檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)機(jī)關(guān)檔案的管理：明確有關(guān)機(jī)關(guān)提交相應(yīng)文件整理、歸檔責(zé)任。采集、整理、歸檔日期和移交應(yīng)與立項(xiàng)準(zhǔn)備，檔案應(yīng)完好、正確、系統(tǒng)性。1、確立歸檔范圍的原則。2、確立檔案范圍的依照。3、對(duì)所形成的科技文件資料進(jìn)行相應(yīng)鑒識(shí)工作。4、對(duì)科技文件資料進(jìn)行科技的分類、擺列、編目和裝訂。5、將科技文件資料構(gòu)成模卷，并編目。6、具備檔案的要求。文書的種類文員工作的基本職能之一就是文書辦理,要做一個(gè)優(yōu)異的文員,一定熟習(xí)各樣文書的涵義天我們主要看看公司的文書種類.在制作文書時(shí),要依據(jù)發(fā)文對(duì)象和目的來選擇文書的種類.公司文書主要包含以下幾大類

:

,特色以及格式

.今:指令性文書,包含決定,批復(fù),建議等文書.決定:用于對(duì)重要事件作出安排,賞罰,改正,或許取消不適合的事項(xiàng).批復(fù):用于回復(fù)部下部門的請(qǐng)示事項(xiàng).建議:用于對(duì)重要問題提出看法和辦理方法.二:曉喻性文書:包含通知,通知,通告等.1:通知:用于批轉(zhuǎn)部下部門的通告,轉(zhuǎn)發(fā)上司機(jī)關(guān)和非隸屬部門的公函,傳達(dá)要求個(gè)部門共同執(zhí)行的事項(xiàng).通告:用于表彰先進(jìn),責(zé)備錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或許狀況.:報(bào)請(qǐng)性文書:包含請(qǐng)示,報(bào)告等文種.請(qǐng)示:用于向上司部門懇求批改,贊同的公函.報(bào)告:用于向上司部門報(bào)告工作,反應(yīng)狀況,回復(fù)上司部門的咨詢等.:洽商,記錄性文書,包含函會(huì)議記錄等文書.函:用于不相隸屬部門間洽商工作,咨詢和回復(fù)問題,向有關(guān)主管部門懇求,回復(fù),審批事項(xiàng)的公函.會(huì)議紀(jì)要:用于記錄,傳達(dá)會(huì)議.議事狀況的文種.是文員常常會(huì)用到的文書.以上是文員工作中最常有的文書種類,文員工作中需要依照詳細(xì)事項(xiàng)來確立使用何種文書.（四）、文書辦理的基本任務(wù)1、文書的收發(fā)、登記和轉(zhuǎn)辦；2、文件的打印和校正；3、負(fù)責(zé)各樣會(huì)議的通知；4、文件資料的平常歸卷、保留和供給借閱；5、文件資料的系統(tǒng)整理、編目和歸檔工作；6、為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備參照資料；7、領(lǐng)導(dǎo)交辦的其余工作任務(wù)。（五）、公事名稱和作用范圍本局使用的公函主要有以下幾種：1、請(qǐng)示：請(qǐng)示上司機(jī)關(guān)工作中賜予指示或要求審察、贊同和幫助解決的事項(xiàng)用“請(qǐng)示”。2、報(bào)告：向上司機(jī)關(guān)報(bào)告工作、反應(yīng)狀況、回復(fù)查問、陳說建議，或?qū)ι纤窘晦k的事項(xiàng)報(bào)告辦理結(jié)果等用“報(bào)告”。3、指示：對(duì)部下單位和科室部署重要工作任務(wù)，指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)活動(dòng)的原則、步驟和方法，用：“指示”。4、命令：依照法律規(guī)定，在本委內(nèi)部公布法規(guī)、規(guī)定等重要行政經(jīng)濟(jì)舉措，授與榮譽(yù)稱呼，獎(jiǎng)勵(lì)所屬單位有功人員時(shí)，用“命令”。5、通知：轉(zhuǎn)發(fā)上司文件，批轉(zhuǎn)上司報(bào)告、紀(jì)要，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示、部署工作，要求下級(jí)執(zhí)行或知道的事項(xiàng)，用“通知”。6、通告：推行經(jīng)驗(yàn)，表彰好人好事，遏止違紀(jì)亂紀(jì)行為，責(zé)備弊端錯(cuò)誤，需要有關(guān)單位和人員知道的，用“通告”。7、公告、通知：對(duì)本委員工應(yīng)當(dāng)知道或應(yīng)當(dāng)恪守的事項(xiàng)，用“公告”；對(duì)必定范圍內(nèi)本局員工、機(jī)關(guān)、集體宣布的一般事項(xiàng)，用“通知”。