工作表中，可以使用公式對表格中的原始數(shù)值進(jìn)行處理。通過公式及在公式中調(diào)用函數(shù)，可以進(jìn)行簡單的數(shù)據(jù)計算，還可以完成較為復(fù)雜的財務(wù)、統(tǒng)計及科學(xué)計算等。使用公式計算工作表公式是在工作表中對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析的等式。它可以對工作表數(shù)值進(jìn)行加法、減法和乘法等運算。公式可以引用同一工作表中的其他單元格、同一工作簿不同工作表中的單元格，或者其他工作簿的工作表中的單元格。用戶在學(xué)習(xí)時應(yīng)注意以下幾個要點：公式中的運算符公式中的運算順序使用自動求和功能使用函數(shù)計算工作表函數(shù)可以看作Excel包含的內(nèi)置公式，用來對單元格區(qū)域進(jìn)行計算。Excel中包含了各式各樣的函數(shù)，方便用戶工作中的各種運算，大大提高了工作效率。函數(shù)作為預(yù)定義的內(nèi)置公式，具有一定格式的語法，要想正確使用它，首先掌握它的語法。函數(shù)的語法為：以函數(shù)名稱開始，后面是括號，括號里是以逗號隔開的計算參數(shù)。如果函數(shù)以公式的形式出現(xiàn)，必須在函數(shù)前面輸入等號。參數(shù)可以是數(shù)字、文本、True或False的邏輯值、數(shù)組、形如“#N/A”的錯誤值，或單元格引用，也可以是常量、公式或其他函數(shù)。給定的參數(shù)必須能夠產(chǎn)生有效的值。數(shù)據(jù)的管理和分析

Excel與其他的數(shù)據(jù)管理軟件一樣，在排序、檢索和匯總等數(shù)據(jù)管理方面具有強(qiáng)大的功能。Excel不僅能夠通過記錄單來增加、刪除和移動數(shù)據(jù)，而且能夠?qū)?shù)據(jù)清單進(jìn)行排序、篩選顯示。對于大量數(shù)據(jù)，可以使用數(shù)據(jù)透視表，快速合并和比較大量數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)清單中添加新數(shù)據(jù)在工作表數(shù)據(jù)清單中，可以使用兩種方法添加數(shù)據(jù)記錄，即在工作表中直接輸入數(shù)據(jù)記錄和使用【記錄單】輸入數(shù)據(jù)。記錄單是數(shù)據(jù)清單的一種管理工具，它提供了簡捷的方法在數(shù)據(jù)清單中一次輸入、顯示、修改、刪除和移動記錄。數(shù)據(jù)排序數(shù)據(jù)排序是指按一定規(guī)則對數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、排列，這樣可以為數(shù)據(jù)的進(jìn)一步處理作好準(zhǔn)備。用戶可以根據(jù)數(shù)據(jù)清單中的某一字段或多個字段對數(shù)據(jù)清單的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序。對數(shù)據(jù)清單排序應(yīng)該以記錄為單位，即排序前后處于同一行的數(shù)據(jù)記錄不會改變，改變的只是行的順序。用戶可以通過【排序】對話框?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行排序，如圖7-2所示。圖7-2數(shù)據(jù)排序數(shù)據(jù)篩選篩選是一種用于查找數(shù)據(jù)清單中數(shù)據(jù)的快速方法。經(jīng)過篩選后的數(shù)據(jù)清單只顯示包含指定條件的數(shù)據(jù)行，以供用戶瀏覽、分析之用。Excel提供了兩種篩選數(shù)據(jù)的方法：自動篩選，自動篩選為用戶提供了在具有大量記錄的數(shù)據(jù)清單中快速查找符合某種條件記錄的功能。使用【自動篩選】篩選記錄時，字段名稱將變成一個下拉列表框的框名，對參與篩選的字段，其名稱將變?yōu)樗{(lán)色。高級篩選，如果數(shù)據(jù)清單中的字段比較多，篩選的條件也比較多，自動篩選就顯得十分麻煩。對篩選條件較多的情況，可以使用高級篩選功能來處理。制作統(tǒng)計圖表將表格數(shù)據(jù)制作成圖表的樣式可以更形象地顯示出數(shù)據(jù)之間的比例和關(guān)系，還可以顯示出某些數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢或分布狀況。本節(jié)將向用戶介紹在Excel