資料保存制度資料保存制度是指組織訂立的規(guī)章制度，用于規(guī)范和統(tǒng)一資料保存的管理方式和流程，確保資料存儲、保密、檢索的合法性、適時性和牢靠性，防止資料丟失、泄露等事故的發(fā)生。此處所述資料包括各種類型的文件、照片、錄音、錄像等信息資料。一、制度的必要性和意義現(xiàn)代社會，信息資料積累巨大，各個單位和個人都有大量的資料要處理和保存，而資料的安全性和牢靠性至關(guān)緊要。資料保存制度的訂立和執(zhí)行可以有效地規(guī)范和統(tǒng)一資料的保存管理，保證資料的安全和正常使用，避開資料丟失、泄露等不良后果。二、制度的適用范圍資料保存制度適用于各種類型的組織，涉及到以下方面：1、政府機關(guān)和公共機構(gòu)；2、企事業(yè)單位及其附屬機構(gòu)、分支機構(gòu)；3、學(xué)校、科研院所、圖書館、檔案館等文化機構(gòu)；4、社會組織、社會團體、社會公益組織等。三、資料保存的原則和要求資料保存的原則和要求是確保資料完整、精準(zhǔn)、完好無損、安全、有序和便于檢索和利用。1、完整性：資料應(yīng)當(dāng)完整，并且保存全部緊要的信息，包括電子文件和紙質(zhì)文件。2、精準(zhǔn)性：資料應(yīng)當(dāng)精準(zhǔn)記錄真實的事實，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，并且在格式和結(jié)構(gòu)上與原始文獻相同。3、完好無損性：資料存儲在恰當(dāng)?shù)目臻g內(nèi)，避開受到濕度、巨大溫度變化、紫外線輻射等損壞。4、安全性：資料應(yīng)當(dāng)存儲在安全、牢靠的場所，防止資料丟失、破壞、盜竊、泄密等不安全。5、有序性：資料保存應(yīng)依照肯定的次序進行，并且建立完善的檔案管理制度，使得每個資料都可以輕易地被檢索和利用。6、便于檢索和利用性：資料存儲時應(yīng)依照文件類別、主題、時間等選定索引，以便之后查找和檢索。四、資料保存制度的內(nèi)容和要求1、保密制度為了保證資料的安全和保密性，必需實施合適的保密制度，側(cè)重可分裂的資料需靠密碼、加密形式來保護。資料的保密性是特別緊要的一點，由于很多信息資料可能隱含了緊要的商業(yè)機密、國家機密或個人隱私。為了保護這些信息不受任何外部威逼，保密制度需要采納有效的措施來確保數(shù)據(jù)的安全和完整性。這包括：1)開放和封閉的存儲設(shè)施；2)警報和監(jiān)視系統(tǒng)；3)訪問和使用管理權(quán)限；4)確認(rèn)身份證明；5)加密和解密技術(shù)。2、存儲規(guī)定資料保存應(yīng)依照意圖和需求存儲在恰當(dāng)?shù)慕橘|(zhì)上。紙質(zhì)文件要求保存好，避開碰到潮濕、溫度過高過低等影響因素。1)紙質(zhì)文件如何存儲？紙質(zhì)文件可以存儲在特別的文件柜中保護，任何攔阻其完整性的可能性必需加以免除。紙質(zhì)文件必需保持干燥。濕度會破壞濕度級別。濕度可能導(dǎo)致文件頁間掉落，甚至令文件末頁松散。存儲紙張應(yīng)當(dāng)在溫度和濕度完全恰當(dāng)?shù)目臻g內(nèi)進行。2)電子文件的存儲？電子文件可以存儲在云端，也可以存儲在本地的計算機里。緊要的電子文件應(yīng)當(dāng)進行備份，以防丟失。文件應(yīng)存儲在具有密碼保護機制的安全設(shè)備上。3、保管責(zé)任規(guī)定資料保存責(zé)任應(yīng)由一個資深的保管員來處理，保管員應(yīng)具有專業(yè)的背景并且閱歷豐富。1)實施資料管理標(biāo)準(zhǔn)并保持其不受攔阻；2)核查資料完整性并記錄它們，以便于跟蹤任何數(shù)據(jù)更改；3)建立按位官員級別檢查的來訪者制度，以保障資料安全；4)設(shè)有相應(yīng)的信息系統(tǒng)，最大限度地保持上述安全與保密規(guī)定所需的活動跟蹤、日志和文件。4、期限規(guī)定依據(jù)文件的特性，資料保存期限應(yīng)當(dāng)被限制，過期文件應(yīng)當(dāng)定期進行銷毀。過期可以意味著這些資料不再需要或者可以進行歸檔存儲。通常，文件的保存期限要符合當(dāng)?shù)鼗驀曳煞ㄒ?guī)，像個人權(quán)利保護，公文承轉(zhuǎn)等等。不同類型的文件有著不同的保存期限。應(yīng)依照相關(guān)文件規(guī)定的期限存儲，過期的資料肯定要適時銷毀，以避開占用不必要的存儲空間。5、檔案管理規(guī)定檔案管理制度是保障資料存儲與利用的有效途徑，應(yīng)當(dāng)包括以下要件：1)設(shè)立檔案管理機構(gòu)并訂立職能和權(quán)限；2)建立正式的檔案管理計劃；3)開發(fā)和維護一個清楚的存儲系統(tǒng)和文件分類體系；4)記錄文件位置與檔案存儲化損失的廢桶，確保追蹤資料安全與數(shù)目完整性；5)訂立授權(quán)規(guī)定；6)宣布查閱規(guī)定；7)認(rèn)證文件的真實性、精準(zhǔn)性與完整性六、資料保存制度的執(zhí)行流程1、資料存儲：對于已經(jīng)分析、格式化的資料，應(yīng)當(dāng)通過存儲介質(zhì)或數(shù)據(jù)貯藏室等形式來進行保存。2、資料保密：部分資料可能包含機密信息，資料保密規(guī)定應(yīng)當(dāng)確保它們不被泄漏出去。3、規(guī)范資料索引：為了使資料在后續(xù)的使用過程中更加便利，規(guī)范的索引體系和文件分類規(guī)定是特別必要的。4、資料歸檔和銷毀：當(dāng)資料存儲期已到或者資料已經(jīng)不再需要時，應(yīng)當(dāng)依照規(guī)定對其進行銷毀或歸檔儲存。5、檔案管理：檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)整個檔案資料管理流程，要保證全部的資料都經(jīng)過精準(zhǔn)的歸檔、存儲和銷毀處理。七、資料保存制度的監(jiān)督和反饋機制1、定期檢查：需要對全部資料進行定期檢查，以確保它們?nèi)栽诒４鏍顟B(tài)并且沒有顯現(xiàn)損壞等問題。2、反饋機制：在定期檢查過程中，應(yīng)當(dāng)記錄資料保管人員的處理情況以及存在的問題，并計劃解決方案。3、舉報渠道：在必要時，應(yīng)供給有關(guān)資料保存工作的舉報渠道，以便于社會公眾能夠舉報任何有關(guān)資料保存的問題。資料保存制度是保證資料安全和牢靠性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，對于每個組織來說，都應(yīng)當(dāng)訂立相應(yīng)的資料保存制度并予以執(zhí)行。資料保存制度不僅涉及到文化遺產(chǎn)和商業(yè)