8、批復(fù)：對(duì)部下機(jī)關(guān)請(qǐng)示或報(bào)告事項(xiàng)的回復(fù)，用“批復(fù)”。9、通告：需要宣布的重要事情，用“通告”。10、函：平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間，商洽工作、回復(fù)咨詢、懇求，用“函”；向下級(jí)機(jī)關(guān)的解說、咨詢、改正、催辦和回復(fù)某些事務(wù)性問題可用“涵”。保留限期文件保留限期除政府有關(guān)法律或本公司其余規(guī)章特定者外，依以下規(guī)定辦理：(一)永遠(yuǎn)保留：1.公司章程；2.股東名簿；3.組織規(guī)程及做事細(xì)則；務(wù)報(bào)表；6.政府機(jī)關(guān)贊同文件；7.不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其余債權(quán)憑據(jù)；

4.董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；5.財(cái)8.工程設(shè)計(jì)圖；9.其余經(jīng)核定須永遠(yuǎn)保留的文書。(二)10年保留：

1.估算、決算書類；

2.會(huì)計(jì)憑據(jù)；

3.事業(yè)計(jì)劃資料；

4.其余經(jīng)判定須保留

10年的文書。(三)5年保留：

1.期滿或排除之合約；

2.其余經(jīng)判定保留

5年的文書。(四)1年保留：了案后無長遠(yuǎn)保留必需者。(五)規(guī)章由規(guī)章管理部門永遠(yuǎn)保留，使用部門視其有效時(shí)期予以保留。文件增列表.文件立卷應(yīng)依照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間次序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。第一章檔案管理基本知識(shí)第一節(jié)名詞解說1、什么是檔案？答：國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各樣形式的歷史記錄。2、什么是檔案工作？答：管理檔案和檔案事業(yè)的活動(dòng)。3、什么是檔案統(tǒng)計(jì)？答：對(duì)反應(yīng)和說明檔案及檔案工作現(xiàn)象的數(shù)目特色進(jìn)行采集、整理和剖析的活動(dòng)。4、什么是歸檔？答：辦理完成且擁有保留價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保留的過程。5、什么是模卷？答：由互有聯(lián)系的若干文件構(gòu)成的檔案保留單位。6、什么是檔案整理？答：依照必定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、擺列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過程。7、什么是檔案立卷？答：將若干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系構(gòu)成模卷的過程。8、什么是檔案實(shí)體分類？答：依據(jù)檔案的根源、形成時(shí)間、內(nèi)容、形式等特色對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行的分類。9、什么是檔號(hào)？答：以字符形式給予檔案實(shí)體的用以固定和反應(yīng)檔案擺列次序的一組代碼。10、什么是文件？答：國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人執(zhí)行其法定職責(zé)或辦理事務(wù)中形成的各樣形式的信息記錄。11、什么是文本？答：同一文件因?yàn)樽饔貌灰粯佣纬刹灰粯拥陌姹荆煞譃檎?、副本、試行本、訂正本、各樣文字文本等?2、什么是歸檔文件？答：在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完成、應(yīng)作為檔案保留的各樣紙質(zhì)文件資料。13、什么是歸檔文件管理？答：將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、擺列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。14、什么是全宗號(hào)？答：全宗號(hào)是指檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。15、什么是全宗指南？答：介紹和報(bào)導(dǎo)立檔單位及其所形成檔案狀況的一種檔案檢索工具。