第四章秘書的

辦文工作

第一頁，共八十九頁。主要內(nèi)容文書的概念

、種類公文的行文關(guān)系、方式、規(guī)則

公文的體式公文辦理的程序第二頁，共八十九頁。

文學(xué)作品（教化性）

文章公務(wù)應(yīng)用文通用文書法定公文（三廳文件規(guī)定）（任何領(lǐng)域）事務(wù)文書應(yīng)用文專用文書科技文書（實用文）（特定領(lǐng)域）經(jīng)濟文書實用性法律文書

私務(wù)應(yīng)用文記錄性文書（如日記、自傳等）交流性文書（如書信、慰問信、表揚信等）第三頁，共八十九頁。4.1第四頁，共八十九頁。第五頁，共八十九頁。1.通用公文指在行政機關(guān)和企、事業(yè)單位中普遍使用的、國家實行統(tǒng)一管理的文書即公務(wù)文書。根據(jù)國務(wù)院2000年8月24日發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，我國行政機關(guān)現(xiàn)行公文有13種。分別是：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函和會議紀要。第六頁，共八十九頁。2.專用公文是指在一定工作部門或一定業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用的文書。如外交文書中的照會、外交聲明；司法文書中的訴狀、答辯書、判決書；經(jīng)濟活動中的市場調(diào)查與預(yù)測報告、經(jīng)濟活動分析報告、質(zhì)檢報告、財務(wù)分析報告；另外還有軍事專用文書、科技專用文書等。第七頁，共八十九頁。3.常用事務(wù)文書是指機關(guān)、企事業(yè)單位和團體在日常工作和事務(wù)處理中，常使用的形式較為靈活的文書。如計劃、總結(jié)、調(diào)查報告、演講稿、慰問信、情況說明等等。有些情況下即可為公用也可為私用。機關(guān)事務(wù)文書多在內(nèi)部使用，必要時也可上報或下發(fā)。這種情況下多和公文聯(lián)用。第八頁，共八十九頁。法定公文和事務(wù)文書的重要區(qū)別1.法定公文是國家政府和有關(guān)部門用法規(guī)規(guī)章所規(guī)定的文書。2.最關(guān)鍵的區(qū)別：法定公文才能作為“文件”的正文；而事務(wù)文書只能作為附件。第九頁，共八十九頁。

第十頁，共八十九頁。第十一頁，共八十九頁。第十二頁，共八十九頁。（四）秘書做好文書工作應(yīng)遵循以下基本原則(1)準確無誤──這是對文書工作的質(zhì)量要求，也是第一位的要求。準確無誤包括：文書撰制中內(nèi)容上的準確和形式上的準確；文書傳遞、分發(fā)、投送各個環(huán)節(jié)要準確；文書辦理過程尤其是"擬辦意見"要準確。第十三頁，共八十九頁。(2)及時迅速──這是對文書工作的時效要求。(3)安全保密──這是對文書工作的可靠性要求。安全原則包括兩方面的含義，一是指政治上的安全，即保守文件內(nèi)容的機密；二是指文書物質(zhì)上的安全，即保證文件完好無損。第十四頁，共八十九頁。(4)力求精簡──這是對文書工作的數(shù)量要求，主要指控制發(fā)文數(shù)量，克服官僚主義、形式主義和文牘主義。(5)集中統(tǒng)一──這是對文書工作的組織要求。(6)黨政分開──這是對文書工作的政治要求。第十五頁，共八十九頁。4.2公文的行文關(guān)系、方式、規(guī)則

(一)公文的行文關(guān)系行文關(guān)系，是指根據(jù)組織關(guān)系和職權(quán)范圍而確定的公文的授受關(guān)系。行文關(guān)系主要有三種：上行文、下行文、平行文第十六頁，共八十九頁。1.上行文上行文就是指下級機關(guān)、下級業(yè)務(wù)部門向它所屬的上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和上級業(yè)務(wù)主管部門所發(fā)送的公文，是自下而上的行文。具有隸屬關(guān)系下級機關(guān)報送給上級機關(guān)的文書。