是向利用者介紹和報(bào)導(dǎo)全宗構(gòu)成者（立檔單位）及其所形成檔案狀況的工具書。16、什么是專題指南？答：介紹和報(bào)導(dǎo)某一專題檔案狀況的一種檔案檢索工具。17、什么是檢索工具？答：檢索工具是用于儲(chǔ)存、查找和報(bào)導(dǎo)檔案信息的系統(tǒng)化文字描繪工具，是目錄、索引、指南等的統(tǒng)稱。18、什么是索引？答：索引是指明檔案或目錄的某種特色，以必定序次編排并注明相應(yīng)出處的檔案檢索工具。19、什么是編目？答：依照必定的規(guī)則進(jìn)行檔案著錄并將條目組織成目錄的過程。20、什么是模卷目錄？答：模卷目錄是以全宗為單位登錄模卷的題名及其余特色并按模卷號(hào)序次編排而成的一種檔案目錄。21、什么是全引目錄？答：全引目錄是以全宗為單位將模卷目錄與卷內(nèi)文件目錄相聯(lián)合按必定序次編排而成的一種檔案目錄。22、什么是分類目錄？答：分類目錄是依所分類表依照分類表記以必定序次編排而成的一種檔案目錄。23、什么是專題目錄？答：專題目錄是依照特定專題以必定序次編制而成的一種檔案目錄。24、什么是卷內(nèi)目錄？答：登記卷內(nèi)文件題名和其余特色并固定文件擺列序次的表格，擺列在卷內(nèi)文件以前。25、什么是電子文件？答：在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式儲(chǔ)存于磁帶、磁盤、光盤等載體，依靠計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、辦理，并可在通訊網(wǎng)絡(luò)上傳遞的文件。26、什么是歸檔電子文件？答：指擁有參照和利用價(jià)值并作為檔案保留的電子文件。27、什么是電子文件邏輯歸檔？答：在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)長進(jìn)行，不改變?cè)瓋?chǔ)存方式和地點(diǎn)而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。28、什么是電子文件物理歸檔？答：把電子文件集中下載到可脫機(jī)保留的載體上，向檔案部門移交的過程。29、什么是磁性載體文件？答：磁性載體文件系指以磁性資料（如磁帶、軟磁盤、錄像帶、錄音帶）為信息載體的文件。30、什么是紙質(zhì)檔案數(shù)字化？答：利用掃描技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成計(jì)算機(jī)可閱讀使用的數(shù)字信息的過程。儲(chǔ)存格式一般為：TIFF、JPEG、CEB、PDF格式。31、什么是音像檔案？答：記錄聲音或影像的檔案，包含照片、電影、錄音帶、錄像帶等。32、什么是照片檔案？答：國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止拍照影像為主要反應(yīng)方式和擁有保留價(jià)值的歷史記錄。照片檔案一般包含底片、照片和說明三部分。33、什么是檔案編纂?答：依照必定的題目、體例和方法編寫檔案文件的活動(dòng)。34、什么是檔案編研工作？答：以保留的檔案資料為主要對(duì)象，以主動(dòng)供給或報(bào)導(dǎo)檔案信息內(nèi)容為主要目的，在深入研究的基礎(chǔ)上，環(huán)繞必定的題目范圍，對(duì)檔案文件進(jìn)行挑選和不一樣性質(zhì)、不一樣層次的加工，使之轉(zhuǎn)變成為不一樣形式的第一版物，供有關(guān)方面利用。35、什么是組織沿革？答：系統(tǒng)記述一個(gè)機(jī)構(gòu)（地域、行業(yè)）體系、職能等基本狀況變遷過程的一種檔案參照資料。36、什么是大事記？答：依照時(shí)間次序簡要記述必定范圍內(nèi)所發(fā)生的重要事件和重要活動(dòng)的一種檔案參照資料第二節(jié)綜合檔案管理37、檔案管理的工作內(nèi)容是什么？答：檔案的采集、整理、保留、判定、統(tǒng)計(jì)和供給利用等活動(dòng)。38、公司檔案部門依法應(yīng)執(zhí)行哪些職責(zé)？答：（1）貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法例和目標(biāo)政策，擬訂本公司文件資料歸檔和檔案保管、利用、判定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；（2）兼顧規(guī)劃并負(fù)責(zé)本公司檔案的采集、整理、保留、判定、統(tǒng)計(jì)和供給利用工作；（3）指導(dǎo)本公司各部門文件資料的形成、累積、整理和歸檔工作；4）監(jiān)察、指導(dǎo)本公司所屬機(jī)構(gòu)（含境外機(jī)構(gòu)）的檔案工作。39、違犯《檔案法》的行為有哪些？答：（1）損毀、丟掉屬于國家所有的檔案的；2）私自供給、抄寫、宣布、銷毀屬于國家所有的檔案的；3）涂改、假造檔案的；4）私自出賣或許轉(zhuǎn)讓檔案的；5）倒賣檔案牟利或許將檔案賣給、贈(zèng)予給外國人的；6）不按規(guī)定歸檔或許不如期移交檔案的；7）明知所保留的檔案面對(duì)危險(xiǎn)而不采納舉措，造成檔案損失的；8）檔案工作人員玩忽職責(zé)、造成檔案損失的。上述違犯《檔案法》行為的都將依法賜予行政處罰。40、檔案工作人員應(yīng)具備哪些基本素質(zhì)？答：公司檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職責(zé)，遵紀(jì)守紀(jì)，擁有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。41、達(dá)成檔案工作任務(wù)的條件是什么？答：（1）卓有成效的管理體系；2）設(shè)置相適應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)；3）擁有必定數(shù)目的有較高素質(zhì)、構(gòu)造合理的檔案干隊(duì)伍伍；4）擬訂一系列規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范；5）裝備較完美的庫房、設(shè)備、供給充分的經(jīng)費(fèi)。42、達(dá)成檔案工作任務(wù)的手段是什么？答：（1）行政手段：經(jīng)過行政命令、規(guī)定，采納行政舉措貫徹落實(shí)有關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)；（2）法律手段：依法治檔，保護(hù)檔案工作的正常次序；3）經(jīng)濟(jì)手段：獎(jiǎng)賞體制推進(jìn)檔案各項(xiàng)工作；4）宣傳教育手段：提升檔案意識(shí)；5）指導(dǎo)咨詢手段：通告有關(guān)法例、標(biāo)準(zhǔn)、政策，答疑解惑、溝通、詳細(xì)指導(dǎo)。43、檔案的主要屬性有哪幾方面？答：檔案的屬性是指檔案在社會(huì)中表現(xiàn)出來的固有特色、特色，它擁有原始記錄性、信息性、文化知識(shí)性等幾個(gè)方面的主要屬性。（1）原始記錄性是檔案的基本屬性檔案是人們從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的歷史記錄轉(zhuǎn)變而來的，是歷史的原始記錄，它直接、客觀地記錄了形成者的真切活動(dòng)狀況，擁有原始記錄性。歷史如何發(fā)展，人們?nèi)绾位顒?dòng)，檔案就如何記錄。2）檔案的信息屬性第一，檔案信息是用文字、圖表、聲象的方式將人類從事的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)直接記錄在必定載體上，是原始的固定信息，能使事物的原貌和真象再現(xiàn)，為人們供給依照性、憑據(jù)性的信息。第二，檔案信息是直接信息和間接信息的一致，處于“中介狀態(tài)”。檔案作為信息的載體，一方面，關(guān)于信息的形成者來說，它是接收者和信息庫，不停存貯、累積信息；另一方面，關(guān)于檔案利用者來說，它又是信息源，不停輸出傳達(dá)信息，處于中介狀態(tài)。第三，檔案信息面廣量大，內(nèi)容豐富。它與人們的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)同步產(chǎn)生，跟著社會(huì)的發(fā)展日新月異，是取之不盡、用之不停的信息源泉。3）檔案的知識(shí)屬性知識(shí)是人類對(duì)自然和社會(huì)運(yùn)動(dòng)形態(tài)與規(guī)律的認(rèn)識(shí)與描繪，是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐中累積起來的經(jīng)驗(yàn)。檔案是人類認(rèn)識(shí)和改造世界的歷史記錄，是人類知識(shí)的結(jié)晶。44、檔案工作的“三歸入”制度的詳細(xì)內(nèi)容有哪些？答：（1）歸入公司各項(xiàng)工作計(jì)劃；2）歸入公司領(lǐng)導(dǎo)工作議程；3）歸入有關(guān)人員崗位責(zé)任制。45、檔案工作的“四參加”制度的詳細(xì)內(nèi)容有哪些？答：（1）檔案部門或人員參加產(chǎn)品判定會(huì)；2）參加科研課題判定會(huì)；3）參加基建項(xiàng)目查收會(huì)；4）參加設(shè)備開箱查收。46、檔案工作的“四同步”制度的詳細(xì)內(nèi)容有哪些？