第十七頁，共八十九頁。上行文可分兩種情況一是逐級上行文，用以向直接上級行文；一是越級行文，越級行文一般指上級機關(guān)單位交辦并指定越級上報的事項、或一些特殊情況必須越級上報。第十八頁，共八十九頁。2.下行文下行文指具有隸屬關(guān)系的上級機關(guān)發(fā)送給下級機關(guān)的文書。黨中央給各個省、自治區(qū)、直轄市黨委國務(wù)院給各省、自治區(qū)、直轄市人民政府所發(fā)的文件文種多為指示、決定、通知、批復(fù)等。

第十九頁，共八十九頁。主要有三種情況：逐級下行文按隸屬關(guān)系上一級機關(guān)或單位給下級機關(guān)、單位的行文。如：批復(fù)、意見等。多級下行文對一些廣泛知行的事項的行文，可用于不同層次的下級機關(guān)。如：通知、決定等。直接下達至社會各界的行文。

第二十頁，共八十九頁。3.平行文平行文指不相隸屬或同一系統(tǒng)內(nèi)平級機關(guān)之間往來的文書。省軍區(qū)和省人民政府之間學(xué)校和工廠之間（沒有領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)關(guān)系、不相隸屬）中共中央各個部之間國務(wù)院的各個部、委、局之間各個省委（省人民政府）之間各個縣委（縣人民政府）之間（平級平行機關(guān)）第二十一頁，共八十九頁。22

第二十二頁，共八十九頁。23

第二十三頁，共八十九頁。24

第二十四頁，共八十九頁。25

（二）公文行文規(guī)則要義第二十五頁，共八十九頁。26

第二十六頁，共八十九頁。第二十七頁，共八十九頁。

4.3公文的體式（一）公文文體首先，公文是應(yīng)用文的一種；其次，公文又是一種獨具一定特色的特殊應(yīng)用文。（被強制性規(guī)定采用白話文形式；兼用議論、說明、敘述三種表達方式）第二十八頁，共八十九頁。

（二）公文的格式公文的排版與印裝格式

用紙要求：A4型、幅面尺寸210mm×297mm、60-80g/㎡

排版要求：正文3號仿宋，一般每面排22行，每行28字

裝訂要求：左側(cè)裝訂，不調(diào)頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4mm第二十九頁，共八十九頁。30

第三十頁，共八十九頁。31

第三十一頁，共八十九頁。32

第三十二頁，共八十九頁。33

第三十三頁，共八十九頁。34

第三十四頁，共八十九頁。第三十五頁，共八十九頁。36

第三十六頁，共八十九頁。37

第三十七頁，共八十九頁。

公文的書面格式總結(jié)版心156mm×225mm

眉首（公文份數(shù)序號、秘密等級、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人）

主體（公文標題、主送機關(guān)、公文正文、附件、成文時間、公文生效標識、附注）

版記

（主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間）第三十八頁，共八十九頁。天頭：40mm份號密級（絕密、機密、秘密）緊急程度（特急、加急；特急、加急、平急）中共黑龍江省行政學(xué)院委員會文件（請示）（版頭）黑行院黨發(fā)（呈）[2004]6號（發(fā)文字號）簽發(fā)人：×××中共黑龍江省行政學(xué)院委員會關(guān)于………..通知（標題）各部門：（主送機關(guān)）學(xué)院黨委（正文）……………………………………。附件：……………中共黑龍江省行政學(xué)院委員會（發(fā)文機關(guān)署名）2004年11月29日（成文日期）（印章）（會議紀要和印制的有特定版頭的普發(fā)性公文可不加蓋印章）（決議、決定、條例、規(guī)定等不標明主送機關(guān)的公文，成文日期加括號標注于標題下方居中位置）（印發(fā)傳達范圍）主題詞：

抄送：（抄送機關(guān)）中共黑龍江省行政學(xué)院委員會辦公室（印制版記）2004年11月29日印發(fā)第三十九頁，共八十九頁。眉首公文份數(shù)序號秘密等級（絕密、機密、秘密及保密期限3黑）緊急程度（特急、急件，特提、特急、加急、平急3黑）黑龍江省行政學(xué)院（文件）（發(fā)文機關(guān)標識、小標宋小于22×15mm）黑行院發(fā)（呈）〔2004〕6號（發(fā)文字號3仿宋）簽發(fā)人（3仿宋）:××（3楷）主體