答：（1）下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件資料的歸檔要求同步；（2）檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件資料形成狀況同步；3）查收與判定項(xiàng)目文件資料同步；4）上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)賞項(xiàng)目與檔案部門出具項(xiàng)目文件資料歸檔狀況證明同步。47、歸檔制度由哪幾部分內(nèi)容構(gòu)成？答：由三部分構(gòu)成，即歸檔時(shí)間、歸檔范圍、歸檔模卷質(zhì)量要求。48、檔案工作一般應(yīng)擬訂哪些規(guī)章制度？答：一般應(yīng)成立以下檔案工作制度：1）檔案管理規(guī)定；2）文件資料形成、累積、歸檔制度；3）文件資料歸檔范圍及保留限期表；4）檔案工作崗位責(zé)任制；5）檔案工作考查方法；6）檔案借閱利用制度；7）檔案分類編號(hào)方案；8）檔案庫房管理制度；9）檔案判定銷毀制度；10）檔案保密制度；11）檔案統(tǒng)計(jì)制度；12）科技圖樣改正增補(bǔ)制度；13）特別載體檔案管理制度等。49、什么是文件資料的歸檔？答：歸檔是文件資料變換為檔案的過程，是辦理完成擁有保留價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案部門保留的過程。已達(dá)成包辦過程既文件資料內(nèi)容所反應(yīng)的事項(xiàng)等經(jīng)研究議論，已做出結(jié)論或批改、標(biāo)注的文件資料才能作為檔案保留。檔案是文件資料的精髓，是經(jīng)人們鑒識(shí)、挑選后作為對(duì)往后各項(xiàng)工作活動(dòng)有必定的參照、憑據(jù)等價(jià)值而保留的文件資料。依照必定的原則和規(guī)律，經(jīng)過分類、組卷、編號(hào)、擺列、編目等整理，移交到檔案部門集中保留和供給利用的文件資料。50、文件資料變換成檔案需具備哪些條件？答：（1）文件資料運(yùn)行、包辦完成的；2）對(duì)生產(chǎn)、建設(shè)、經(jīng)營管理等各項(xiàng)工作有查考、憑據(jù)、依照作用的；3）經(jīng)過分類、組合擺列、編號(hào)、基本編目等系統(tǒng)整理的。51、歸檔文件的整理原則是什么？答：依照文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不一樣價(jià)值，便于保留和利用。52、歸檔文件的質(zhì)量要求是什么？答：（1）歸檔文件：應(yīng)為原件，文件資料歸檔后不得改正；2）永遠(yuǎn)、長遠(yuǎn)的電子文件：一定形成一份紙質(zhì)文件歸檔；3）筆跡清楚，圖樣清楚，圖表整齊，署名認(rèn)同手續(xù)齊備；4）需永遠(yuǎn)、長遠(yuǎn)保留的文件不該用易退色的書寫資料（紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等）書寫、繪制；5）復(fù)印、打印文件及照片的筆跡、線條和影像的清楚及堅(jiān)固程度應(yīng)切合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量的要求；6）錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性；7）長遠(yuǎn)儲(chǔ)存的電子文件應(yīng)使用不行擦除型光盤。53、各種文件資料應(yīng)何時(shí)歸檔？答：各職能部門形成的管理性文件資料，一般應(yīng)在辦理完成后的第二年上半年歸檔；工業(yè)公司產(chǎn)品、非工業(yè)公司業(yè)務(wù)項(xiàng)目、科研課題、基建項(xiàng)目文件資料在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)歸檔，時(shí)間長的項(xiàng)目可分為階段、分單位項(xiàng)目歸檔；外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件資料在開箱驗(yàn)收或接收后先登記，待安裝調(diào)試完后，隨即與安裝調(diào)試中形成的文件資料一同歸檔；單位負(fù)責(zé)人和員工出門參加公事活動(dòng)形成的文件資料，應(yīng)在公事活動(dòng)結(jié)束后實(shí)時(shí)交有關(guān)人員歸檔；會(huì)計(jì)文件資料在會(huì)計(jì)年度終了后歸檔，由財(cái)務(wù)部門保留一至三年，向檔案部門移交；推行文擋一體化或采納計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)技術(shù)形成的電子文件應(yīng)即時(shí)歸檔；以下文件資料應(yīng)隨時(shí)歸檔：1）沒有實(shí)時(shí)歸檔的零落文件資料；2）改正、改正、增補(bǔ)的文件資料；3）設(shè)備儀器的維修文件資料；4）產(chǎn)品、設(shè)備改換的新零零件文件資料；5）機(jī)構(gòu)改動(dòng)或員工調(diào)換、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件資料；6）應(yīng)歸檔的非紙質(zhì)載體資料；7）其余暫時(shí)活動(dòng)中形成的文件資料。54、文件資料的保留限期如何區(qū)分？答：文件資料的保留限期依照其查考利用價(jià)值的大小進(jìn)行區(qū)分，可分為永遠(yuǎn)、長遠(yuǎn)和短期。凡是反應(yīng)本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史相貌，本單位需要長遠(yuǎn)利用的資料應(yīng)定為永遠(yuǎn)（50年以上）保留；凡是在相當(dāng)長的時(shí)間內(nèi)本單位需要查考利用的，應(yīng)定為長遠(yuǎn)（16年至50年）保留；凡是在較短時(shí)期內(nèi)本單位需要查考利用的，應(yīng)定為短期（15年以下）保留。各單位應(yīng)依照有關(guān)的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，聯(lián)合單位的實(shí)質(zhì)，擬訂本單位各種文件資料的保留限期表。55、文書檔案以“件”為單位進(jìn)行整理應(yīng)依照的原則是什么？整理工作有哪些工作程序？擺列文件次序的要求是什么？答：（1）整理工作依照的原則：依照文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不一樣價(jià)值，便于保留和利用；2）整理工作程序：分類、組合、擺列、編號(hào)、編目、裝訂、裝盒；3）擺列文件次序的要求：應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按事由聯(lián)合時(shí)間、重要程度等擺列。56、電力公司檔案分類規(guī)則0-5類的文件資料以“件”為單位進(jìn)行整理時(shí)，采納哪一種分類方案為宜？答：較適合的分類方案：年度——問題——保留限期。57、如何進(jìn)行模卷編目？答：依照必定規(guī)則進(jìn)行檔案著錄并將條目構(gòu)成目錄的過程，包含模卷目錄、卷內(nèi)目錄和備考表。1）模卷目錄：是檔案部門管理、統(tǒng)計(jì)、檢索、報(bào)導(dǎo)檔案內(nèi)容、成分等的基本檢索工具，亦是立卷單位與檔案部門交接檔案的依照和憑據(jù)（可作為移交目錄）。其項(xiàng)目包含模卷序號(hào)、檔號(hào)、保留限期、模卷題名等；2）卷內(nèi)目錄：卷內(nèi)目錄擺列在卷內(nèi)文件首頁以前，其作用是為了介紹卷內(nèi)文件資料的內(nèi)容、成分、制發(fā)機(jī)關(guān)、文件編號(hào)、時(shí)間、題名等，便于利用者依據(jù)所需項(xiàng)目進(jìn)行查閱、檢索。項(xiàng)目填寫內(nèi)容包含文件序號(hào)、責(zé)任者、文件編號(hào)、日期、文件題名、頁號(hào)；（3）備考表：備考表擺列在卷內(nèi)末頁以后，其作用是用以說明卷內(nèi)文件資料的狀況，即卷內(nèi)文件資料狀況的記錄單。項(xiàng)目填寫內(nèi)容包含立卷人、檢查人、檢查日期、互見號(hào)。58、如何加蓋檔號(hào)章？答：（1）單份文件資料裝訂的模卷，需在卷內(nèi)每份文件資料上加蓋和填寫檔號(hào)章。項(xiàng)目內(nèi)容包含檔號(hào)、序號(hào)等；2）蓋于文件的右上角或上方的空白處，無空白處時(shí)，亦可蓋于文件反面右上角。59、檔案文件裝訂的基本要求是什么？答：裝訂時(shí)應(yīng)做到文件右下頁邊整齊，無倒頁；損壞的需進(jìn)行修復(fù)；去掉保存在文件資料上的金屬物；錯(cuò)落不齊的應(yīng)折疊為一致幅面，裝訂后的模卷做到整體雅觀結(jié)實(shí)耐用。60、卷盒脊背如何填寫？答：填寫項(xiàng)目包含檔號(hào)、保留限期、模卷題名。檔號(hào)：目錄號(hào)、分類號(hào)、模卷號(hào)（暫用鉛筆填寫，移交后由接受單位一致正式填寫）；保留限期：已確立的模卷保存年限；模卷題名：由立卷人擬寫的模卷題名（需與模卷目錄中的題名相一致）。61、模卷封面如何填寫？答：填寫項(xiàng)目包含立卷單位、起止日期、保留限期、檔號(hào)、模卷題名、密級(jí)。