黑龍江省行政學(xué)院關(guān)于………..通知（公文標題、2號小標宋）各部門（主送機關(guān)3仿宋）：學(xué)院（公文正文3仿宋）………………………………。附件：1.×××2.×××（3仿宋）二○○四年十一月二十九日（成文時間）（公文生效標識即印章）（單一機關(guān)制發(fā)不署發(fā)文機關(guān)名稱；兩個印章將成文時間拉開；三個以上應(yīng)標發(fā)文機關(guān)）（附注3仿宋）版記主題詞（3黑）：人事（3號小標宋）抄送：（3仿宋）

黑龍江省行政學(xué)院辦公室（3仿宋）2004年11月29日印發(fā)

第四十頁，共八十九頁。置于公文首頁紅色線以上各要素統(tǒng)稱眉首置于紅色線以下、主題詞以上各要素統(tǒng)稱主體置于主題詞以下各要素統(tǒng)稱版記

第四十一頁，共八十九頁。A.附件說明的標注要求:1.位置：在正文下空1行左空2字處、用同正文的字體字號標印“附件”二字,后標冒號和附件的標題；若回行與上行標題對齊。如附件多于1個,用阿拉伯數(shù)字在附件標題前標注序號(如“附:1.××××××”)附件標題后不加標點符號。第四十二頁，共八十九頁。2.附件首頁左上角第1行頂格標注“附件”二字（如有序號一并標注）,以便與主件的附件說明相呼應(yīng)。3.第二類附件即被轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布的文件,通常不必標注附件說明。第四十三頁，共八十九頁。4.版記：由主件與附件共同組成的文件,其版記通常應(yīng)放在附件之后,以保持公文的完整性。第四十四頁，共八十九頁。B.成文日期確定原則:1．一般文件即發(fā)文機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期;2．會議討論通過文件即會議通過日期;3．聯(lián)合行文即最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日;4．法規(guī)性文件即批準日期(還應(yīng)說明生效日期);第四十五頁，共八十九頁。標注位置1.以題注形式居中標注于公文標題下方,前后用圓括號括起。

適用于會議通過的文件；不標注主送機關(guān)的公文如條例、規(guī)定、辦法及部分決定等。2.標注在正文下方。

具體位置:單一印章,在正文右下方右距版心邊緣4字距離;

蓋兩章,正文下方居中且左右各距版心邊緣7字;蓋3及其以上印章,在末排印章之下右距版心邊緣2字距離。第四十六頁，共八十九頁。注意:1.行政公文的成文日期必須用漢字小寫標注。2.成文日期必須寫全。既要把公元紀年的四位數(shù)寫全,又要寫上“年、月、日”三字。第四十七頁，共八十九頁。C.印章蓋印位置

1.單一印章：

騎年壓月（落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱）。印章上弧應(yīng)上距正文1行之內(nèi)（以防止空白過大被私加內(nèi)容）；印章下弧要壓成文日期（以防出現(xiàn)空白印章）——印章下弧部無文字——下套方式印章下弧部有文字——中套方式落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱2.蓋兩印章：

主前另后同壓成文日期（落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱）。二者用同種蓋印方式——都下套,或中套,以排列整齊。兩章不交不切,距不超3mm。3.蓋3及以上印章：每行署三發(fā)文機關(guān)名稱并蓋印于上，余章居中。

第四十八頁，共八十九頁。蓋印要求

1.印章須與正文同處一個版面，不得加蓋在空白紙上；2.印章須用紅顏色；3.印章要端正清晰；4.印章間不交不切。第四十九頁，共八十九頁。50

第五十頁，共八十九頁。51

第五十一頁，共八十九頁。D.附注標注位置：用與正文相同的字體字號,標注于成文日期下1行、版記之上,居左空2字,前后加圓括號括起。若附注文字較多,回行應(yīng)頂格。請示的附注：在附注處注明發(fā)文機關(guān)聯(lián)系人的姓名和電話號碼,以便上級辦文時與報請機關(guān)聯(lián)系。第五十二頁，共八十九頁。E.主題詞