62、如何正確擬寫模卷題名？答：擬寫模卷題名應(yīng)簡潔、正確地揭露卷內(nèi)科技文件資料的內(nèi)容。其構(gòu)造應(yīng)完好、文字宜精練。應(yīng)防止因堆砌組合每份文件資料的題名繁瑣冗長，同時(shí)也要根絕因過于抽象而造成查找不便的困難。擬寫模卷題名后，不要急于正式填寫在填補(bǔ)面或卷盒的脊背上，可暫時(shí)寫在稿紙上，待模卷經(jīng)過審察、調(diào)整，經(jīng)“加工”確立無誤后，再正式填寫。63、如何編寫頁號(hào)？答：模卷內(nèi)以有書寫內(nèi)容的頁面編寫。頁號(hào)編寫地點(diǎn)，正面在右下角，反面在左下角。模卷內(nèi)頁號(hào)次序均從“1”開始，用阿拉伯?dāng)?shù)字挨次標(biāo)明，不裝訂的模卷，以件為單位，各件頁號(hào)均從“1”起編寫。成套圖紙或印刷成冊(cè)的文件自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不用從頭編寫頁號(hào)。兩張以上小幅面文件托裱在同一頁紙上的，按一頁編寫頁號(hào)。模卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表不編寫頁號(hào)。64、備考表中的“互見號(hào)”應(yīng)填寫哪些內(nèi)容？答：互見號(hào)應(yīng)填寫反應(yīng)同一內(nèi)容而形式不一樣且另行保留的檔案保留單位的檔號(hào)。檔號(hào)后應(yīng)注明檔案載體形式，并用括號(hào)括起。65、基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的圖紙如何折疊？答：底圖的保留要求是“禁止折疊”，因此，這里所說的圖紙指的是宏圖。宏圖機(jī)械強(qiáng)度比較好，常常幅面大小不一，一般采納折疊的方法保留。依據(jù)GB/T11822—2000《科學(xué)技術(shù)檔案模卷構(gòu)成的一般要求》的規(guī)定，圖紙折疊詳細(xì)要求為：1）采納“手風(fēng)琴”式折疊法；2）圖面朝里，減少對(duì)圖樣的磨損；3）盡量防止在重要的圖樣處有折痕；4）不一樣幅面的圖紙，要一致折疊為國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（297mm×210mm）大小；5）采納折角等方式將圖紙的標(biāo)題欄露在右下角。66、科技檔案與科技資料的差別？答：（1）因?yàn)榭萍紮n案與科技資料同本單位科技、生產(chǎn)活動(dòng)的關(guān)系不一樣，區(qū)分時(shí)，第一要剖析能否本單位科技、生產(chǎn)生活的直接形成資料，能否直接反應(yīng)本單位的科技、生產(chǎn)活動(dòng)的真切相貌?？萍紮n案資料主假如由本單位自己編制形成的，但與本單位科技、生產(chǎn)活動(dòng)有直接關(guān)系的其余單位供給的、轉(zhuǎn)讓的、引進(jìn)的、移交的科技文件資料，也都應(yīng)視為科技檔案資料，而不是資料。（2）從科技檔案與科技資料的使用價(jià)值和作用的不一樣來剖析?？萍紮n案擁有工作觀察和歷史憑據(jù)的作用，而科技資料僅擁有必定的參照作用，不可以起查考和憑據(jù)作用?？萍紮n案是原始的第一手資料，損失后沒法填補(bǔ)，而科技資料是復(fù)制來的資料，損失后尚可采集復(fù)制。3）科技檔案與科技資料從根源，整理方法到管理方法均有所差別：科技檔案主假如本單位按歸檔制度歸檔的科技文件資料；科技資料則是從外單位經(jīng)過溝通、復(fù)制和購置而獲得的。整理時(shí)科技檔案要求依照自然形成規(guī)律，保持資料之間的有機(jī)聯(lián)系和成套性；科技資料沒有這類有機(jī)聯(lián)系。管理時(shí)科技檔案要比科技資料嚴(yán)實(shí)和完美得多。67、科技檔案工作的基本任務(wù)是什么？答：科技檔案工作是以科技檔案為研究對(duì)象和管理對(duì)象的一項(xiàng)特意業(yè)務(wù)工作?？萍紮n案工作的基本任務(wù)是：依照必定的原則和要求，科學(xué)地管理科技檔案，踴躍地開發(fā)科技檔案信息資源，實(shí)時(shí)正確地供給科技檔案為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科技研究工作服務(wù)，為黨和國家的各項(xiàng)工作服務(wù)?？萍紮n案工作的基本任務(wù)，主假如經(jīng)過科技檔案的采集、整理、判定、保留、利用等各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作來達(dá)成的。