是經(jīng)過規(guī)范處理的用來標引公文主題內(nèi)容的詞或詞組，其主要作用在于方便電腦存儲和文件檢索。主題詞的位置在抄送機關(guān)上方。標引主題詞需使用主題詞表。標引主題詞要注意三點：1、要掌握選詞原則。要選用最能反映公文主題內(nèi)容的詞語。一份文件的主題詞，一般不超過5個。其標引順序是先標類別詞，再標類屬詞。2、要使用主題詞表。國務(wù)院辦公廳秘書局印發(fā)的《國務(wù)院公文主題詞表》(1997年12月修訂)，由15類1049個主題詞組成，分為主表和附表兩大部分。3、主題詞的標引，應(yīng)堅持“誰辦文，誰標引”的原則。第五十三頁，共八十九頁。F.抄送機關(guān)

抄送機關(guān)：是除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)，應(yīng)當寫全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱，按機關(guān)性質(zhì)和隸屬關(guān)系情況依次排列。其位置在主題詞下，印發(fā)機關(guān)之上。第五十四頁，共八十九頁。G.印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期和印數(shù)

印發(fā)機關(guān)：即印發(fā)公文的機關(guān)，要寫全稱。印發(fā)日期：即印發(fā)公文的日期，一般寫公文送印刷廠之日或發(fā)出之日。印數(shù)：是指公文的實際印制份數(shù)，位于印發(fā)時間的正下方，寫“共印××份”，用圓括號括上。第五十五頁，共八十九頁。4.4公文辦理的程序

公文的辦理又稱辦理公文，是在擬制或收文的基礎(chǔ)上以傳遞及內(nèi)容處理為主的過程。公文的辦理主要由機關(guān)職能部門負責(zé)，通常由秘書部門負責(zé)。公文辦理的程序就是指公文在機關(guān)內(nèi)部從形成到運轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié)。第五十六頁，共八十九頁。公文辦理程序主要有收文辦理程序和發(fā)文辦理程序。

第五十七頁，共八十九頁。（一）收文辦理程序1.收文辦理是機關(guān)文秘部門的重要工作之一，主要指收到送達本機關(guān)文件后，機關(guān)內(nèi)部組織實施文件運作的全過程。第五十八頁，共八十九頁。2.收文辦理程序由于各機關(guān)不同，具體辦理方法也不可能不盡相同，但基本程序大體一致。主要包括：簽收、登記、審核、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦（辦結(jié)）等環(huán)節(jié)。第五十九頁，共八十九頁。第六十頁，共八十九頁。收文處理程序圖

簽收拆封審核分發(fā)擬辦批辦承辦催辦

注辦歸檔登記請思考：哪個環(huán)節(jié)是秘書的工作？第六十一頁，共八十九頁。

1.簽收指收文機關(guān)收到文件，在發(fā)文通知或登記簿上簽字、簽章的過程。核對、檢查、簽字。對急件應(yīng)注明收到日期。2.拆封及登記第六十二頁，共八十九頁。3.審核公文登記后，進行的審核是決定公文是否被收文機關(guān)接受辦理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是起把關(guān)作用的必要程序。第六十三頁，共八十九頁。4.分發(fā)將文件分送到各有關(guān)部門和人員閱之辦理。第六十四頁，共八十九頁。5.擬辦由部門負責(zé)人或有關(guān)具體工作人員提出處置意見，供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核定奪。