此中采集、整理、判定、保留、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)工作，是為科技檔案的科學(xué)管理和開發(fā)利用創(chuàng)建條件的基礎(chǔ)工作。而對(duì)科技檔案進(jìn)行開發(fā)利用，充散發(fā)揮科技檔案的作用，為發(fā)展生產(chǎn)力和經(jīng)濟(jì)建設(shè)科技研究工作服務(wù)，則是整個(gè)科技檔案工作的目的。68、科技檔案工作的性質(zhì)是什么？答：科技檔案工作是一項(xiàng)以科技管理為中心內(nèi)容的專業(yè)性和服務(wù)性的工作，是堅(jiān)持科學(xué)態(tài)度，提升科學(xué)技術(shù)管理水平的重要環(huán)節(jié)，也是國家科學(xué)技術(shù)事業(yè)的一個(gè)構(gòu)成部分。69、如何確立科技檔案模卷的擺列次序？答：（1）模卷之間的擺列次序科研類：課題準(zhǔn)備立項(xiàng)階段——研究實(shí)驗(yàn)階段——總結(jié)判定階段——成就申報(bào)獎(jiǎng)賞階段——推行應(yīng)用階段等。基建類：項(xiàng)目依照性文件資料——基礎(chǔ)性文件資料——工程設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)）——工程施工——工程監(jiān)理——工程完工查收等。設(shè)備類：設(shè)備依照性文件資料——外購設(shè)備開箱查收（自制設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造、查收）——設(shè)備安裝調(diào)試——隨機(jī)文件資料——設(shè)備運(yùn)行——設(shè)備保護(hù)等。以上為一般科技檔案模卷的擺列次序。電力公司檔案模卷之間的擺列次序，在《電力公司檔案分類表（6-9類）》的類目設(shè)置已基本排定，基本可按表中的類目設(shè)置的先后次序進(jìn)行擺列。（2）模卷內(nèi)文件資料之間的擺列次序管理性文件資料：按問題的重要程度和事項(xiàng)、事物發(fā)展過程的先后次序擺列。文字和圖紙：按文字在前，圖紙?jiān)诤蟮拇涡驍[列。譯文和原文：按譯文在前，原文在后的次序擺列。70、一個(gè)立檔單位有哪此變化不影響全宗的劃分？答：（1）立檔單位名稱的改正；2）立檔單位領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的改變；3）立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整；4）立檔單位工作地址的變遷；5）立檔單位短期停止活動(dòng)此后又恢復(fù)。71、檔案統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容有哪些？答：有檔案的登記和統(tǒng)計(jì)兩部分。包含檔案的收進(jìn)、移出、整理、判定、保留數(shù)目和狀況的登記，檔案利用狀況的登記，檔案機(jī)構(gòu)、人員與檔案構(gòu)成、管理和其余特意問題的統(tǒng)計(jì)。72、供給利用檔案主要有哪些方式方法？答：供給利用檔案主要有以下方式方法：1）建立閱覽室；2）檔案的借閱；3）咨詢服務(wù)；4）制發(fā)檔案的復(fù)制品；5）經(jīng)過編印目錄、索引、文摘、簡介等進(jìn)行檔案信息的報(bào)導(dǎo)或溝通；6）編寫文件聚集；7）編寫參照資料；8）制發(fā)檔案證明；9）舉辦檔案展覽。73、如何進(jìn)行檔案的編研？答：編研工作一定依照必定的原則，詳細(xì)應(yīng)當(dāng)切合以下要求：（1）檔案編研應(yīng)當(dāng)充分考慮社會(huì)（公司）需要，為公司的中心工作服務(wù)；2）腳踏實(shí)地地保護(hù)檔案內(nèi)容的真切性，絕不一樣意扭曲和竄改檔案的現(xiàn)象發(fā)生；3）恪守國家的有關(guān)規(guī)定，編研工作的展開應(yīng)獲得相應(yīng)部門的贊同，宣布檔案文件要經(jīng)過批準(zhǔn)。同時(shí)，檔案編研是一項(xiàng)研究性很強(qiáng)的工作，波及檔案知識(shí)、歷史知識(shí)和其余多方面的知識(shí)，檔案編研對(duì)保護(hù)歷史真切相貌有重要意義，因此檔案編研還一定堅(jiān)持腳踏實(shí)地的科學(xué)態(tài)度，編研過程中尊敬歷史，尊敬檔案原件的記錄，尊敬檔案編研的嚴(yán)肅性。74、全宗指南的構(gòu)造及編制原則是什么？答：（1）全宗指南由封頁、正文、備注三部分構(gòu)成。封頁包含：全宗指南名稱、時(shí)間、全宗號(hào)。正文包含：全宗構(gòu)成者沿革，全宗內(nèi)檔案狀況