第六十五頁，共八十九頁。6.批辦是指機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志或負責(zé)人就某一文件的擬辦或承辦處理意見所批示的原則性意見。批辦是在擬辦基礎(chǔ)上進行的，一般機關(guān)由部門領(lǐng)導(dǎo)同志批辦，大的機關(guān)則由辦公廳主任或秘書長批辦，還有的部門則采取擬辦和批辦相結(jié)合，直接批辦。批辦的意見要直接、明確、簡明扼要，指明承辦部門或具體承辦人。第六十六頁，共八十九頁。批辦應(yīng)注意的事項：（1）批辦要針對提出明確的處理原則和辦法。如有擬辦意見，則表明批辦態(tài)度，不能模棱兩可，使承辦人難以下確理解領(lǐng)導(dǎo)意見無所適從。（2）批辦要及時，確定承辦部門要準確，以免責(zé)任不清，影響辦文效率。第六十七頁，共八十九頁。批辦應(yīng)注意的事項：（3）批辦人要在批辦意見之后署上自己的姓名及日期。（4）批辦意見應(yīng)寫在“文件處理單”中的批辦欄內(nèi)，如紙張不夠，可另附紙批示。第六十八頁，共八十九頁。7.承辦是指有關(guān)部門或人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批辦意見，結(jié)合本部門的實際情況，具體處置公文所針對的事務(wù)和問題。

它是文件處理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是具體解決問題的階段，也是檢驗一個機關(guān)工作質(zhì)量和工作效率的重要標志之一。承辦部門對交辦的批件必須件件著落，事事有回音，一般公文要求在15日內(nèi)辦結(jié)。第六十九頁，共八十九頁。8.催辦指對必須答復(fù)的文件，根據(jù)時限要求、及時地對承辦情況進行督促與檢查，以防積壓和延誤。第七十頁，共八十九頁。催辦范圍一般包括：上級機關(guān)主送醞機關(guān)需要具體落實、實施的文件；下級機關(guān)主送本機關(guān)的請示及其他需要辦理的文件；平行或不相屬的機關(guān)發(fā)不商洽、征詢意見以及事務(wù)性的函件。第七十一頁，共八十九頁。催辦方法電話催辦；發(fā)函催辦；登門催辦；約請承辦部門來人匯報等。第七十二頁，共八十九頁。9.注辦——亦稱辦結(jié)由承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查。指對文件承辦情況和結(jié)果，由經(jīng)辦人在文件處理單上扼要注明結(jié)果，作為辦理完畢的標志。第七十三頁，共八十九頁。發(fā)文處理的一般程序為：擬稿、會商、審核、簽發(fā)、注發(fā)、復(fù)核、繕印、校對用?。ɑ蚝炇穑?、登記、分發(fā)等程序。處置辦畢公文的活動主要包括：清退、銷毀、暫存、立卷歸檔。第七十四頁，共八十九頁。（二）發(fā)文辦理程序

擬稿會商審核簽發(fā)繕印復(fù)核注發(fā)核對用印（或簽署）登記分裝發(fā)出第七十五頁，共八十九頁。發(fā)文登記簿發(fā)文日期發(fā)文號密級文件標題收文單位共印份數(shù)發(fā)出份數(shù)擬稿單位簽發(fā)人備注第七十六頁，共八十九頁。1.擬稿是文件承辦人根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)交辦或批辦的意見草擬文稿的過程；2.審查第七十七頁，共八十九頁。（1）行文的必要性（2）審查文稿內(nèi)容是否符合有關(guān)法律、法規(guī)、政策以及和已有文件是否矛盾、文件的措施、要求是否明確和具有可行性、可操作性。第七十八頁，共八十九頁。（3）審查是否涉及其他職能部門以及是否經(jīng)過協(xié)商一致和會簽。（4）審查擬辦的公文用語是否符合相關(guān)要求第七十九頁，共八十九頁。3.簽發(fā)，指有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對文稿簽字發(fā)出；4.繕印指對已簽發(fā)的文件定稿進行謄清、復(fù)印或排版印刷；第八十頁，共八十九頁。5.校對指對文件謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對、校正；6.用印指在完成的文件上加蓋機關(guān)印章。應(yīng)注意必須以簽發(fā)的文稿為依據(jù)；用印應(yīng)清晰端正，加蓋于簽發(fā)日期上；用印須和簽發(fā)機關(guān)一致；用印須核對發(fā)文數(shù)量；第八十一頁，共八十九頁。7.發(fā)文登記凡發(fā)出的文件均應(yīng)進行登記，包括：時間、發(fā)文對象、發(fā)文方式